1. Tính cấp thiết của đề tài
3.2.2. Thiết lập một cơ chế kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ, hoàn chỉnh gắn
gắn
liền với quy trình giao dịch một cửa
Giao dịch một cửa có ý nghĩa giải phóng các thủ tục hành chính, thời gian cho khách hàng và tạo sự thoải mái cho khách hàng nhưng lại tăng thêm rủi ro và sự phức tạp cho việc kiểm tra, kiểm soát các giao dịch đó đối với ngân hàng. Chính vì vậy, ngân hàng cần xây dựng một cơ chế kiểm tra, kiểm soát gắn liền với quy trình giao dịch một cửa để không bỏ sót bất kỳ khâu quan trọng và các khâu dễ xảy ra sai sót, nhầm lẫn nào.
Muốn vậy, những người quản lý cần phải có sự hiểu biết về đặc trưng mỗi loại quy trình nghiệp vụ. Ví dụ: quy trình gửi tiền khác quy trình rút tiền, quy trình nghiệp vụ thủ quỹ khác quy trình nghiệp vụ thanh toán, chuyển tiền, nghiệp vụ tiền gửi không kỳ hạn khác nghiệp vụ tiền gửi có kỳ hạn...Mỗi nghiệp vụ có quy trình thực hiện riêng nên cần có các khâu kiểm tra, kiểm soát riêng, các thủ tục và cơ chế kiểm soát đặc thù. Trong giao dịch một cửa, GDV thực hiện vai trò của kế toán viên và thủ quỹ trong một quy trình giao dịch nên cơ chế kiểm tra, kiểm soát lại càng phải chặt chẽ hơn.
Quy trình giao dịch một cửa đơn giản với khách hàng nhưng đằng sau nó là
cả một sự chuẩn bị, sự phối kết hợp của nhiều yếu tố, nhiều thao tác và sự đóng góp của nhiều người. Các mặt nghiệp vụ luôn đòi hỏi sự quản lý, giám sát chặt chẽ và thường xuyên để đảm bảo việc hạch toán là chính xác, an toàn và đáp ứng
kịp thời yêu cầu của khách hàng. Vì vậy, kiểm tra việc tổ chức thực hiện quy trình
95
• Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo mật về truy cập chương trình đối với các thành viên tham gia vào quy trình, kiểm tra việc thực hiện định mức
tồn quỹ của các GDV, quỹ chính và quỹ phụ.
• Kiểm tra tính khớp đúng giữa số tiền trên sổ kế toán và thực tế tồn quỹ của từng GDV, quỹ phụ.
• Kiểm tra việc bảo đảm an toàn tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá của các GDV, quỹ phụ trong giờ nghỉ trưa.
• Kiểm tra tính pháp lý của chứng từ giao dịch và trình tự xử lý giao dịch, kiểm soát và duyệt giao dịch đối với từng loại nghiệp vụ: mở tài khoản
khách hàng, huy động vốn, giải ngân, thu nợ, thanh toán chuyển tiền,... • Kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của bộ phận kế toán ngân quỹ,
kiểm tra việc sử dụng các quyền hạn và thực hiện chức trách, nhiệm vụ được
giao của các thành viên tham gia vào quy trình: Giám đốc chi nhánh, KSV,
GDV, quỹ chính, quỹ phụ.
Ngân hàng cần phải thường xuyên xem xét, đánh giá nhằm phát hiện các điểm yếu trong các quy trình nghiệp vụ hay những rủi ro chưa nhận biết để bố trí các khâu kiểm soát, bổ sung kịp thời những thủ tục kiểm soát phù hợp. Ngân hàng phải đánh giá hệ thống các quy định nội bộ và quy trình nghiệp vụ đã ban hành. Từ đó, ngân hàng sẽ sửa đổi những điểm bất hợp lý và bổ sung các quy trình còn thiếu theo hướng toàn bộ các nghiệp vụ, điều hành và quản lý của ngân hàng phải được quy trình hóa, các rủi ro có thể phát sinh phải được kiểm soát ngay từ các chốt kiểm soát được cài đặt trong các quy trình nghiệp vụ. Ngân hàng sẽ hoàn thiện dần cơ chế kiểm tra, kiểm soát gắn liền với quy trình giao dịch một cửa.
96
người. Muốn hoạt động kiểm soát nội bộ thực sự mang lại hiệu quả thì trước hết phải quan tâm tới vấn đề tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực cho hoạt động kiểm soát.
Cán bộ làm công tác kiểm soát trong mô hình giao dịch một cửa phải là những người không những hiểu rõ về các quy trình nghiệp vụ trong giao dịch tại chi nhánh mà còn phải giỏi ngoại ngữ, tin học và các kỹ năng khác cần thiết cho công việc (Như văn hóa giao dịch, khả năng làm việc nhóm cũng như làm việc độc lập, kỹ năng phân tích tổng hợp...). Vậy ban lãnh đạo chi nhánh cần quan tâm tới vấn đề nhân sự ngay từ khâu tuyển dụng. Nhà quản lý cũng cần cân nhắc về chi phí và lợi ích giữa việc tuyển mới nhân viên từ bên ngoài và tuyển trong nội bộ ngân hàng từ các bộ phận khác.
Việc tuyển mới hiện nay cho phép ngân hàng lựa chọn những người có trình độ chuyên môn tốt, hiểu rõ các nghiệp vụ chính của ngân hàng hiện đại, có sức trẻ và sự nhiệt tình trong công việc. Ớ những nhân viên mới luôn có sự tâm huyết, cẩn thận và chịu khó tìm tòi học hỏi để hoàn thành tốt nhất công việc của mình. Vì mới làm nên dĩ nhiên họ sẽ tuân thủ tốt các quy định, quy chế và thủ tục kiểm soát của chi nhánh nên hạn chế được các sai sót cũng như các gian lận trong công việc. Tuy nhiên chi phí để đào tạo họ lại khá cao vì mỗi ngân hàng đều có một phần mềm ứng dụng trong mô hình giao dịch một cửa riêng do đó cần thời gian để họ làm quen và sử dụng thành thạo phần mềm ứng dụng tại chi nhánh trước khi làm được công việc của mình nhất là ở vị trí kiểm soát viên.
Với các nhân viên làm việc tại các bộ phận khác của chi nhánh nếu được tuyển dụng vào bộ phận kế toán thực hiện hoạt động giao dịch thì họ có một lợi thế là hiểu biết khá rõ về Chi nhánh, về phần mềm ứng dụng cũng như các nghiệp vụ kinh doanh của ngân hàng. Tuy nhiên, một hạn chế của nhân viên cũ đó là sự quá tự tin vào sự hiểu biết và kinh nghiệm làm việc của mình nên đôi khi lại không tuân thủ tuyệt đối các bước của quy trình kiểm soát do
97
đó vân không tránh khỏi những sai sót và khi đã sai sót thì tự bản thân họ lại thường khó tìm ra nguyên nhân. Mặt khác, những người cũ thì nhiều khi trình độ chuyên môn thực sự thường không tốt bằng nhân viên tuyển mới do đó hạn chế về khả năng sáng tạo trong làm việc, thường dập khuôn máy móc dân tới mỗi khi cải tiến, nâng cấp về hình thức giao dịch thì khả năng thích ứng lại chậm hơn thế hệ trẻ, những nhân viên thời đại mới.
Bên cạnh chính sách tuyển dụng thì quy trình đào tạo cũng góp phần quan trọng cho ra đời một đội ngũ nhân viên giỏi cho Chi nhánh. Ban lãnh đạo chi nhánh cần có chính sách đào tạo và đào tạo lại cán bộ ngân hàng tham gia vào hoạt động kiểm soát nội bộ trong mô hình giao dịch một cửa phù hợp với yêu cầu hiện nay.
Chi nhánh ứng dụng phần mềm giao dịch một cửa trên phần mềm giao dịch IPCAS chưa lâu do đó đòi hỏi cán bộ ngân hàng không ngừng phải trau dồi kiến thức. Do đó, ngân hàng cũng cần thường xuyên tổ chức các cuộc thi nghiệp vụ chuyên môn, tổ chức các buổi tập huấn nghiệp vụ, các cuộc hội thảo trao đổi những lỗi có thể gặp phải trong quá trình giao dịch, cách xử lý... để các GDV cũng như KSV có thêm kinh nghiệm làm việc, nâng cao khả năng nghiệp vụ để hạn chế các lỗi xảy ra trong giao dịch. Ngoài ra, chi nhánh nên tổ chức các cuộc giao lưu với các ngân hàng cùng hệ thống để các cán bộ công nhân viên tham gia tích cực vào hoạt động đoàn thể, đoàn kết thực hiện tốt công việc.
Mô hình giao dịch một cửa hiện nay chi nhánh áp dụng dựa trên công nghệ tin học hiện đại do Hàn Quốc thiết kế. Tuy các giao diện chính đã được dịch sang tiếng việt nhưng các tiểu mục trong đó đa phần bằng tiếng anh do đó b ên cạnh việc tổ chức các lớp tập huấn về trình độ chuyên môn cho nhân viên thì chi nhánh cũng cần quan tâm tới việc cải thiện trình độ ngoại ngữ và các kỹ năng khác cho nhân viên ngân hàng. Có như vậy thì họ mới có khả năng xử lý chính xác các yêu cầu của khách hàng đưa ra một
98
cách nhanh nhất từ đó giúp khách hàng cảm thấy hài lòng khi sử dụng dịch vụ của ngân hàng.
Một hạn chế hiện nay của chi nhánh là mặc dù nhân viên khá thành thạo về các nghiệp vụ trên máy nhưng lại chưa có kiến thức về việc đảm bảo an toàn cho máy mình sử dụng nên mỗi khi có sự cố máy tính xảy ra là đều cần tới sự trợ giúp của nhân viên tin học. Một điều dễ nhận thấy là: dù công nghệ ngân hàng có hiện đại, chương trình giao dịch và phần mềm kiểm soát có ưu việt đến đâu nhưng nhân viên ngân hàng - những người vận hành chúng không có sự hiểu biết, không thành thạo và không có khả năng để tận dụng ưu thế của nó thì cũng không có tác dụng trong việc cải thiện môi trường kiểm soát, thực hiện thủ tục kiểm soát. Bởi vậy, chi nhánh cần bổ sung các khóa hướng dẫn kiến thức tin học ngân hàng cho các nhân viên nghiệp vụ, những kỹ năng cơ bản để họ có thể khai thác thông tin và đảm bảo an toàn cho hệ thống công nghệ của ngân hàng.
Việc đào tạo cán bộ nâng cao năng lực, trình độ cán bộ có thể thực hiện bằng nhiều hình thức cả ngắn hạn và dài hạn, cả trong nước và ngoài nước...dựa vào nhu cầu và khả năng của ngân hàng, năng lực và điều kiện của các cán bộ để tự lập kế hoạch đào tạo hợp lý làm sao đạt hiệu quả cao nhất nhưng chi phí bỏ ra là hợp lý nhất. Đồng thời ban hành quy chế bắt buộc và sử dụng kết quả học tập để phân loại, nâng bậc lương hay chuyển ngạch lương của viên chức... Đây cũng là biện pháp khuyến khích nhân viên tích cực học hỏi và đảm bảo hiệu quả đào tạo.
3.2.4. Hiện đại hóa công nghệ ngân hàng
Tất cả các ngân hàng Việt Nam hiện nay đều chưa tự xây dựng cho mình một phần mềm công nghệ giao dịch riêng, và hầu như còn lạc hậu so với các nước trên thế giới. Chi phí đầu tư cho việc hiện đại hóa là rất lớn, song không phải vì thế mà chậm trễ và thụ động, vì nó là yếu tố quyết định khả năng cạnh tranh của ngân hàng trong thời đại mới.
99
Phần mềm giao dịch chi nhánh đang áp dụng đã mang lại những bước phát triển trong khả năng giao dịch, thanh toán... song vẫn còn một vài bất cập. Tuy nhiên, vấn đề này phụ thuộc rất lớn vào các chính sách của NHNo&PTNT Việt Nam, chi nhánh không tự mình khắc phục được. Nhưng trong
phạm vi khả năng của mình Chi nhánh có thể góp phần hoàn thiện công nghệ ngân hàng tại chi nhánh bằng hoạt động đầu tư thêm trang thiết bị cho trụ sở chính
và các phòng giao dịch như đầu tư đổi mới hệ thống máy tính có tốc độ xử lý cao,
các máy phụ trợ hiện đại, tốc độ tốt như máy scan, máy photo, máy in chứng từ, máy in sổ tiết kiệm, máy Fax, rồi hệ thống camera theo dõi...
Ngân hàng cũng cần có các cán bộ quản trị mạng có trình độ và am hiểu nghiệp vụ ngân hàng. Người quản trị chịu trách nhiệm chung về quản trị, đảm bảo hoạt động của mạng nội bộ, quản lý hệ thống máy chủ, quản lý các chương trình ứng dụng, có trách nhiệm đảm bảo an toàn phòng máy chủ, an toàn cho các chương trình ứng dụng, an toàn số liệu lưu trữ.
Song song với việc đầu tư hiện đại hóa công nghệ ngân hàng, ngân hàng cũng phải có kế hoạch đào tạo đội ngũ cán bộ nhân viên phòng điện toán. Phải tuyển chọn những chuyên viên về công nghệ thông tin vừa có năng lực, đạo đức, trình độ quản trị mạng, vừa phải rất am hiểu nghiệp vụ ngân hàng và các giao dịch cụ thể để kịp thời khắc phục những sự cố xảy ra tại Chi nhánh tránh trường hợp làm ảnh hưởng tới tốc độ cũng như độ chính xác, an toàn của giao dịch. Cần huấn luyện, đào tạo thêm về nghiệp vụ và thường xuyên có hướng dẫn về những nghiệp vụ sản phẩm dịch vụ mới cho cán bộ tin học, sau đó là đến toàn bộ nhân viên trong chi nhánh để mỗi nhân viên có thể tự mình xử lý những sự cố, những vướng mắc xảy ra trong quá trình thao tác nghiệp vụ mà không phải phụ thuộc quá nhiều vào cán bộ tin học.
100
an toàn và được theo dõi độc lập. Việc ra quyết định quản lý có thể bị ảnh hưởng bất lợi bởi thông tin không đáng tin cậy hoặc bị thất lạc nếu hệ thống thông tin thiết lập và kiểm soát kém. Nếu thiếu sự kiểm soát thích đáng đối với hệ thống thông tin và công nghệ thì ngân hàng có thể bị thất thoát dữ liệu, sai sót mang tính hệ thống và khó phục hồi. Vì vậy, nâng cao công nghệ để hệ thống thông tin của chi nhánh đáng tin cậy và đầy đủ cũng là biện pháp quan trọng để hoàn thiện KSNB tại chi nhánh.
Thiếu sự truyền thông hiệu quả thì thông tin cũng trở nên vô dụng. Do đó, ban lãnh đạo ngân hàng cần thiết lập những kênh truyền tin hiệu quả để đảm bảo những thông tin cần thiết đến được với những người phù hợp. Những mục tiêu, chiến lược, chỉ tiêu cũng như các thủ tục, chính sách của ngân hàng được truyền tới các cấp quản lý thấp hơn và những cán bộ nghiệp vụ. Kênh truyền thông hiệu quả sẽ đảm bảo cho tất cả các thành viên trong chi nhánh có sự hiểu biết đầy đủ về những chính sách, thủ tục của ngân hàng.
3.2.6. Nâng cao năng lực đánh giá và quản lý rủi ro trong giao dịch một một
cửa qua kiểm soát nội bộ
Hoạt động kinh doanh ngân hàng vốn tiềm ẩn nhiều rủi ro. Khi ứng dụng mô hình giao dịch một cửa, những nguy cơ rủi ro lại tăng lên đối với chi nhánh Thủ Đô. Vì vậy, chi nhánh cần phải nâng cao năng lực đánh giá và quản lý rủi ro của mình để tăng cường hiệu quả kiểm soát, tăng cường hoạt động đào tạo cán bộ kiểm soát nhằm nâng cao năng lực của cán bộ kiểm soát đặc biệt là khả năng dự báo, nhận dạng rủi ro, phân tích và đánh giá rủi ro.
Chi nhánh NHNo&PTNT Thủ Đô đã có những quan tâm nhất định đến công tác đào tạo cán bộ nói chung trong đơn vị. Nhưng gần như chưa có sự quan tâm thực sự nào đến công tác đào tạo cán bộ kiểm soát. Sự thiếu hụt trong đào tạo về KSNB đã làm hạn chế khả năng dự báo, khả năng đưa ra các
101
kiến nghị cũng như khả năng nhận dạng rủi ro, phân tích và đánh giá rủi ro của cán bộ kiểm soát trong chi nhánh. Gần như hoạt động kiểm soát nội bộ được tiến hành một cách thụ động và luôn đi theo một lối cũ. Điều này để thấy được rằng kiểm soát nội bộ trong mô hình giao dịch một cửa tại chi nhánh là chưa thực sự hữu hiệu.
Trước thực tế đó, công tác đào tạo cán bộ kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ trong mô hình giao dịch một cửa nói riêng là một yêu cầu cấp thiết. Chi nhánh nên tổ chức các hoạt động nhằm nâng cao trình độ chuyên môn và độ nhanh nhạy trong kiểm soát cho các kiểm soát viên như:
Tổ chức đi giao lưu, học hỏi kinh nghiệm trong hoạt động kiểm soát nội bộ trong mô hình giao dịch một cửa tại các ngân hàng bạn trong và ngoài tỉnh, đặc biệt là các ngân hàng cổ phần có phần mềm kế toán giao dịch hiện đại trong cùng địa bàn như Sacombank, Techcombank, Maritime Bank, Eximbank, Ngân hàng TMCP Quân Đội...
Tổ chức các buổi chuyên đề dành riêng cho hoạt động kiểm soát nội bộ trong mô hình giao dịch một cửa để nâng cao trình độ của các cán bộ kiểm