1. Tính cấp thiết của đề tài
1.3. Kiểm soát nội bộ trong mô hình giao dịch một cửa của Ngân
cần phải làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh. Ngược lại, sự yếu kém của hệ thống KSNB sẽ dẫn đến những rủi ro khôn lường, người lao động vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn ngân hàng, của người sử dụng lao động; các nhà lãnh đạo không quản lý được các rủi ro, không phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học mà dựa trên sự tin tưởng cảm tính. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động và kết quả kinh doanh của ngân hàng nói chung và lợi ích của người lao động nói riêng.
1.3. Kiểm soát nội bộ trong mô hình giao dịch một cửa của Ngânhàng hàng
thương mại và rủi ro kiểm soát
1.3.1. Sự cần thiết của kiểm soát nội bộ trong mô hình giao dịch một cửa
Tuy có nhiều ưu điểm so với mô hình giao dịch cũ nhưng mô hình giao dịch một cửa cũng có những rủi ro nhất định. Để có thể hoạt động an toàn và đạt được mục tiêu phát triển bền vững của mình, mỗi ngân hàng đều phải có sự kiểm tra - kiểm soát chặt chẽ.
KSNB hiệu quả là điều cần thiết đối với ngân hàng ứng dụng mô hình giao dịch một cửa để hạn chế những rủi ro tiềm tàng của mô hình. Nói chung, một hệ thống kiểm soát mạnh có thể đảm bảo cho tổ chức ngân hàng đạt được các mục tiêu đề ra. KSNB như vậy cũng có thể giúp đảm bảo ngân hàng sẽ tuân thủ các quy định và luật pháp cũng như các chính sách, kế hoạch, thủ tục và quy định nội bộ và giảm rủi ro của những thất thoát ngoài dự tính và ảnh hưởng đến uy tín của ngân hàng.
KSNB sẽ đảm bảo kiểm soát chặt chẽ các nghiệp vụ liên quan trong giao dịch một cửa, sớm phát hiện sai sót, xác định nguyên nhân và khắc phục
37
trách nhiệm và quyền hạn của từng bộ phận, quy chế, quy trình nghiệp vụ và nội quy trong giao dịch một cửa hợp lý sẽ đảm bảo cho mô hình hoạt động hiệu quả, hạn chế rủi ro xảy ra.
Nguy cơ rủi ro trong mô hình giao dịch một cửa cũng xuất phát từ sự phân công, phân nhiệm không rõ ràng, hạn mức xử lý nghiệp vụ không phù hợp. Vì thế, cần có hoạt động KSNB thường xuyên để các chức năng được đảm bảo thực hiện, quyền hạn không bị lạm dụng và trách nhiệm được rõ ràng. Các hạn mức thu - chi tiền mặt và hạn mức tồn quỹ trong ngày đối với GDV, các chế độ tạm ứng và thanh toán tạm ứng, về phân cấp, phần quyền trong xử lý và kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh, quy định về luân chuyển chứng từ trong giao dịch phải được theo dõi và quản lý chặt chẽ. Tất cả những điều đó sẽ được thực hiện tốt nếu hệ thống KSNB xây dựng hoàn thiện và hoạt động hiệu quả.
Tóm lại, KSNB là hoạt động đặc biệt quan trọng đối với các tổ chức tín dụng áp dụng mô hình giao dịch một cửa. Nó thực hiện quản lý chặt chẽ mọi hoạt
động của tổ chức, kiểm tra giám sát nhằm hạn chế những rủi ro có thể xảy ra và nhanh chóng phát hiện, có biện pháp xử lý kịp thời. Từ đó, các giao dịch luôn được thực hiện nhanh chóng, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng, đảm bảo an toàn hoạt động, nâng cao hiệu quả kinh doanh và vị thế của ngân hàng.
1.3.2. Kiểm soát nội bộ trong mô hình giao dịch một cửa và khả năng rủi
ro kiểm soát
1.3.2.1. Kiểm soát tổng quát
Kiểm soát tổng quát là kiểm soát bao trùm toàn bộ hoạt động trong giao dịch một cửa gắn liền với sự phân công trách nhiệm của từng đối tượng trong
38
a. Đối với Tổng Giám đốc (Giám đốc)
• Quyền hạn:
• Phân cấp và phân quyền cho các thành viên tham gia quy trình giao dịch một cửa. Quy định hạn mức giao dịch cho từng GDV.
• Được cấp mã khóa bảo mật để thực hiện chức năng theo thẩm quyền của mình trong việc kiểm soát và duyệt (ký) chứng từ, hoặc ủy quyền cho
người khác thực hiện quyền kiểm soát và duyệt (ký) chứng từ trên máy và
trên giấy theo quy định. • Trách nhiệm:
• Xây dựng quy chế giao dịch một cửa, quy trình nghiệp vụ trong giao dịch một cửa. Hướng dẫn triển khai thực hiện giao dịch một cửa tại đơn vị
theo đúng quy định và kiểm tra việc chấp hành các quy định trong giao dịch
một cửa.
• Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ yêu cầu phải có chữ ký của người phê duyệt theo quy định. Định kỳ hoặc đột xuất có trách nhiệm
xem xét và điều chỉnh hạn mức giao dịch cho từng GDV cho phù hợp
với tình
hình hoạt động của đơn vị mình.
• Tuyệt đối giữ bí mật các mã khoá bảo mật, chữ ký điện tử được cấp; định kỳ phải thay đổi để tránh bị lấy cắp, lợi dụng, tham ô chiếm đoạt tài sản
của TCTD và khách hàng; chịu trách nhiệm trước pháp luật về những
tổn thất
39
• Trách nhiệm:
• Thực hiện đúng các nội dung quy định trong quy trình giao dịch một cửa.
• Chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ giao dịch trong ngày mà GDV thực hiện theo tham quyền được quy định; đồng
thời, đối
chiếu và kiểm tra tính chính xác giữa chứng từ mà GDV thực hiện trong ngày
với bảng liệt kê giao dịch cuối ngày của GDV.
• Tuyệt đối giữ bí mật các loại mã khóa bảo mật, chữ ký điện tử theo quy định và chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Tong Giám đốc (Giám đốc) và trước pháp luật về những tổn thất xảy ra do để mất hoặc tiết lộ mã khoá bảo
mật và chữ ký điện tử.
c. Đối với Giao dịch viên
• Quyền hạn:
• GDV được cấp mã khóa bảo mật để thực hiện nhiệm vụ theo thẩm quyền của mình trong việc lập, kiểm soát, phê duyệt (ký) chứng từ. • GDV có quyền xử lý và chịu trách nhiệm hoàn toàn khi có tổn thất xảy
ra đối với các giao dịch trong hạn mức giao dịch mà mình phụ trách. Các giao
dịch vượt hạn mức phải được kiểm soát viên phê duyệt theo quy định trước
khi thực hiện. • Trách nhiệm:
• GDV chịu trách nhiệm hướng dẫn khách hàng thực hiện giao dịch, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ và tính chính xác của nội dung
40
(Giám đốc) và trước pháp luật về những tổn thất xảy ra do để mất hoặc tiết lộ mã khoá bảo mật và chữ ký điện tử.
• Tuân thủ đúng quy trình về giao nhận và kiểm đếm tiền với bộ phận quỹ và khách hàng. Trường hợp thiếu hoặc vượt hạn mức tồn quỹ, GDV phải
báo cáo để thực hiện đúng quy định của TCTD về hạn mức tồn quỹ. Cuối
ngày phải tiến hành đối chiếu, đảm bảo khớp đúng giữa tồn quỹ thực tế
với số
tiền ghi trên sổ kế toán, và chuyển toàn bộ số dư tồn quỹ về bộ phận quỹ.
d. Đối với bộ phận quỹ
• Quyền hạn: Bộ phận quỹ có quyền kiểm tra hạn mức tồn quỹ của GDV theo quy định.
• Trách nhiệm:
• Bộ phận quỹ chịu trách nhiệm bảo quản an toàn tuyệt đối về số tiền và tài sản mà mình quản lý, tuân thủ các chế độ, nguyên tắc về giao nhận
tiền và
tài sản, đảm bảo đối chiếu khớp đúng giữa tồn quỹ thực tế với số liệu
trên sổ
kế toán.
• Hàng ngày, bộ phận quỹ tạm ứng tiền cho GDV thực hiện các loại giao dịch phát sinh theo quy định. Trong quá trình giao dịch, bộ phận quỹ thực
hiện thu hồi tiền vượt hạn mức tồn quỹ của GDV hoặc tiếp quỹ nếu tồn quỹ
của GDV thấp hơn hạn mức quy định. Cuối ngày, bộ phận quỹ phải thực hiện
41
* Hạn mức giao dịch thu - chi tiền mặt và hạn mức tồn quỹ trong ngày đối với giao dịch viên
• Hạn mức giao dịch và hạn mức tồn quỹ được giao cho GDV phải phù hợp với trình độ, năng lực của GDV và loại giao dịch mà GDV được phép
thực hiện, đồng thời phải gắn với khả năng kiểm soát của TCTD để đảm bảo
an toàn tài sản.
• Các giao dịch vượt hạn mức phải được KSV kiểm soát và phê duyệt trước khi thực hiện. Các giao dịch thu - chi tiền mặt vượt hạn mức giao dịch
phải do bộ phận quỹ thực hiện.
• Neu không có sự kiểm soát của KSV thì rất dễ xảy ra nhầm lẫn thừa, thiếu tiền, hạch toán sai số tiền là điều rất nguy hiểm. Nhất là với những giao
dịch vượt hạn mức, vai trò của KSV rất quan trọng, đối với những giao dịch
thu - chi tiền mặt vượt hạn mức của GDV bắt buộc phải chuyển về bộ phận
quỹ hỗ trợ thực hiện dưới sự kiểm soát của KSV.
* Quản lý tồn quỹ tiền mặt, các giấy tờ có giá và các tài sản khác giao cho giao dịch viên để thực hiện giao dịch một cửa
• Đầu ngày giao dịch, GDV được ứng tiền mặt, các giấy tờ có giá và các tài sản khác từ bộ phận quỹ theo quy định của TCTD để giao dịch với khách
hàng. Trong quá trình giao dịch, nếu số dư tồn quỹ của GDV vượt hạn mức
tồn quỹ trong ngày, TCTD phải thực hiện điều chuyển về bộ phận quỹ phần
42
trong hệ thống. Neu thiếu, thừa phải báo cáo lãnh đạo ngay lập tức vì ấn chỉ quan trọng và tài sản của khách hàng liên đới trách nhiệm và giá trị vật chất to lớn, nếu không tìm ra nguyên nhân và xử lý kịp thời có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng cho ngân hàng mà không thể lường trước được.
* Chế độ tạm ứng và thanh toán tạm ứng
Tất cả các khoản tiền, giấy tờ có giá và các tài sản khác do bộ phận quỹ tạm ứng và giao cho GDV đầu ngày phải được kiểm soát, đối chiếu và tất toán vào cuối ngày giao dịch. Việc thực hiện giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, giấy tờ có giá giữa GDV và bộ phận quỹ phải theo đúng quy trình về nghiệp vụ kho quỹ. Trường hợp giao nhận tiền theo bao nguyên niêm phong vào cuối ngày giao dịch, đầu ngày giao dịch hôm sau, GDV không được phép nhận lại chính bao nguyên niêm phong mà ngày hôm trước mình đã nộp. Nếu để GDV nhận tiền theo bao nguyên niêm phong vào cuối ngày giao dịch hôm trước và đầu ngày giao dịch hôm sau thì GDV có thể lợi dụng để trục lợi cho riêng mình vì số tiền trên sổ sách và số tiền trong bao niêm phong có thể không bằng nhau mà không bị ai phát hiện. Vì vậy, phải thực hiện đổi chéo bao niêm phong giữa các GDV để tránh hành vi trục lợi gây hậu quả nghiêm trọng. Bên cạnh đó, KSV cũng phải thường xuyên kiểm tra đột xuất số tiền tồn quỹ và số tiền trên sổ kế toán xem có khớp đúng hay không, hạn chế tối đa rủi ro cho ngân hàng.
* về phân cấp, phân quyền trong xử lý và kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh trong giao dịch một cửa
TCTD thực hiện phân cấp, phân quyền và quy định rõ quyền hạn và trách nhiệm cho các thành viên tham gia giao dịch một cửa. Việc phân cấp, phân quyền phải đảm bảo an toàn và tuân thủ theo quy định của pháp luật.
* về cơ sở vật chất: tổ chức tín dụng phải trang bị các phương tiện, thiết bị đảm bảo an toàn khác như máy camera để giám sát hoạt động tại các
43
* về chứng từ: Các chứng từ và ấn chỉ giao cho khách hàng phải được in từ máy in chuyên dụng. Các máy in chứng từ, máy in khác kết nối với hệ