HÀNG NHÀ NƯỚC - CHI NHÁNH THÀNH PHỐ HÀ NỘI (2012-2015) 2.2.1. Quá trình hình thành và phát triển của Kiểm toán nội bộ Ngân hàng Nhà nước - Chi nhánh Thành phố Hà Nội
2.2.1.1. Quá trình hình thành
Thống đốc NHNN đã ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của chi nhánh NHNN tỉnh, thành phố (theo quyết định số 25/1999/QĐ-NHNN9 ngày 11/1/1999). Tại quy chế trên, công tác kiểm toán, kiểm soát nội bộ tại chi nhánh được tổ chức thành bộ phận.
Tại Hội nghị tổng kết hoạt động kiểm soát NHNN năm 1998, Thống đốc NHNN đã có kết luận về việc thành lập phòng Kiểm soát, kiểm toán nội bộ thay cho bộ phận kiểm soát, kiểm toán nội bộ (theo thông báo số 158/TB - VP5 ngày 19/4/1999 của văn phòng NHNN).
Ngân hàng Nhà nước - Chi nhánh TP Hà Nội đã tổ chức phòng Kiểm soát, kiểm toán nội bộ phù hợp với chức năng mà ban lãnh đạo NHNN giao.
Chức năng, nhiệm vụ của Phòng kiểm soát
1. Xây dựng chương trình, kế hoạch kiểm toán nội bộ tháng, quý, năm trình Giám đốc phê duyệt; chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức thực hiện.
34
2. Giúp Giám đốc thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ, kiểm soát tuân thủ về toàn bộ hoạt động của chi nhánh theo quy định của Thống đốc và của pháp luật.
3. Kiến nghị, đề xuất xử lý các vi phạm đuợc phát hiện thông qua công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ
4. Thực hiện các nhiệm vụ theo quy chế kiểm soát và kiểm toán nội bộ của Ngân hàng Nhà nuớc
5. Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thuộc Chi nhánh thực hiện các kết luận thanh tra, kiểm tra của các Đoàn thanh tra tại chi nhánh
6. Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo gửi NHNN theo quy định 7. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
1. Cơ cấu tổ chức của phòng kiểm soát
Truởng phòng (Kiểm soát viên
chính)
Phó truởng phòng (Kiểm soát viên
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức Phòng Kiểm soát
Cơ cấu tổ chức của Phòng kiểm soát bao gồm 6 cán bộ công chức trong đó có 01 trưởng phòng, 01 phó trưởng phòng và 04 cán bộ công chức.
về trình độ: 100% cán bộ của phòng đều có trình độ đại học về ngạch, bậc: Kiểm soát viên chính: 03 người, chiếm 50%
Kiểm soát viên: 01 người, chiếm 17% Chuyên viên: 02 người, chiếm 33% về độ tuổi: Số cán bộ trên 35 tuổi: 04 người, chiếm 67%
Số cán bộ từ 22 đến dưới 30: 02 người, chiếm 33%
Số cán bộ có độ tuổi trên 35 tuổi chiếm tỷ trọng cao, số cán bộ này có nhiều kinh nghiệm trong công tác, đặc biệt là công tác kiểm toán báo cáo tài chính, xây dựng cơ bản, song có hạn chế về kiến thức tin học và ngoại ngữ nên khó khăn trong việc triển khai các nghiệp vụ như kiểm toán tuân thủ của hoạt động tin học và quản lý ngoại hối.
2.2.2. Thực trạng công tác Kiểm toán nội bộ tại Ngân hàng Nhà nước -Chi nhánh Thành phố Hà Nội Chi nhánh Thành phố Hà Nội
2.2.2.1. Quy chế, quy trình kiểm toán nội bộ tại Ngân hàng Nhà nước - Chi nhánh TP Hà Nội
Chương trình kiểm
________toán________KếNăm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 hoạc h Thực hiện Kế hoạc h Thực hiện Kế hoạc h Thực hiện Kế hoạc h Thực hiện 36
- Hiện tại chi nhánh đang áp dụng quy chế Kiểm toán nội bộ theo quyết định số 321/QĐ.HAN-KS ngày 8/10/2012 của Giám đốc NHNN - Chi nhánh thành phố Hà Nội
- Về quy trình của một cuộc kiểm toán tại chi nhánh
Chuẩn bị kiểm toán:
Căn cứ kế hoạch kiểm toán hàng năm đã đuợc Ban giám đốc phê duyệt, truởng phòng hoặc phó truởng phòng Kiểm soát tiến hành thu thập và phân tích thông tin liên quan đến phòng, ban đuợc kiểm toán để lập đề cuơng kiểm toán. Trong đề cuơng kiểm toán phải xác định đuợc mục tiêu và phạm vi kiểm toán, nội dung kiểm toán và thời gian kiểm toán. Trên cơ sở đề cuơng và dự kiến nhân sự, phòng kiểm soát trình ban giám đốc ký duyệt đề cuơng và quyết định thành lập Đoàn kiểm toán và gửi tới phòng ban đuợc kiểm toán. Các thành viên còn lại sẽ tự nghiên cứu văn bản pháp quy liên quan đến hoạt động sắp đuợc kiểm toán.
Thực hiện kiểm toán:
Đây là giai đoạn kiểm toán viên sử dụng các phuơng pháp kiểm toán để kiểm toán các nội dung trong đề cuơng kiểm toán, thu thập những bằng chứng để chứng minh cho những nhận xét, đánh giá của mình. Trên cơ sở nội dung của truởng đoàn phân công, các kiểm toán viên căn cứ vào các văn bản, chế độ hiện hành của Nhà nuớc, của Ngành ngân hàng để tìm ra những sai sót, không phù hợp với chế độ. Trên cơ sở những dữ liệu đã đuợc cung cấp, kiểm toán viên tiến hành phân tích, so sánh các thông tin, các chỉ số, các tỷ lệ từ đó rút ra các nhận xét, đánh giá. Việc xem xét thận trọng các bằng chứng kiểm toán đuợc kiểm toán viên thực hiện truớc khi đua ra nhận xét, kiến nghị. Trong quá trình kiểm toán, khi thấy cần thiết, các kiểm toán viên sẽ trao đổi trực tiếp với các cán bộ thực hiện nghiệp vụ tại phòng/ban đang đuợc kiểm toán để làm rõ hơn những bằng chứng và nhận xét, đánh giá của mình. Khi
37
hoàn thành nội dung phần việc được giao, kiểm toán viên có trách nhiệm lập báo cáo gửi trưởng đoàn kiểm toán về quá trình thực hiện kiểm toán, cơ sở đưa ra nhận xét, kết luận; chấp hành ý kiến chỉ đạo, kết luận của trưởng đoàn.
Lập báo cáo kiểm toán:
Gần kết thúc đợt kiểm toán, căn cứ vào bằng chứng kiểm toán và các nhận xét, đánh giá của các thành viên trong đoàn, trưởng đoàn kiểm toán tiến hành tổng hợp và dự thảo báo cáo kết quả kiểm toán, trong đó nêu rõ căn cứ để thực hiện kiểm toán, nội dung, phạm vi, giới hạn và kết quả kiểm toán.
Dự thảo kết quả kiểm toán sẽ được gửi tới phòng, ban được kiểm toán để biết và giải trình thêm những nội dung Đoàn kiểm toán nhận xét, đánh giá. Phòng, ban được kiểm toán có giải trình thêm thì gửi văn bản kèm theo những tài liệu bổ sung cần thiết cho việc xem xét lại gửi tới phòng kiểm toán. Sau khi dự thảo báo cáo được thống nhất, trưởng đoàn kiểm toán sẽ hoàn chỉnh báo cáo trình Ban giám đốc chi nhánh. Khi báo cáo kiểm toán được ban hành chính thức sẽ gửi 01 bản cho Vụ Kiểm toán nội bộ, 01 bản gửi Giám đốc Chi nhánh, 01 bản gửi cho Phó giám đốc phụ trách phòng, ban được kiểm toán, 01 bản cho phòng ban được kiểm toán, lưu lại 01 bản tại phòng kiểm toán nội bộ để theo dõi tình hình thực hiện kiến nghị sau kiểm toán.
Theo dõi kiến nghị sau kiểm toán:
Sau khi báo cáo được ban hành chính thức và được gửi tới phòng, ban được kiểm toán, 01 bản được lưu tại phòng kiểm toán nội bộ để theo dõi tình hình thực hiện kiến nghị sau kiểm toán. Kết quả chỉnh sửa kiến nghị sẽ được tổng hợp và báo cáo các cấp có liên quan.
- Kế hoạch và thực tế kiểm toán các năm:
đấu thầu____________ x x x x x x x
Kiểm toán hoạt động
CNTT x x x x x x x x
Kiểm toán hoạt động
kho quỹ____________ x x x x x x x x
Kiểm toán tuân thủ và hoạt động:________ - Công tác Quản lý,
điều hành___________ x x
- Công tác Quản lý
ngoại hối___________ x x x x
- Công tác Thanh tra x x
- Công tác Tô chức
Nhân sự____________ x x x
- Công tác Thi đua -
Khen thưởng________ x
- Công tác Chỉnh sửa kiến nghị
(Nguồn: Báo cáo tình hình thực hiện kê hoạch năm của Phòng Kiêm soát)
2.2.2.2. Thực trạng kiêm toán Báo cáo tài chính
Kiểm toán BCTC tại chi nhánh được xác định là một trong những công tác trọng tâm của công tác kiểm toán nội bộ, việc kiểm tra chứng từ và bảng cân đối kế toán nhằm phát hiện những vi phạm nguyên tắc, chế độ, đảm bảo chi nhánh tuân thủ cơ chế, quy chế quản lý tài chính, tài sản và hoạt động an toàn hiệu quả.
Phương pháp kiểm toán: Kiểm tra đối chiếu (Kiểm tra vật chất; kiểm tra tài liệu, chứng từ kế toán); Quan sát; Xác nhận; Phỏng vấn; Tính toán.
Nội dung kiểm toán BCTC tập trung vào một số điểm sau: - Kiểm toán hồ sơ quyết toán
- Kiểm toán việc quản lý tài sản, nguồn vốn, mua sắm tài sản tại các đơn vị
- Kiểm toán công tác thu chi tài chính, so sánh với dự toán đuợc Thống đốc duyệt hàng năm
- Kiểm toán công tác tín dụng, xử lý các khoản nợ tồn đọng của các đơn vị
- Kiểm toán việc thực hiện các kiến nghị sau kiểm toán Báo cáo tài chính của những năm truớc....
Hàng năm, BCTC của chi nhánh đều đuợc kiểm toán bởi phòng kiểm soát. Qua kiểm toán, nhận thấy chi nhánh chấp hành tốt các văn bản chế độ của Nhà nuớc cũng nhu của Ngành về chế độ hạch toán kế toán và quản lý tài sản. Các nghiệp vụ kế toán phát sinh đuợc hạch toán kịp thời chính xác.
Trên cơ sở quy định tại Quyết định số 2234/QĐ-NHNN ngày 25/9/2009 v/v ban hành Quy chế quản lý tài chính của NHNN; Quyết định 1636/QĐ-NHNN ngày 22/7/2008 v/v ban hành quy chế chi tiêu nội bộ của NHNN. Tại chi nhánh đã ban hành quy định về công tác chi tiêu nội bộ nhằm sử dụng hợp lý, có hiệu quả nguồn kinh phí đảm bảo cho hoạt động của cơ quan. Ngày 25/5/2015, Thống đốc NHNN đã ký quyết định số 1038/QĐ- NHNN ban hành Quy chế quản lý tài chính của Ngân hàng Nhà nuớc (thay thế QĐ 2234) nhằm cập nhật các quy định theo chế độ tài chính của NHNN ban hành kèm theo Quyết định số 07/2013/QĐ-TTg và huớng dẫn của Bộ tài chính tại Thông tu 195/2013/TT-BTC. Đồng thời quy chế cũng cập nhật các quy định mới theo các văn bản của Nhà nuớc về Pháp luật đấu thầu. Quyết định 1120/QĐ-NHNN ngày 04/6/2015 của Thống đốc ban hành quy chế chi tiêu nội bộ của NHNN thay thế quy chế chi tiêu nội bộ của NHNN ban hành kèm theo QĐ 1636/QĐ-NHNN ngày 22/7/2008 và chi nhánh đã xây dựng, ban hành quy chế chi tiêu nội bộ của chi nhánh theo QĐ số 398/QĐ.HAN- KTTT ngày 06/8/2015.
40
Như vậy khi QĐ 1636/QĐ-NHNN được thay thế thì quy trình kiểm toán BCTC cũng cần thay đổi để phù hợp với quy định mới.
Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng, kim loại quý, đá quý được thực hiện kiểm kê, đối chiếu định kỳ, đột xuất đúng quy định; hạch toán đầy đủ tiền vốn và tài sản vào các tài khoản thích hợp;
Đối với việc mua sắm, theo dõi TSCĐ, CCLĐ, vật liệu, bảo dưỡng và sửa chữa tài sản được thực hiện đúng theo quy định;
Việc bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán đã được đóng thành tập chắc chắn, gọn gàng theo từng ngày phát sinh và được đánh số liên tục từ 01 trở đi, ngoài cùng của tập tài liệu có bìa cứng ghi đầy đủ tên đơn vị, tên tài liệu, ngày, tháng phát sinh... thuận tiện cho việc kiểm tra, kiểm soát. Việc lưu trữ chứng từ kế toán được thực hiện đúng quy định, được giao nhận theo bó, theo từng loại tài liệu, thời hạn bảo quản, niên hạn kế toán, số lưu trữ. có biên bản giao nhận tài liệu kế toán lưu trữ. Tài liệu kế toán được lưu trữ tại kho lưu trữ chứng từ của chi nhánh và được mở sổ theo dõi đầy đủ.
Tổ chức thực hiện tốt việc thanh toán điện tử liên ngân hàng, chuyển tiền điện tử liên ngân hàng. Công tác thanh toán chấp hành đúng chế độ, thực hiện nghiêm túc mã khóa bảo mật trong chuyển tiền điện tử, đảm bảo thực hiện chuyển tiền kịp thời, chính xác, an toàn; phản ánh số dư chính xác.
Các khoản thu được chi nhánh thực hiện thu đủ, kịp thời; Chi tiêu tiết kiệm, chi trong dự toán và mức kinh phí khoán được NHNN phê duyệt, giao hàng năm; đồng thời thực hiện kiểm tra chế độ chứng từ kế toán thường xuyên hàng tháng.
Tuy nhiên, hiện tại phần mềm phân cấp quyền truy cập vào BCTC hàng ngày tại phòng kiểm soát không thực hiện được. Do đó việc kiểm tra, kiểm soát BCTC của chi nhánh hàng ngày tại phòng kiểm toán không được thực
hiện, chỉ khi nào tiến hành kiểm tra, làm báo cáo thì mới yêu cầu phòng kế toán cung cấp BCTC.
Công tác quyết toán hàng năm: Nhìn chung công tác chuẩn bị quyết toán đuợc chi nhánh thực hiện đúng với yêu cầu của Vụ Tài chính kế toán hàng năm, đây là yếu tố quyết định cho công tác quyết toán đạt kết quả tốt về chất luợng và số luợng, đảm bảo đúng thời hạn quy định. Các loại báo cáo đuợc lập đúng, đầy đủ mẫu biểu theo quy định, có đủ chữ ký của nguời có thẩm quyền và dấu của chi nhánh. Số liệu liên quan trên các báo cáo chính xác từ sổ tài khoản chi tiết đến sổ tài khoản tổng hợp; thống nhất và khớp đúng với bảng cân đối tài khoản của chi nhánh, đảm bảo việc thanh toán vào đầu năm sau không bị ách tắc. Thời hạn gửi hồ sơ quyết toán kịp thời đúng quy định của NHNN Việt Nam.
Ngoài ra, trong quá trình thực hiện vẫn còn tồn tại nhu: còn một số chứng từ thiếu ngày, tháng hay chữ ký, thiếu báo giá cạnh tranh, thiếu bảo hành, ghi chép chứng từ chi công tác phí chua đầy đủ theo quy định về chứng từ kế toán... ngay khi phát hiện thì kiểm toán viên cũng yêu cầu phòng kế toán bổ sung ngay.
2.2.2.3. Thực trạng kiểm toán dự án đầu tư xây dựng cơ bản
Kiểm toán xây dựng cơ bản là một nội dung, một lĩnh vực hoạt động có mức độ rủi ro khá cao. Trong những năm gần đây, tại chi nhánh phát sinh công tác cải tạo, nâng cấp, sửa chữa lớn trụ sở làm việc, kho tiền. Việc kiểm toán đuợc triển khai ngay từ khi lập báo cáo kinh tế kỹ thuật.
Căn cứ theo quy định về quy trình kiểm toán dự án đầu từ tại quyết định số 2725/QyĐ-NHNN ngày 7/5/2012, chi nhánh tiến hành kiểm toán các nội dung sau:
- Kiểm tra chủ truơng, sự cần thiết và quy mô của công trình; Báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình.
42
- Kiểm toán hồ sơ tài liệu về khảo sát, thiết kế, lập tổng dự toán và dự toán xây dựng công trình
- Kiểm toán công tác đấu thầu, tuyển chọn đơn vị tư vấn và nhà thầu của từng gói thầu tại chi nhánh
- Kiểm toán công tác giám sát, quản lý đơn vị tư vấn, nhà thầu của chi nhánh. - Kiểm toán việc thực hiện thủ tục thanh toán liên quan đến hoạt động đầu tư - Kiểm toán việc quyết toán, nghiệm thu và bàn giao đưa vào sử dụng.
Phương pháp kiểm toán: Kiểm tra đối chiếu (Kiểm tra vật chất; kiểm tra tài liệu, chứng từ kế toán); Quan sát; Xác nhận; Phỏng vấn; Tính toán.
Về lập kế hoạch đầu tư XDCB và sửa chữa lớn TSCĐ hàng năm: Chi nhánh đã tổ chức đánh giá kỹ về tình trạng, chất lượng của các công trình XDCB hiện có, chỉ đề xuất kế hoạch đối với các dự án thật sự cần thiết, cấp bách, trọng tâm, trọng điểm và có tính khả thi để đảm bảo thiết thực và hiệu quả, lập kế hoạch sửa chữa đồng bộ, tránh được tình trạng manh mún, chắp vá, không hiệu quả, gây tốn kém, lãng phí. Nội dung sửa chữa trụ sở, được chi nhánh thuyết minh cụ thể về hiện trạng, cung cấp tài liệu, hình ảnh về trụ sở hiện tại. Về số tiền đề xuất cụ thể trên cơ sở tính toán hoặc lập khái toán kèm theo để NHNN xem xét, thẩm định.
Trong tổ chức thực hiện đầu tư xây dựng công trình: Chủ đầu tư, Ban quản lý dự án rất quan tâm đến quá trình thực hiện công trình từ công tác lựa