Thủ tục hịa giải tranh chấp đất đai, có thể hiểu là trình tự, thủ tục mà cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiến hành nhằm giúp đỡ các bên tranh chấp
thỏa thuận với nhau về việc giải quyết tranh chấp đất đai. Việc hịa giải này có ý nghĩa hết sức quan trọng, vừa đảm bảo tiết kiệm chi phí cho các bên, giảm bớt các giai đoạn tố tụng kéo dài, vừa giải quyết triệt để các mâu thuẫn giữa các bên tranh chấp. Vì vậy mà, nếu không quan tâm, thực hiện thủ tục hòa giải tranh chấp giữa các bên trong việc giải quyết tranh chấp đất đai thì quyền lợi của các bên tranh chấp khó có thể đảm bảo.
Trình tự, thủ tục hịa giải tranh chấp đất đai tại UBND xã được quy định tại Điều 202 Luật Đất đai 2013 và được cụ thể hóa tại Điều 88 Nghị định 43/2014/NĐ-CP về hướng dẫn thi hành Luật đất đai như sau:
Bước 1, tiếp nhận và xử lý hồ sơ tranh chấp đất đai:
Về hồ sơ yêu cầu giải quyết tranh chấp đất đai: Pháp luật không quy
định cụ thể hồ sơ yêu cầu giải quyết tranh chấp đất đai tại UBND cấp xã phải có những loại giấy tờ bắt buộc. Tuy nhiên trên thực tế, về cơ bản hồ sơ yêu cầu giải quyết tranh chấp đất đai phải bao gồm: Đơn yêu cầu giải quyết tranh chấp đất đai, kèm theo các tài liệu, chứng cứ khác (nếu có) như: Biên bản hịa giải tranh chấp đất đai ở cơ sở; bản sao: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (các loại giấy tờ theo quy định tại Điều 100 của Luật đất đai 2013 nếu có); trích lục thửa đất; giấy tờ mua bán, sang nhượng đất; hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất; Giấy Chứng minh nhân dân của người yêu cầu…
Bước 2, sau khi nhận được đơn yêu cầu giải quyết tranh chấp đất đai và tài liệu, chứng cứ kèm theo (nếu có), UBND cấp xã có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
Thứ nhất, phải tiến hành thẩm tra, xác minh tìm hiểu nguyên nhân phát
sinh tranh chấp, thu thập giấy tờ, tài liệu có liên quan do các bên cung cấp về nguồn gốc đất, quá trình sử dụng đất và hiện trạng sử dụng đất.
Đây là một thủ tục bắt buộc phải thực hiện nhằm mục đích đảm bảo cho việc hịa giải mang lại hiệu quả và có tính thuyết phục cao. Công việc này do
cán bộ địa chính tham mưu thực hiện (thơng thường địa chính sẽ tham mưu giúp Chủ tịch UBND xã ban hành Quyết định thành lập Tổ xác minh, thành phần từ 3 đến 5 người gồm có cơng chức địa chính, tư pháp, cơng an, Trưởng xóm/Tổ trưởng Tổ dân phố hoặc các thành viên khác, do từng địa phương quyết định, không quy định bắt buộc). Sau khi tiến hành thẩm tra, xác minh về, Tổ xác minh có trách nhiệm phải lập báo cáo kết quả thẩm tra, xác minh nội dung tranh chấp đất đai gửi Chủ tịch UBND xã hoặc Phó Chủ tịch UBND xã (người phụ trách hòa giải tranh chấp đất đai). Nội dung báo cáo có các nội dung chủ yếu sau: (i) Xác định rõ quan hệ tranh chấp mà các bên yêu cầu giải quyết là gì: ai tranh chấp với ai (cá nhân với cá nhân hay hộ gia đình tranh chấp, lưu ý phân biệt vì hệ quả pháp lý khác nhau); diện tích, loại đất tranh chấp, yêu cầu của nguyên đơn, yêu cầu của bị đơn. (ii) Nguồn gốc và quá trình sử dụng. (iii)Thơng tin hồ sơ địa chính qua các thời kỳ (tờ bản đồ, diện tích, loại đất, sổ mục kê, sổ đăng ký ruộng đất, sổ địa chính…). (iii) Hiện trạng sử dụng đất đang tranh chấp (phải kiểm tra hiện trường, lưu ý thủ tục kiểm tra hiện trường phải đảm bảo chặt chẽ, đúng quy định); so sánh thơng tin địa chính qua các thời kỳ và phải có lý giải sự biến động (nếu có). (iv) Nguyên nhân và diễn biến phát sinh tranh chấp và kết quả hòa giải ở cơ sở, tự hòa giải. (v) Tình trạng sử dụng đất hiện nay của các bên tranh chấp (hoàn cảnh về đất ở, đất sản xuất của các bên tranh chấp).
Thứ hai, thành lập Hội đồng hòa giải tranh chấp đất đai để thực hiện
hòa giải.
Theo quy định tại Luật Đất đai năm 2013 thì thành phần Hội đồng hịa giải tranh chấp đất đai tại UBND cấp xã gồm: Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân là Chủ tịch Hội đồng; đại diện Ủy ban Mặt trận Tổ quốc xã, phường, thị trấn; tổ trưởng tổ dân phố đối với khu vực đô thị; trưởng thôn, ấp đối với khu vực nông thôn; đại diện của một số hộ dân sinh sống lâu đời tại
xã, phường, thị trấn biết rõ về nguồn gốc và quá trình sử dụng đối với thửa đất đó; cán bộ địa chính, cán bộ tư pháp xã, phường, thị trấn. Tùy từng trường hợp cụ thể, có thể mời đại diện Hội Nông dân, Hội Phụ nữ, Hội Cựu chiến binh, Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh
Thứ ba, tổ chức cuộc họp hòa giải có sự tham gia của các bên tranh
chấp, thành viên Hội đồng hòa giải tranh chấp đất đai và người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan.
Trước khi tổ chức cuộc họp hòa giải, UBND cấp xã phải gửi thư mời đến tất cả các bên tranh chấp và thành viên tổ hòa giải. Và việc hòa giải chỉ được tiến hành khi các bên tranh chấp đều có mặt. Trường hợp, tại cuộc họp hịa giải có một bên tranh chấp hoặc người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan vắng mặt thì phải hỗn cuộc họp hịa giải và tổ chức lại cuộc họp hòa giải lần thứ hai. Việc hỗn cuộc họp hịa giải phải lập thành biên bản và ghi rõ lý do hoãn cuộc họp. Trường hợp một trong các bên tranh chấp vắng mặt đến lần thứ hai thì được coi là việc hịa giải khơng thành.
Bước 3, lập biên bản hòa giải khi giải quyết tranh chấp:
Kết quả hòa giải tranh chấp đất đai phải được lập thành biên bản, gồm
có các nội dung: Thời gian và địa điểm tiến hành hòa giải; thành phần tham dự hịa giải; tóm tắt nội dung tranh chấp thể hiện rõ về nguồn gốc, thời điểm sử dụng đất đang tranh chấp, nguyên nhân phát sinh tranh chấp (theo kết quả xác minh, tìm hiểu); ý kiến của Hội đồng hịa giải tranh chấp đất đai; những nội dung đã được các bên tranh chấp thỏa thuận, không thỏa thuận.
Biên bản hịa giải phải có chữ ký của Chủ tịch Hội đồng, các bên tranh chấp có mặt tại buổi hịa giải, các thành viên tham gia hịa giải và phải đóng dấu của UBND cấp xã; đồng thời phải được gửi ngay cho các bên tranh chấp và lưu tại UBND cấp xã. Trường hợp, sau khi thơng qua biên bản hịa giải mà
một trong các bên tranh chấp không đồng ý ký tên vào biên bản hịa giải thì phải lập biên bản để lưu vào hồ sơ giải quyết tranh chấp đất đai.
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày lập biên bản hòa giải thành mà các bên tranh chấp có ý kiến bằng văn bản khác với nội dung đã thống nhất trong biên bản hịa giải thành thì Chủ tịch UBND cấp xã tổ chức lại cuộc họp Hội đồng hòa giải để xem xét giải quyết đối với ý kiến bổ sung và phải lập biên bản hịa giải thành hoặc khơng thành.
* Giải quyết trong trường hợp hòa giải thành:
Trường hợp hịa giải thành mà có thay đổi hiện trạng về ranh giới sử dụng đất, chủ sử dụng đất thì UBND cấp xã gửi biên bản hịa giải thành đến cơ quan có thẩm quyền để giải quyết theo quy định:
+ Đối với trường hợp hòa giải thành mà có thay đổi hiện trạng về ranh giới, người sử dụng đất thì UBND cấp xã gửi biên bản hịa giải đến Phịng Tài ngun và Mơi trường đối với trường hợp tranh chấp đất đai giữa hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư với nhau; gửi đến Sở Tài nguyên và Môi trường đối với các trường hợp khác.
+ Phòng Tài nguyên và Mơi trường, Sở Tài ngun và Mơi trường trình UBND cùng cấp quyết định công nhận việc thay đổi ranh giới thửa đất và cấp mới Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.
* Giải quyết trong trường hợp hịa giải khơng thành:
Trường hợp hịa giải khơng thành hoặc sau khi hịa giải thành mà có ít nhất một trong các bên thay đổi ý kiến về kết quả hịa giải thì UBND cấp xã lập biên bản hịa giải khơng thành và hướng dẫn các bên tranh chấp gửi đơn đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp tiếp theo.
Pháp luật Việt Nam qua các thời kỳ chưa có quy định về nội dung tổ chức một cuộc hòa giải tranh chấp đất đai ở cấp xã. Sở dĩ pháp luật không quy định rõ về vấn đề này là bởi lẽ: mỗi cuộc hòa hòa giải, người hịa giải phải căn cứ vào tình hình thực tế ở từng địa phương, vào điều kiện, hoàn cảnh cụ thể của việc tranh chấp hoặc tùy thuộc vào năng lực chuyên môn, nghiệp vụ, kinh nghiệm, năng khiếu hòa giải, thuyết phục của từng thành viên hòa giải sẽ quyết định buổi hòa giải sẽ diễn ra như thế nào? kết quả ra sao?
Từ thực tiễn cho thấy, nội dung của buổi hịa giải thường có những nội dung cơ bản sau:
Thứ nhất, chuẩn bị cho buổi hịa giải, cơng chức địa chính tham mưu giúp UBND cấp xã chuẩn bị việc hoà giải tranh chấp đất đai bao gồm:
(i) Nghiên cứu nội dung vụ việc tranh chấp; chứng cứ của các bên đương sự đối chiếu với các quy định của pháp Luật Đất đai và những tài liệu, hồ sơ, sổ sách địa chính, bản đồ địa chính về thửa đất tranh chấp do UBND cấp xã quản lý để xây dựng phương án hoà giải;
(ii) Lập kế hoạch, thời gian, địa điểm, thành phần và các phương tiện vật chất cần thiết phục vụ việc hoà giải tranh chấp đất đai;
(iii) Gửi giấy mời cho các thành viên tham gia buổi hồ giải; (iv) Thơng báo hoặc gửi giấy triệu tập đến các bên đương sự
Thứ hai, các thành phần tham gia cuộc họp hòa giải
Chủ thể theo quy định phải có mặt trong buổi hịa giải gồm có: Hội đồng hòa giải (Chủ tịch Hội đồng hòa giải; Ủy ban Mặt trận Tổ quốc; cơng chức Địa chính; cơng chức Tư pháp; Tổ trưởng Tổ dân phố hoặc Trưởng xóm/Trưởng thơn, ấp, bản; đại diện một số hộ dân sống lâu đời tại nơi đất tranh chấp; các bên tranh chấp (nguyên đơn, bị đơn). Chủ thể tùy thuộc vào vụ việc: Đại diện Hội Nơng dân, Hội Phụ nữ; Đồn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh; Hội Cựu chiến binh (tùy thuộc vào chủ thể tranh chấp là ai phụ nữ,
thanh niên, nơng dân hay cựu chiến binh thì sẽ là chủ thể của cuộc hịa giải đó). Trên thực thế, một số nơi còn mở rộng mời thêm một số chủ thể sau: người làm chứng, người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan.
Thứ ba, chương trình hịa giải
Thơng thường Chủ tịch Hội đồng hịa giải sẽ chủ trì cuộc hịa giải; đề xuất lấy ý kiến thành viên HĐHGTCĐĐ quyết định cử một thành viên của Hội đồng làm thư ký ghi chép nội dung cuộc hòa giải (Biên bản hòa giải), thực tế cho thấy cán bộ địa chính sẽ phụ trách việc này (do là bộ phận chuyên môn, tham mưu giải quyết vụ việc). Các thành phần tham gia hịa giải sẽ được nghe cơng chức bộ địa chính thơng qua bản báo cáo nội dung sự việc đã chuẩn bị trước đó (mỗi thành phần tham gia hòa giải sẽ được cung cấp một bản báo cáo để nghiên cứu, điều này tùy thuộc vào từng nơi hòa giải). Thành viên Hội đồng hòa giải sẽ bằng các biện pháp, nghiệp vụ của mỗi thanh viên sẽ tiến hành giải thích, động viên, thuyết phục, vận động … hai bên đương sự đồng ý với phương án mà Hội đồng hòa giải đã cùng thống nhất đưa ra trước đó.
Qua thực tế cho thấy, thường các cuộc hòa giải thành phụ thuộc rất nhiều vào phương án hòa giải mà Hội đồng hòa giải đưa ra (phương án càng tối ưu thì càng dễ thuyết phục hòa giải thành); khi các phương án đưa ra nghiêng về lợi ích của một bên, thì buổi hịa giải đó sẽ khơng hịa giải thành.