1. Tính cấp thiết của đề tài
3.2.1. Tạo lập môi trường kiểm soát mạnh
MTKS phản ánh thái độ của Ban giám đốc và các nhà quản lý của ngân hàng, quyết định đến cấu trúc và nguyên tắc hoạt động của hệ thống KSNB. Đe kiểm soát nội bộ phát huy được vai trò và hiệu quả ngân hàng cần phải tạo được một MTKS tốt.
Ban giám đốc nên có trách nhiệm đề ra và thường xuyên đánh giá lại những
chiến lược tổng thể và chính sách có ý nghĩa của ngân hàng. Họ phải biết được những rủi ro mà ngân hàng mình đang và sẽ phải đối mặt, đặt ra giới hạn có thể chịu được đối với những rủi ro đó và đảm bảo rằng các cấp quản lý áp dụng các biện pháp cần thiết để xác định, đo lường, theo dõi và kiểm tra được chúng.
Ban giám đốc ngân hàng cũng cần thường xuyên rà soát, đánh giá lại cơ cấu tổ chức hiện nay, xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm của mỗi thành viên, bộ phận trong ngân hàng, tránh xa các xung đột về lợi ích và đảm bảo sự thông suốt, kịp thời của các kênh thông tin trong nội bộ ngân hàng. Bên cạnh
92
sách đãi ngộ, cơ hội thăng tiến của các cán bộ có năng lực, có nhiều đóng góp trong công việc. Ban lãnh đạo của Chi nhánh cần biết rõ rằng đây chính là yếu tố ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát.
Trong giao dịch một cửa, ngân hàng phải nhận thức và nhấn mạnh tầm quan trọng của KSNB đầy đủ và hữu hiệu, coi đây là một trong những giải pháp mang tính chiến lược lâu dài đồng thời là đòi hỏi cấp thiết hiện nay. Một trong những nguyên nhân dẫn tới hoạt động KSNB vẫn chưa mang lại hiệu quả như mong muốn ở các NHTM Việt Nam hiện nay là lãnh đạo ngân hàng chưa đánh giá đúng tầm quan trọng của hệ thống KSNB nên chưa được thiết lập và hoạt động theo đúng nghĩa của nó. Vì vậy, Ban giám đốc định kỳ nên thảo luận với những người quản lý về tính hiệu quả của KSNB, xem xét lại những thủ tục và kết quả đánh giá của hoạt động KSNB để có thể bổ sung, điều chỉnh kịp thời nhằm hoàn thiện KSNB của ngân hàng mình.
Đồng thời, Ban giám đốc cũng giúp cho nhân viên các cấp hiểu rõ tầm quan trọng của KSNB. Nhân viên trong chi nhánh cần nhận thức được rằng họ phải thực hiện nghiêm túc những nhiệm vụ được giao, đảm bảo trách nhiệm và phải liên lạc với cấp quản lý phù hợp về bất kỳ vấn đề gì xảy ra trong hoạt động không tuân thủ sự chỉ đạo hay những lạm dụng chính sách hay những hành động phi pháp. Đặc biệt, trong giao dịch một cửa, các nhân viên giao dịch là người quyết định quy trình giao dịch nên ý thức trách nhiệm và trình độ nghiệp vụ của nhân viên tốt sẽ giúp ngân hàng hạn chế được những rủi ro của mô hình này. Vì vậy, chi nhánh cần phải có văn bản cụ thể hướng dẫn chi tiết các thủ tục hoạt động tới toàn bộ nhân viên trong ngân hàng ở tất cả các bộ phận.
Trong giao dịch một cửa, hoạt động KSNB phải được thực hiện cả trước, trong và sau quá trình thực hiện giao dịch cho nên hiệu quả của nó phụ
93
thuộc nhiều vào trình độ, kinh nghiệm và đạo đức của nhân viên ngân hàng, đặc biệt là các GDV và bộ phận hậu kiểm.
Con người là trung tâm của mọi hoạt động nên chính sách nhân sự cũng ảnh hưởng đến MTKS của ngân hàng. Hiện nay Chi nhánh đã có những phương pháp quản lý nhân viên và chế độ đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân viên khá hợp lý nhưng chế độ tuyển dụng, huấn luyện và sử dụng cán bộ nhân viên có năng lực và đạo đức cần được quan tâm đầu tư hơn nữa. Với nhân viên mới, chi nhánh cần có sự hướng dẫn cụ thể về những thao tác nghiệp vụ trong giao dịch một cửa cả bằng thực tế và bằng văn bản. Có hướng dẫn kịp thời mỗi khi nâng cấp hoặc phát triển thêm các giao diện của phần mềm IPCAS.
Tại Chi nhánh, nhân viên phòng kế toán - ngân quỹ nên có sự luân chuyển, chuyển đổi làm việc tại các vị trí khác nhau của phòng. Đây chính là một biện pháp rất phù hợp và hiệu quả để nhân viên có thể nắm bắt hết các thao tác, nghiệp vụ của các giao dịch với khách hàng. Sự luân chuyển như vậy giúp chi nhánh khắc phục được những rủi ro do nhân viên ngân hàng thiếu sự hiểu biết về tất cả các khâu, các nghiệp vụ giao dịch.
Đối với bộ phận Back - End, ngân hàng cần tuyển chọn, bố trí những nhân viên có trình độ, đạo đức và kinh nghiệm cao đồng thời thường xuyên bổ sung kiến thức về hoạt động kiểm soát cho họ. Mặt khác, ngân hàng cũng cần thường xuyên đánh giá lại trình độ kinh nghiệm của các nhân viên để xác định hợp lý hạn mức giao dịch và hạn mức tồn quỹ giao cho từng GDV.
Trong MTKS, các nhân tố bên ngoài nằm ngoài sự kiểm soát của các nhà quản lý ngân hàng nhưng lại có ảnh hưởng rất lớn đến các quy chế, thủ tục kiểm soát cụ thể. Do đó, ngân hàng cần phải có sự dự báo, phân tích và đánh giá linh hoạt những thay đổi trong môi trường hoạt động của ngân hàng đặc biệt là tốc độ tăng trưởng, những thay đổi công nghệ ngân hàng, hệ thống
94
thông tin và những thay đổi trong yêu cầu kế toán để có sự tổ chức và điều chỉnh kịp thời KSNB.