thương mại
1.2.2.1. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Được xác định là nhiệm vụ thường xuyên của các NHTM trên cơ sở xác định những rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc, nhằm tìm ra những biện pháp ngăn ngừa, giảm thiểu rủi ro nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đã đặt ra trong quá trình hoạt động, mục tiêu của KSNB bao gồm:
Thứ nhất, KSNB bảo đảm được hiệu quả của mọi hoạt động và phát huy được năng lực, tính chủ động, sáng tạo của các cấp quản lý. Tài sản của đơn
18
vị phải được bảo vệ tốt nhất. Các tài sản này có thể bị đánh cắp, bị lạm dụng vào các mục đích khác nhau, hoặc bị hư hại, tổn thất nếu không được bảo vệ bởi hệ thống kiểm soát thích hợp. Trong hoạt động kinh doanh ngân hàng, đây là loại hình kinh doanh có nhiều rủi ro, dễ bị tổn thương khi có gian lận và sai sót. Do vậy, việc bảo đảm an toàn trong hoạt động kinh doanh của NHTM luôn được quan tâm đặc biệt. Các nhà quản lý thường có những yêu cầu về kiểm soát rủi ro trong các vấn đề về tiền tệ, đồng thời sử dụng vốn huy động hiệu quả, tăng hiệu quả hoạt động của NHTM. Quá trình kiểm soát tại các quy trình hoạt động của ngân hàng tránh được việc gây ra sự lãng phí trong hoạt kinh doanh và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp.
Thứ hai, các thông tin, đặc biệt là thông tin kế toán phải đảm bảo độ tin cậy, chính xác, kịp thời, khách quan và phải được lưu giữ, bảo vệ một cách đáng tin cậy. Trong hoạt động kinh doanh cũng như một số hoạt động khác cần được bảo mật, các thông tin cần phải được lưu giữ, bảo quản theo đúng yêu cầu, để tránh rò rỉ cho các đối tượng không cần thiết, tiềm ẩn nguy cơ dẫn đến các rủi ro. Trong hoạt động của NHTM, KSNB hữu hiệu sẽ là công cụ để các nhà quản lý điều chỉnh hệ thống thông tin quản lý, thông tin BCTC luôn đảm bảo trung thực, hợp lý, đầy đủ, minh bạch, kịp thời và được bảo mật theo đúng quy định của pháp luật.
Thứ ba, KSNB bảo đảm việc thực hiện các chính sách, chế độ pháp lý một cách tuân thủ, bảo đảm sao cho tất cả các hoạt động của tổ chức, đơn vị đều phải thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành. Pháp luật do Nhà nước quy định đều nhằm điều chỉnh hành vi mọi hoạt động của các bộ phận, cá nhân liên quan đến quá trình thực hiện mục tiêu của từng tổ chức. Để đạt được mục tiêu, người ta có thể bất chấp việc tuân thủ các quy định của pháp luật và từ đó dẫn đến các rủi ro. Chính vì vậy hệ thống KSNB phải đưa ra
19
được các chính sách, quy định để ngăn chặn trước mọi biểu hiện có thể vi phạm pháp luật và bảo đảm các hành động phải được tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
Bản chất chung của KSNB là hoạt động nội bộ độc lập một cách tương đối với hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức nhằm thực hiện tốt hơn chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức. KSNB và kiểm toán nội bộ đều là một hình thức kiểm soát các hoạt động trong doanh nghiệp, đều hướng tới quản trị rủi ro trong doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn và xử lý sớm tránh những thất thoát đáng tiếc. Tuy nhiên ta vẫn nhận thấy sự khác nhau giữa hai hoạt động này, KSNB là công cụ để vận hành doanh nghiệp đảm bảo tính hiệu quả, tính tuân thủ pháp lý, việc này do Ban Giám đốc thực hiện; trong khi đó KTNB là công cụ để kiểm tra xem doanh nghiệp có thực hiện KSNB như đã đặt ra hay không, việc này do HĐQT hoặc ban kiểm soát trực thuộc HĐQT thực hiện [17, tr.29]. Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn luôn tồn tại hai hình thức KSNB và KTNB, do vậy cần phải có những quy định cụ thể để phân định rõ nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của hai hoạt động này đảm bảo tính độc lập, tránh sự chồng chéo trong hoạt động.
1.2.2.2. Nguyên tắc của kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng thương mại
Hoạt động của hệ thống KSNB là một phần không tách rời các hoạt động hàng ngày của ngân hàng. Để đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả của KSNB của NHTM, việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản để đảm bảo tính hiệu lực, tính đầy đủ và toàn diện, tính hợp lý, tính thận trọng, tính kịp thời, tính hiệu quả của KSNB. Một hệ thống KSNB được coi là phát huy tốt cần tuân thủ 5 nguyên tắc cơ bản sau:
Một là, đảm bảo tính hiệu lực: Để thực hiện nguyên tắc này, các NHTM phải xây dựng cho mình hệ thống các chính sách, quy chế, quy định nội bộ,
20
quy trình nghiệp vụ và cài đặt các chốt kiểm soát tại các quy trình nghiệp vụ được ghi thành văn bản. Các văn bản này, tùy theo tính chất, phải được ban lãnh đạo của Ngân hàng ký ban hành và mang tính bắt buộc thực hiện trong toàn hệ thống hay trong từng đơn vị trực thuộc của NHTM.
Hai là, đảm bảo tính hiệu quả: Hệ thống KSNB trong NHTM được xây dựng để đảm bảo các ngân hàng này có thể đạt được mục tiêu chung là hiệu quả, an toàn, đúng pháp luật. Thêm vào đó, hệ thống KSNB cần phải được thực hiện thống nhất trong toàn hệ thống của NHTM và phải đảm bảo tất cả cán bộ nhân viên của ngân hàng cần phải hiểu rõ tầm quan trọng của KSNB, phải thực hiện đúng và đủ để đảm bảo cho các chính sách quản lý và hoạt động của NHTM được thực thi có hiệu quả.
Ba là, đảm bảo tính đầy đủ và toàn diện: Hệ thống KSNB hoạt động hiệu quả cần xây dựng cơ cấu tổ chức và ban hành đầy đủ các chính sách, quy chế, quy định nội bộ, quy trình nghiệp vụ, hướng dẫn tác nghiệp,... trong các hoạt động của NHTM. Trong đó thiết kế quy trình nghiệp vụ đảm bảo đầy đủ các chốt kiểm soát đáp ứng được yêu cầu kiểm soát rủi ro trong từng mảng nghiệp vụ. KSNB phải gắn với tất cả các hoạt động hàng ngày của Ngân hàng, được thiết lập và duy trì trong tất cả các hoạt động, các bộ phận, trong đó tăng cường kiểm soát đối với những hoạt động, nghiệp vụ có rủi ro cao [17, tr.37].
Bốn là, đảm bảo tính hợp lý: Để đảm bảo nguyên tắc này, các NHTM cần phải thiết kế vị trí các chốt kiểm soát tại các mốc cần thiết trong mỗi quy trình nghiệp vụ để phòng tránh rủi ro có thể xảy ra trong từng loại nghiệp vụ cụ thể đồng thời không gây ách tắc, cản trở, trong việc giải quyết công việc nội bộ hoặc giao dịch với khách hàng.
Năm là, đảm bảo tính kịp thời: Hệ thống KSNB phải được thiết lập và nhận diện được các rủi ro ngay từ khi NHTM quyết định đưa sản phẩm, dịch vụ và các hoạt động vào thực hiện; từ đó cho phép cán bộ quản lý, điều hành
Môi trường kiểm soát
1. Thực hiện cam kết nhằm đảm bảo chính trị và giá
trị đạo đức.
2. Thực hiện trách nhiệm tổng thể
3. Thiết lập cấu trúc, quyền lực và trách nhiệm 4. Thực thi cam kết về năng lực
5. Đảm bảo trách nhiệm giải trình
Đánh giá rủi ro 6. Các mục tiêu phù hợp và cụ thể 7. Xác định và phân tích rủi ro 8. Đánh giá rủi ro gian lận
9. Xác định và phân tích các thay đổi quan trọng
Hoạt động kiểm soát 10.Lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát
11.Lựa chọn và phát triển các kiểm soát chung đối
với công nghệ
Thông tin và truyền thông
13.Sử dụng thông tin phù hợp 14.Truyền thông nội bộ
15.Truyền thông bên ngoài đơn vị
Hoạt động giám sát 16.Thực hiện đánh giá liên tục và tách biệt17.Đánh giá và tính truyền thông giữa các nội
dung
21
và các cán bộ có liên quan có biện pháp khắc phục kịp thời để giảm thiểu và phòng tránh các rủi ro tiềm ẩn.