X Tỷ lệ ước tính không thu được ở khách hàng đáng ngờ ( i )
3.2.3. Tăng cường kiểm tra việc tuân thủ các thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền tại Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà
bán hàng – thu tiền tại Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng
Để tăng cường kiểm tra việc tuân thủ các thủ tục kiểm soát đối với chu trình bán hàng-thu tiền tại Trung tâm thì cần thiết phải thực hiện các biện pháp sau:
Thứ nhất, nâng cao ý thức tuân thủ các quy định của mọi thành viên, mọi bộ phận trong Trung tâm. Để đảm bảo điều này thì đòi hỏi tất cả các quy
định, quy chế hiện hành dù lớn hay nhỏ đều đòi hỏi phải tuân theo, lãnh đạo các bộ phận phải là người đầu tiên thực hiện các quy định đề ra.
Thứ hai, phải thường xuyên phổ biến, tuyên truyền, hướng dẫn để giúp cho các cá nhân, bộ phận nắm rõ các chủ trương quản lí đã đề ra của lãnh đạo. Quy định liên quan đến cá nhân, bộ phận nào thì lãnh đạo bộ phận đó chịu trách nhiệm triển khai cụ thể.
Thứ ba, lãnh đạo Trung tâm phải tạo mọi điều kiện cần thiết (trang thiết bị, dụng cụ phục vụ cho quản lí), phải thường xuyên đôn đốc, giám sát kiểm tra việc thực hiện và tuân thủ các quy định, quy chế của Trung tâm. Trong quy chế nêu rõ: Các trưởng phòng có kế hoạch xây dựng kế hoạch kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy chế đặt ra của lãnh đạo.
Thứ tư, ban hành các chế tài xử lý vi phạm việc tuân thủ các thủ tục kiểm soát đối với hoạt động bán hàng và thu tiền.
Thứ năm, xây dựng bộ máy kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ của đơn vị. Kiểm toán nội bộ với chức năng là kiểm tra, đánh giá, xác nhận tính trung thực, hợp lý của thông tin trên báo cáo tài chính sẽ giúp lãnh đạo doanh nghiệp bớt phần lúng túng và yên tâm hơn khi công khai các báo cáo tài chính theo cơ chế quản lý tài chính.
Tuy nhiên, việc tổ chức một hệ thống kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp nhà nước hay không là phụ thuộc vào quy mô hoạt động của doanh nghiệp cũng như chi phí bỏ ra để tổ chức hoạt động của bộ phận này. Với tình hình và quy mô hoạt động ngày càng mở rộng, nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày lớn, do vậy Trung tâm dịch vụ hàng không nên tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ để phục vụ cho công tác quản lý nhằm nâng cao uy tín và chất lượng của thông tin tài chính.
- Tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ tại Trung tâm dịch vụ hàng không Đà Nẵng
Theo tình hình thực tế của Trung tâm dịch vụ hàng không Đà Nẵng hiện nay là một Trung tâm kinh doanh có quy mô rộng nhưng cũng không phải là một Công ty lớn có nhiều đơn vị thành viên trực thuộc, tính chất công việc cũng chưa đến nỗi phức tạp. Hơn nữa, trong thời gian đầu mới thành lập thì bộ phận kiểm toán nội bộ chủ yếu thực hiện các cuộc kiểm toán hoạt động và kiểm toán báo cáo tài chính để đáp ứng yêu cầu của nhà lãnh đạo Trung tâm, nên khi thành lập tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ thì chỉ cần 3 kiểm toán viên, trong đó có một kiểm toán viên có đủ năng lực và trình độ sẽ được Giám Đốc bổ nhiệm làm trưởng ban kiểm toán và 2 kiểm toán viên. Hai nhân viên này phải am hiểu mọi hoạt động của Trung tâm, do đó theo tôi Trung tâm nên chọn trong số những nhân viên của phòng thống kê tài chính, phòng kế hoạch kinh doanh, phòng kỹ thuật công nghệ 3 người có đủ tiêu chuẩn để trở thành kiểm toán viên nội bộ như quy định là:
+ Có phẩm chất trung thực, khách quan, chưa bị kỷ luật
+ Đã tốt nghiệp đại học chuyên ngành kinh tế, tài chính, kế toán hoặc quản trị kinh doanh
+ Đã công tác thực tế trong lĩnh vực quản lý tài chính, kế toán từ 5 năm trở lên, trong đó có ít nhất 3 năm làm việc tại doanh nghiệp.
+ Đã qua huấn luyện về nghiệp vụ kiểm toán, kiểm toán nội bộ theo nội dung chương trình thống nhất của Bộ Tài Chính và được cấp chứng chỉ.
Sau khi điều động các nhân viên từ các phòng ban khác sang thì Trung tâm phải nhanh chóng tuyển dụng lại các nhân viên mới có trình độ và năng lực tương ứng để tránh những xáo trộn về nhân sự, cũng như ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
+ Chức năng: kiểm toán nội bộ có 3 chức năng: kiểm tra, xác nhận, đánh giá
+ Nhiệm vụ:
* Kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống KSNB * Kiểm tra và xác nhận chất lượng, độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính của báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị trước khi trình duyệt.
* Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động, quản lý kinh doanh, đặc biệt là sự tuân thủ pháp luật, chính sách, chế độ tài chính kế toán, chính sách, nghị quyết của Ban Giám Đốc doanh nghiệp.
* Phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận trong quản lý, trong bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến, hoàn thiện hệ thống quản lý, điều hành kinh doanh của doanh nghiệp.
- Trách nhiệm và quyền hạn của kiểm toán viên nội bộ
+ Trách nhiệm:
* Kiểm toán viên nội bộ thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch kiểm toán được Giám Đốc phê duyệt và chịu trách nhiệm trước giám đốc về chất lượng, tính trung thực và hợp lý của báo cáo kiểm toán, về những thông tin tài chính, kế toán được kiểm toán
* Trong quá trình thực hiện công việc kiểm toán viên nội bộ phải tuân thủ pháp luật, tuân thủ các nguyên tắc và chuẩn mực nghề nghiệp về kiểm toán, các chính sách, chế độ hiện hành của nhà nước.
* Kiểm toán viên phải khách quan, đề cao tính độc lập trong hoạt động kiểm toán. Không ngừng nâng cao năng lực chuyên môn, cập nhật kiến thức, giữ gìn đạo đức nghề nghiệp.
* Tuân thủ nguyên tắc bảo mật các số liệu, tài liệu đã được kiểm toán + Quyền hạn:
thiệp khi thực hiện hoạt động kiểm toán và trình bày ý kiến trong báo cáo kiểm toán .
* Có quyền yêu cầu các bộ phận, các cá nhân được kiểm toán cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ công tác kiểm toán .
* Được ký xác nhận trên báo cáo kiểm toán nội bộ do cá nhân tiến hành hoặc chịu trách nhiệm thực hiện theo nhiệm vụ kiểm toán được giao.
* Nêu các ý kiến đề xuất, các giải pháp kiến nghị, các ý kiến tư vấn cho việc cải tiến, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, ngăn ngừa các gian lận, sai sót, các việc làm sai trái trong doanh nghiệp...
* Được bảo lưu ý kiến được trình bày trong báo cáo kiểm toán nội bộ. Được quyền đề nghị các cơ quan chức năng của nhà nước xem xét lại quyết định của Giám Đốc về bãi nhiệm kiểm toán viên.
- Nội dung công việc của kiểm toán nội bộ
+ Đối với kiểm toán hoạt động:
* Kiểm tra việc huy động, phân phối, sử dụng một cách tiết kiệm và có hiệu quả nguồn lực (nhân lực, vật tư, hàng hoá, tài sản....) của doanh nghiệp
* Kiểm tra tính hiệu quả của hoạt động sản xuất, kinh doanh, phân phối và sử dụng thu nhập, kết quả bảo toàn và phát triển vốn.
* Kiểm tra và đánh giá tính hiệu quả hoạt động của các bộ phận chức năng trong việc thực hiện các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Đối với kiểm toán tuân thủ:
* Kiểm tra tính tuân thủ pháp luật, chính sách, chế độ tài chính, kế toán và tình hình chấp hành các chính sách, nghị quyết, quyết định, quy chế của Ban Giám Đốc.
* Kiểm tra tính tuân thủ các quy định về nguyên tắc, quy trình nghiệp vụ, thủ tục quản lý của toàn bộ hoặc từng khâu công việc của từng biện pháp
trong hệ thống kiểm soát nội bộ.
* Kiểm tra sự chấp hành các nguyên tắc, các chính sách, các chuẩn mực kế toán từ khâu lập chứng từ, vận dụng hệ thống tài khoản, ghi sổ kế toán, tổng hợp thông tin và trình bày báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, đến lưu trữ tài liệu
+ Đối với kiểm toán báo cáo tài chính và kiểm toán báo cáo kế toán quản trị
* Kiểm tra và xác nhận tính kịp thời, đầy đủ, khách quan, tính tin cậy của báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị trước khi giám đốc ký duyệt và công bố.
* Kiểm tra và đánh giá các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, đưa ra những kiến nghị và tư vấn cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đảm bảo sự hợp lý và hiệu quả.
- Xây dựng quy trình kiểm toán nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng:
Sau khi thành lập phòng kiểm toán nội bộ với đầy đủ tiêu chí hoạt động, thì xây dựng nên một quy trình kiểm toán nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng, gồm 4 giai đoạn như sau:
Giai đoạn 1: Chuẩn bị kiểm toán
Bao gồm xác định đối tượng kiểm toán và lập kế hoạch kiểm toán
Bước 1:Xác định đối tượng kiểm toán
Đối tượng kiểm toán mà KTV nội bộ cần phải xác định chính là công tác ghi nhận doanh thu và tiền thu bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ kiểm toán.
Bước 2: Lập kế hoạch kiểm toán Bao gồm các công việc sau: + Mục tiêu kiểm toán
doanh thu và tiền thu bán hàng có phù hợp hay không
* Kiểm tra việc tuân thủ các thủ tục kiểm soát: kiểm toán viên so sánh thực tế hoạt động ghi nhận doanh thu và tiền thu bán hàng có thực hiện đúng với các chính sách, chuẩn mực quy định, các thủ tục được thiết lập trong đơn vị
* Đánh giá hiệu quả của hệ thống KSNB đối với doanh thu và tiền thu bán hàng. Đánh giá hiệu năng và hiệu quả của việc ghi nhận doanh thu và tiền thu bán hàng.
+ Xác định phạm vi kiểm toán
+ Chỉ định người phụ trách công việc và chuẩn bị các điều kiện vật chất cơ bản
Ở giai đoạn này kiểm toán viên phải xác định số người tham gia cuộc kiểm toán và phân công công việc cho từng người, xem xét các điều kiện vật chất cơ bản, cần thiết để cuộc kiểm toán được tiến hành thuận lợi.
+ Thu thập thông tin ở giác độ tổng quát giúp kiểm toán viên có được những hiểu biết ban đầu về đặc điểm của khoản mục doanh thu và tiền thu bán hàng. Nguồn thông tin chủ yếu được sử dụng trong giai đoạn này dựa vào nguồn tài liệu có sẵn tại đơn vị.
+ Lập kế hoạch kiểm toán (Bao gồm kế hoạch chung và kế hoạch chiến lược) * Xác định những công việc cụ thể cần làm
* Xác định khoảng thời gian tương ứng
* Xác định nguồn thông tin có thể có tại đơn vị
* Xác định số người tham gia tiến hành kiểm toán, phương tiện kiểm toán * Xác định thời hạn kiểm toán
+ Thông báo cho khách thể kiểm toán + Lập kế hoạch chi tiết
Bước 3: Khảo sát sơ bộ
Mục đích là thu thập thêm thông tin về doanh thu và tiền thu bán hàng, thu thập bằng chứng ban đầu về việc ghi nhận doanh thu và tiền thu bán hàng.
+ Tổ chức cuộc họp mở rộng với lãnh đạo bộ phận bán hàng-thu tiền + Nghiên cứu tài liệu liên quan đến khoản mục doanh thu và tiền thu bán hàng + Mô tả hoạt động của việc ghi nhận doanh thu và tiền thu bán hàng Kiểm toán viên phải lập và lưu trữ trong hồ sơ kiểm toán thường trực một bảng mô tả hoạt động của việc ghi nhận doanh thu và tiền thu bán hàng, trong đó trình bày những hiểu biết của mình và qua đó làm cơ sở tham chiếu với những đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị và thủ tục kiểm toán mà kiểm toán viên tiến hành.
+ Thủ tục phân tích
Kiểm toán viên so sánh số liệu thực tế và số liệu kế hoạch, xem xét xu hướng từ năm này sang năm khác, xem xét và ghi nhận những chi tiết bất thường, ước tính các số liệu trên báo cáo bằng các dữ liệu liên quan, tính toán các tỷ số và so sánh với số liệu năm trước, số liệu bình quân trong ngành.
Bước 4: Mô tả, phân tích và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
+ Mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua vẽ các lưu đồ, trả lời các câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ và các bảng tường thuật.
+ Phép thử “Walk through”
Đối với các nghiệp vụ và hoạt động then chốt được lựa chọn, kiểm toán viên sẽ theo dõi từng bước thực hiện nghiệp vụ đó trên sổ sách hoặc trong thực tế để đánh giá về quá trình thực hiện các nghiệp vụ ghi nhận doanh thu, thu tiền.
+ Thử nghiệm sơ bộ
nghiệm này giúp kiểm toán viên hiểu được hệ thống kiểm soát được thiết kế ra sao và nó được tiến hành như thế nào trong thực tế.
+ Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
Sau khi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ và tiến hành một số phân tích cơ bản, kiểm toán viên nội bộ đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát.
+ Đánh giá rủi ro
Bước 5: Các thử nghiệm mở rộng
Thử nghiệm ở bước này bao gồm việc kiểm tra chứng từ, sổ sách, phỏng vấn người quản lý liên quan đến doanh thu và thu tiền và các nhân viên khác, quan sát hoạt động, kiểm tra tài sản, so sánh việc ghi chép với thực tế và các thủ tục khác nhằm hiểu biết chi tiết về chất lượng hoạt động kiểm soát ghi nhận doanh thu và tiền thu bán hàng
Bước 6: Xử lý các phát hiện trong quá trình kiểm toán
Khi hoàn thành việc nghiên cứu và đánh giá đối tượng kiểm toán, kiểm toán viên có thể đưa ra các phát hiện và xác định cần phải làm gì để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. Từ rất nhiều các phương án khác nhau, kiểm toán viên có thể lựa chọn và đề xuất kiến nghị thích hợp.
Giai đoạn 3: Báo cáo kiểm toán
Bước 7: Báo cáo kiểm toán
Báo cáo kiểm toán bao gồm việc trình bày và thông tin về kết quả kiểm toán. Báo cáo gồm các giải trình về mục tiêu và phạm vi kiểm toán, các thủ tục tổng quát áp dụng, các phát hiện của kiểm toán viên. Báo cáo kiểm toán được lập và phân phối cho (Tổng) giám đốc đơn vị và lãnh đạo của các bộ phận liên quan đến doanh thu và tiền thu bán hàng.
Giai đoạn 4: Theo dõi sau kiểm toán
Bước 8: Theo dõi sau kiểm toán
doanh thu và tiền thu bán hàng
+Thảo luận với lãnh đạo bộ phận liên quan đến doanh thu và tiền thu bán hàng + Kiểm tra thực tế tại bộ phận liên quan đến doanh thu và tiền thu bán hàng + Kiểm toán viên tiến hành báo cáo kết quả theo dõi sau kiểm toán
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Trên cơ sở những hạn chế trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng-thu tiền tại Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng đã đề cập ở chương 2. Chương 3 tác giả đã đưa ra một số giải pháp hoàn thiện về hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ công tác kiểm soát, thủ tục kiểm soát để hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng-thu tiền tại Trung tâm và các quầy hàng, nợ phải thu khách hàng, giúp Trung tâm có thể