PHẦN I MỞ ĐẦU
PHẦN II NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
1.2. Công tác kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ tín dụng trong hệ thống Ngân hàng
1.2.5. Nội dung công tác kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ tín dụng
1.2.5.1. Tổ chứcbộ máy kiểm soát nội bộ
Tổ chức bộ máy thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Điều này có nghĩa là một cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động của đơn vị. Tuy nhiên, điều này sẽ tùy thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động của đơn vị. Công tác tổ chức bộ máy kiểm soát nội bộ thể hiện:
Một là, phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị; mỗi người phải tự hiểu rằng mọi hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng đến người khác như thế nào; và họ sẽ phụ trách cụ thể công việc gì.
Hai là, sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộtrước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến các quá
TRƯỜ NG ĐẠ I HỌ C KINH TẾ HU Ế
trình kiểm soát. Để đáp ứng yêu cầu này, các nhà quản lý cao cấp phải xây dựng và tự mình thực hiện những chuẩn mực về đạo đức và cư xử đúng đắn để có thể ngăn chặn các hành vi thiếu đạo đức. Phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay những điều kiện thuận lợi để nhân viên có thể thực hiện những hành vi thiếu trung thực.
Ba là,đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng hiểu biết cần thiết để thực hiện nhiệm vụ của mình. Do đó nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có trình độ đào tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, và phải giám sát, huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên.
Bốn là, triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý, phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện mục tiêu của đơn vị. Triết lý quản lý và phong cách điều hành cũng được phản ánh trong cách thức nhà quản lý: cách thức tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với nhân viên hay cách thức điều hành công việc theo một trật tự đã được xác định trong cơ cấu tổ chức của đơn vị.
1.2.5.2. Xây dựng kế hoạch
Xây dựng kế hoạch là tổng thể các hoạt động liên quan tới đánh giá, dự đoán, dự báo và huy động các nguồn lực để xây dựng chương trình hành động tương lai cho tổ chức.
Là chức năng đặc biệt quan trọng của quy trình quản lý. Nó có ý nghĩa tiên quyết đối với hiệu quả của hoạt động quản lý. Tất cả các nhà quản lý và tất cả các lĩnh vực quản lý đều phải thực hiện việc xây dựng kế hoạch. Do vậy có thể cho rằng đây là một nội dung mang tính phổ quát. Xây dựng kế hoạch là biểu hiện bản chất hoạt động của con người. Nghĩa là trước khi hoạt động, con người phải có ý thức về mục tiêu cần đạt được.
Trọng tâm của xây dựng kế hoạch chính là hướng vào tương lai: Xác định những gì cần phải hoàn thành và hoàn thành như thế nào. Về cơ bản, chức năng xây dựng kế hoạch bao gồm các hoạt động quản lý nhằm xác định mục tiêu trong tương lai những phương tiện thích hợp để đạt tới những mục tiêu đó.
TRƯỜ NG ĐẠ I HỌ C KINH TẾ HU Ế
1.2.5.3. Nhận diệnvà đánh giá rủi ro
Tất cả các hoạt động đang diễn ra trong đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát hết tất cả những rủi ro đó. Vì vậy, các nhà quản trị ngân hàng phải thận trọng khi xác định và phân tích những nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro làm cho những mục tiêu có thể không thực hiện được và phải cố gắng kiểm soát những rủi ro này.
Những nguyên nhân làm xuất hiện rủi ro là: Những thay đổi trong cơ chế của tổ chức hoặc môi trường hoạtđộng; Sự thay đổi nhân sự; Việc tiến hành nghiên cứu mới hoặc sửa đổi hệ thống thông tin; Sự tăng trưởng nhanh chóng của đơn vị; Sự sắp xếp lại tổ chức mới của đơn vị; Những thay đổi về kỹ thuật ảnh hưởng đến quá trình sản xuất sản phẩm hoặc hệ thống thông tin của đơn vị; Những chương trình giới thiệu về lĩnh vực kinh doanh, sản phẩm, hoặc quá trình sản xuất mới; Mở rộng hoặc chấm dứt hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị ở nước ngoài; Áp dụng nguyên tắc kế toán mới.
Ngoài việc nhận định những nguyên tắc như trên, các nhà quản lý nhất thiết phải đánh giá những rủi ro trong phạm vi hoạt động của đơn vị, vì trong những vấn đề kế toán tài chính và lập báo cáo có sự khác biệt rất lớn giữa các ngành cũng như giữa các đơn vị cùng ngành.
1.2.5.4. Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải. Các hoạt động kiểm soát chủyếu trong đơn vị gồm:
Một là, phân chia trách nhiệm đầy đủ: Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc. Mục đích là để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng, đồng thời giảm cơ hội cho bất kì thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu đi sai phạm của mình. TRƯỜ NG ĐẠ I HỌ C KINH TẾ HU Ế
Hai là, kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ. Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin, cần đảm bảo rằng phải có một hệ thống chứng từ, sổ sách tốt, phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động.
Ba là, kiểm soát hiện vật: Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, những ấn chỉ đã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng, các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu. Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ để phát hiện chênh lệch, điều tra nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém trong thủ tục kiểm soát. Nếu không thì tài sản có thể bị bỏ phế, mất mát hoặc có thể không phát hiện được những hành vi đánh cắp.
Bốn là, kiểm tra độc lập việc thực hiện: Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với các cá nhân hoặc bộ phận đang thực hiện nghiệp vụ. Nhu cầu cần kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống KSNB thường cókhuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra xét soát lại. Hơn nữa, ngay cả khi chất lượng kiểm soát tốt vẫn có thể xảy ra những hành vi tham ô hay cố tình sai phạm. Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ phải độc lập với đối tượng được kiểm tra. Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu người thực hiện thẩm tra không độc lập với bất kì lý do nào.
Năm là, rà soát việc thực hiện: Là xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ trước, và các dữ liệu khác có liên quan như những thông tin không có tính chất tài chính, đồng thời còn xem xét trong mối liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện. Soát xét lại quá trình thực hiệngiúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không. Nhờ thường xuyên nghiên cứu về những vấn đề bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện, nhà quản lý có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch hay những điều chỉnh thích hợp. TRƯỜ NG ĐẠ I HỌ C KINH TẾ HU Ế
1.2.5.5. Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông là các kế hoạch, môi trường kiểm soát, rủi ro, các hoạt động kiểm soát và việc thực hiện chúng phải được báo cáo lên cấp trên, chuyển từ trên xuống dưới, ngang hàng, ngang cấp trong một tổ chức. Thông tin và truyền thông gồm hai thành phần gắn kết với nhau. Đó là hệ thống thu nhận, xử lý, ghi chép thông tin và hệ thống báo cáo thông tin trong nội bộ và bên ngoài.
Thứ nhất, thông tin cần thiết cho mọi cấp trong doanh nghiệp để sản xuất kinh doanh và thỏa mãn các mục tiêu về hoạt động kinh doanh, BCTC và tính tuân thủ. Mọi thông tin được sử dụng trong ngân hàng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau.
- Hệ thống thông tin: Thông tin được thu nhập, xử lý bởi hệ thống thông tin. Thông tin có thể chính thức hoặc không chính thức. Hệ thống thông tin không chỉ nhận dạng, nắm bắt các thông tin cần thiết về tài chính, phi tài chính mà nó còn đánh giá và báo cáo về những thông tin đó theo một trình tự để việc quản lý các hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả.
- Chất lượng thông tin: Chất lượng thông tin ảnh hưởng đến khả năng của nhà quản lý để ra quyết định và kiểm soát hoạt động của Ngân hàng. Chất lượng thông tin chỉ ra sự đầy đủ các dữ liệu thích hợp trong báo cáo. Chất lượng thông tin bao gồm: Thông tin thích hợp; Thông tin được cung cấp ngay khi cần; Thông tin được cập nhật kịp thời; Thông tin chính xác; Thông tin có thể tiếp cận dễ dàng bởi người có thẩm quyền.
- Chiến lược thông tin: Ngân hàng cần thực hiện thu nhập thông tin bên trong và bên ngoài, sau đó cung cấp cho người quản lý những báo cáo cần thiết về kết quả hoạt động liên quan đến các mục tiêu được đề ra của Ngân hàng. Việc cải tiến và phát triển hệ thống thông tin phải dựa vào kế hoạch chiến lược liên quan đến toàn bộ chiến lược của Ngân hàng và đáp ứng các mục tiêu ngày càng phát triển. Hệ thống thông tin sẽ phát triển nếu có sự hỗ trợ cụ thể của nhà quản lý bằng các nguồn lực thích hợp bao gồm nhân lực và tài chính.
Hai là, truyền thông: Truyền thông là thuộc tính vốn có của hệ thống thông tin. Truyền thông là việc cung cấp thông tin trong đơn vị (từ cấp trên
TRƯỜ NG ĐẠ I HỌ C KINH TẾ HU Ế
xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên, hoặc giữa các bộ phận có quan hệ hàng ngang) và với bên ngoài. Kiểm soát nội bộ là hữu hiệu khi các thông tin trung thực, đáng tin cậy và quá trình truyền thông được thực hiện chính xác, kịp thời. Các phương tiện dùng trong truyền thông rất đa dạng như: bản chỉ dẫn thực hiện, thư báo, thông báo, băng hình, truyền miệng qua các kỳ họp, các buổi hội thảo,... Một phương tiện truyền thông khác có tác động mạnh là hành động của những nhà quản lý.
- Truyền thông bên trong: Nhiệm vụ quản lý tài chính và các hoạt động quan trọng đòi hỏi thông tin được cung cấp một cách rõ ràng và chính xác từ các nhà quản lý cấp cao để các nhân viên cấp dưới thực hiện nghiêm túc. Song song với phương tiện truyền thông từ trên xuống, các nhà quản lý cũng cần phải lắng nghe các thông tin phản hồi từ dưới lên để hoạt động của ngân hàng đạt hiệu quả cao.
- Truyền thông bên ngoài: Việc truyền thông không chỉ cần thiết bên trong mà còn cả bên ngoài ngân hàng. Cổ đông, người phân tích tài chính, người lập pháp cung cấp những yêu cầu của họ và họ có thể hiểu được những khó khăn mà ngân hàng phải đối phó. Khách hàng và người cung cấp có thể cung cấp những thông tin quan trọng trong quá trình kinh doanh, làm cho ngân hàng có khả năng đáp ứng những nhu cầu ngày càng phát triển của thị trường.
1.2.5.6. Giám sát, đánh giá
Giám sát là khâu cuối cùng của kiểm soát nội bộ, là một quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong suốt thời kì hoạt động để có các điều chỉnh và cải tiến thích hợp. Giám sát có một vai trò quan trọng, nó giúp kiểm soát nội bộ luôn duy trì sự hữu hiệu qua các thời kì khác nhau. Quá trình giám sát được thực hiện bởi những người có trách nhiệm nhằm đánh giá việc thiết lập và thực hiện các thủ tục kiểm soát.
- Giám sát được thực hiện ở mọi hoạt động trong ngân hàng và theo hai cách: Giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ.
+ Giám sát thường xuyên: Giám sát thường xuyên diễn ra ngay trong quá trình hoạt động của ngân hàng, do các nhà quản lý và nhân viên thực hiện trách
TRƯỜ NG ĐẠ I HỌ C KINH TẾ HU Ế
nhiệm của mình. Giám sát thường xuyên thường được áp dụng cho những yếu tố quan trọng trong kiểm soát nội bộ. Giám sát để đánh giá việc thực hiện các hoạt động thường xuyên của nhân viên nhằm xem xét hệ thống KSNB có nên tiếp tục thực hiện chức năng nữa hay không.
+ Đánh giá định kỳ: Đánh giá định kỳ được thực hiện thông qua chức năng kiểm soát nội bộ và kiểm toán độc lập. Qua đó phát hiện kịp thời những yếu kém trong hệ thống và đưa ra biện pháp hoàn thiện. Phạm vi và tần suất giám sát phụ thuộc vào mức độ rủi ro.
Việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tự bản thân nó cũng là một quy trình. Người đánh giá phải am hiểu mọi hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, phải xác định được làm thế nào để hệ thống thực sự hoạt động.
Nội dung công tác giám sát, đánh giá đối với nghiệp vụ tín dụng tại NHCSXH, chủ yếu bao gồm các nội dung sau:
Một là, kiểm tra việc chấp hành chính sách tín dụng, việc thực hiện quy trình, thủ tục cho vay các chương trình tín dụng ưu đãi: Thông qua hệ thống báo cáo thống kê để kiểm tra, đánh giá kết quả cho vay các chương trình tín dụng (đối tượng cho vay, mức cho vay, lãi suất cho vay); Kiểm tra, phân tích số liệu chi tiết trên hệ thống Intellect, hệ thống thông tin báo cáo IMSvề tình hình chất lượng tín dụng (nợ quá hạn, nợ khoanh, lãi tồn của từng HĐT, xã phường, Tổ TK&VV).
Hai là, kiểm tra tình hình hoạt động tín dụng: Kiểm tra tính pháp lý của hồ sơ tín dụng (việc lưu giữ hồ sơ Tổ TK&VV; đối tượng thụ hưởng, đối tượng vay vốn, thời hạn, lãi suất cho vay; việc chấp hành quy trình, thủ tục cho vay, phân kỳ hạn trả nợ, kết quả thu nợ, thu lãi, gia hạn nợ, cho vay lưu vụ, chuyển nợ quá hạn,...; Kiểm tra tính pháp lý và hồ sơ thực hiện đảm bảo tiền vay; hồ sơ xử lý vụ việc tham ô, chiếm dụng, sử dụng vốn sai mục đích,...
Ba là, kiểm tra, đối chiếu một số khách hàng vay vốn: Kiểm tra, đối chiếu trực tiếp tại một số khách hàng vay vốn để đánh giá về tình hình sử dụng tiền vay, tiền gửi tiết kiệm; kiểm tra các món vay có tài sản đảm bảo nhằm đánh giá khả năng trả nợ, trả lãi và việc thực hiện nghĩa vụ trả nợ ngân hàng của khách hàng vay vốn.