nội bộ của Ngân hàng thương mại
1.2.5.1. Các thành phần của Khung kiểm soát nội bộ
Khái niệm KSNB b an đầu chỉ nhằm góp phần chống gian lận, S ai S ót và mất mát tài S ản; giờ được mở rộng b ao gồm cả kiểm S oát những rủi ro trong hoạt động kinh do anh và quản lý của ngân hàng. KSNB góp phần trong việc đạt được mục ti êu đề ra và đảm b ảo Sự tồn tại về mặt tài chính của một ngân hàng. Theo Ủy b an B a S el 1998, hệ thống KSNB trong ngân hàng thương mại b ao gồm năm thành phần tương hỗ. C ác thành phần đó b ao gồm:
(1) Môi trường kiểm S o át v à gi ám S át của Ban l ãnh đạo (2) Xác định và đánh gi á rủi ro
(3) C ác hoạt đ ộng kiểm S o át v à Sự ph ân công, ph ân nhiệm (4) Thông tin và truyền thông; và
(5) Gi ám S át hoạt động và Sửa chữa những Sai S ót.
1.2.5.2. Các nguyên tắc kiểm soát nội bộ ngân hàng
Ủy b an B a S el v ề gi ám S át ngân h àng đã đề ra 13 nguy ên tắc cơ b ản c ần hiế ể hiế ế h gi hệ hố g iể i g h g. i du g ủ
guy ắ hư u:
Môi trường kiểm soát và giám sát của Ban lãnh đạo
(1) Nguyên tắc 1:
Hội đồng quản trị có trách nhiệm xét duyệt và kiểm tra định kỳ to àn b ộ hiế ư i h d h hữ g hí h h qu g ủ g h g; h iế
những rủi ro trọng yếu trong ho ạt động ngân hàng, xây dựng những mức rủi ro có thể chấp nhận được đối với các rủi ro này và đảm bảo rằng Ban điều hành đã thực hiện các công việc cần thiết để xác định, đo lường, theo dõi, và kiểm S oát
rủi ro này; Phê chuẩn cơ cấu tổ chức; và đảm b ảo rằng B an điều hành giám S át sự hữu hiệu của hệ thống kiểm S o át n ội b ộ. H ội đồng quản trị chịu trách nhiệm S au cùng về việc thiết lập và duy trì một hệ thống kiểm S oát nội b ộ đầy đủ và hữu hiệu.
(2) Nguyên tắc 2
B an đi ều hành chịu trách nhiệm thực hiện những chiến luợc và chính S ách mà Hội đồng quản trị b an hành; Nâng cao việc xác định, đo luờng, theo dõi và kiểm S o át những rủi ro phát Sinh trong hoạt động của ngân hàng; Duy trì một cơ cấu tổ chức trong đó có Sự phân công rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn, và các mối quan hệ b áo cáo giữa các phòng b an; Đ ảm bảo rằng đã thực hiện nhiệm vụ một c ách hiệu quả; Thiết l ập c ác chính S ách kiểm S o át n ội b ộ thí ch hợrp; v à Gi ám S át Sự đầy đủ và hữu hiệu của hệ thống kiểm S o át n ội b ộ.
(3) Nguyên tắc 3
Hội đồng quản trị và B an đi ều hành chịu trách nhiệm nâng cao ti êu chuẩn đạo đức, tính chính trực, thiết lập văn hoá tổ chức trong đó nhấn mạnh và l àm cho tất c ả nh ân vi ên th ấy rõ tầm quan trọng của kiểm S o át nội b ộ. T ất c ả nh ân i g g h g hiểu õ i ò ủ ì h g qu ì h iể i b ộ và thực Sự th am gi a vào quá trình đó.
Xác định và đánh giá rủi ro
(4) Nguyên tắc 4
Một hệ thống kiểm S oát nội b ộ hữu hiệu đòi hỏi phải nhận b iết đánh gi á li ên tục những rủi ro trọng yếu có thể ảnh huởng đến việ c hoàn thành kế hoạch của ngân hàng. Việ c đánh gi á ph ải b ao gồm tất c ả những rủi ro trong hoạt động của ngân hàng (rủi ro tín dụng, rủi ro chính S ách quốc gia, rủi ro thị truờng, rủi ro lãi Suất, rủi ro thanh kho ản, rủi ro ho ạt động, rủi ro pháp lý, rủi ro danh tiếng). Kiểm S oát nội b ộ cần nhận b iết những rủi ro chua đuợc kiểm S oát truớc đây cũng nhu những rủi ro mới vừa phát Sinh.
Các hoạt động kiểm soát và sự phân công, phân nhiệm
(5) Nguyên tắc 5
Hoạt động kiểm So át l à một phần thiết yếu trong hoạt động thuờng nhật của một ngân hàng. Để một hệ thống kiểm So át nội b ộ phát huy hiệu quả cần phải thiết lập một cơ cấu kiểm S o át thích hợp, trong đó Sự kiểm S oát đuợc xác định ở
mỗi mức độ ho ạt động. Nghĩa là kiểm tra ở cấp cao nhất; kiểm tra hoạt động đối với các b ộ phận, phòng b an khác nhau; kiểm tra vật chất; kiểm tra sự tuân thủ những qui định b an hành và theo dõi những truờng hợp không tuân thủ; cơ chế phê duyệt và ủy quy ền; cũng nhu cơ chế rà soát và đối chiếu.
(6) Nguyên tắc 6
Một hệ thống kiểm s oát nội b ộ hiệu quả cần phải có sự phân công hợp lý và c ác công việc của nhân vi ên không mâu thuẫn nhau. Cần xác định rõ những lĩnh vực mà tại đó có thể xảy ra xung đột quyền lợi, giảm thiểu tối đa, và tùy thuộ c v ào sự gi ám s át đ ộ c l ập , th ận trọng.
Thông tin và truyền thông
(7) Nguyên tắc 7
Một hệ thống kiểm s oát nội b ộ hiệu quả cần p hải có đầy đủ và tổng hợp các thông tin về sự tuân thủ về tình hình hoạt động, tình hình tài chính, cũng nhu các thông tin thị truờng b ên ngoài ảnh huởng đến việc đua ra quyết định. Thông tin ph ải đáng tin c ậy, kịp thời, có thể sử dụng đuợc v à đuợc trình bày the o b iểu mẫu thống nhất.
(8) Nguyên tắc 8
Một hệ thống kiểm s oát nội b ộ hiệu quả cần phải có một hệ thống thông tin đáng tin cậy, có thể đáp ứmg tất cả những hoạt động chủ yếu của ngân hàng. Hệ thống này phải luu trữ, sử dụng dữ liệu duới hình thức điện tử, an to àn, đuợc theo dõi độ c lập và đuợc kiểm tra đột xuất, đầy đủ.
(9) Nguyên tắc 9
hệ hố g iể i hiệu qu h i ó h uy h g hiệu quả để đảm b ảo rằng tất cả cán b ộ - nhân vi ên đều hiểu đầy đủ và tuân thủ triệt để các chính s ách và thủ tục có li ên quan đến trách nhiệm và nhiệm vụ của họ và đảm b ảo rằng các thông tin cần thiết khác cũng đã đuợc phổ b iến đến các nhân vi ên có liên quan.
Giám sát hoạt động và sửa chữa những sai sót
(10) Nguyên tắc 10
Tổng thể của m ột hệ thống kiểm s o át nội b ộ hiệu quả đòi hỏi phải đuợc gi ám s át thuờng xuyên. Việc theo dõi những rủi ro trọng yếu phải l à công việc
hàng ngày của ngân hàng, cũng như 1 à việc đánh gi á định kỳ của b ộ phận kinh do anh và kiểm to án nội b ộ.
(11) Nguyên tắc 11
Hệ thống kiểm S oát nội b ộ cần phải có b ộ phận kiểm to án nội b ộ to àn diện, hiệu quả và được thực hiện b ởi những người có năng 1ực, được đào tạo thích hợp, và 1àm việc độ c 1ập. Nhiệm vụ kiểm toán nội b ộ, một phần 1 à gi ám S át hệ thống kiểm S oát nội b ộ, phải b áo cáo trực tiếp cho Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm S oát và Ban điều hành
(12) Nguyên tắc 12
Những S ai S ót của hệ thống kiểm S o át nội b ộ được phát hiện b ởi b ộ phận kinh doanh, b ộ phận kiểm toán nội b ộ, hoặc các nhân vi ên khác thì phải được báo cáo kịp thời cho c ấp quản 1ý thích hợp và ghi nhận ngay 1ập tức. Những S ai S ót trọng yếu của kiểm S oát nội b ộ phải được b áo cáo trực tiếp cho Hội đồng quản trị B i u h h.
Đánh giá của cơ quan thanh tra ngân hàng về hệ thống kiểm soát nội bộ
(13) Nguyên tắc 13
Cơ quan thanh tra cần y êu cầu tất cả c ác ngân hàng phải thiết 1ập một hệ thống kiểm S o át nội b ộ hữu hiệu, phù hợp với 1 oại hình, Sự phức tạp, rủi ro vốn có trong hoạt động ngân hàng, thích nghi được với Sự thay đổi mội trường và đi ều kiện của ngân hàng. Trong trường hợp, cơ quan thanh tra xác định hệ thống kiểm S o át nội bộ của ngân hàng không hiệu quả ( chẳng hạn không đáp ứng được tất cả các nguy ên tắc nêu ra trong báo cáo này) thì cơ quan thanh tra ngân hàng S ẽ đưa ra c ách xử 1ý thí ch hợp.
1.2.6. Kiểm soát nội bộ trong một số hoạt động chủ yếu của NHTM
1.2.6.1. Kiểm soát nội bộ trong hoạt động tín dụng
Hoạt động tín dụng 1uôn 1à ho ạt động mang đến nguồn thu nhập chính nhưng cũng 1 à hoạt động ti ềm ẩn những rủi ro lớn nhất. Một khi rủi ro tín dụng xảy ra sẽ mang lại những hậu quả vô cùng nghiêm trọng cho các ngân hàng thương mại. D o đó c ần ph ải xây dựng một hệ thống kiểm S o át nội b ộ nhằm mục ti êu đảm bảo an toàn tín dụng và tăng trưởng b ền vững.
❖ Rủi ro tín dụng phát sinh khi một hoặc các bên tham gia hợp đồng tín dụng không có kh ả năng thanh to án cho c ác b ên còn lại. Đối với NHTM rủi ro tín dụng ph át s inh trong trường hợp ng ân hàng không thu được đầy đủ c ả gố c và lãi của các kho ản cho vay, hoặc là việc thanh toán nợ gốc và l ãi vay không đúng kỳ hạn đã tho ả thuận giữa ngân hàng và khách hàng vay.
❖ C ác nguy ên nhân gây ra rủi ro tín dụng
Việ c phân tí ch c ác nguy ên nh ân g ây ra rủi ro tín dụng có ý nghĩa qu an trọng trong việc xác định các ho ạt động kiểm s o át đối với nghiệp vụ tín dụng, hạn chế rủi ro tín dụng. Các nguyên nhân thường dẫn đến rủi ro tín dụng:
- Khách hàng vay lâm vào tình trạng khó khăn về tài chính nên không có đủ khả năng thanh to án nợ cho ngân hàng.
- Khách hàng vay không có phẩm chất tốt, gian lận.
- Do thiếu thông tin về khách hàng nên ngân hàng đã cho những khách
hàng kinh doanh kém hiệu quả vay vốn, vì vậy việc thu nợ gặp khó khăn, đến hạ h h h g h g ư c n h g h g.
- C án b ộ ngân hàng b ất cập về trình độ hoặc vi phạm đạo đức trong kinh doanh, d ến cho vay khố g, h y h g ú g ụ í h, hẩ ịnh d đầu tư và phương án kinh do anh không chính xác.
- Giá trị tài s ản đảm b ảo tiền vay không đáp ứmg được y êu cầu thu nợ của ngân hàng.
- Ngân hàng quá chú tr ọng v ào l ợi tứ c, đặt kỳ vọng v ề l ợi tức c ao hơn kho h y h ạnh.
b) Quy trình nghiệp vụ tín dụng
Bao gồm 04 giai đoạn:
(1) Quy trình xét duyệt cho vay
- Nhận và kiểm tra hồ s ơ vay vốn của khách hàng - Thẩm định cho vay
- Quyết định cho vay
(2) Quy trình giải ngân
- Hướng dẫn, nhận hồ sơ gi ải ngân - Xét duyệt gi ải ngân
(3) Quy trình kiểm tra sử dụng vốn
- Xay dựng kế hoạch kiểm tra sử dụng vốn vay - Thực hiện kiểm tra sử dụng vốn vay
- L ập bi ên bản và/hoặc báo cáo kết quả kiểm tra sử dụng vốn vay
(4) Quy trình thu hồi nợ vay
- Đôn đốc thu hồi nợ gốc và nợ 1 ãi khi đến hạn - Thực hiện thu nợ
- Chuyển nợ quá hạn
- Xử 1ý tài S ản b ảo đảm để thu nợ.
c) Kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ tín dụng ngân hàng và quản lý rủi ro tín dụng
Để đối phó rủi ro tín dụng các ngan hàng 1 ập ra hệ thống kiểm S oát phức hợp b ao trùm nhi ều công đoạn trong quá trình thực hiện một khoản cấp tín dụng nhằm đảm b ảo hợp 1ý rằng:
^ Chu trình xét duyệt tín dụng, gi ám S át tín dụng được thực hiện đầy đủ, kịp thời, có hiệu qu ả, ngăn ngừa kịp thời những thiếu Sót trong hệ thống xử 1ý.
^ C ác dữ liệu c ần thiết được thu th ập, chuyển gi ao và xử 1ý một c ách đ ầy đủ chính xác, kịp thời giúp cho việc ra quyết định tín dụng có chất 1ượng cao.
^ Rủi ro trong tín dụng được quản 1ý chặt chẽ nhằm ngăn ngừa th ất th o át tài s ản và có dự phòng rủi ro hợp 1ý.
^ T ài 1 iệu, hồ S ơ, c ác tài S ản có 1i ên quan đến nghiệp vụ được đảm bảo an to àn. Trên cơ S ở tổng kết kinh nghiệm của các NHTM các nước phát triển đã trải qua những rủi ro và hoạt động qu ản trị rủi ro tín dụng, ủy ban Basel đ ã đưa ra 17 nguy ên tắc hoạt động quản trị rủi ro tín dụng ng an h àng g ồm:
- Nguyên tắc 1: Xay dựng và thường xuyên đánh gi á chiến 1ược quản 1ý rủi í dụng
- Nguyên tắc 2: Xay dựng chính S ách và quản 1ý rủi ro ở tất cả c ác S ản phẩm và hoạt động
- Nguyên tắc 3: Xác định và quản 1ý rủi ro ở tất cả các S ản phẩmtín dụng - Nguyên tắc 4: Xay dựng m ột hệ thống ti êu chuẩn c ấp tín dụng rõràng - Nguyên tắc 5: Xay dựng c ác hạn mức chung v à cho c ác c ấp
- Nguyên tắc 7: Việc mở rộng tín dụng phải nằm trong tầm kiểm S O át - Nguyên tắc 8: Phải có cơ chế qu ản lý thường xuy ên d anh mục rủi ro - Nguyên tắc 9: Có hệ thống quản lý c ác kho ản tín dụng cụ thể
- Nguyên tắc 10: Xay dựng hệ thống xếp loại rủi ro nộ i b ộ - Nguyên tắc 11: Có hệ thống thông tin thí ch hợp và hiệu quả - Nguyên tắc 12: Có hệ thống quản lý chất lượmg danh mục dư nợ - Nguyên tắc 13: Đ ánh gi á được các xu hướng của nền kinh tế
- Nguyên tắc 14: Có hệ thống đ ánh gi á ch ất lượng quản lý rủi ro tín dụng một cách độc l ập
- Nguyên tắc 15: Duy trì mức độ rủi ro ở mức phù hợp với tiêu chuẩn nội b ộ - Nguyên tắc 16: Có hệ thống c ảnh b áo S ớm v à thực hiện c ác b iện p háp g ì h ạ g ó hể x y ra rủi í dụng
-Nguyên tắc 17: Ph i ó hệ thống kiể h ạ ng hiệu qu .
Như vậy một hệ thống kiểm S O át nội b ộ hiệu quả trong việc kiểm S O át, ngăn ngừa, và quản lý rủi ro tín dụng cần phải được thiết kế qua các khau như sau:
V Quá trình xử lý nghiệp vụ phát sinh và giải ngân
- Kiểm S oát thủ tục đề nghị vay vốn -Kiể iệc th c hiệ i u huẩn cho vay -Kiể h c hiệ h í h h g i í dụng
-Kiể h c hiện hạn m í dụng cho vay vố d huy i lập ra -Kiểm S oát thực hiện quy ền phán quyết tín dụng.
V Quá trình giám sát tín dụng
- Kiểm S oát gi ám S át việc tuan thủ cam kết trả vốn, lãi vay
- Kiểm So át quá trình thẩm tra thường xuy ên tình hình tài chính của người vay vốn
- Kiểm S oát việc tập hợp các b áo cáo về vốn và l ãi vay quá hạn.
V Kiểm soát việc thực hiện sự đánh giá và thẩm định định kỳ về các mặt như:
-Ti êu chuẩn l ập quỹ dự phòng cho kho ản vay có khả năng không thu hồi ư c
-V ấn đ ề trí ch trước h ay ngưng trí ch trư ớc kho ản 1 ãi ch O vay □
J Kiểm soát và quản lý rủi ro tín dụng
- Kiểm S oát việc xác định hệ thống hạn mức tín dụng
-Kiểm S oát việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu phân loại khách hàng và việc th c hiệ h ại h h h g
- Kiểm SO át việc xây dựng các phương pháp lượng định rủi ro và cách thức gi ám S át rủi ro áp dụng trong ngân hàng.
- Kiểm S oát việc chấp hành các nguyên tắc phân quyền.
1.2.6.2. Kiểm soát nội bộ trong hoạt động Huy động vốn
Huy động vốn là nghiệp vụ quan trọng của ngân hàng thương mại, là nguồn vốn chủ yếu của ngân hàng thương mại.Kiểm S oát nội b ộ đối với huy ng ti n vố hí h h, ư c kiể hủ tục kiểm S oát đối với hoạt động huy động ti ền gửi được thiết l ập trong nội b ộ ngân hàng nhằm đảm b ảo ba mụ c ti êu:
- Hoạt động huy động vốn an toàn và hiệu quả.
- Hệ thống thông tin, S ổ S ách, b áo cáo tài chính và b áo cáo hoạt động huy động vốn chính xác, đáng tin cậy và kịp thời.
- Đ ảm b ảo hoạt động huy động vốn trong ngân hàng tuân thủ theo đúng quy ị h, ơ hế hí h h, h u t hiệ h h, hiế ư , hí h ch
kinh doanh và các quy trình nghiệp vụ mà các cấp lãnh đạo quản lý và đi ều hành củ g h g quy ịnh.
Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với huy động vốn của Ngân hàng thương mại bao gồm:
a) Môi trường kiểm soát
Các nhân tố thuộc môi trường kiểm Soát chung chủ yếu liên quan đến quan điểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong ngân hàng.