Trong những năm trước đây, việc giao kết của Công ty Nhiệt điện Uông Bí diễn ra theo quy trình đơn giản: Chỉ cần có nhu cầu, Lãnh đạo giao cho phòng Kế hoạch vật tư tìm đối tác và soạn thảo hợp đồng hoặc để đối tác soạn thảo rồi tự kiểm
tra trên cơ sở hợp đồng mẫu, sau đó trực tiếp trình Giám đốc ký kết thực hiện. Quá trình thực hiện vướng đến đâu lại trực tiếp xin ý kiến lãnh đạo chỉ đạo giải quyết đến đó và thường thì phải chấp nhận những bất lợi do sự thiếu chặt chẽ ngay từ khi soạn thảo hợp đồng. Về nội dung hợp đồng cũng chỉ sử dụng lối tư duy kinh tế đơn thuần nên chỉ theo mẫu chung gồm các điều khoản thông thường như thông tin cơ bản các bên tham gia hợp đồng; đối tượng hợp đồng; điều khoản giá cả; điều khoản giao nhận hàng; điều khoản thanh toán; điều khoản quyền và nghĩa vụ các bên và thường không có các điều khoản dự phòng.
Việc đơn giản hóa và chỉ giao nhiệm vụ tìm đối tác, đàm phán, soạn thảo, tham mưu ký kết hợp đồng cho một phòng ban chức năng chỉ chuyên về thương mại, không có đủ các chuyên môn sâu về kế toán, kỹ thuật, pháp lý cũng như việc sơ sài, hời hợt trong cách thức soạn thảo hợp đồng (chỉ dùng các điều khoản chung chung theo mẫu) đã khiến Công ty gặp rủi ro lớn trong nhiều thương vụ, gây thất thoát, thua thiệt, tăng chi phí.
Những năm gần đây, Tập đoàn điện lực Việt nam đã quan tâm hơn tới việc xây dựng các quy chế, quy định về công tác mua sắm hàng hóa dịch vụ cho sản xuất, bên cạnh đó công tác thanh kiểm tra cũng thường xuyên và chặt chẽ hơn nên các đơn vị phụ thuộc cũng phải cập nhật và tuân thủ các quy chế, quy định liên quan đến công tác giao kết và thực hiện HĐTM làm cơ sở để thực hiện.
Ngoài việc tuân thủ các quy định của Luật dân sự, Luật thương mại, Luật doanh nghiệp, Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 ngày 26/11/2013, Nghị định 63/2014/NĐ-CP của Thủ tướng Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật đấu thầu về lựa chọn nhà thầu, Công ty còn phải tuân thủ và thực hiện theo các quy chế, quy định liên quan đến giao kết hợp đồng của Tập đoàn Điện Lực Việt nam gồm: Quy chế về công tác đấu thầu sử dụng chi phí sản xuất kinh doanh ban hành kèm theo QĐ 126/QĐ-EVN ngày 26/7/2017 và Quy chế về công tác quản trị trong Tập đoàn Điện lực Việt nam ban hành theo QĐ 328/QĐ-EVN ngày 28/8/2018.
Quy chế về công tác đấu thầu sử dụng chi phí sản xuất kinh doanh ban hành kèm theo QĐ 126/QĐ-EVN ngày 26/7/2017
Để phục vụ sản xuất, Công ty phải tổ chức để có các yếu tố đầu vào là Nhiên liệu, vật liệu, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. tất cả các yếu tố đầu vào đều phải thực hiện thông qua đấu thầu để đảm bảo minh bạch, tiết kiệm chi phí. Quy chế về công tác đấu thầu sử dụng chi phí sản xuất kinh doanh ban hành kèm theo QĐ 126/QĐ-EVN quy định rõ hơn các quy định của Luật đấu thấu số 43/2013/QH13 áp dụng trong Tập đoàn Điện lực Việt nam để phù hợp hơn với đặc thù của ngành điện, phù hợp với các yếu tố đầu vào để sản xuất ra điện. Quy chế gồm 10 chương, 45 điều, trong đó quy định phạm vi, nguyên tắc, hình thức thực hiện của các nội dung của đề nghị giao kết hợp đồng. Cụ thể tại Chương 2 Tổ chức lựa chọn nhà thầu quy định rõ về các nội dung liên quan đến chuẩn bị và đề nghị giao kết hợp đồng.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh Tổng công ty giao cho các đơn vị về chi phí sản xuất kinh doanh hàng năm, trong đó phân loại chi phí của các yếu tố đầu vào phục vụ cho sản xuất bao gồm: Nhiên liệu, Vật liệu, sửa chữa lớn, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khác bằng tiển... Theo đó đơn vị bóc tách thành các gói thầu cần phải đấu thầu để lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
Nội dung KHLCNT bao gồm: tên gói thầu, nguồn vốn, giá gói thầu, hình thức và phương thức lựa chọn nhà thầu, loại hợp đồng, thời gian bắt đầu tổ chức lựa chọn nhà thầu và thời gian thực hiện hợp đồng.
Việc phân chia các gói thầu phải căn cứ theo tính chất kỹ thuật, trình tự triển khai thực hiện của hoạt động mua sắm. Quy mô của gói thầu phải phù hợp với năng lực của các nhà thầu trên thị trường để đảm bảo tính cạnh tranh của công tác đấu thầu. Căn cứ lập KHLCNT
a) Đối với công tác sửa chữa tài sản cố định, KHLCNT phải được lập trên cơ sở phương án kỹ thuật và dự toán sửa chữa hoặc dự toán hạng mục được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
b) Đối với các hoạt động mua sắm sử dụng chi phí SXKD khác, KHLCNT được lập trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh được duyệt.
KHLCNT phải được lập, trình Người có thẩm quyền phê duyệt. Người có thẩm quyền phải tổ chức thẩm định KHLCNT trước khi phê duyệt. Sau khi KHLCNT được phê duyệt thì tổ chức lập hồ sơ mời thầu.
Công tác soạn thảo HSMT và tiêu chuẩn đánh giá thầu phải đảm bảo tính minh bạch, cạnh tranh và hiệu quả của công tác đấu thầu. Đối với những hạng mục công việc quan trọng trong gói thầu cần phải được kiểm soát chặt chẽ về chất lượng và tiến độ thì trong HSMT phải có quy định yêu cầu cụ thể về năng lực, kinh nghiệm của Nhà thầu trực tiếp thực hiện hạng mục công việc đó (Nhà thầu chính hoặc Nhà thầu phụ). Tiêu chuẩn đánh giá thầu là một phần không tách rời của HSMT và được lập phù hợp với Quy định của Luật Đấu thầu và Mẫu HSMT.
Tiêu chuẩn đánh giá thầu phải được quy định chi tiết, đầy đủ trong HSMT và là cơ sở để đánh giá các HSDT. Sau thời điểm đóng thầu, không được phép thay đổi tiêu chuẩn đánh giá thầu so với tiêu chuẩn đã công bố cho nhà thầu trong HSMT và các tài liệu làm rõ, bổ sung trước thời điểm đóng thầu. Trong trường hợp áp dụng loại hợp đồng theo đơn giá cố định hoặc theo đơn giá điều chỉnh thì HSMT phải quy định cụ thể giá trị chi phí dự phòng cố định và nguyên tắc sử dụng trong dự thảo Hợp đồng để làm cơ sở thực hiện Hợp đồng. HSMT phải quy định rõ giá dự thầu của nhà thầu phải bao gồm chi phí dự phòng cố định này.
Sau khi mở thầu Tổ chuyên gia thực hiện việc đánh giá thầu và lập báo cáo kết quả đánh giá HSDT. Nhà thầu xếp hạng thứ nhất vào tiến hành thương thảo hợp đồng. Trong trường hợp đấu thầu chỉ có 01 nhà thầu tham gia hoặc chỉ có 01 nhà thầu đáp ứng yêu cầu kỹ thuật thì hủy thầu và tổ chức đấu thầu lại (trừ trường hợp đặc biệt báo cáo HĐTV EVN xem xét, quyết định)
Quy chế về công tác quản trị trong Tập đoàn Điện lực Việt nam ban hành theo QĐ 328/QĐ-EVN ngày 28/8/2018.
Trong Quy chế quy định về công tác chấp nhận giao kết quy định tại Chương XI , trong đó từ điều 157 đến điều 168 quy định rõ nguyên tắc ký kết , các hình thức
hợp đồng, tổ chức đàm phán, thẩm định kết quả đàm phán để đi đến thông qua và ký kết hợp đồng.
Dự thảo hợp đồng cần phải được soạn thảo chặt chẽ, rõ ràng, đủ ý. Mỗi câu văn chỉ được hiểu theo một ý, không được dùng những từ có nghĩa chung chung, từ địa phương hay cách gọi dân gian và phải đạt được sự tương quan về ngữ nghĩa khi dịch sang tiếng nước ngoài. Đối với những hàng hóa có tên khoa học, có tiêu chuẩn chất lượng đã đăng ký thì phải ghi theo tên khoa học, tiêu chuẩn chất lượng hàng hóa đã đăng ký.
Đối với các hợp đồng thông qua đấu thầu, Bộ phận chủ trì đàm phán hợp đồng căn cứ các yêu cầu trong Hồ sơ mời thầu và Hồ sơ dự thầu để thực hiện đàm phán hợp đồng. Việc đàm phán hợp đồng có thể qua hình thức gặp gỡ trao đổi trực tiếp hoặc trao đổi bằng điện thoại, thư tín, email để các bên đi đến thống nhất và ký kết hợp đồng. Kết quả cuộc đàm phán hợp đồng phải ghi thành biên bản và được đại diện các bên ký xác nhận. Biên bản đàm phán hợp đồng là cơ sở để hoàn thiện hợp đồng. Sau khi kết thúc quá trình đàm phán hợp đồng, bộ phận chủ trì đàm phán tổng hợp kết quả trình người có thẩm quyền phê duyệt và ký kết hợp đồng.
Việc xây dựng các quy chế, quy định trong Tập đoàn Điện Lực Việt nam giúp cho các đơn vị thực hiện một cách thống nhất trong toàn Tập đoàn, các đơn vị có quy trình hướng dẫn rõ ràng, cụ thể để thực hiện. Tuy nhiên khi áp dụng vào thực tiễn, các đơn vị cũng phải tùy theo điều kiện cụ thể trong hoạt động sản xuất kinh doanh để thực hiện sao cho vừa đảm bảo theo các quy chế, quy định vừa hoàn thành hiệu quả công tác ký kết và thực hiện hợp đồng đáp ứng kịp thời cho sản xuất kinh doanh điện.
Việc xây dựng các quy định và thường xuyên thanh kiểm tra đã thay đổi nhận thức và hành động để khắc phục những bất cập trong việc giao kết HĐTM tại Công ty Nhiệt điện Uông Bí đã phần nào hạn chế được các rủi ro trong thời gian vừa qua, các HĐTM được ký kết chặt chẽ hơn, chi tiết hơn tùy thuộc vào tính chất của từng loại và từng đối tượng hợp đồng.
Tuy nhiên, khi Công ty áp dụng vào thực tế thực hiện, tác giả vẫn nhìn thấy những tồn tại cần tiếp tục điều chỉnh trong công tác này, tác giả sẽ đề cập chi tiết khi phân tích ở các phần tiếp theo.
2.2.2.Thực tiễn đề nghị giao kết hợp đồng tại Công ty.
Đưa các quy định của Tập đoàn Điện lực Việt nam vào thực tiễn thực hiện, Công ty giao cho các đơn vị chức năng, đặc biệt là Phòng KHVT là đơn vị xây dựng và quản lý hợp đồng từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng, bên cạnh đó là Phòng Kỹ thuật, phòng Tài chính và Kế toán và các đơn vị liên quan để xây dựng hợp đồng .
Mỗi hình thức lựa chọn nhà thầu thì quy trình từ đầu đến bước ký hợp đồng có những điểm khác nhau và việc phân công đảm nhiệm công việc giữa các phòng chức năng, Tổ chuyên gia, tổ thẩm định khác nhau. Tôi xin trình bày các bước cơ bản của đề nghị giao kết qua sơ đồ như sau:
Sơ đồ 2.2: Các bƣớc thực hiện giao kết hợp đồng
Bước 1 Tổ chuyên gia
Bước 2
Tổ thẩm định kiểm tra hồ sơ báo cáo Giám đốc Công ty
ban hành QĐ
Bước 3 Phòng Kế hoạch VT
Bước 4 Phòng Kế hoạch VT
Bước 5 Tổ chuyên gia chấm
thầu Trên cơ sở kế hoạch lựa chọn nhà
thầu, lập HSMT/HSYC
Phê duyệt
Phát hành công văn mời thầu
Tiếp nhận Hồ sơ dự thầu/HSĐX
Mở thầu, chấm thầu, đàm phán thương thảo với nhà thầu
Kổ chuyênlựa chọn nhà thầu đưa chọn nhà thầum thầuồ sơ báo cáo Giám đốc C, trong đó, phê duyệt chi tiết từng gói thầu mua sắm hàng hóa dịch vụ (Phụ lục- biểu 1) đbiểu 1 phê duyệt chi tiết từng gói thầu mua sắm .
Tại Bước 1 và Bước 2, và Bước 3 là chuẩn bị cho đề nghị giao kết (Về mặt pháp lý, đây là viêc đưa ra chào hàng không ràng buộc về pháp lý đối với người chào), căn cứ vào các nội dung gói thầu được phê duyệt, Tổ chuyên gia bao gồm các bộ phận: Kỹ thuật, Kế hoạch, Tài chính kế toán lập Hồ sơ mời thầu hoặc Hồ sơ yêu cầu trình Giám đốc Công ty. Tổ thẩm định kiểm tra lại các nội dung, lập báo cáo thẩm trình trình Giám đốc ban hành Quyết định phê duyệt HSMT/ HSYC.
Phát hành công văn mời thầu: Đối với các gói thầu phải đấu thầu rộng rãi thì Công văn mời thầu được phát hành trên mạng đấu thầu quôc gia, đây là đề nghị giao kết tới công chúng (phương thức đề nghị gián tiếp), tất cả các nhà thầu có khả năng và năng lực đều có thể tham gia.
Đối với các gói thầu chỉ định thầu hoặc chào hàng cạnh trạnh thì Công ty phát hành tới các nhà thầu cụ thể (phương thức đề nghị trực tiếp) đề nghị nhà thầu nộp Hồ sơ đề xuất theo các nội dung được nêu trong Hồ sơ yêu cầu.
Thời hạn chờ trả lời đề nghị xác định do Công ty ấn định trên cơ sở quy định của Luật đấu thầu, đối với gói thầu dưới 10 tỷ, thời gian đăng tin là 10 ngày , đối với gói trên 10 tỷ thời gian là 20 ngày để nhà thầu có đủ thời gian nghiên cứu khảo sát để lập HSDT/ HSĐX.
Trong HSMT, HSYC nêu rõ các nội dung chủ yếu ( loại hàng hóa dịch vụ cần cung cấp, tiêu chuẩn quy cách kỹ thuật, số lượng cần cung cấp, tiến độ...) theo đó nhà thầu lập HSDT/ HSĐX trong đó nêu các nội dung đáp ứng được theo yêu cầu của HSMT/HSYC với giá cả gói thầu nhà thầu đề nghị.
Đề nghị giao kết hợp đồng được thể hiện bắt đầu từ Bước 4 Tiếp nhận hồ sơ dự thầu. Các nhà thầu nộp hồ sơ cho Công ty Nhiệt điện Uông bí, chính là việc đưa ra đề nghị giao kết hợp đồng, thể hiện rõ ý chí muốn giao kết và bị ràng buộc về mặt pháp lý với đề nghị giao kết đó. Trên công văn thông báo mời thầu thì cũng ghi
rõ thời hạn đóng thầu và thời gian mở thầu. Theo đó, Bước 4 nhà thầu phải nộp HSDT/ HSĐX trước thời gian đóng thầu.
Bước 5, Tổ chuyên gia sẽ mở HSDT/ HSĐX theo thời gian đã ấn định và lập biên bản mở thầu. Trên biên bản có đầy đủ các thông tin về tên nhà thầu tham dự, giá dự thầu , thời gian thực hiện hợp đồng nhà thầu có thể thực hiện được. Biên bản được gửi tới các nhà thầu để biết.
Sau đó, các thành viên Tổ chuyên gia chấm thầu sẽ xem xét chi tiết các nội dung nhà thầu có thể đáp ứng được nêu trong HSDT/HSĐX , đối chiếu với các tiêu chuẩn gồm: Kinh nghiệm, năng lực kỹ thuật , năng lực tài chính, giá cả .. mỗi tiêu chí có các mức điểm hoặc kết quả đạt hoặc không đạt. Tổ chuyển gia sẽ tổng hợp điểm chấm của các thành viên để xếp hạng nhà thầu. Nhà thầu nào có điểm chấm cao nhất hoặc các yếu tố đạt và giá cả thấp nhất thì xếp hạng nhất, sau đó hạng hai, hạng ba....
Căn cứ vào kết quả xếp hạng, Công ty mời nhà thầu xếp hạng nhất vào thương thảo cụ thể các điều khoản của hợp đồng trên cơ sở HSMT/HSYC, HSDT/HSĐX, từ đó xây dựng dự thảo hợp đồng và trình Giám đốc Công ty phê duyệt.