Bộ máy hoạt động của SHB- Tây Hà Nội được tổ chức dựa trên cơ cấu bộ máy chung của tồn Ngân, cụ thể:
32
Ban giám đốc: Cĩ chức năng điều hành chung tồn bộ hoạt động của chi nhánh, nắm bắt tình hình hoạt động kinh doanh, đề xuất các kế hoạch, phuơng án kinh doanh, chuơng trình đào tạo, phối hợp với các phịng ban khác nhằm quản lý tốt về mặt hiệu quả hoạt động, nhân tố con nguời để đạt đuợc mục tiêu chung của tồn chi nhánh.
Phịng Kiểm sốt nội bộ: Cĩ chức năng kiểm tra, kiểm sốt tồn bộ các mặt trong hoạt động kinh doanh của chi nhánh đảm bảo thực hiện theo đúng quy trình, quy chế, theo đúng hiến pháp và pháp luật.
Phịng thanh tốn quốc tế: Với xu thế hội nhập Quốc tế, phịng Thanh tốn Quốc tế đang ngày càng cĩ vị thế quan trọng. Chức năng và nhiệm vụ của phịng là thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh mua bán ngoại tệ thơng qua các hợp đồng mua bán ngoại tệ với KH; thực hiện cơng tác thanh tốn quốc tế thơng qua mạng SWIFT SHB; Thực hiện các dịch vụ kiều hối và chuyển tiền, mở tài khoản khách hàng nuớc ngồi, hỗ trợ tiếp nhận xử lý các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ khi cĩ phát sinh từ các bộ phận khác.
Phịng Khách hàng doanh nghiệp. Đảm nhận tồn bộ mảng KHDN của chi nhánh bao gồm tìm kiếm các doanh nghiệp mới cĩ tiềm năng để mở rộng số luợng khách hàng sử dụng sản phẩm ngân hàng. Tu vấn giới thiệu các sản phẩm Ngân hàng tới KH nhu hợp đồng tiền gửi, dịch vụ thanh tốn, đặc biệt là các khoản cấp tín dụng. Các CBNV phịng KHDN cĩ nhiệm vụ giúp đỡ khách hàng chuẩn bị hồ sơ đẩy đủ, thẩm định khách hàng, đề xuất cấp tín dụng cho các KH đuợc đánh giá tốt theo phân cấp ủy quyền. Đối với các hồ sơ vuợt thẩm quyền phán quyết của Giám đốc chi nhánh thì lập hồ sơ trình Tổng giám đốc để xem xét phê duyệt. Bên cạnh cơng tác tìm kiếm khách hàng mới, một nhiệm vụ khác của phịng KHDN là theo dõi, tái thẩm định các khoản cấp tín dụng đang tồn tại, phân loại nợ nhằm đề xuất phuơng án dự phịng rủi ro và phuơng án xử lý thích hợp khi khách hàng cĩ những dấu hiệu bất lợi liên quan đến khả năng hồn trả gốc lãi khoản vay đúng thời hạn.
Phịng Khách hàng cá nhân: Tuơng tự phịng KHDN, phịng KHCN đảm nhiệm tồn bộ các nghiệp vụ liên quan đến KHCN mà nội dung chủ yếu là huy
33
đơng vốn từ dân cư, cung cấp các dịch vụ thanh tốn và tín dụng cá nhân. Phịng KHCN cũng cĩ nhiệm vụ tiếp nhận các yêu cầu KH chuyển các bộ phận khác hỗ trợ xử lý.
Phịng kế tốn. Cĩ chức năng hạch tốn kế tốn, hạch tốn thống kê. Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch tài chính, quyết tốn kế hoạch thu, chi tài chính, quỹ tiền lương. Tổng hợp, lưu trữ hồ sơ tài liệu về hạch tốn, kế tốn, quyết tốn và báo cáo theo quy định...
Phịng dịch vụ khách hàng: Tiến hành giao dịch trực tiếp với khách hàng thơng qua phần mềm, hỗ trợ giải đáp thắc mắc của KH khi phát sinh các tình huống liên quan đến sản phẩm dịch vụ. Hỗ trợ các phịng ban nghiệp vụ khác trong cơng tác hạch tốn kế tốn trên hệ thống phần mềm Ngân hàng khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến cơng tác kế tốn, ngân quỹ.
Phịng Ngân quỹ: Quản lý tồn bộ bộ phận ngân quỹ của chi nhánh, kiểm sốt lượng tiền ra vào, bảo quản, vận chuyển tiền theo đúng quy định của Ngân hàng. Hỗ trợ các bộ phận khác khi cĩ các giao dịch liên quan đến tiền mặt.
Phịng hỗ trợ tín dụng: Quản lý tồn bộ hồ sơ tín dụng của chi nhánh, hỗ trợ các chuyên viên tín dụng trong việc soạn thảo hợp đồng tín dụng, thẩm định khách hàng, tài sản bảo đảm, phương án dự án. Đơn đốc, giám sát khách hàng trong việc nghiêm chỉnh chấp hành các quy định trong hợp đồng tín dụng đã kí...
Phịng Cơng nghệ thơng tin: Quản lý tồn bộ mạng lưới cơng nghệ thơng tin của chi nhánh, đảm bảo hệ thống máy mĩc, phần mềm hoạt động luơn được thơng suốt nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động kinh doanh.
Phịng Marketing và CSKH: Là đơn vị trực tiếp nghiên cứu tham vấn với Trụ sở chính đưa ra các sản phẩm dịch vụ tốt tới khách hàng. Thực hiện các khảo sát về mức độ hài lịng của KH về các mặt sản phẩm, dịch vụ, thái độ CBNV...nhằm cải tiến chất lượng kinh doanh, cũng như đưa ra các chương trình tri ân, thu hút KH sử dụng sản phẩm dịch vụ của Ngân hàng.
Phịng kinh doanh thẻ: Thực hiện tồn bộ các chương trinh liên quan đến mảng kinh doanh thẻ, tiếp nhận xử lý các sự cố về thẻ của khách hàng. Xây dựng
34
các chương trình nhằm làm tăng doanh số sử dụng thẻ của tồn chi nhánh.
Phịng tổ chức hành chính: Xây dựng chương trình cơng tác hàng tháng, quý của Chi nhánh và đơn đốc việc thực hiện chương trình đã được Giám đốc phê duyệt; Tư vấn pháp chế trong việc thực thi các nhiệm vụ cụ thể về giao kết hợp đồng, tranh chấp dân sự, hình sự, kinh tế, lao động, hành chính liên quan đến cán bộ nhân viên và tài sản của Chi nhánh; Lưu trữ các văn bản pháp luật cĩ liên quan đến ngân hàng; quản lý con dấu của chi nhánh; thực hiện cơng tác hành chính, văn thư...