1.2.1. Đặc điểm hoạt động của Ngân hàng thương mại có ảnh hưởng tới hệ thống kiểm soát nội bộ
NHTM 1 à một trong những định chế tài chính mà đặc trưng là cung cấp đa dạng các dị ch vụ tài chính, với nghiệp vụ cơ b ản 1 à nhận tiền gửi, cho vay và cung ứng các dị ch vụ thanh toán.
Hoạt động chủ yếu của Ngan hàng li ên quan đến khối lượng ti ền, tài S ản 1 ớrn b ao gồm c ác kho ản ti ền giữ hộ, tài S ản thế ch ấp cầm cố của kh ách h àng... do đó ti ềm ẩn nhi ều rủi ro dễ b ị lạm dụng và chiếm đoạt tiền tài S ản, ảnh hưởng rất lớm đến hệ thống kiểm S oát nội b ộ tại NHTM.
B ên cạnh đó để có thể nang cao chất lượng phục vụ, đem được Sản phẩm đến tận tay khách hàng, các NHTM thường tổ chức mạng lưới hoạt động rộng, dẫn đến khó khăn trong công tác KSNB tại các NHTM.
1.2.1.1. Bộ máy của các ngân hàng thương mại
Cơ cấu tổ chức b ộ máy quản lý điều hành của các NHTM b ao gồm: Hội đồng quản trị và H ội đồng thành vi ên; B an Kiểm S oát và b ộ máy điều hành. B ộ máy đi ều h ành gồm có Trụ S ở chính, S ở gi ao dị ch, c ác chi nhánh tại c ác tỉnh, thành phố, khu vực và các đơn vị Sự nghiệp. Sở giao dị ch l à đơn vị phụ thuộ c Trụ ở hí h, hạ h hụ hu , ó d u, hiệ h ạ g i h d h he
Sự ủy quyền của NHTM. Chi nhánh là đơn vị phụ thuộ c NHTM có c on dấu, hoạt g i h d h he ủy quy ủ HT . C ơ ị ghiệ ơ ị
phụ thuộc NHTM, có con dấu, thực hiện hoạt động trong lĩnh vực quản lý và khai thác, b án tài S ản, tài chính, b ảo hiểm the o Sự ủy quyền của NHTM.
Hội đồng quản trị, Hội đồng thành vi ên định kỳ b an hành, xem xét và đánh gi á chiến lược kinh do anh, các mục tiêu, chính S ách của toàn hệ thống. Đ ảm b ảo việ c Tổng Gi ám đố c, gi ám đố c triển kh ai KSNB hợp lý v à có hiệu quả, để có thể nhận dạng, đo lường, đánh gi á và quản lý rủi ro; đảm b ảo cung cấp hệ thống thông tin BCTC, thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ, kịp thời. Thực hiện các ý kiến chỉ đạo, yêu cầu của NHNN về hệ thống KSNB, gi ám Sát và đôn đố c iệ h hiệ .
TGĐ, Giám đốc chịu trách nhiệm trước HĐQT, HĐTV trong việc triển h i h hiệ hiế ư i h d h, ụ i u hí h h. gười hịu
nhiệm về sự hợp lý, tính hiệu quả của hệ thống KSNB. Thiết 1 ập, duy trì, phát triển hệ thống KSNB hợrp lý và ho ạt động có hiệu quả đáp ứng đuợc các nhu cầu nhận dạng, đo luờng, đánh giá, qụản lý rủi ro đảm b ảo hoạt động kinh doanh của ngân hàng hiệu quả, an toàn. Xay dựng các quy trình nghiệp vụ với mọi hoạt động nghiệp vụ, đảm b ảo có hoạt động kiểm s o át. Thực hiện cơ cấu tổ chức, phân cấp uỷ quyền, quản lý kinh doanh một c ách hiệu quả, rõ ràng. Đ ảm bảo việc cung cấp thông tin trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời. Đ ảm b ảo luôn tuân thủ ph áp lu ật, quy chế, quy trình, quy định nội b ộ.
BKS chỉ đạo, điều hành Phòng Kiểm tra KSNB trong việc thực hiện rà soát, đánh giá một cách độc lập , khách quan đối với hệ thống KSNB. Có trách nhiệm thông báo với HĐQT, HĐTV, TGĐ về hệ thống KSNB, đua ra các kiến nghị đề xuất nhằm chỉnh sửa hoàn thiện hệ thống KSNB.
Đặc thù l CHI nhất của các NHTM là có nhiều điểm gi ao dịch. Trên lĩnh vực kinh doanh, không có một lo ại hình DN hay đơn vị nào khác mà có mặt b ằng điểm gi ao dịch nhi ều nhu ngân hàng. Tuy nhiên, đặc điểm mạng luới rộng, quy ủ ĩ h g h g ại ạ hó h h g KS B ại
NHTM. Truớc tiên, khiến quá trình gi ám sát của HĐQT về các hoạt động của từng chi nhánh, phòng gi ao dị ch không đuợc s át s ao, chi tiết. Nhi ều khi những thông tin mà nhà quản lý cấp cao có đuợc để phục vụ cho việc kiểm s o át tình hì h h ạ g hỉ h g qu ế qu ủ guời qu ý iế ại ơ
vị mà thôi. D ẫn đến việc đánh gi á rủi ro đôi khi không phù hợp, có khi chỉ đúng h ế i hi h h y hu g ại h g hù h h i hi h h
khác, b ởi vì đối với mỗi đị a b àn mà chi nhánh đặt đị a điểm có đặc thù khác nhau d u, ặ hù i h d h.
Khi quy mô càng đuợc mở rộng thì đòi hỏi việc phân định quyền hạn và trách nhiệm, lúc này việc phân chi a cho nhiều cấp, nhiều b ộ phận, nhiều cá nhân s ẽ nhi ều hơn, làm cho quá trình truy ền đạt thông tin cũng nhu quá trình thu thập h g i ở hó h .
V ới mạng luới rộng, thì lực luợng nguồn nhân lực đòi hỏi đông và c ần đuợc đào tạo bài bản, hiểu và nắm rõ lĩnh vực ngành ngân hàng. Đ ội ngũ nhân i hủ hể iế h hiệ i hủ ụ iể g h ạ g. Vì y
đội ngũ nhân vi ên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực thì hệ thống KSNB S ẽ không hiệu quả.
Chính S ách nhân Sự, các chế độ tốt cho nhân vi ên trong lĩnh vực ngân hàng phải đảm b ảo để tạo môi truờng làm việc thuận tiện tạo đi ều kiện cho việ c kiểm S o át dễ dàng, tạo ra môi truờng kiểm S o át mạnh, từ đấy ngân hàng mới có hệ hố g KS B ố .
1.2.1.2. Hoạt động của ngân hàng thương mại
Thứ nhất, đặc tính ngành nghề
Đặc thù hoạt động tại các NHTM l à có Số luợng các nghiệp vụ lớrn, giao dị ch nhi ều. Giao dị ch viên (GDV) trực tiếp tiếp xúc với ti ền mặt và giấy tờ có gi á. Điều này dễ phát Sinh rủi ro về thất tho át tài S ản và gi an lận trong việc b ảo quản tài S ản khi thực hiện gi ao dị ch. Đặc điểm này đòi hỏi ngân hàng cần thiết lập quy trình hoạt động và kiểm So át chặt chẽ; hạn chế quyền hạn cá nhân nhằm tránh hiện tuợmg l ạm dụng quy ền để giúp việ c kiểm S oát thông Suốt, dễ dàng hơn, duy trì hệ thống KSNB hữu hiệu.
Các NHTM l à những doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực ti ền tệ, tín dụng và dịch vụ ngân hàng. Hoạt động thuờng xuyên là nhận ti ền gửi, Sử dụng u g i y ể í dụ g u g g dị h ụ h h .V i i ò
đi ều hoà và cung cấp vốn cho kinh tế, phục vụ cho các tổ chức kinh tế và cá nhân. C ác chức năng đặc thù của hoạt động ngân hàng l à chức năng tạo tiền, chức năng trung gian tín dụng, chức năng trung gian thanh to án. Hoạt động của NHTM vừa phải tuân thủ theo cơ chế tài chính của DN theo Luật DN, vừa tuân the o cơ chế tài chính của ng ân hàng theo quy định củ a L uật c ác TCTD. Ngo ài việc hoạt động của các NHTM có ảnh huởng đến b ản thân ngân hàng đó, nó còn ảnh huởng đến hầu hết hoạt động của c ác ngành kinh do anh kh ác. Tạ o ra mô i uờ g h iệ h hiệ hí h h i ệ ủ H , hụ ụ h g
đối ngoại của các quốc gi a thông qua nghiệp vụ tài trợ xuất nhập khẩu, quan hệ thanh toán giữa các ngân hàng với DN, các đơn vị tổ chức kinh tế và dân cu trong xã hội, giúp cho việc thanh toán mua b án nhanh chóng. Do đó, nhà hoạch định chính S ách c ần thu thập những thông tin kế to án m à ngân h àng cung c ấp. Đó cũng l à những chỉ tiêu thông tin tài chính quan trọng cần xem xét để đua ra hữ g iệ h , hí h h ố ó hể g i h ế ể i h ế
nước nhà phát triển bền vững. Từ đặc điểm này, đòi hỏi các NHTM cần xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu để đảm b ảo luôn có một chế độ kế toán chính xác, phản ánh đầy đủ. Mà muốn có hệ thống kế toán chính xác thì phải có hệ hố g KS B ố .
Hoạt động của ngân hàng hết sức đa dạng, phong phú, phạm vi rộng nên chứng từ kế to án có khối lượng l ớrn, loại hình đa dạng khiến khâu tổ chức luân chuyển chứng từ cũng trở l ên phức tạp, khó khăn hơn. Vì vậy, trong mọi hoạt động của ngân hàng từ khâu tổ chức hạch toán kế toán đến luân chuyển b ảo quản chứng từ đều cần có công tác kiểm s oát đảm b ảo, tuân thủ quy định.
H oạt động củ a ng ân hàng l à kinh do anh ti ền tệ nhưng chủ yếu không ph ải b ằng nguồn vốn tự có mà tập trung từ vốn l ớn của xã h ội, s ố vốn này luôn b iến động theo giờ, theo ngày. Vì vậy, tổ chức hạch to án kế to án ngân hàng phải được cập nhật ngay, đảm b ảo chính xác, để thực hiện vào sổ kế to án ngay, kịp thời cho h h h g g h g. hư y, g ổ h hạ h ế ư
thực hiện đồng thời với việc kiểm s oát chứng từ và ghi s ổ kế toán ngay khi có nghiệp vụ kinh tế ph át s inh NHTM hoạt động dựa trên cơ s ở đi vay v à cho v ay. Ngân hàng đi huy động vốn từ kh ách hàng, tổ chức, với trách nhiệm ho àn trả l ại đầy đủ s ố ti ền gố c và l ãi, s au sử dụng s ố tiền này để cho vay, đầu tư. Điều này đòi hỏi hoạt động tín dụng chất lượng để đảm bảo khả năng chi trả nguồn vốn đi vay, kho ản thu từ tín dụng c ao, tăng thu nh ập ch o ngân hàng. Nếu như chất lượng tín dụng kém, NHTM không thu hồi được số nợ mà đã cho vay ho ặc đầu tư gặp phải rủi ro thì ảnh hưởng đến tài chính của ngân hàng, có nguy cơ không thể hoàn trả được s ố tiền đã huy động của khách hàng, dẫn đến mất thanh khoản. Cho nên quy trình huy động và cho vay đều phải được kiểm s o át.
Thứ hai, Hệ thống pháp lý
Chế độ kế to án: Hệ thống Tài kh o ản gồm c ác T ài kho ản nộ i b ảng và T ài kho ản ngoại b ảng và được phân th ành Tài kho ản tổng hợp và T ài kho ản chi tiết. Hệ hố g T i h u g y ủ h g i ổ g h , h g i hi iế
cách nhanh chóng, chính xác, phục vụ cho việc ho ạt động, thông tin của hệ thống KSNB.
Chế h g ừ ế h u qu g g i du g g KS B. T h g ừ ó y ủ i du g h g i , h h , h
lệ, sử dụng đúng hệ thống TK, xác nhận người chịu trách nhiệm trong ghi nhận, Ii ên quan đến việc ghi nhận nội dung thông tin phản ánh trong chứng từ kế to án để phản ánh được thông tin cần thiết về nghiệp vụ, đảm b ảo việc kiểm so át nội dung tính chất của giao dị ch, giảm được nguy cơ gian lận.
Công tác tổ chức hạch to án kế toán khoa họ c tạo ra mối liên hệ chặt chẽ trong các khâu từ lập chứng từ, vào sổ s ách, l ập BCTC, b áo cáo quản trị và các thông tin phục vụ nhà quản lý. Mỗi bước, mỗi khâu trong nội dung công tác kế to án được thực hiện tốt có nghĩa là KSNB tại các khâu đó đã được thực hiện, rủi ro thiệt hại về tài s ản của đơn vị được ngăn ngừa.
Tóm l ại, đặc điểm về hoạt động của NHTM luôn ti ềm ẩn nhi ều rủi ro đòi hỏi NHTM luôn quan tâm và xây dựng Hệ thống KSNB đầy đủ, vững mạnh để ngăn chặn các hành vi gian lận, s ai s ót, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh do anh.
Ngo ài chế độ kế to án đặc thù, h oạt động ngân hàng còn có cơ s ở pháp lý khác. Đó l à một hệ thống diễn gi ải và thực thi luật ph áp. Hệ thống ph áp luật gồm các b ộ luật, các quy tắc, quy định, đi ều l ệ tạo nên khung pháp chế thi hành phục vụ hoạt động ngân hàng.
Hoạt động kiểm s o át trong NHTM chỉ có thể thực hiện tốt và đạt hiệu quả c ao trong khuôn khổ p háp lý đầy đủ, đồng b ộ. Hệ thống ph áp lý c ần thiết cho hoạt động kiểm so át trong NHTM b ao gồm: C ác luật lệ, cơ chế chính s ách liên qu ế h ạ g ủ ối ư g iể u ệ, ơ hế hí h h
của b ản thân hoạt động kiểm so át. Khuôn khổ pháp lý của b ản thân hoạt động iể g HT g :
+ Những quy định mang tính pháp lý: L à những quy định b ắt buộc được quy ị h g u , h ặ h quy. hữ g quy ị h g í h
pháp lý đảm bảo sự thống nhất trong việc thực hiện công tác kế to án ở tại ngân hàng, mặt khác tạo ra một khuôn khổ pháp lý để nhà quản lý thống nhất việc thực hiệ g iể .
+ Tính độ c l ập, nguyên tắc cơ b ản nhất của kiểm soát tại ngân hàng chỉ ư hi ơ hế u h ư .
+ Những quy định mang tính chuẩn mực. Đó là các nguyên tắc căn b ản của kiểm s o át, quy trình kiểm s o át nghiệp vụ tại ngân hàng, hệ thống phương pháp chuy ên môn kiểm s oát nghiệp vụ ngân hàng. Các chuẩn mực là cơ s ở cho
hoạt động kiểm S 0 át nghiệp vụ tại ngân hàng. Các chuẩn mực đảm bảo độ tin cậy cho những người sử dụng thông tin tài chính và là cơ sở thực hiện công việc kiểm S oát trong ngân hàng được tuân thủ.
Trong ho ạt động ngân hàng hiện nay được điều chỉnh b ởi Luật ngân hàng, Lu ật c ác TCTD, quy chế ngân h àng kèm theo quyết định và v ăn b ản ph áp luật có li ên quan khác. Hệ thống pháp luật, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật được thực thi chặt chẽ, rõ ràng, hợp lý S ẽ tạo cho công việc kiểm S o át có cơ S ở pháp lý thống nhất từ đó việ c kiểm S o át S ẽ đúng quy định, hạn chế được những rủi ro phát Sinh.
Các cơ S ở pháp lý này đều tạo ra quy định, quy chế rõ ràng để phục vụ cho quá trình hoạt động trong các mảng nghiệp vụ của ngân hàng được thực hiện đảm b ảo theo quy trình, tuân thủ pháp luật, giúp cho Hệ thống KSNB được thực hiệ h u hủ, ú g quy ị h hư g d , g gừ i ó g qu trình hoạt động.
1.2.2. Mục tiêu kiểm soát nội bộ trong hoạt động Ngân hàng thương mại
KSNB l à quá trình được thực hiện b ởi Hội đồng quản trị, Ban Giám đố c và to àn thể các nhân viên trong tổ chức. Đ ây không đơn thuần là một thủ tục hay hí h h ư h hi ại hời iể h ị h qu ì h ó
í h i ụ ở i ủ g h g.
Hội đồng quản trị và B an Giám đốc có trách nhiệm tạo ra môi trường thuận lợi nhằm l àm cho KSNB ho ạt động hữu hiệu và giám S át thường xuyên hoạt động này; b ất cứ nh ân vi ên n ào của Ngân h àng đều p hải tham gi a v ào quá trình này. Đi ều này nhằm thực hiện b a mục tiêu dưới đây:
- Sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động
- Sự tin cậy, đầy đủ, và kịp thời của thông tin tài chính và quản trị - Sự tuân thủ luật ph áp và c ác quy định có l i ên quan
Với mục tiêu thứ nhất, nhà quản lý ngân hàng mong muốn là chính S ách
mà họ đưa ra phải được đảm bảo về tính hiệu lực và hiệu quả nghĩa l à đảm bảo việc Sử dụng các nguồn lực của ngân hàng, kể cả nguồn nhân lực một cách tối ưu; u g h i y ủ h g i h ạ g ủ g
S ản; thực hiện thành công các chính S ách, hoàn thành các mục tiêu hoạt động của ngân hàng.
Mục tiêu thứ hai, các nhà quản lý ngân hàng mong muốn là các báo cáo
tài chính phải được lập và trình b ày theo đúng quy định của pháp luật. Đ ây l à một v ấn đ ề thuộ c trách nhiệm củ a c ác nhà qu ản lý. Neu thông tin tài chính không trung thực, nhà quản lý có thể phải chịu trách nhiệm trước nhà nước hoặc các b ên thứ b a về c ác tổn thất g ây ra cho họ.
Mục tiêu thứ ba, các nhà quản lý ngân hàng mong muốn là mọi hoạt động
của ngân hàng phải được đảm b ảo tuân thủ theo luật pháp và các quy định hiện hành. Tính tu ân thủ mà c ác nh à quản lý đòi hỏi ở đây b ao gồm h ai vấn đ ề l ớn l à tuân thủ luật pháp, quy định của nhà nước cũng như là chấp hành các chính S ách thủ tục của đơn vị.
Để thực hiện b a mục tiêu quản trị trên, về cơ b ản các nhà quản lý cần phải thiết l ập, thực hiện thường xuyên kiểm tra và đánh giá các chính S ách, tiêu chuẩn và thủ tục này có thực hiện được những mục tiêu mong muốn hay không. Như vậy quá trình thực hiện kiểm S oát nội b ộ được thực hiện qua các chính S ách, tiêu