• Tóm tắt và trình bày thơng tin
3.2.6.Hoàn thiện bộ phận tiếp xúc với KH
Văn hoá ứng xử và văn minh giao tiếp là một phạm trù rất rộng gồm cử chỉ, lời nói, hành vi thể hiện và cả trang phục phù hợp. Trong xã hội ngày càng văn minh, thì những quy tắc, những phong cách giao tiếp lịch sự, văn minh ấy càng cần được thể hiện.
Nhân viên là người đại diện cho NH góp phần tạo nên hình ảnh của NH. Nên NH phải có những biện pháp làm cho nhân viên thấy được vai trị của mình trong hoạt động của NH cũng như tầm quan trọng của công tác giao tiếp KH. Để nâng cao chất lượng phục vụ của nhân viên thì việc đầu tiên chi nhánh phải làm là huấn luyện và đào tạo đội ngũ nhân viên giao dịch, vì họ là những người tiếp xúc trực tiếp với KH, là bộ mặt của NH, chỉ cần một cử chỉ thiếu nhã nhặn hay thái độ làm việc thiếu nghiêm túc cũng ảnh hưởng trực tiếp đến lợi ích của NH. Vì thế nhân viên giao dịch phải ln mỉm cười, nhiệt tình, có khả năng giao tiếp tốt, tư vấn thường xuyên cho KH... là những yếu tố không thể thiếu.
Bộ phận tiếp xúc KH không chỉ là nhân viên giao dịch mà cả những cơ sở vật chất tham gia vào q trình giao dịch. Những máy móc thiết bị phải đầy đủ, tiện nghi và hiện đại tạo khung cảnh chuyên nghiệp và đáng tin cậy đối với KH. Làm sao đập vào mắt KH khi tiếp xúc là sự thân thiện, dễ chịu không phải bồn chồn, lo lắng. Cần chú ý đến việc sắp xếp các trang thiết bị và vật trang trí phải hài hịa phù hợp.
Khơng ngừng bồi dưỡng nâng cao trình độ của đội ngũ nhân viên và đặc biệt là khả năng giao tiếp. Chính thái độ phục vụ của nhân viên là yếu tố chính tạo nên cảm giác hài lịng của KH là nhân tố tác động quyết định giao dịch lần sau của KH. Chuyên nghiệp hoá đội ngũ cán bộ, để phục vụ tốt thì lúc nào cũng phải mỉm cười và coi người sử dụng dịch vụ là người tiêu dùng. NH nên to chức các lớp học nói về nâng cao khả năng giao tiếp hiệu quả, to chức các cuộc thi nội bộ về sáng tạo trong các mối quan hệ với KH nhằm giữ chân, thu hút KH mới,...