- Lập cân đối thu tiền và gửi cho người mua đều đặn Tổ chức đối chiếu nội bộ về chuyển sổ, cộng sổ.
b. Nhiệm vụ Trung tâm
2.1.3. Cơ cấu tổ chức quản lý tại trung tâm
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Trung tâm
Mô hình quản lý của Trung tâm dịch vụ và thương mại hàng không Đà Nẵng tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Với mô hình này giúp Trung tâm xử lý kịp thời các luồng thông tin phát sinh, điều hành có kế hoạch các mối quan hệ qua lại giữa các chủ thể quản lý và các đối tượng nhằm phát huy sức mạnh tổng hợp của Trung tâm. Bộ máy gọn nhẹ, năng động, phù hợp
với yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kinh doanh của Trung tâm nhưng không tách rời nguyên tắc, chế độ, chính sách quản lý nhà nước quy định. Trung tâm đang có 1 giám đốc và 2 phó giám đốc điều hành toàn bộ hoạt động của Trung tâm, các phòng ban phụ giúp Giám đốc là phòng tổ chức hành chính, phòng kế hoạch kinh doanh, phòng thống kê tài chính, phòng kỹ thuật công nghệ, và các tổ sản xuất kinh doanh và dịch vụ. Giám đốc điều hành và chịu trách nhiệm trước Cảng hàng không về tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh của Trung tâm.
Với sự phân công và phân chia trách nhiệm giữa các thành viên Ban giám đốc, giữa các phòng ban trong Trung tâm và các tổ trực thuộc đã đảm bảo sự điều hành và kiểm soát trực tiếp từ trên xuống dưới đồng thời tiếp nhận thông tin phản hồi một cách nhanh chóng, kịp thời.
Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Bộ máy quản lý tại Trung tâm được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Theo mô hình này:
- Giám đốc: là người đứng đầu Trung tâm, lãnh đạo mọi hoạt động của Trung tâm trong quá trình kinh doanh:
+ Quyết định cơ cấu tổ chức sắp xếp và bố trí nhân sự.
+ Chịu trách nhiệm trước Cảng hàng không và pháp luật Nhà nước về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Trung tâm.
- Phó giám đốc: là người chịu trách nhiệm và tham mưu với giám đốc về các hoạt động có liên quan đến quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Trung tâm. Ra quyết định, kí các văn bản, chứng từ trong phạm vi trách nhiệm được giao theo sự phân công hoặc ủy quyền của Giám đốc. Đồng thời thay mặt giám đốc điều hành hoạt động kinh doanh của Trung tâm khi Giám đốc vắng mặt.
- Phòng tổ chức hành chính: Phụ trách khâu nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, bố trí lao động, xây dựng kế hoạch tiền lương, định mức lao động, tham mưu cho giám đốc về khen thưởng, kỷ luật cũng như giải quyết các vấn đề về quyền lợi chế độ chính sách cho người lao động trong Trung tâm. Thực hiện quản trị văn phòng: Quản lý hồ sơ, tài liệu, thống kê, lưu trữ các văn bản pháp quy của Trung tâm, công văn đến – đi, quản lý con dấu, quản lý tài sản; thực hiện các quy định về công tác an ninh, an toàn lao động, trật tự vệ sinh văn phòng; thực hiện các thủ tục pháp lý cho Trung tâm và nhân viên đảm bảo đúng pháp luật.
- Phòng kỹ thuật công nghệ: Có nhiệm vụ xây dựng các định mức kỹ thuật, bảo trì, bảo dưỡng các máy móc thiết bị, áp dụng khoa học kỹ thuật mới vào kinh doanh.Lập qui trình công nghệ, hướng dẫn sử dụng thiết bị mới.
- Phòng kế hoạch kinh doanh: Có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch kinh doanh, tổ chức công tác mua bán hàng hóa, công cụ dụng cụ...phối hợp với phòng thống kê tài chính để đánh giá hiệu quả kinh doanh để có biện pháp khắc phục. Đồng thời thực hiện các công tác quảng cáo, tiếp thị và hỗ trợ kinh doanh của Trung tâm; thực hiện các công tác đối ngoại, quan hệ cộng đồng với các đơn vị truyền thông, các đối tác và các cơ quan
chức năng … nhằm nâng cao hình ảnh và thương hiệu của Trung tâm đối với thị trường và công chúng. Hoạch định chiến lược, kế hoạch, mục tiêu kinh doanh.
- Phòng thống kê tài chính: Là bộ phận tham mưu cho giám đốc điều hành và tổ chức chỉ đạo công tác kế toán tài chính. Thống kê thông tin kinh tế, ghi chép đầy đủ các số liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời, kiểm tra tình hình thực hiện các định mức tiêu hao lao động, vật tư, các dự toán chi phí phục vụ và quản lí kinh doanh nhằm thúc đẩy sử dụng tiết kiệm, hợp lí máy móc thiết bị, lao động trong sản xuất cũng như trong quản lí. Định kì lập báo cáo kế toán trình cấp trên và các ngành chức năng, báo cáo với cấp trên về tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh, tình hình mua bán hàng hóa, tình hình tài chính của Trung tâm kịp thời đề xuất các biện pháp giải quyết các trường hợp bất hợp lí về hoạt động tài chính, cân đối tình hình thu chi, đề ra kế hoạch luân chuyển vốn nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của Trung tâm. Tính toán nộp đúng, đủ và kịp thời các khoản thuế, BHXH, BHYT, BHTN; thanh toán đúng hạn các khoản vay, các khoản nợ, các khoản phải thu.
- Các tổ kinh doanh: Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh từng tháng theo sự phân công của lãnh đạo Trung tâm.