1. Tính cấp thiết của đề tài
1.1.5. Những hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ
KSNB có thể ngăn chặn và phát hiện các sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra. Bởi vì dù có được quan tâm thiết kế lý tưởng bao nhiêu chăng nữa nhưng bản thân nó vẫn chứa đựng những hạn chế cố hữu trong đó.
Thứ nhất, yêu cầu của nhà quản lý là những chi phí cho kiểm tra phải hiệu quả, nghĩa là phải ít hơn tổn thất do những sai phạm gây ra. Vì thế có thể số lượng nhân viên kế toán, nhân viên kiểm soát bị hạn chế, trang thiết bị cung cấp cho hoạt động kiểm soát không đầy đủ,...Điều này dẫn đến hoạt
19
Thứ hai, hầu hết các biện pháp kiểm tra đều tập trung vào các sai phạm dự kiến, vì thế thường bỏ qua các sai phạm đột xuất hay bất thường.
Thứ ba, sai phạm của nhân viên xảy ra do thiếu thận trọng, sai lầm trong xét đoán, hoặc hiểu sai hướng dẫn của cấp trên.
Thứ tư, việc kiểm tra có thể bị vô hiệu hóa do thông đồng với bên ngoài hoặc giữa các nhân viên trong doanh nghiệp.
Thứ năm, các thủ tục kiểm soát có thể không còn phù hợp do điều kiện thực tế đã thay đổi.
Vì những hạn chế trên nên khi thiết kế hệ thống KSNB ta cần chú ý tôn trọng nguyên tắc toàn diện và nguyên tắc “4 mắt”; thực hiện lượng định rủi ro và lựa chọn các thủ tục kiểm soát phù hợp.
Ủy ban Giám sát ngân hàng Basel đã tổng hợp các nguyên nhân cơ bản dẫn đến tổn thất trong hoạt động ngân hàng: Sự phát triển và trình độ của hệ thống KSNB gắn liền với yêu cầu giám sát và quản lý các rủi ro phát sinh trong quá trình phát triển các NHTM. Có thể nói những tổn thất, đổ vỡ mà các NHTM đã phải hứng chịu bắt nguồn chính từ những thất bại của hệ thống KSNB trong việc đảm bảo sự an toàn và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Những vấn đề được xác định đã khẳng định tầm quan trọng của các thành viên Ban điều hành, các kiểm toán viên nội bộ và kiểm toán viên độc lập. Những sai lầm điển hình trong kiểm soát mà gây ra những khó khăn cho ngân hàng thường được phân loại thành năm loại:
• Thiếu hiệu quả trong giám sát điều hành, phân định trách nhiệm không rõ ràng hay thiếu một môi trường kiểm soát lành mạnh. Các trường hợp tổn thất lớn đều phản ánh việc điều hành thiếu tập trung, buông lỏng trong kiểm soát, thiếu sự chỉ đạo và giám sát, thiếu sự phân định trách nhiệm và vai trò quản lý rõ ràng.
20
• Sự nhận biết và đánh giá không đầy đủ về những rủi ro của những hoạt động kinh doanh hiện tại của ngân hàng, dù là nội hay ngoại bảng. Rất nhiều
ngân hàng đã gánh chịu những tổn thất nặng nề do sự sao nhãng trong công
tác nhận diện và đánh giá rủi ro của các sản phẩm và các hoạt động mới. Trong nhiều trường hợp, hệ thống kiểm soát hiệu quả với sản phẩm truyền
thống hoặc sản phẩm đơn giản nhưng lại không hiệu quả với các sản
phẩm có
độ phức tạp hay tinh vi hơn.
• Sự thiếu hụt hay thất bại của những hoạt động kiểm soát trọng yếu. Ví dụ như việc phân định trách nhiệm, thẩm quyền xét duyệt, thẩm tra và
giám sát
tình hình kinh doanh. Đặc biệt, việc thiếu sự phân định trách nhiệm
thường là
nguyên nhân chính gây ra những tổn thất nghiêm trọng cho ngân hàng. • Sự không đầy đủ và kịp thời trong truyền tải thông tin giữa các cấp
quản lý trong ngân hàng đặc biệt là những vấn đề theo chiều thông tin từ dưới
lên. Muốn đạt được hiệu quả, các chính sách quy trình phải được truyền đạt
tới các tổ chức và cá nhân có liên quan. Một số tổn thất đã xảy ra do cá nhân
có liên quan đã không nhận thức một cách đầy đủ hay không hiểu được các
21
• Mô hình bố trí theo mảng nghiệp vụ, khách hàng giao dịch “nhiều cửa” • Mô hình giao dịch “một cửa”
Tuy nhiên với xu hướng phát triển hệ thống ngân hàng bán lẻ như hiện nay thì việc ứng dụng mô hình giao dịch một cửa trong các NHTM VN là điều tất yếu. Từ năm 2000 đến nay các NHTM VN đã bắt đầu nghiên cứu và triển khai ứng dụng mô hình này. Ngân hàng Nhà nước cũng đã có Quyết định số 1498/2005/QĐ-NHNN iiBan hành Quy chế giao dịch một cửa áp dụng đối với các tổ chức tín dụng”
1.2.1. Các khái niệm cơ bản trong giao dịch một cửa
Tại điều 2 Quyết định số 1498/2005/QĐ-NHNN ngày13/10/2005 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam có giải thích một số khái niệm về mô hình giao dịch một cửa như sau:
Giao dịch một cửa: là phương thức tổ chức cung ứng dịch vụ của tổ chức tín dụng cho khách hàng, trong đó khách hàng chỉ cần giao dịch với một giao dịch viên của tổ chức tín dụng và nhận kết quả từ giao dịch viên đó.
Giao dịch viên (GDV): là cán bộ, nhân viên của tổ chức tín dụng trực tiếp giao dịch với khách hàng, chịu trách nhiệm tiếp nhận để giải quyết các nhu cầu của khách hàng theo thẩm quyền trong việc lập, kiểm soát và phê duyệt chứng từ giao dịch.
Kiểm soát viên (KSV): là cán bộ, nhân viên của tổ chức tín dụng được phân cấp thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát và phê duyệt các giao dịch trong phạm vi trách nhiệm được phân công.
Hạn mức giao dịch: là giá trị tối đa của một giao dịch mà giao dịch viên được phép thực hiện không cần có sự phê duyệt của kiểm soát viên. Mỗi loại giao dịch có các hạn mức khác nhau.
22
Hạn mức tồn quỹ: là số dư tiền mặt tối đa mà giao dịch viên được phép giữ tại bất kỳ thời điểm nào trong ngày giao dịch.
Bộ phận quỹ: là bộ phận ngân quỹ của tổ chức tín dụng có trách nhiệm tổ chức thu, chi tiền mặt, giấy tờ có giá; giao, nhận các tài sản khác đối với các giao dịch viên và với khách hàng (đối với các giao dịch tiền mặt vượt hạn mức của giao dịch viên).
Quầy giao dịch: là nơi giao dịch viên thực hiện việc giao dịch với khách hàng.
1.2.2. Mô hình giao dịch “một cửa”
1.2.2.1. Nguyên tắc chung trong giao dịch một cửa
Theo điều 3, Quyết định số 1498/2005/QĐ-NHNN, các TCTD thực hiện giao dịch một cửa dựa trên các nguyên tắc sau:
• Tổ chức tín dụng thực hiện cải cách thủ tục hành chính trong hoạt động ngân hàng nhưng phải đảm bảo an toàn tài sản và tuân thủ các nguyên
tắc về
kiểm tra, kiểm soát áp dụng đối với hoạt động ngân hàng.
• Tổ chức tín dụng phải tổ chức và phân công lao động hợp lý, khoa học nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính và tuân thủ các quy định
pháp luật
trong hoạt động ngân hàng.
• Tổ chức tín dụng phải xây dựng Quy trình nghiệp vụ cụ thể trong giao dịch một cửa trên cơ sở các quy định hiện hành trong hoạt động ngân hàng,
hoạt động ngân quỹ, chế độ kế toán và đáp ứng được yêu cầu lập các
loại báo
cáo theo quy định.
23
• Tổ chức tín dụng ứng dụng khoa học và kỹ thuật công nghệ trong giao dịch một cửa phải tuân thủ các quy định của pháp luật có liên quan đến
quy trình
nghiệp vụ của loại giao dịch mà mình thực hiện. Hệ thống trang thiết bị, phần
mềm ứng dụng phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định để
đảm bảo
tính an toàn, bảo mật, chính xác, xử lý tự động một cách đồng bộ và
khách quan
đối với toàn bộ các hoạt động nghiệp vụ liên quan đến giao dịch thực hiện.
• Kiểm tra - kiểm soát trong giao dịch một cửa:
- Tổ chức tín dụng phải thực hiện kiểm soát chặt chẽ các nghiệp vụ có liên quan trong giao dịch một cửa. Hàng ngày, bộ phận kế toán phải thực
hiện khâu kiểm tra sau (kiểm tra đối chiếu các chứng từ giao dịch với
bảng kê
chứng từ giao dịch trong ngày) nhằm đảm bảo sự khớp đúng của các giao
dịch trong ngày. Trường hợp phát hiện sai sót phải xác định nguyên nhân và
khắc phục kịp thời.
- Đối với các giao dịch thu tiền mặt, chương trình giao dịch phải in được giấy giao nhận tiền để khách hàng kiểm tra lại và ký xác nhận. Trường
hợp chương trình giao dịch không in được giấy giao nhận tiền, kiểm soát viên
24
Sơ đồ 1.2: Quy trình giao dịch trong mô hình giao dịch “một cửa” Dịch vụ khách hàng Khách hàng
Giao dịch Giaodịch Giao dịch viên viên viên
1 2 3 Giao dịch viên 4 (1) Quỹ chính (7) (4) (5) Kiểm soát
(1) GDV ứng quỹ đầu ngày
(2) Khách hàng yêu cầu giao dịch:
(3) GDV thực hiện chi (thu) tiền mặt cho khách hàng.
(4) GDV chuyển chứng từ cho bộ phận kiểm soát khi vượt quyền giao dịch. (5) Kiểm soát chuyển chứng từ sau khi kiểm soát cho GDV.
(6) GDV trả tiền (thu) cho khách hàng. (7) GDV nộp quỹ cuối ngày.
1.2.2.3. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Để có thể thực hiện một cách trơn tru mô hình “giao dịch một cửa”, việc quy định một cách minh bạch chức năng của từng bộ phận, cá nhân trong hệ thống là yêu cầu cần thiết. Điều đó giúp cho các công việc tiến hành nhanh chóng, không bị chồng chéo, đồng thời cũng xác định được một cách rõ ràng nhiệm vụ của từng bộ phận trong hệ thống.
25
a. Bộ phận trước quầy
* Bộ phận dịch vụ và tư vấn khách hàng
Đối với hầu hết các ngân hàng thì quy mô khách hàng thường là rất lớn nên khó có thể đáp ứng khách hàng một cách tuyệt đối tại quầy giao dịch. Do vậy, cần thiết phải có một bộ phận hướng dẫn các thủ tục và cách thức giao dịch cho khách hàng trước khi khách hàng giao dịch trực tiếp với GDV. Cán bộ làm việc tại bộ phận khách hàng phải có kinh nghiệm làm việc lâu năm tại ngân hàng, thông thạo mọi nghiệp vụ của ngân hàng, có khả năng giao tiếp và ứng xử tốt. Nhiệm vụ chủ yếu của bộ phận này:
• Tiếp nhận và mở hồ sơ khách hàng mới.
• Quản lý tất cả các hồ sơ thông tin cho khách hàng, các mẫu chữ ký, mẫu dấu, ảnh của khách hàng. Cập nhật và lưu trữ thông tin khách hàng và
thường xuyên thu thập thông tin biến động liên quan đến khách hàng (thông
tin tài chính như số dư tài khoản, các khoản chuyển tiền đến, chuyển tiền đi,
thông tin doanh nghiệp...).
• Tiếp nhận và trả lời các thông tin về khách hàng và tài khoản khách hàng: số dư tài khoản, hoạt động trên tài khoản, trả sao kê tài khoản,
giấy báo
nợ, báo có cho khách hàng; tư vấn về dịch vụ ngân hàng, giải đáp thắc mắc,
hướng dẫn quy trình thủ tục ngân hàng.
• Đối chiếu và quản lý các báo cáo về hồ sơ thông tin khách hàng do bộ phận mình quản lý.
26
GDV thực hiện các chức năng chính của mình gồm: • Đăng ký sổ tài khoản khách hàng.
• Tiếp nhận và xử lý toàn bộ các yêu cầu giao dịch của khách hàng về chuyển khoản và tiền mặt.
• Chi trả chuyển tiền đến tại quầy.
• Thực hiện tiếp, nộp và điều chuyển quỹ.
• Kiểm tra và ký xác nhận trên nhật ký chứng từ cuối ngày và nhật ký quỹ. * Bộ phận quỹ chính
• Thực hiện thu - chi tiền mặt đối với khách hàng dựa trên các bút toán do GDV thiết lập trong trường hợp vượt hạn mức đã được kiểm soát viên phê duyệt.
• Kiểm tra đối chiếu số dư trên sổ sách và trên thực tế.
• Thực hiện các giao dịch tiếp quỹ và giao dịch nộp tiền về từ các quầy giao dịch.
• Các báo cáo quỹ cuối ngày.
b. Bộ phận sau quầy
* Bộ phận thanh toán
• Xử lý hạch toán phần còn lại của các giao dịch chuyển tiền đi trong nước, do các bộ phận khác chuyển đến (chủ yếu là bộ phận giao dịch viên),
đồng thời xử lý, hạch toán các tài khoản chuyển tiền đến trong nước. • Tạo thư nhờ thu, thanh toán báo có nhờ thu. Tạo thông tin và quản lý
các giao dịch tự động như: giao dịch tự động trả lương, chuyển tiền tự động,
đầu tư tự động.. .Kiểm tra và ký xác nhận trên nhật ký chứng từ cuối ngày,
27
* Bộ phận kiểm soát
• Bộ phận kiểm soát với GDV:
- Kiểm soát và phê duyệt các giao dịch vượt quá quyền của GDV, do GDV chuyển đến.
- Kiểm tra đối chiếu giao dịch giữa GDV và quỹ chính.
- Kiểm tra, ký xác nhận nhật ký chứng từ, nhật ký quỹ do giao dịch viên chuyển đến.
• Bộ phận kiểm soát với thanh toán:
- Kiểm soát và duyệt các giao dịch do bộ phận chuyển tiền thực hiện chuyển tiền đến. Kiểm tra ký duyệt điện và các bút toán thuộc chức năng chuyển tiền thực hiện trên hệ thống.
- Kiểm tra, ký duyệt nhật ký giao dịch tự động; kiểm tra, ký nhận trên nhật ký chứng từ cuối ngày, nhật ký giao dịch tự động.
• Bộ phận quản lý tài khoản và giao dịch nội bộ:
- Quản lý và giám sát toàn bộ tài khoản nội bộ của ngân hàng.
- Quản lý các tài khoản tiền gửi không kỳ hạn, tiền gửi có kỳ hạn của chi nhánh trung ương và các tổ chức tín dụng khác, tài khoản chi tiêu nội bộ,
tài khoản liên quan đến tình hình tài chính của ngân hàng.
- Thực hiện in, xử lý các chứng từ giao dịch nội bộ, chấm và lưu tất cả các chứng từ, nhật ký chứng từ, nhật ký quỹ của các GDV, thanh toán
viên và
thủ quỹ phát sinh chuyển giao.
- Tiếp nhận và phân loại chứng từ, nhật ký chứng từ... do các GDV và thanh toán viên thực hiện.
- Chấm, đối chiếu toàn bộ tài khoản nội bộ, chuyển kết quả (bao gồm các sổ tài khoản, báo nợ, báo có,.) cho bộ phận quản lý thông tin khách hàng
28
1.2.2.4. Nguyên tắc tổ chức giao dịch một cửa
* Nguyên tắc thống nhất, tập trung
Giao dịch một cửa là mô hình quản lý phân tán. Tuy nhiên, tính phân tán chỉ thực hiện trên phương diện chức năng, nhiệm vụ. Đối với quản trị, phải đảm bảo nguyên tắc tập trung, thống nhất trong giao dịch một cửa, thể hiện trên các mặt sau: Quản lý thống nhất từ Hội sở chính đến từng chi nhánh: các quy trình, quy chế phải đảm bảo có mối liên kết về hệ thống, tránh khả năng phân đoạn. Quy trình phải chi tiết, cụ thể, rõ ràng, tránh tình trạng mỗi chi nhánh áp dụng một kiểu, không có văn bản thống nhất. Đồng thời, toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh trong ngày phải được cập nhật, đảm bảo phản ánh đúng và chính xác thực trạng hoạt động của ngân hàng trong ngày giao dịch.
* Nguyên tắc tuân thủ bí mật
Trong giao dịch một cửa, mỗi thành viên tham gia đều được cấp user và password riêng để thực hiện giao dịch trong phạm vi thẩm quyền cho phép. Vì vậy, giao dịch viên và kiểm soát viên trong khuôn khổ nhiệm vụ được giao phải đảm bảo tính bí mật về mã giao dịch đối với đồng nghiệp, khách hàng, người quen, người thân trong gia đình. Có trách nhiệm giữ bí mật tài khoản của khách hàng. Việc cung cấp thông tin về tài khoản chỉ được thực hiện theo quy định của pháp luật. Đảm bảo sự tuân thủ tuyệt đối quy trình nghiệp vụ trong giao dịch một cửa, quy trình quản lý, cấp phát, bảo quản, sử dụng mã truy cập, mật khẩu, khóa phê duyệt của hệ thống giao dịch.
* Nguyên tắc kiểm tra, đối chiếu
Nguyên tắc này đảm bảo mọi giao dịch phát sinh đều được khớp đúng từ khâu nhận chứng từ, lập chứng từ, kiểm tra đối chiếu trong phạm vi hạn mức được giao của giao dịch viên và kiểm soát. Đặc biệt đối với giao dịch
29
liên quan đến tiền mặt của giao dịch viên tại bất kỳ thời điểm nào sẽ ngăn chặn được các hành vi thụt quỹ, gian lận.