Công tác tuyển dụng có thể xem là một trong những giải pháp trọng yếu nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp có được một nguồn nhân lực đủ về mặt số lượng, phù hợp về mặt cơ cấu, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của công việc về trình độ, kinh nghiệm và các tố chất cần thiết để thực thi được mục tiêu chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Quan tâm đến việc phát triển nguồn nhân lực ngay quá trình chọn đầu vào nhân lực sẽ giúp công ty tiết kiệm được thời gian cũng như kinh phí cho đào tạo. Để đạt được hiệu quả cao hơn, Hội đồng thành viên, Ban giám đốc Tổng công ty Tài nguyên và môi trường Việt Nam phải coi trọng công tác tuyển dụng. Trước hết công ty cần phải cân nhắc kỹ trước khi quyết định tuyển dụng. Nguyên tắc của tuyển dụng hiệu quả là phải kỹ lưỡng, không vội vàng. Nếu tuyển chọn đúng người, mọi việc sẽ tốt đẹp, hiệu quả. Ngược lại, nếu chọn sai người, mọi việc sẽ bất lợi, hoạt động kém hiệu quả, thậm chí sẽ dẫn đến phá sản. Những tổn thất cơ bản công ty sẽ chịu khi tuyển dụng sai người có thể liệt kê cụ thể như: Thời gian công ty bỏ ra để phỏng vấn, tuyển dụng, huấn luyện nhân viên mới; chi phí thực tế về tiền lương, lợi nhuận, chi phí đào tạo; sản xuất, kinh doanh đình trệ khi phải tìm người mới thay thế; thời gian và năng suất làm việc của những nhân viên khác….
Qua tổng hợp phiếu khảo sát các nhân viên tại Tổng công ty Tài nguyên và môi trường Việt Nam, để tuyển dụng được nguồn nhân lực có chất lượng, đáp ứng yêu cầu công việc, Tổng công ty Tài nguyên và môi trường Việt Nam cần tập trung vào các giải pháp:
- Xây dựng bản mô tả vị trí công việc cho vị trí cần tuyển dụng (90% ý kiến) - Thông báo và tuyển dụng công khai, minh bạch (95% ý kiến);
- Có chính sách đãi ngộ tốt đối với người lao động (95% ý kiến); - Tổng công ty hoạt động có hiệu quả, lợi nhuận cao (70% ý kiến);
- Môi trường làm việc thân thiện, nhân viên được khuyến khích sáng tạo trong công việc (75% ý kiến)
Như vậy, trong thời gian tới, một số hoạt động cần được tiến hành trong công tác tuyển dụng của Tổng Công ty Tài nguyên và môi trường Việt Nam, cụ thể như sau:
- Xây dựng bản miêu tả vị trí công việc: Cho từng vị trí cần tuyển. Đây là việc làm đơn giản, song thực tế lại vô cùng quan trọng.
Bảng mô tả công việc là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và tiêu chuẩn mà người được tuyển dụng cần đạt được khi thực hiện công việc. Bảng mô tả công việc giúp cho chúng ta hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.
Trong khi mô tả công việc cần nêu rõ tiêu chuẩn chức danh cho từng loại công việc. Đó là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho từng chức danh. Bảng tiêu chuẩn chức danh giúp chúng ta hiểu được công ty đang cần nhân viên như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.
Việc xây dựng tiêu chuẩn chức danh công việc phải căn cứ vào sự phân tích, đánh giá sâu sắc các yêu cầu và nội dung công việc từng bộ phận phòng ban của đơn vị trên cơ sở quy mô, cơ cấu tổ chức đã được thiết lập.
Trong quá trình xây dựng bản mô tả công việc, cần có sự trao đổi, thảo luận, thống nhất trong nội bộ lãnh đạo công ty, phòng tổ chức nhân lực. Sau khi đã xây dựng xong, nên sắp xếp các tiêu chuẩn theo thứ tự ưu tiên hoặc chia thành 2 nhóm “phải có” và “nên có”. “Phải có” là các phẩm chất cá nhân và yêu cầu công việc cực kỳ quan trọng, quyết định đến hiệu quả công việc; những kỹ năng và kinh nghiệm để đạt được những mục tiêu quan trọng nhất của công việc. Khi đã xác định rõ những tiêu chí cần ưu tiên thì việc tuyển chọn càng thuận lợi, dễ dàng, hiệu quả, chính xác hơn.
- Xây dựng quy chế tuyển dụng, ký kết hợp đồng: Đảm bảo nguyên tắc công khai, minh bạch, tuyển dụng trên cơ sở nhu cầu công việc, theo bản mô tả vị trí việc làm và bản mô tả tiêu chuẩn chức danh. Trong quá trình xây dựng quy chế cần xin ý
kiến rộng rãi của cán bộ công nhân viên trong Tổng Công ty; cần quán triệt nội dung quy chế và phổ biến rộng rãi trong Tổng Công ty.
- Tìm kiếm nguồn tuyển dụng: Sự thiếu hụt nhân tài trong mỗi công ty là một áp lực đòi hỏi người quản lý luôn phải ra sức tìm kiếm và tuyển dụng hiệu quả hơn. Việc tìm kiếm nhân tài không chỉ khi có vị trí còn trống mà phải thường xuyên, liên tục để mở rộng khả năng cạnh tranh của công ty. Điểm cốt lõi là phải tìm được nhiều ứng viên phù hợp. Càng nhiều ứng viên tốt, công ty càng có khả năng tìm được người giỏi. Việc tìm kiếm ứng viên có thể từ nhiều nguồn khác nhau.
Thứ nhất, trong nội bộ công ty: hãy phân phát bản mô tả công việc, dán thông báo ở bảng thông báo Công ty, gửi qua email nội bộ công ty...Các nhân viên trong công ty sẽ giới thiệu cho nhà quản lý những ứng viên phù hợp. Cũng có thể áp dụng hình thức thưởng cho nhân viên nếu giới thiệu được ứng viên phù hợp. Điều này sẽ giúp công ty có được danh sách ứng viên phù hợp nhất, đồng thời tiết kiệm được chi phí quảng cáo và môi giới.
Thứ hai là nguồn bên ngoài công ty. Nguồn này có thể từ các văn phòng tuyển dụng, trung tâm giới thiệu việc làm, đăng tin tuyển dụng trên báo, qua internet, các cơ sở đào tạo, đặc biệt là một số trường Đại học như Mỏ địa chất, Đại học Tài Nguyên Môi trường, Đại học Quốc gia ...
- Tiến hành tuyển dụng: Phỏng vấn các ứng viên hoặc có các bài kiểm tra chuyên ngành để khẳng định mức độ thích hợp của các ứng viên: Để phỏng vấn hiệu quả, cần có các câu hỏi hợp lý, rõ vấn đề, kiên nhẫn lắng nghe câu trả lời, tạo không khí thoải mái nhằm giúp ứng viên giảm bớt căng thẳng. Xem xét và nghiên cứu thật kỹ hồ sơ xin việc (kinh nghiệm công tác, quá trình đào tạo, bồi dưỡng, sở thích, trình độ tiếng Anh, tin học, thay đổi trong căng thẳng, bình tĩnh, tự tin. Nên sử dụng nguyên tắc SWAN - đó là 4 yếu tố nên tìm kiếm ở các ứng viên: thông minh (Smart) - có khả năng tư duy cao sẽ quyết định đến hiệu quả làm việc; siêng năng (Work hard) - sẵn sàng làm việc ngoài giờ khi cần thiết; nhiều tham vọng (Ambitiuos) - những người muốn thăng tiến nhanh trong sự nghiệp và xem công việc đang tuyển là một cơ hội; và có những phẩm chất tốt (Nice) - tính tình vui vẻ, hòa đồng, lạc quan, thân thiện...
Nghiên cứu kỹ hồ sơ của ứng viên và tìm hiểu những thành tích của ứng viên trong quá khứ: việc kiểm tra và thẩm định tính chính xác của hồ sơ xin việc là một khâu vô cùng quan trọng. Có một số người là những ứng viên săn việc chuyên nghiệp. Họ rất có kỹ năng trả lời phỏng vấn, vì vậy nhà quản lý có thể có mong muốn tuyển dụng họ ngay. Dù có thật sự hài lòng khi phỏng vấn, nhà quản lý cũng cần kiểm tra kỹ các thông tin trước khi đưa ra kết luận. Một số phương pháp để kiểm tra thông tin cụ thể như sau: Tập trung nghiên cứu những hoạt động họ đã làm trong quá khứ. Một số người phóng đại thành tích của họ trong quá khứ, vì vậy hãy đề nghị họ miêu tả chi tiết quá trình thực hiện công việc để đánh giá sự tham gia của ứng viên vào thành tích đó; nghiên cứu thư giới thiệu, song cũng không nên quá phụ thuộc vào thư giới thiệu; liên hệ với công ty cũ để tham khảo ý kiến đánh giá về ứng viên....
- Ra quyết định tuyển dụng: Để đưa ra một quyết định tuyển dụng sáng suốt cần cân nhắc rất kỹ lưỡng. Cần dành thời gian để xem lại toàn bộ thông tin về ứng viên và liên hệ với môi trường công ty cả về tổ chức và con người để đảm bảo ứng viên đó phù hợp với môi trường và văn hóa công ty, hài lòng với hoạt động công ty... vì những yếu tố này liên quan đến khả năng làm việc hiệu quả của nhân viên mới.
- Định hướng nhân viên mới: Nhằm giúp nhân viên mới hiểu rõ về những công việc của họ, và các kỳ vọng của doanh nghiệp; làm cho nhân viên mới cảm thấy rằng họ hiểu rõ về doanh nghiệp và họ là một bộ phận của doanh nghiệp; họ cảm thấy được chào đón và được đánh giá cao; giúp họ nhanh chóng nắm bắt và thực hiện tốt công việc mới.
Các hoạt động định hướng nhân viên mới khi họ bắt đầu bước vào Công ty sẽ gồm: giới thiệu tóm tắt về các lịch sử của doanh nghiệp, những giá trị, tầm nhìn, nhiệm vụ và các mục tiêu, các chính sách, các quy định và các quy trình của doanh nghiệp, giới thiệu sơ đồ cơ cấu tổ chức, giới thiệu sổ tay về công ty, giới thiệu bản mô tả công việc, những yêu cầu đối với nhân viên như giờ làm việc, chính sách lương, thưởng, đào tạo, bồi dưỡng, nghỉ phép và các khoản đãi ngộ khác cũng như những quy định về việc phạt đối với những nhân việc không thực hiện đúng quy định của công ty. Điều này giúp nhân viên mới nhận thức được tầm quan trọng và
giá trị công việc mà họ đang đảm nhiệm cũng như vị trí công việc đó trong các hoạt động của công ty và các quy định của công ty mà họ phải tuân thủ.
Bên cạnh đó cũng cần chú ý chuẩn bị trước nơi làm việc cho nhân viên mới: bàn, ghế, tủ, máy tính, các trang thiết bị khác...; giới thiệu với các nhân viên cũ để tạo mối quan hệ hòa đồng và cũng để nhân viên mới cảm thấy được chào đón ở nơi làm việc mới.
Một nội dung quan trọng nữa là nếu chọn đúng người, nhân viên mới sẽ luôn ở tư thế sẵn sàng và hào hứng làm việc. Mong muốn được thực hiện công việc đem lại hiệu quả để nhanh chóng thể hiện mình là người có ích và quan trọng vì vậy cần giao cho họ nhiều việc. Khối lượng công việc nhiều trong ngày đầu tiên sẽ giúp họ hào hứng vì cảm thấy công việc mang tính thách thức cao. Tuy nhiên, cũng cần dành thời gian để hướng dẫn họ thực hiện công việc. Nhân viên mới dù giỏi và nỗ lực tới đâu cũng cần sự chỉ đạo và hướng dẫn của người quản lý để thực hiện tốt hơn công việc được giao. Cần biểu dương, khuyến khích những ý tưởng, sáng tạo của nhân viên mới; ghi nhận những cố gắng của họ, khen ngợi và động viên đúng lúc sẽ giúp nhân viên mới thực sự hài lòng khi được làm việc ở công ty.