tại Công ty Nhiệt điện Uông Bí
3.2.1. Giải pháp trong các bước xây dựng, giao kết và thực hiện hợp đồng thương mại mại
Để thực hiện được kế hoạch sản lượng Tổng công ty giao, đưa Công ty vượt qua khó khăn trong giai đoạn hiện nay, từng bước tăng trưởng và phát triển, một trong các nhiệm vụ quan trọng hàng đầu là thúc đẩy hiệu quả của việc giao kết và thực hiện HĐTM. Quan điểm định hướng của tác giả đối với việc tìm ra các giải pháp thúc đẩy hiệu quả của việc giao kết và thực hiện HĐTM tại Công ty Nhiệt điện Uông Bí như sau:
Thứ nhât, công tác chuẩn bị giao kết (Tổ chức lựa chọn nhà thầu) có sự chuẩn bị cẩn thận, chặt chẽ, thận trọng, có sự phối kết hợp tốt giữa các phòng, đơn vị liên quan
Như tác giả đã đề cập, trước những năm đây, Công ty đa phần ký HĐTM với các bạn hàng truyền thống, đối tác thường là những đối tác tin cậy, thông tin về đối tác được Công ty nắm chắc, tập quán và thói quen thương mại được các bên hiểu rõ, mặt khác số lượng các giao dịch thương mại chưa nhiều, vì thế công tác tổ chức lựa chọn nhà thầu trước khi giao kết và thực hiện các HĐTM cũng chưa được chú trọng.
Ngày nay với nhu cầu mở rộng sản xuất, thị trường hàng hóa dịch vụ có tính cạnh tranh cao vì vậy trước khi giao kết và thực hiện HĐTM, Công ty cần thực hiện tốt công tác lựa chọn nhà thầu để ký kết được với nhà thầu tốt nhất, phù hợp nhất, giá cả hợp lý nhất. Mặt khác, số lượng đối tác đang ngày càng nhiều và đa dạng hơn, trên thị trường, bên cạnh những đối tác đáng tin cậy còn có rất nhiều các doanh nghiệp “ma” (pháp nhân không hợp pháp, không có tư cách pháp nhân; địa chỉ “ma”, chủ thể ký kết không đủ thẩm quyền...), họ có thể khiến Công ty gặp phải những rủi ro không đáng có khi giao kết và thực hiện HĐTM. Vì thế việc tìm kiếm thông tin về các đối tác thực sự rất cần thiết, giúp Công ty phòng ngừa các rủi ro liên quan đến tư cách pháp lý của đối tác và người đại diện ký kết. Đội ngũ làm công tác liên quan đến ký kết hợp đồng phải thường xuyên cấp nhật vào các trang thông tin của Bộ kế hoạch và đầu tư, Báo đấu thầu, Tổng cục thuế để nắm bắt thông tin các nhà thầu về tình trạng hoạt động, có vi phạm trong công tác tham gia đấu thầu tại đơn vị khác không, năng lực hoạt động .... qua đó nắm bắt các thông tin để phục vụ cho công tác chọn danh sách các nhà thầu, công tác chấm thầu.
Thứ hai, công tác soạn thảo Hồ sơ mời thầu và tiêu chuẩn đánh giá thầu cẩn trọng, chính xác nhưng phù hợp với tình hình thực tế
Hiện nay, công tác lập HSMT còn chưa chặt chẽ, rõ ràng về thông số kỹ thuật nên dẫn tới nhà thầu thầu hiểu sai quy cách vật tư, thiết bị nên phải trả lại hàng hóa dẫn tới tranh cãi về tiêu chuẩn hàng hóa. Thông số kỹ thuật là tiêu chí vô cùng quan trọng để nhà thầu tham gia hiểu rõ về quy cách, chủng loại vật tư, thiết bị cần cung cấp. Đối với Công ty , nhiều thiết bị trong hồ sơ thiết kế quy định rất rõ về bản vẽ, thông số , tuy nhiên cũng có một số vật tư thiết bị trong hồ sơ của nhà thầu xây lắp không ghi rõ, cụ thể. Bên cạnh đó chu kỳ sửa chữa đại tu dài 4 năm, có thiết bị đến 10 năm mới sửa chữa 1 lần nên với kỹ thuật viên chưa có kinh nghiệm, thời gian công tác ngắn thì việc xác định các thông số kỹ thuật không phải là điều dễ dàng. Do đó, phải có yêu cầu cao , chính xác trong việc xác định các thông số kỹ thuật để đưa vào HSMT.
Công tác soạn thảo HSMT và tiêu chuẩn đánh giá thầu phải đảm bảo tính minh bạch, cạnh tranh. Không đưa vào HSMT các tiêu chí làm mất tính cạnh tranh
của hoạt động mua sắm. Không được đưa vào các yêu cầu cố định, có hạn (nguồn gốc, xuất xứ..) mà chỉ có một nhà thầu mới có khả năng đáp ứng, trong khi thiết bị, vật tư nhà thầu khác cũng có thể sử dụng được.
Tiêu chuẩn đánh giá thầu là một phần không tách rời của HSMT và rất quan trọng. Tiêu chuẩn đánh giá thầu phải được quy định chi tiết, đầy đủ trong HSMT và là cơ sở để đánh giá các HSDT, cuối cùng chọn được nhà thầu có uy tín năng lực có khả năng thực hiện gói thầu tốt nhất cho Công ty.
Có quy định về các hình thức xử lý kỷ luật khi cá nhân vi phạm quy định này để phòng ngừa có trường đưa vào các điểm, tiêu chí có lợi cho một số nhà thầu để nhà thầu đó có khả năng trúng thầu cao hơn các nhà thầu khác.
Thứ ba, công tác Đánh giá HSDT độc lập, khách quan, đầy đủ thông tin.
Các thành viên tổ chuyên gia làm việc độc lập, khách quan , bám sát vào các quy định của nhà ước và HSMT để chấm HSDT để lực chọn được nhà thầu có đủ năng lực, kinh nghiệm, trình độ, khả năng thực hiện gói thầu. Khi HSDT chưa rõ các thông tin thì phải có công văn đề nghị làm rõ, có đầy đủ các thông tin , cơ sở rõ ràng thì mới có đưa ra các ý kiến quan điểm chấm cho nhà thầu đạt hay không đạt lần lượt theo từng bước.
Thứ tư, nâng cao công tác soạn thảo Dự thảo hợp đồng và tổ chức đàm phán
Dự thảo hợp đồng cần phải được soạn thảo chặt chẽ, rõ ràng, đủ ý. Nội dung dự thảo hợp đồng cần có ý kiến của cán bộ, chuyên gia về kỹ thuật, tài chính, thương mại, pháp lý để đảm bảo hoàn thiện tất cả các nội dung phù hợp với đặc thù Công ty, thuận lợi cho quá trình thực hiện và giám sát hợp đồng của hai bên.
Thứ năm, nâng cao công tác thẩm định kết quả lựa nhà thầu
Đây là khâu thẩm định giúp việc cho lãnh đạo Công ty để đi đến ký kết hợp đồng. Kiểm tra lại các quá trình chấm thầu và việc xếp hạng các nhà thầu theo tiêu chí đã phù hợp chưa. Sau khi nhà thầu được chọn đạt hạng nhất thì thẩm định Dự thảo hợp đồng. Nội dung thẩm định về mặt pháp lý, kỹ thuật, thương mại và tài
chính của dự thảo hợp đồng gồm: Đánh giá sự phù hợp về mặt kỹ thuật của hợp đồng so với kế hoạch đàm phán hợp đồng đã được phê duyệt; Đánh giá tính hiệu quả về mặt thương mại, tài chính của Hợp đồng.
Thứ sáu, chú trọng công tác theo dõi giám sát việc thực hiện hợp đồng
Sau khi ký kết Phòng KHVT chủ trì tổ chức và theo dõi thực hiện hợp đồng. Phòng chủ trì thực hiện hợp đồng có trách nhiệm nghiên cứu toàn bộ nội dung hợp đồng, trên cơ sở đó xây dựng khung tiến độ thực hiện hợp đồng, đồng thời lập các bảng mô tả ngắn gọn về các yêu cầu cần đạt được, quyền và nghĩa vụ của các bên tương ứng với từng mốc thời gian tiến độ của hợp đồng, xây dựng phương án kiểm soát các rủi ro dự kiến phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng gửi tới các đơn vị liên quan để phối hợp, Phòng kỹ thuật giám sát về công tác kỹ thuật, Phòng KHVT nghiệm thu hàng hóa đưa đến chân công trình, Phòng An toàn MT giám sát an toàn lao động....
Do đó có thể phát hiện kịp thời các nguy cơ vi phạm hợp đồng để thực hiện ngay các biện pháp cần thiết để kiểm soát rủi ro và đưa ra phương án khắc phục, báo cáo cho người có thẩm quyền xem xét, quyết định.
3.2.2 Giải pháp sửa đổi, bổ sung các Quy chế, quy định liên quan đến việc giao kết và thực hiện Hợp đồng thương mại
Hiện nay, cùng với việc hoàn thiện các bộ luật, các nghị định quy định của Chính phủ ngày càng hoàn thiện về công tác đấu thầu, lựa chọn nhà thầu và ký kết hợp đồng. Việc xây dựng các quy chế , quy định về công tác đầu thầu và mua sắm được Tập đoàn điện lực Viêt nam, Tổng công ty Phát điện 1 đã quan tâm chú trọng nên các quy chế , quy định khá rõ ràng, chi tiết và đầy đủ.
Việc sắp xếp các quy định rời rạc đã được tập trung về quy chế về công tác quản trị, quy chế về công tác đấu thầu, thuận lợi hơn cho việc tra cứu và áp dụng như: Quy chế về công tác quản trị trong Tập đoàn Điện lực Việt nam ban hành theo QĐ 328/QĐ-EVN ngày 28/8/2018, Quy chế về công tác đấu thầu sử dụng chi phí sản xuất kinh doanh ban hành kèm theo QĐ 126 /QĐ-EVN ngày 26/7/2017.
Hiện nay, Quy chế về công tác đấu thầu sử dụng chi phí sản xuất kinh doanh ban hành kèm theo QĐ 126 /QĐ-EVN ngày 26/7/2017 nội dung chủ yếu về công tác
đề nghị giao kết hợp đồng như quy định về tổ chức lựa chọn nhà thầu , các hình thức lựa chọn, các quy định về mua sắm mang tính đặc thù của ngành điện và có 02 điều liên quan đến công tác thực hiện hợp đồng là Điều 15. Hợp đồng và Điều 43 Xử lý vi phạm trong đấu thầu và thực hiện hợp đồng.
Quy chế về công tác quản trị trong Tập đoàn Điện lực Việt nam ban hành theo QĐ 328/QĐ-EVN ngày 28/8/2018: Đây là quy chế lớn của Tập đoàn, trong đó có các điều liên quan đến công tác quản lý, điều hành Tập đoàn; nguyên tắc và chế độ làm việc các cấp quản lý điều hành Tập đoàn; xây dựng ban hành quy chế; giám sát và đánh giá hiệu quả, truyền thông và quan hệ cộng đồng... Chương XI Quản lý ký kết và thực hiện hợp đồng có 22 điều từ Điều 157 đến Điều 178 từ Nguyên tắc ký kết và thực hiện hợp đồng đến Xử lý vi phạm.
Công tác giao kết và thực hiện hợp đồng là các phần việc liên quan mật thiết đến nhau do đó để các đơn vị thuận tiện trong việc áp dụng các quy định vào thực tiễn và có tính tổng thể, xuyên suốt cũng như phân công công việc giữa các phòng, bộ phận thì các điều khoản về giao kết và thực hiện hợp đồng thi nên được đưa vào tập trung trong một quy chế riêng, sẽ thuận tiện dễ dàng và có tính hệ thống.
Như vậy, khi có thay đổi các quy định của Luật , Nghị định cho Chính Phủ ban hành liên quan đến giao kết và thực hiện hợp đồng thì chỉ cần sửa đổi bổ sung ở một quy chế tập trung về công tác giao kết và thực hiện hợp đồng trong các đơn vị trực thuộc Tập đoàn.