2.2.1.1. Nghiên cứu thị trường và lựa chọn mặt hàng xuất khẩu
Nghiên cứu, lựa chọn thị trường xuất khẩu là khâu đầu tiên của quy trình xuất khẩu hàng hoá, nó là khâu quan trọng trong việc đưa ra quyết định xuất khẩu mặt hàng nào để đem lại lợi nhuận lớn nhất.
Việc tìm kiếm thông tin, thăm dò thị trường là rất khó vì hiện nay Công ty vẫn chưa có kinh nghiệm trong tìm kiếm và xử lý thông tin do mới tham gia vào hoạt động xuất khẩu. Để giải quyết những khó khăn trong hoạt động xuất khẩu, Công ty đã đưa ra một kế hoạch chi tiết và phù hợp với điều kiện hiện có. Công ty đã cử các đoàn chuyên gia khảo sát thị trường về nhu cầu đi lại, thu nhập, thị hiếu về chủng
31
loại xe, màu sắc, kiểu dáng và chất lượng như cử cán bộ đi tham quan triển lãm, tìm kiếm khách hàng, những thị trường công ty cho là tiềm năng.Ngoài ra Công ty còn tìm kiếm thông tin từ các tài liệu, các trung tâm thông tin thương mại, các văn phòng đại diện thương mại, các tạp chí thương mại trong và ngoài nước. Nhờ sự trợ giúp của các văn phòng đại diện thương mại Việt Nam tại các nước và mua các thông tin từ các trung tâm thông tin quốc tế. Sự nỗ lực đó của Công ty đã được đền đáp qua số lượng kim ngạch xuất khẩu hàng năm ngày càng tăng.
Để lựa chọn đối tác kinh doanh công ty thường dựa vào các căn cứ sau:
- Tình hình sản xuất, kinh doanh của đối tác để thấy được khả năng cung cấp lâu dài.
- Quan điểm kinh doanh của đối tác trên thị trường trong nước cũng như trên thị trường quốc tế.
- Lĩnh vực kinh doanh của đối tác.
- Khả năng tài chính và cơ sở vật chất của đối tác. Khả năng thanh toán của đối tác trong ngắn hạn, dài hạn đảm bảo hợp đồng được thanh toán đúng thời hạn.
Một thực tế khả quan là từ năm 2015 đến nay Công ty đã kết nối được quan hệ với các doanh nghiệp tại các quốc gia như Lào, Canada, Pháp, Thụy Điển và đang dần mở rộng quan hệ với những thị trường giàu tiềm năng. Công ty tiếp tục duy trì mối quan hệ làm ăn ở các thị trường này và tăng cường khối lượng hàng xuất khẩu sang khu vực này bởi hiện nay số lượng xe điện xuất khẩu vào các thị trường này vẫn còn khá nhỏ.
Ngoài ra, công ty cũng đang thực hiện hoạt động nghiên cứu thị trường tại các thị trường tiềm năng như Nhật Bản, Singapore, Mỹ, Đài Loan… Đây là những quốc gia hiện đang có nhiều nhu cấu sử dụng xe điện và có thị trường rất rộng lớn. Trong thời gian tới, việc tìm kiếm đối tác và ký kết được hợp đồng với những đối tác tại các thị trường lớn này sẽ giúp công ty có sức tăng trưởng cao và ồn định.
2.2.1.2. Lập phương án kinh doanh và tạo nguồn hàng xuất khẩu
Công ty tập trung vào những thị trường xuất khẩu là những nước có nền kinh tế khá phát triển. Sau khi nghiên cứu thị trường và xác định mặt hàng xuất khẩu thì công ty tiến hành lập phương án kinh doanh dựa trên những thông tin thu thập
32
được. Tuy nhiên, trên thực tế, đối với những thương vụ xuất khẩu của công ty thi công ty chưa xây dựng được các phương án kinh doanh cụ thể đối với từng thị trường hay từng mặt hàng. Trong thời gian tới, công ty cần chú trọng hơn đến hoạt động này để có chiến lược kinh doanh đúng đắn.
Để đảm bảo được nguồn hàng xuất khẩu thì công ty đã tiến hành ký hợp đồng nhập khẩu các linh kiện sản xuất xe điện tại các công ty sản xuất linh kiện có tiếng trong nước như Công ty TNHH sản xuất thương mại Sao Phương Nam, Công ty TNHH MTV Thương mại Dịch vụ Mô tô Siêu Việt và Công ty TNHH Liên doanh Thiên Hóa. Đây là những doanh nghiệp sản xuất linh kiện xe máy lớn và đảm bảo chất lượng cao nên luôn đảm bảo sản phẩm xe điện của công ty đạt chất lượng cao. Công ty xác định mặt hàng xe máy điện là mặt hàng chủ lực của công ty nên đang đầu tư phát triển hoạt động sản xuất cả về chiều sâu lẫn chiều rộng với việc đưa ra những mẫu mã sản phẩm mới đáp ứng nhu cầu khách hàng tại các thị trường khác nhau.
Sự đầu tư và hợp tác này là nhằm để nắm chắc nguồn hàng với giá cả hợp lý và đảm bảo tiến độ xuất khẩu của công ty. Công ty cũng rất chú trọng đến việc quảng cáo, giới thiệu sản phẩm để tìm kiếm thêm bạn hàng, sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng như chia nhỏ khối lượng, xuất khẩu với đơn hàng lớn, đa dạng hóa mẫu mã…
2.2.1.3. Giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng xuất khẩu
a. Giao dịch đàm phán
- Chuẩn bị nhân sự cho đàm phán
Trách nhiệm đàm phán được giao cho phòng xuất nhập khẩu của công ty. Tại đây công ty có những nhân viên có trình độ chuyên môn về kinh doanh xuất nhập khẩu và kinh nghiệm trong đàm phán và nắm vững pháp luật của các nước nhập khẩu. Đội ngũ này sẽ tham mưu cho Ban giám đốc để có những quy định chính xác.
Để chuẩn bị thương vụ cho những hợp đồng xuất khẩu được ký kết, cán bộ chịu trách nhiệm về hợp đồng ngoài việc thành thạo ngoại ngữ mà chủ yếu là tiếng anh, trong đó có nhân viên chuyên biệt về tiếng Trung. Mặc dù tập quán giao dịch vẫn sử dụng tiếng anh nhưng để nhanh chóng nắm bắt thông tin về diễn biến các thị
33
trường, đặc biệt là thị trường châu Á thì tiếng trung là điều cần thiết. Tuy nhiên, hiện công ty chỉ có 02 nhân viên thành thạo ngoại ngữ này, đây là hạn chế về nhân lực làm công tác xuất khẩu của công ty.
- Chiến lược đàm phán
Để tạo mối quan hệ thân thiết và hòa bình với các đối tác, công ty chủ trương thực hiện đàm phán trong việc giữ gìn hòa khí giữa các bên. Để làm được điều này công ty chuẩn bị sẵn sàng những vấn đề có thể gây bất đồng ý kiến giữa hai bên và xây dựng phương án giải quyết có thể chấp nhận được bao gồm: giá cả, phương thức thanh toán, chứng từ thanh toán…
- Tiến hành đàm phán
Quy trình đám phán với các đối tác có thể rút ngắn được thời gian và tiết kiệm chi phí đối với những đối tác đã từng giao dịch nhiều lần trước đây. Trong đó bên đối tác gửi tới một đơn đặt hàng cho công ty, trong đó nói đến mặt hàng cần mua, số lượng, đơn giá. Nếu không đồng ý điều khoản nào thì công ty sẽ đàm phán thông qua điện thoại hoặc email.
- Một số vấn đề đưa ra trong đàm phán
+ Số lượng hàng hóa mà đối tác đưa ra có được chấp nhận hay không là tùy thuộc vào khả năng chuẩn bị nguồn hàng của công ty, trên cơ sở hình thành nguồn cung cấp mặt hàng của công ty mà lượng hàng trong phạm vi có thể cung cấp sẽ được chấp nhận. Ví dụ xuất khẩu với số lượng khoảng 10.000 chiếc trong đó 5.000 chiếc xe đạp điện và 5.000 chiếc xe máy điện.
+ Bao bì, đóng gói, kí mã hiệu: với điều khoản này công ty đàm phán để xác định xem loại bao bì được sử dụng có chất lượng như thế nào, đóng gói theo cách thức nào, trên bao bì kể kí mã hiệu ra sao. Công ty cần làm rõ điều này vì nó là một phần quyết định đến giá cả của sản phẩm.
+ Phương thức thanh toán được thống nhất theo thỏa thuận giữa hai bên. Về đồng tiền thanh toán thì có thể sử dụng đồng tiền của nước nhập khẩu, nước xuất khẩu hay dùng đồng tiền của nước thứ ba và thường là đồng ngoại tệ mạnh. Và trong thỏa thuận hai bên đã thống nhất dùng đồng USD Mỹ để thanh toán. Phương thức thanh toán là bằng thư tín dụng không hủy ngang.
34
+ Giá cả: khi đàm phán công ty không đưa ra mức giá mà mình mong muốn mà đưa ra một mức giá cao hơn một chút. Hầu hết các công ty thường hay mặc cả để hạ thấp giá mua. Công ty sử dụng cách thức này nhằm tạo cho đối tác cảm giác là đã thu được nhiều lợi ích hơn.
b. Ký kết hợp đồng xuất khẩu
Sau khi đàm phán được công ty sẽ gửi 01 bản hợp đồng cho đối tác đã có chữ ký của giám đốc, đóng dấu của công ty sẵn thành 04 bản (hoặc sử dụng hợp đồng của đối tác). Đối tác sẽ ký chấp nhận vào 04 bản hợp đồng đó. Họ giữ lại 02 bản, gửi trả lại cho công ty 02 bản. Các bản hợp đồng có giá trị ngang nhau.
Đối với công ty DKBike, quá trình giao dịch, đàm phán được chia làm hai giai đoạn:
- Đàm phán, ký kết hợp đồng sơ bộ - Đàm phán, ký kết hợp đồng cụ thể
Ví dụ về những điều khoản trong hợp đồng xuất khẩu sang Canada của công ty thường bao gồm:
- Tên hàng: DK RomaS 2 - Số lượng: 10.000 chiếc
- Giá cả: USD 745 FOB CANADA - Đồng tiền thanh toán: Đô la Mỹ (USD).
- Điều kiện giao hàng: Theo điều kiện FOB tại cửa khẩu Halifax, Canada. (Công ty dùng phương thức FOB vì công ty có trụ sở tại Lạng Sơn, mới tham gia vào hoạt động xuất khẩu nên chưa quen thuộc với hoạt động vận tải biển nên phương thức này giúp công ty không phải lo nhiều về hoạt động vận tải. Theo định hướng của công ty thì trong thời gian tới công ty sẽ bắt đầu tiến hành xuất khẩu theo điều kiện CIF để có thể có được mức giá cao hơn giá thông thường và có lợi nhuận cao hơn).
- Phương thức thanh toán: Thư tín dụng không hủy ngang
Tuy nhiên, quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng này cũng có những nhược điểm riêng của nó. Do ký hợp đồng sơ bộ theo dự kiến kế hoạch cả năm như
35
phương án kinh doanh và giấy phép xuất khẩu đã lập thì sẽ giảm tính hiệu quả khi tình hình thực tế trên thị trường biến động và không chủ động được nguồn hàng.
2.2.1.4. Thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Về thực chất việc buôn bán quốc tế chỉ là việc người bán giao hàng còn người mua trả tiền. Tuy nhiên để việc đó diễn ra thông suốt đòi hỏi việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu phải gồm nhiều quá trình công đoạn khác nhau. Mỗi công đoạn đều có nhiều yêu cầu cần tuân thủ để tránh những rủi ro không mong muốn. Sau khi ký kết hợp đồng xuất khẩu xe điện với phía đối tác, công ty bắt đầu triển khai quá trình xuất khẩu. Việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu được tiến hành bao gồm:
Bƣớc 1: Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Công tác chuẩn bị hàng xuất khẩu của công ty được tiến hành ngay khi ký kết xong hợp đồng xuất khẩu. Căn cứ vào những yêu cầu của hợp đồng mà công ty tiến hành xây dựng kế hoạch sản xuất. Trong đó xác định số lượng nhân lực, vật lực phục vụ hợp đồng, thời gian dự tính hoàn thành kế hoạch… Để chuẩn bị hàng hóa công ty cần tiến hành công việc như sau:
- Công ty có thể chủ động nguồn nguyên liệu cũng như kiểm soát chất lượng nhờ việc ký kết hợp đồng cung ứng nguyên vật liệu trong dài hạn.
- Mặt hàng sau khâu sản xuất sẽ được bao bằng màng mỏng PE tại từng bộ phận của xe nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong khâu bảo quản cũng như vận chuyển. Muốn giữ vững uy tín của công ty thì từng công đoạn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm của công ty phải tiến hành hết sức cẩn trọng.
Bƣớc 2: Kiểm tra hàng xuất khẩu và xin giấy chứng nhận xuất xứ
Kiểm tra chất lượng sản phẩm trước hết là trách nhiệm của doanh nghiệp, vì nó liên quan trực tiếp đến uy tín của doanh nghiệp. Tại Công ty DKBike, việc này được giao trực tiếp cho bộ phận KCS nhằm kiểm tra chất lượng sản phẩm ở từng khâu sản xuất. Tuy nhiên, người chịu trách nhiệm cuối cùng về chất lượng hàng hóa vẫn là Giám đốc.
Việc xin giấy chứng nhận xuất xứ C/O là một yêu cầu bắt buộc để đối tác chấp nhận nhập hàng với mức giá và thuế ưu đãi. Công ty phải thực hiện một số thủ tục nhất định để có thể xin được giấy phép từ Phòng quản lý xuất nhập cảnh tỉnh Lạng
36
Sơn và cần chứng minh xuất xứ từ các khâu thu mua nguyên vật liệu của công ty đến quá trình sản xuất. Đầu tiên, công ty nộp đơn xin cấp chứng nhận xuất xứ kèm theo packing list trong đó thể hiện số lượng hàng, chủng loại, giấy phép xuất khẩu, tờ khai hải quan hàng xuất khẩu,vận đơn, bảng giải trình quy trình sản xuất. Những chứng từ này được coi là bằng chứng của một thương vụ xuất khẩu.
Sau thời gian xử lý hồ sơ, cán bộ kiểm tra của Phòng quản lý xuất nhập cảnh được cử tới để kiểm tra thực tế tại công ty. Sau khi kiểm tra, giấy chứng nhận xuất xứ sẽ được cấp cho doanh nghiệp để tiếp tục tiến hành hoạt động xuất khẩu.
Bƣớc 3: Làm thủ tục hải quan
Đây là yêu cầu bắt buộc để hàng hóa có thể vượt qua biên giới quốc gia. Nguyên tắc cơ bản của việc làm thủ tục hải quan là trung thực chính xác. Điều cần chú ý là người khai báo hải quan phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung khai báo. Vì vậy cán bộ xuất khẩu của công ty phải am hiểu kỹ càng nghiệp vụ để tránh những rắc rối nảy sinh sau này. Hiện nay, công ty đã tiến hành làm thủ tục hải quan trên hệ thống VNACCS của Tổng cục Hải quan Việt Nam nên thời gian làm thủ tục hiện nay là rất nhanh gọn, với các bước sau:
- Cán bộ xuất nhập khẩu khai các thông tin xuất khẩu bằng nghiệp vụ EDA trước khi đăng ký tờ khai xuất khẩu trên màn hình EDA (109 chỉ tiêu)
- Khi nhận được màn hình đăng ký tờ khai (EDC) do hệ thống phản hồi, tiến hành kiểm tra các thông tin đã khai báo, các thông tin do hệ thống tự động xuất ra, tính toán và gửi đến hệ thống để đăng ký tờ khai.
- Nếu hàng hóa được thông quan thì hệ thống xuất ra “Tờ khai hải quan” có nêu rõ kết quả phân luồng (sản phẩm của công ty thuộc luồng xanh nên các sản phẩm của công ty được thông quan nhanh chóng, tạo thuận lợi cho hoạt động xuất khẩu).
Bƣớc 4: Vận chuyển hàng hóa đến cảng biển
Do công ty xuất khẩu theo giá FOB nên công ty chỉ cần chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa đến cảng biển Hải Phòng và giao hàng lên tàu, còn các trách nhiệm về thuê tàu và mua bảo hiểm thuộc về bên đối tác.
37
Công ty giao hàng đến cảng biển và đóng hàng vào container dưới sự giám sát của hải quan, niêm phong kẹp chì, chú ý trong việc nhận biên lai thuyền phó để lấy vận đơn hoàn hảo giúp việc thanh toán được dễ dàng.
Bƣớc 5: Thanh toán
Công ty lựa chọn phương thức thanh toán qua thư tín dụng không hủy ngang. Công ty lựa chọn phương thức này là do các khách hàng hầu hết là các khách hàng mới mà công ty mới hợp tác và ký kết hợp đồng xuất khẩu. Giá trị các lô hàng của công ty với những khách hàng thân thiết thường là khá lớn bởi họ đã biết được chất lượng các loại xe điện của công ty. Ngược lại, với những khách hàng mới ký kết hợp đồng những lần đầu thì giá trị hợp đồng thường không lớn bởi họ sẽ nhập khẩu thử để đánh giá về đối tác (uy tín, thời gian giao hàng, số lượng, chất lượng sản phẩm) rồi mới nhập khẩu những đơn hàng lớn hơn từ công ty.
Các đối tác của công ty với tư cách là nhà nhập khẩu sẽ tiến hành mở L/C để