từ thực tiễn Công ty Tư vấn thiết kế và Đầu tư xây dựng Bộ Quốc phòng
3.2.2.1. Nâng cao năng lực nhân sự
Đặc thù của hoạt động tư vấn thiết kế xây dựng là sử dụng chất xám nên yếu tố quyết định đến năng lực tư vấn và hiệu quả của việc thực hiện hợp đồng tư vấn xây dựng chính là các kỹ sư, kiến trúc sư phụ trách thực hiện hợp đồng. Do vậy, cần phải có những chính sách đồng bộ trong việc phát triển nhân lực về các mặt chuyên môn, trách nhiệm…
Một là, xây dựng chương trình, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cập nhật
kiến thức, thông tin cho cán bộ, công nhân viên của Công ty.
Tư vấn nói chung và tư vấn xây dựng nói riêng có những đặc thù riêng mà các kỹ sư, kiến trúc sư mới làm nghề cần phải được đào tọa, rèn luyện một cách bài bản, chuyên nghiệp được khi hành nghề. Quy định về việc phải có Chứng chỉ hành nghề cấp cho kiến trúc sư, kỹ sư tư ván ở Việt Nam đã xác nhận về tính đặc thù của ngành này. Tuy vậy, chứng chỉ hành nghề chỉ là điều kiện cần để các kỹ sư, kiến trúc sư tham gia hành nghề mà không phản ánh hết khả năng, năng lực làm việc. Để có đủ năng lực làm việc trong một hoạt động phức tạp như tư vấn xây dựng đòi hỏi những người này phải được đào tạo một cách cơ bản và chuyên sâu như:
+ Chương trình đào tạo, huấn luyện đối với nhân viên mới vào nghề, đặc biệt là các kỹ sư, kiến trúc sư mới tốt nghiệp. Để có thể nâng cao kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm làm việc thì khâu đào tạo, huấn luyện căn bản này có vai trò kiến tạo một lượng kiến thức vững chắc, tạo đúng hướng phát triển công việc. Công tác này sẽ tạo ra được sự phát triển đồng bộ về chuyên môn trong công ty, tránh sự chênh lệnh về năng lực giữa các kiến trúc sư và kỹ sư cũng như thống nhất được trong cách triển khai công việc.
+ Tăng cường việc mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng, các buổi hội thảo chuyên môn, các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ thường xuyên và định kỳ.
Thông qua những lớp tập huấn, bồi dưỡng đó sẽ nâng cao kiến thức chuyên môn cũng như được cập nhật về những thay đổi trong cơ chế, chính sách của Nhà nước và xu hướng của thị trường.
+ Đào tạo, nâng cao kỹ năng mềm về giao tiếp, tin học, ngoại ngữ, kiến thức luật căn bản cũng như năng lực quản lý.
+ Ngoài các lớp, hội thảo nâng cao kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ cần thường xuyên tổ chức các cuộc họp thường kỳ, tạo điều kiện cho các quản lý, nhân viên trao đổi trực tiếp về các hoạt động chung của công ty và hoạt động riêng cụ thể của từng bộ phận nhằm mục đích rút tìm ra được những khó khăn, vướng mắc trong quá trình làm việc và các nguyên nhân của những khó khăn vướng mắc đó để cùng nhau để xuất ra hướng giải quyết. Bên cạnh đó, hoạt động này còn giúp cho các phòng ban hiểu rõ hơn về hoạt động của nhau từ đó nâng cao sự phối hợp, giúp đỡ giữa các bộ phận, phòng ban.
Hai là, về chế độ đãi ngộ, khen thưởng và kỷ luật
Để phát triển công ty một cách bên vững, lâu dài đòi hỏi đội ngũ quản lý, nhân viên phải làm việc một cách năng suất, trách nhiệm và hiệu quả. Để có được điều đó cần phải tạo động lực và hướng phát triển cho đội ngũ này cần phải thực hiện các công việc sau:
+ Tạo môi trường làm việc thân thiện, chuyên nghiệp và thoải mái bằng việc quy định những quy tắc ứng xử chung trong công ty. Đổi với những cá nhân nắm giữ vai trò quản lý cần phải phát hiện, động viên kịp thời đối với những vấn đề nhân sự gặp phải, hạn chế tình trạng thiên vị, đối xử không công bằng đối với các nhân viên. Cần tổ chức các chương trình văn nghệ, thể dục thể thao tạo không khí năng động và nâng cao đời sống tinh thần của các nhân viên trong công ty.
+ Xây dựng chế độ tiền lương linh hoạt phù hợp với cơ chế thị trường, phản ánh đúng năng suất lao động và hiệu quả trong công việc. Việc được nhận mức lương tương xứng với khối lượng, tính chất công việc của bản thân
giúp cho nhân viên nhận thức được năng lực trách nhiệm và có động lực phấn đấu trong công việc.
+ Tăng cường trọng dụng, có chế độ đãi ngộ tốt đối những nhân sự có trình độ cao đặc biệt đối với các nhân sự giữ vai trò quản lý và chịu trách nhiệm chính trong công việc. Tạo điều kiện và môi trường thuận lợi để họ có năng lực tự chủ trong công việc, khuyến khích sự phát triển độc lập trong công việc.
+ Phát huy tác dụng thực sự của chế độ khen thưởng, kỷ luật dựa vào hiệu quả công việc và thành tích cống hiến cho công ty. Cần có cơ chế khuyến khích tăng lương vượt bậc đối với nhân viên sau khi được xếp loại, nếu nhân viên nào thường xuyên không hoàn thành nhiệm vụ, công việc được giao thì tùy từng tính chất, mức độ có thể kỷ luật cảnh cáo, hạn bậc lượng hoặc buộc thôi việc. Xác định rõ thẩm quyền và trách nhiệm cụ thể của người đứng đầu các phòng ban. Đổi mới quy chế thi đua khen thưởng, kỷ luật thực sự là một nguồn lực động viên đội ngũ nhân viên tâm huyết, say mê với công việc, đồng thời tăng cường kỷ luật, kỷ cương trong công vụ.
+ Cần nâng cao năng lực về quản lý, điều hành cho các Chủ nhiệm đồ án của mình.
3.2.2.2. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật, ứng dụng tin học
Đối với lĩnh vực tư vấn xây dựng, đặc biệt là tư vấn thiết kế đòi hỏi chất lượng về hệ thống tin học cao. Vì vậy, cần trú trọng đầu các trang thiết bị tân tiến, đáp ứng các tiêu chuẩn về cấu hình, dung lượng và đồ họa cho hệ thống máy tính. Cơ sở vật chất đáp ứng được nhu cầu sẽ góp phần đẩy nhanh tiến trình thực hiện, hoàn tất các hợp đồng.
Các phương tiện, thiết bị phục vụ cho hoạt động khảo sát công trình, dự án cũng phải được chú trọng đầu tư nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các Kỹ sư, Kiến trúc sư thực hiện công việc được nhanh chóng, chính xác về số liệu kỹ thuật nhằm tăng chất lượng sản phẩm của hợp đồng
3.2.2.3 Nâng cao năng lực quản lý
- Cần nâng cao nhận thức, tinh thần trách nhiệm của toàn bộ thành viên trong công công ty về việc cần thiết phải nâng cao chất lượng của hồ sơ tư vấn và các sản phẩm của hoạt động tư vấn xây dựng. Cần phải hiểu rằng, đây là việc làm cấp thiết và lâu dài, trên cơ sở nâng cao chất lượng sản phẩm tư vấn mới tạo điều kiện để nâng cao uy tín của công ty, giúp công ty có thể được các chủ đầu tư tin tưởng tìm đến để thực hiện việc đàm phán, giao kết hợp đồng
- Trên cơ sở nhận thức về nhu cầu nâng cao chất lượng sản phẩm, mỗi thành viên giữ vai trò quản lý, lãnh đạo, từ chỉ huy các cấp, chủ nhiệm đồ án, cho đến những nhân sự thực hiện hoạt động thiết kế cũng tất cả các phòng ban, phân xưởng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình nhằm mục đích phát triển tăng cao về chất lượng, tạo dựng một thương hiệu Công ty uy tín.
3.2.2.4. Triển khai, nghiên cứu kế hoạch kinh doanh, tiếp thị và tìm kiếm thị trường
Để có thể nhận hoạt động tư vấn xây dựng thông qua việc giao kết các hợp đồng đòi hỏi Công ty phải có bộ phận kinh doanh, tiếp thị làm việc hiệu quả thông qua việc tìm hiểu các dự án xây dựng, nhu cầu tìm kiến nhà thầu tư vấn xây dựng của các chủ đầu tư. Cần phải xây dựng hồ sơ, tài liệu, hình ảnh quảng cáo giới thiệu về Công ty thông qua các phương tiện truyền thông, mạng xã hội, trang web. Nghiên cứu đầu tư kinh phí phù hợp, đúng mức cho hoạt động marketing.
3.2.2.5. Nghiên cứu, thành lập Ban Pháp chế Công ty
Bộ phận pháp chế doanh nghiệp là bộ phận có vai trò đảm bảo mọi hoạt động của doanh nghiệp có thể hoạt động đúng quy định của pháp luật; từ đó giảm thiểu mọi rủi ro pháp lý và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp. Đồng thời nhân viên pháp chế còn phải là những nhà tư vấn trợ giúp cho các lãnh đạo doanh nghiệp trong việc áp dụng pháp luật để có thể hoạt động kinh doanh một cách thuận tiện và linh hoạt nhất.
Bộ phận pháp chế doanh nghiệp sẽ giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp thực hiện các nhiệm vụ như: Tham gia đàm phán, thương thảo các hợp đồng quan trọng của doanh nghiệp với các đối tác trong kinh doanh; thẩm định các dự thảo thoả thuận, các hợp đồng hợp tác, các dự án đầu tư để đảm bảo không trái pháp luật, điều lệ hoặc có sơ hở, sai sót về mặt pháp luật có thể dẫn đến thiệt hại cho doanh nghiệp; soạn thảo, thẩm định các dự thảo quy chế, quy định quản lý và các văn bản quan trọng khác của doanh nghiệp theo sự phân công của lãnh đạo; cập nhật thông tin về các văn bản pháp luật mới ban hành, về tình hình thị trường kinh tế thông qua các phương tiện thông tin, các tổ chức pháp chế thuộc các cơ quan nhà nước, và cung cấp thông tin cho lãnh đạo doanh nghiệp về việc vận dụng pháp luật trong điều hành sản xuất, trong các dự án đầu tư xây dựng cơ bản, trong các hợp đồng thương mại, tài chính, tín dụng, dịch vụ, đào tạo, xây dựng… ; tư vấn giúp lãnh đạo doanh nghiệp trong hoạt động bằng cách đưa ra các dự báo tác động về tình hình giá cả, thị trường… nhằm giảm thiểu rủi ro, thiệt hại có thể xảy ra. Do đó, doanh nghiệp cần thiết phải có một bộ phận pháp chế có thể giúp người lãnh đạo những vấn đề thuộc phạm vi pháp luật và là đầu mối quan hệ với các bộ phận khác trong doanh nghiệp cũng như các cơ quan, đơn vị ngoài doanh nghiệp. Các doanh nghiệp khi đã xây dựng được đội ngũ cán bộ pháp chế vững mạnh thì những cuộc đàm phán với đối tác mà đặc biệt là đối tác nước ngoài sẽ không còn đáng lo ngại. Các hoạt động nội bộ doanh nghiệp cũng như các hoạt động kinh doanh luôn nằm trong sự đảm bảo an toàn về pháp lý. Ngoài ra, khi tham gia giao kết và thực hiện hợp đồng, việc xảy ra tranh chấp là không thể tránh khỏi, khi đó ban pháp chế sẽ soạn thảo văn bản đề nghị, đứng ra thương thảo giải quyết vấn đề hợp đồng và thực hiện việc khởi kiện ra Tòa án để giải quyết tranh chấp trong trường hợp cần thiết.
Việc hiện tại Công ty chỉ có 01 cán bộ pháp chế nằm trong biên chế của phòng kế hoạch là không thể đáp ứng yêu cầu thực tiễn, đặc biệt đối với một
công ty có quy mô lớn như Công ty Tư vấn thiết kế và Đầu tư xây dựng Bộ Quốc phòng thường xuyên nhận, tham gia các dự án xây dựng lớn, mang tầm cỡ quốc gia. Việc giao kết, thực hiện các hợp đồng có giá trị lớn trong lĩnh vực phức tạp như tư vấn xây dựng đòi hỏi cần phải có đội ngũ pháp chế chất lượng và có nhiều kinh nghiệm.
Khi thành lập ban pháp chế cần phải đặt ra yêu cầu tuyển dụng cao. Theo đó, cần phải tuyển dụng và bầu ra trưởng ban pháp chế là một luật sư chất lượng, người đã có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực tranh tụng, tư vấn pháp lý, đặc biệt tư vấn pháp lý trong lĩnh vực xây dựng. Nhân sự ban pháp lý phải là những người được đào tạo luật chuyên ngành bài bản, ưu tiên tuyển dụng các luật đã hoạt động tại văn phòng luật, công ty luật và các vị trí tương tự.
3.2.2.6. Xây dựng, hoàn thiện các thỏa thuận và lưu ý trong việc giao kết, thực hiện hợp đồng tư vấn xây dựng
Sau khi nghiên cứu các hợp đồng của công ty cũng các quy định của pháp luật quy định về hợp đồng tư vấn xây dựng, tác xin đưa ra một số lưu ý, và đưa ra một vài điều khoản mẫu trong hợp đồng tư vấn xây dựng như sau:
* Các lưu ý khi giao kết hợp đồng tư vấn xây dựng
- Hình thức của hợp đồng
Mặc dù các văn bản quy phạm pháp luật chỉ quy định hợp đồng tư vấn xây dựng phải lập thành văn bản và có chữ ký và đóng dấu của bên chủ thể giao kết. Tuy nhiên, cần phải chú ý về việc sử dụng ngôn ngữ trong hợp đồng, theo đó ngôn ngữ trong hợp đồng phải rõ ràng, mạch lạch, cần sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành, thông dụng, tránh những từ chứa hàm ý, dễ hiểu nhầm, hiểu sai hoặc sai chính tả dẫn đến sai nghĩa. Việc sử dụng ngôn ngữ không phù hợp, kém linh hoạt sẽ dẫn tới các rủi ro tiềm ẩn trong khi thực hiện hợp đồng, đặc biệt khi xảy ra tranh chấp.
- Nội dung của hợp đồng
Cần phải thường xuyên nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh trong lĩnh vực để soạn thảo ra các điều khoản, thỏa thuận chi tiết, chặt chẽ đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng. Theo đó, cần chú ý đến một số điều khoản sau:
+ Các điều khoản về bồi thường thiệt hại và phạt vi phạm trong hợp
đồng: Cần thể hiện trong hợp đồng rõ ràng, cụ thể về điều khoản bồi thường thiệt hại và phạt vi phạm trong quá trình thực hiện hợp đồng. Cần phải xác định rõ hợp đồng của các bên chịu sử điều chỉnh của những văn bản pháp luật nào. Bởi lẽ, mặc dù Luật Thương mại năm 2005, Luật Xây dựng năm 2014 và Bộ luật Dân sự năm 2015 có quy định cụ thể về mức phạt vi phạm. Tuy nhiên, nếu các bên có thỏa thuận phạt vi phạm nhưng không thỏa thuận về việc bồi thường thiệt hại thì bên vi phạm nghĩa vụ chỉ phải khoản phạt vi phạm.
Mặc dù pháp luật không quy định bắt buộc phải có điều khoản phạt vi phạm trong hợp đồng tư vấn xây dựng. Tuy nhiên, để đảm bảo quyền lợi cho các bên thì việc quy định điều khoản phạt vi phạm hợp đồng là rất cần thiết. Bên cạnh đó, thay vì quy định lẻ tẻ về việc bồi thường thiệt hại trong từng điều khoản thì cẩn phải có một điều khoản riêng quy định về vấn đề này.
+ Quy định thời gian cụ thể trong từng hoạt động: Trong một số điều khoản thanh toán, bất khả kháng cần phải quy định rõ cụ thể thời gian, sau khi hoàn thành việc nghiệm thu qua từng giai đoạn cần phải quy định rõ sau khoảng bao lâu thì bên giao thầu phải thanh toán cho bên nhận thầu; thay vì dùng thuật ngữ “trong thời hạn sớm nhất” cần quy định cụ thể sau bao nhiêu ngày kể từ ngày bên chịu ảnh hưởng bởi sự kiến bất khả kháng phải thông báo cho bên kia.
* Một số điều khoản mẫu: