- Lập cân đối thu tiền và gửi cho người mua đều đặn Tổ chức đối chiếu nội bộ về chuyển sổ, cộng sổ.
b. Nhiệm vụ Trung tâm
2.2.1.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Trung tâm
Trung tâm áp dụng kiểu tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức kế toán tập trung và được quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng.
Bộ máy tổ chức theo hình thức này gồm phòng kế toán trung tâm và các nhân viên phụ trách ở các tổ sản xuất kinh doanh dịch vụ.
Phòng kế toán trung tâm thực hiện kế toán các nghiệp vụ kinh tế liên quan toàn Trung tâm đồng thời thực hiện tổng hợp các tài liệu kế toán từ các tổ sản xuất kinh doanh dịch vụ gửi đến, lập báo cáo chung toàn Trung tâm, hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán toàn Trung tâm.
Tại các tổ sản xuất kinh doanh không có kế toán, chỉ có các nhân viên phụ trách quầy hàng xử lý các nghiệp vụ ban đầu khi chúng phát sinh. Các thông tin này được cập nhật vào máy vi tính sẽ được chuyển lên máy chủ đặt tại văn phòng kế toán trung tâm. Cuối ngày nhân viên phòng thống kê tài chính sẽ có trách nhiệm đến máy chủ để lấy file dữ liệu phát sinh trong ngày về phòng thống kê tài chính để ngày mai xử lý số liệu này. Các nhân viên phụ trách các quầy hàng sẽ chuyển chứng từ phát sinh trong ngày lên văn phòng kế toán trung tâm để kế toán căn cứ ghi sổ.
Tại Trung tâm, phòng thống kê tài chính có trách nhiệm hạch toán toàn bộ các hoạt động kinh tế phát sinh của Trung tâm và các tổ trực thuộc, kiểm tra tình hình tài chính các tổ sản xuất kinh doanh trực thuộc, tổng hợp lập báo cáo kế toán, báo cáo tài chính toàn Trung tâm. Mỗi tổ sản xuất kinh doanh đều được tổ chức một mã số riêng. Điều này rất thuận lợi cho việc quản lý, kiểm tra và giám sát các tổ. Nói chung, mô hình hạch toán kế toán được áp dụng tại Trung tâm trong thời gian qua hoàn toàn phù hợp với quy mô, điều kiện, cơ cấu hoạt động sản xuất kinh doanh của Trung tâm và đã phát huy được hiệu quả trong công tác kiểm soát nội bộ của toàn Trung tâm.
Hình 2.2. Sơ đồ bộ máy kế toán
Ghi chú: : Quan hệ chỉ đạo : Quan hệ chức năng
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận :
- Kế toán trưởng: Là người đứng đầu Phòng thống kê tài chính, chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về việc chỉ đạo tổ chức công tác kế toán. Nhiệm vụ chủ yếu của kế toán trưởng là tổ chức bộ máy kế toán nhằm thực hiện một cách đầy đủ các chức năng kế toán là phản ánh, kiểm tra tài chính bằng phương pháp chuyên môn của kế toán. Tổ chức huy động, tạo lập và sử dụng quỹ tiền tệ một cách có hiệu quả nhất.
- Kế toán tổng hợp: Phụ trách nhân sự tại phòng thống kê tài chính, theo dõi kiểm tra công tác kế toán của các nhân viên phần hành. Là người phụ tá và được ủy quyền khi kế toán trưởng đi vắng. Đôn đốc kiểm tra công tác kế toán của các nhân viên trong phòng, đồng thời chịu trách nhiệm tập hợp số liệu từ các phần hành khác. Lập báo cáo tổng hợp và quyết toán cuối mỗi quý.
- Kế toán tiền: theo dõi tiền tại quỹ, tại ngân hàng, tình hình tạm ứng, thanh toán của cán bộ công nhân viên trong Trung tâm. Kết hợp với thủ quỹ để kiểm tra chặt chẽ lượng tiền tại quỹ.
Kế toán tiền lương Kế toán tiêu thụ Kế toán công nợ KẾ TOÁN TỔNG HỢP Thủ quỹ Kế toán tiền Kế toán TSCĐ KẾ TOÁN TRƯỞNG
- Kế toán TSCĐ: Theo dõi tình hình TSCĐ, phản ánh hao mòn và khấu hao TSCĐ của Trung tâm.
- Kế toán tiền lương: Tính toán tiền lương, thưởng và các khoản trích theo lương cho lao động toàn Trung tâm.
- Kế toán tiêu thụ: Theo dõi tình hình nhập kho, tiêu thụ của từng loại hàng hóa, dịch vụ. định kỳ lập báo cáo chi tiết doanh số bán ra.
- Kế toán công nợ: Theo dõi tình hình công nợ phải thu và phải trả của Trung tâm.
- Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt tại quỹ, xuất chi tiền theo lệnh của kế toán trưởng hoặc giám đốc, thực hiện nghĩa vụ và chi lập báo cáo quỹ. Bảo quản an toàn tiền mặt theo đúng quy định.
Với mô hình này đã giúp cho việc phân công lao động, chuyên môn hóa, nâng cao trình độ nghiệp vụ của các nhân viên kế toán. Ngoài ra, vài năm một lần Trung tâm có sự luân chuyển nghiệp vụ giữa các nhân viên kế toán trong phòng. Đây là một ưu điểm nổi bật của Trung tâm, điều này đã giúp cho các nhân viên kế toán trong phòng am hiểu tất cả các phần hành kế toán và hạn chế các khả năng gian lận có thể xảy ra.