5. CẤU TRÚC LUẬN VĂN
2.2.4. Quản lý trong quá trình sửa chữa, nâng cấp, bảo dưỡng cơ sở vật chất tạ
trình khám chữa bệnh. Tuy nhiên, tùy thuộc vào từng loại CSVC mà tần suất sử dụng của chúng cũng khác nhau. Các CSVC được sử dụng nhiều tập trung vào việc khám chữa bệnh thông thường. Còn một số loại chỉ được sử dụng nhằm hỗ trợ trong quá trình khám chữa bệnh nên tần suất sử dụng cũng hạn chế. Việc sử dụng thường xuyên hay không thường xuyên các CSVC cũng đều ảnh hưởng đến công tác quản lý, bảo dưỡng và sửa chữa. Do đó, xác định mức độ sử dụng các CSVC trong bệnh Đa khoa tỉnh Quảng Trị là cần thiết.
Đánh giá quá trình quản lý sử dụng CSVC còn để ý tới quá trình vận hành chúng. Khi vận hành các CSVC mới bộc lộ nhiều vấn đề cần quan tâm. Đặc biệt là chất lượng các CSVC hiện nay, do thiếu vốn, khoa học kỹ thuật phục vụ sản xuất CSVC trong nước chưa phát triển bởi vậy các CSVC hiện nay chủ yếu được nhập từ nhiều quốc gia khác nhau. Tuy nhiên khi sửa chữa, tốn kém rất nhiều kinh phí do linh kiện đắt đỏ hoặc không có để thay thế.
2.2.4. Quảnlý trong quá trìnhsửachữa, nâng cấp, bảo dưỡngcơ sở vật chất tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Quảng Trị Bệnh viện Đa khoa tỉnh Quảng Trị
2.2.4.1. Quản lý quá trình sửa chữa, nâng cấp, bảo dưỡng
Khi CSVC hư hỏng, các khoa, phòng sử dụng và quản lý CSVC phải có đề xuất gửi phòng Hành chính quản trị hoặc Phòng Vật tư thiết bị để tổng hợp yêu cầu
trình lãnh đạo Bệnh viện. Nếu giá trị sửa chữa dưới 200 nghìn đồng thì phòng Hành chính quản trị hoặc Phòng Vật tư triển khai thực hiện. Nếu giá trị sửa chữa từ 200 nghìn đồng đến 1 triệu đồng, phòng Hành chính quản trị hoặc Phòng Vật tư phối hợp với Phòng KTTC thực hiện. Nếu giá trị sửa chữa trên 1 triệu, phòng Hành chính quản trị hoặc Phòng Vật tư phối hợp với Phòng KTTC kiểm tra và trình Lãnh đạo Bệnh viện.
a. Quy trình sửa chữa và nội dung công tác bảo dưỡng cơ sở vật chất * Quy trình sửa chữa gồm các bước sau:
Bước 1: Lập yêu cầu sửa chữa;
Bước 2: Tiếp nhận yêu cầu sửa chữa và kiểm tra; Bước 3: Tổ chức sửa chữa;
Bước 4: Nghiệm thu, ghi sổ th o dõi sửa chữa và thu hồi trang thiết bị hư hỏng;
Bước 5: Thanh toán.
* Cụ thể nội dung các bước như sau: Bước 1:Lập yêu cầu sửa chữa:
Các Khoa, phòng của bệnh viện có thiết bị cần sửa chữa làm Phiếu đề nghị sửa chữa bị được quy định th o mẫu có sẵn gửi các phòng chức năng. Nội dung Phiếu đề nghị gồm tên đơn vị và người đề nghị, tên thiết bị cần sửa chữa, địa điểm đặt và tình trạng hoạt động.
Bước 2: Tiếpnhận yêucầusửachữa và kiểm tra
Phòng VT- TBYT hoặc phòng HCQT tiếp nhận Phiếu đề nghị sửa chữa và kiểm tra tình trạng của thiết bị khi phiếu đề nghị được điền đầy đủ nội dung. Nhân viên bộ phận bảo trì hoặc nhà cung cấp cùng tiến hành kiểm tra tình trạng hư hỏng của thiết bị. Kết quả kiểm tra phải được ghi trực tiếp vào phiếu đề nghị sửa chữa và lập thành biên bản (được quy định th o mẫu có sẵn). Việc sửa chữa đòi hỏi thay thế linh kiện, phụ tùng có giá trị trên 2 triệu đồng phải hợp đồng với các đơn vị cung cấp linh kiện. Việc sửa chữa trang thiết bị có độ phức tạp cao và cần nhiều thời gian cần phải lập kế hoạch cụ thể về thời gian, kinh phí sửa chữa.
Bước 3: Tổ chức sửa chữa
Bộ phận bảo trì tiến hành sửa chữa trang thiết bị ngay. Đối với các công việc sửa chữa đòi hỏi phải thay thế linh kiện, phụ tùng do hư hỏng, Bộ phận bảo trì báo cáo Phòng và trình Ban giám đốc bệnh viện cho phép thay thế trong thời gian không quá 01 ngày. Thời gian mua sắm các linh kiện phụ tùng thay thế không quá 03 ngày. Đối với các linh kiện, phụ tùng hiếm và đặc thù, thời gian mua sắm th o hợp đồng với nhà cung cấp. Đối với các công việc sửa chữa đòi hỏi phải thuê ngoài, việc lập hợp đồng thuê bên ngoài sửa chữa phải được tiến hành chậm nhất là 01 tuần kể từ khi nhận được yêu cầu. Đồng thời thông báo thời hạn cho việc sửa chữa hoàn chỉnh trang thiết bị cho đơn vị, cá nhân yêu cầu sửa chữa ngay sau khi đã thoả thuận với bên nhận hợp đồng.
Bước 4: Nghiệm thu, ghi sổ theo dõi sửa chữa và thuhồi thiết bị hư hỏng:
Các linh kiện, phụ tùng thay thế (nếu có) phải được nghiệm thu chất lượng trước khi tiến hành thay thế. Biên bản nghiệm thu chất lượng linh kiện, phụ tùng thay thế được quy định th o mẫu có sẵn. Đại diện bộ phận bảo trì, người sử dụng trang thiết bị và người sửa chữa trang thiết bị tiến hành nghiệm thu chất lượng và xác nhận hoàn thành sửa chữa vào biên bản. Phòng ghi sổ th o dõi ngay sau khi việc sửa chữa được nghiệm thu hoàn thành. Các linh kiện, phụ tùng, phụ kiện hư hỏng trong quá trình sửa chữa phải được thu hồi và thanh lý th o các quy định hiện hành. Khi thu hồi trang thiết bị hư hỏng phải thực hiện các thủ tục liên quan đến quản lý tài sản của Khoa, phòng ban chuyên môn.
Bước 5: Thanh toán
Các phòng chức năng sẽ phối hợp và gửi đến Phòng Tài chính kế toán hồ sơ thanh toán bao gồm: Phiếu đề nghị thanh toán; Phiếu đề nghị sửa chữa trang thiết bị; Hợp đồng sửa chữa; Biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng sửa chữa; Hóa đơn, chứng từ thay thế linh kiện, phụ tùng… Phòng Tài chính kế toán thanh toán chi phí sửa chữa trang thiết bị. Thời gian thực hiện không quá 02 tuần kể từ ngày nhận đủ hồ sơ thanh toán.
Nội dung quy định công tác bảo dưỡng CSVC ở các khoa, phòng tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Quảng Trị gồm: phân công nhân viên phụ trách bảo dưỡng; có trang thiết bị thay thế; có đầy đủ tài liệu kỹ thuật; thực hiện giám sát sử dụng, bảo dưỡng và sửa chữa; kiểm tra CSVC hàng năm; có kế hoạch bảo dưỡng định kỳ; xây dựng quy trình, tài liệu hướng dẫn bảo dưỡng, sửa chữa; nhân viên y tế được tập huấn về bảo dưỡng.
b. Thực trạng công tác bảo dưỡng, nâng cấp và sửa chữa
Bảng 2.8. Số lượng thiết bị,máy móc y tế bảo dưỡng, nâng cấp và sửa chữa ở bệnh viện Đa khoa tỉnh Quảng Trị qua các năm
Đvt: chiếc Nhóm CSVC Số lượng 2017/2016 2018/2017 Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 +/- % +/- % 1. Nhóm Máy móc - thiết bị 444 499 549 55 12,39 50 10,02 - Thiết bị chẩn đoán hình ảnh 12 20 25 8 66,67 5 25,00 - Thiết bị chẩn đoán điện tử sinh lý 3 9 12 6 200,00 3 33,33 - Thiết bị labo xét nghiệm 2 1 2 -1 -50,00 1 100,00 - Thiết bị cấp cứu
hồi sức, gây mê, phòng mổ 1 2 3 1 100,00 1 50,00 - Thiết bị vật lý trị liệu 12 15 26 3 25,00 11 73,33 - Thiết bị quang điện tử y tế 36 40 25 4 11,11 -15 -37,50 - Thiết bị đo và điều
trị chuyên dùng 123 164 125 41 33,33 -39 -23,78 - Các thiết bị y học cổ truyền 2 12 66 10 500,00 54 450,00 - Thiết bị điện tử y tế thông thường 253 236 265 -17 -6,72 29 12,29 2. Nhóm phương tiện vận tải, truyền dẫn thông dụng
23 39 41 16 69,57 2 5,13
Nguồn: T ng hợp số liệu sửa chữa thiết bị tại t bảo trì các năm
Bảng 2.8. cho thấy số lượng thiết bị hư hỏng cần sửa chữa các năm qua đang có xu hướng gia tăng, nguyên nhân là do tần suất sử dụng, công suất khai thác thiết bị của Bệnh viện thường xuyên ở mức cao, dẫn tới dễ bị hư hỏng cần sửa chữa, nâng cấp thường xuyên. Thậm chí, có nhiều loại máy móc thiết bị vừa bị hỏng và vừa không thể sửa chữa được, cần thay thế mới như: tủ sấy hỏng 3 chiếc và 2 chiếc hiện không thể sửa chữa được; Hiện tại toàn bệnh viện chỉ có 01 máy khoan sách tay, tuy nhiên đang nằm trong tình trạng hỏng nặng và không thể sửa chữa được. Ngoài ra, cả viện cũng chỉ có 01 chiếc máy Xquang tăng sáng truyền hình, nhưng cũng đã bị hỏng và rơi vào tình trạng không thể sửa chữa được. Đặc biệt đối với máy hút dịch, có 8 chiếc bị hỏng và có tới 5 chiếc hiện không thể sử dụng được và không thể sửa chữa được.
2.2.4.2. Quản lý trong khâu khấu hao và thanh lý
Các CSVC tại bệnh viện Đa khoa tỉnh Quảng Trị được tính khấu hao th o Thông tư số 162/2014/TT-BTC, ngày 06 tháng 11 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc Quy định chế độ quản lý, tính hao mòn tài sản cố định trong các cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và các tổ chức có sử dụng ngân sách Nhà nước. Như vậy, đối với các CSVC có thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên và có nguyên giá từ 10.000.000đ (mười triệu đồng) trở lên sẽ được tính khấu hao th o phương pháp tính sau:
Mức hao mòn hàng năm của từng tài sản cố định được tính th o công thức sau:
Mức hao m n hàng năm
của từng tài sản cố định = Nguyên giá của tài sản cố định x Tỷ lệ tính hao m n (% năm)
Hàng năm, trên cơ sở xác định số hao mòn tăng và số hao mòn giảm phát sinh trong năm, cơ quan, tổ chức, đơn vị tính tổng số hao mòn của tất cả tài sản cố định tại cơ quan, tổ chức, đơn vị cho năm đó th o công thức:
Số hao m n TSCĐ tính đến năm (n) = Số hao m n TSCĐ đã tính đến năm (n – 1) + Số hao m n TSCĐ tăng trong năm n - Số hao m n TSCĐ giảm trong năm n
Đối với những CSVC là tài sản cố định có thay đổi về nguyên giá, thì cơ quan, tổ chức, đơn vị xác định lại các chỉ tiêu nguyên giá, giá trị còn lại, số hao mòn lũy kế của tài sản cố định đó để ghi sổ kế toán.
Số hao mòn tài sản cố định cho năm cuối cùng thuộc thời gian sử dụng của tài sản cố định được xác định là hiệu số giữa nguyên giá và số hao mòn lũy kế đã thực hiện của tài sản cố định đó.
Thời gian sử dụng và tỷ lệ hao mòn tài sản cố định hữu hình thực hiện th o quy định tại Phụ lục số 1 ban hành kèm th o Thông tư số 162/2014/TT-BTC, ngày 06 tháng 11 năm 2014.
Việc tính hao mòn tài sản cố định thực hiện mỗi năm 1 lần vào tháng 12, trước khi khóa sổ kế toán hoặc bất thường.
Tài sản cố định của cơ quan, tổ chức, đơn vị không tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh dịch vụ, góp vốn liên doanh, liên kết, thì cơ quan, tổ chức, đơn vị thực hiện tính hao mòn tài sản cố định th o quy định tại Thông tư này; không trích khấu hao.
Số tiền trích khấu hao tài sản cố định được đầu tư, mua sắm từ nguồn ngân sách nhà nước hoặc có nguồn gốc ngân sách nhà nước, đơn vị được sử dụng để bổ sung vào Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp.
Số tiền trích khấu hao tài sản cố định được đầu tư, mua sắm từ nguồn vốn huy động, đơn vị được sử dụng để hoàn trả gốc và lãi; số còn lại để bổ sung vào Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp.
Quy trình thanh lý các CSVC hư hỏng tại Bệnh viện:
Bước 1: Khi CSVC hư hỏng không thể phục hồi, các khoa, phòng phải lập báo cáo bằng văn bản (th o mẫu quy định) gửi Phòng quản lý CSVC để báo cáo Giám đốc xử lý th o quy định.
Bước 2: Sau khi nhận được báo cáo của các khoa, phòng, Phòng quản lý CSVC có trách nhiệm kiểm tra, đánh giá về tình trạng hư hỏng của CSVC. Nếu không thể phục hồi, hai bên lập biên bản đề nghị thanh lý (th o mẫu quy định).
Bước 3: Các CSVC hư hỏng, cần thanh lý được tập trung vào kho chờ thanh lý. ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ
Bước 4: Các Phòng quản lý CSVC có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo Giám đốc và lập hồ sơ xin thanh lý trình cơ quan chủ quản và tổ chức thực hiện việc thanh lý tài sản th o quy định sau khi có quyết định của cơ quan chủ quản.
Bảng 2.9. Số lượng máy móc y tế thanh lý tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Quảng Trị qua các năm Đơn vị: chiếc Nhóm CSVC Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 2017/2016 2018/2017 +/- % +/- % 1. Nhóm Máy móc - thiết bị 46 54 50 8 17,39 -4 -7,41 - Thiết bị chẩn đoán hình ảnh 2 8 7 6 300,00 -1 -12,50 - Thiết bị chẩn đoán điện tử sinh lý 2 7 8 5 250,00 1 14,29 - Thiết bị labo xét nghiệm 1 6 5 5 500,00 -1 -16,67 - Thiết bị cấp cứu hồi sức, gây mê,
phòng mổ 6 9 1 3 50,00 -8 -88,89 - Thiết bị vật lý trị liệu 0 2 1 2 0 -1 -50,00 - Thiết bị quang điện tử y tế 5 15 7 10 200,00 -8 -53,33 - Thiết bị đo và điều trị chuyên dùng 5 6 10 1 20,00 4 66,67 - Các thiết bị y học cổ truyền 4 0 1 -4 -100,00 1 0,00 - Thiết bị điện tử y tế thông thường 21 1 10 -20 -95,24 9 900,00
2. Nhóm phương tiện vận tải, truyền dẫn thông dụng phục vụ
trong các cơ sở y tế 37 131 7 94 254,05 -124 -94,66
Nguồn: Báo cáo của H i đồng kiểm kê thanh lý của Bệnh viện các năm
Bảng 2.9. thể hiện số lượng các CSVC hư hỏng, không thể sửa chữa được cần được thanh lý từ năm 2016 đến năm 2018. Ta thấy rằng năm 2017 có số lượng CSVC hư hỏng cần sửa chữa là 610 chiếc, cao nhất trong 3 năm. Do đó số lượng CSVC cần thanh lý năm 2017 khá cao là 185 chiếc, tăng 102 chiếc so với năm 2014. Nhóm thiết bị thông dụng phục vụ trong các cơ sở y tế có số lượng cần thanh lý nhiều nhất với 131 chiếc, trong đó hệ thống mạng công nghệ thông tin chiếm đa số. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này xuất phát từ việc Bệnh viện có cơ sở khang trang và rộng nên đầu tư nhiều loại thiệt bị hiện đại hơn, đáp ứng được nhu cầu khám chữa bệnh tại Bệnh viện với quy mô trên 700 giường bệnh.
2.3. Đánh giá t kết quả khảo sát
Không chỉ tìm hiểu và phân tích tình hình quản lý CSVC tại Bệnh viện thông qua số liệu thứ cấp, trong nghiên cứu này ý kiến đánh giá của một số cán bộ quản lý và nhân viên có liên quan công tác quản lý CSVC, máy móc y tế tại bệnh viện đã được thu thập. Thông qua 110 phiếu khảo sát, các thông tin và ý kiến đóng góp cũng như quan điểm của họ đã được phân tích. Đây là cơ sở cho việc đánh giá và đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác quản lý CSVC của bệnh viện trong thời gian tới.
2.3.1. Thông tin chung về đối tượng điều tra
a. Đối tượng chính:
- Đối tượng chức vụ quản lý: BGĐ/Trưởng/ phó khoa phòng, điều dưỡng trưởng (ĐDT) - kỹ thuật viên trưởng (KTVT),
- Đối tượng trực tiếp sử dụng: Nhân viên/ cán bộ làm công tác hành chính, chuyên môn. Thông tin chung về mẫu khảo sát được phản ánh thông qua bảng sau.
Bảng 2.10. Thông tin chung đối tượng nghiên cứu
Đơn vị: người Chỉ số Tần số Tỷ lệ % Giới Nam 55 50 Nữ 55 50 Tổng số 110 100 Nhóm tuổi 30 – 45 55 50 45 – 60 55 50 Tổng số 110 100 Chức vụ quản lý BGĐ/Trưởng, phó khoa phòng và Điều dưỡng trưởng
- kỹ thuật viên trưởng
40 36,4