Mục đích của hoạt động xúc tiến thương mại là nhằm tăng khối lượng bán ra của hàng hoá xuất khẩu trên cơ sở thực hiện tất cả các hoạt động marketing để thu hút chú ý của khách hàng tới sản phẩm làm cho nó hấp dẫn hơn ở nơi bán và nơi tiêu thụ. Các chính sách về quảng cáo và xúc tiến bán hàng có vai trò như các chất xúc tác, nếu thực hiện tốt chúng sẽ đem lại hiệuq quả cao trong kinh doanh xuất
71
khẩu, tăng kim ngạch xuất khẩu. Hiện nay, ngân sách của Công ty cho hoạt động khuyếch trương, quảng cáo, xúc tiến thương mại vẫn cồn hạn chế, không thể thực hiện được các chương trình quảng cáo với chi phí lớn.
Hiện nay có nhiều cách thức để tiến hành xúc tiến thương mại nhưng công cụ xúc tiến có thể coi là phù hợp nhất với hoạt động bán hàng của Công ty là quảng cáo thông qua catalog, tham gia các hội chợ thương mại và triển lãm và xây dựng hoàn thiện hệ thống website của Công ty.
Đối với catalog: cần phải cung cấp tất cả các thông tin cần thiết về sản phẩm
như số lượng, chất lượng, phương thức thanh toán, giá cả theo giá FOB hay giá CIF. Đồng thời cũng cần nêu rõ những thông tin về Công ty như quá trình hoạt động của nhà máy, phân xưởng lắp ráp xe điện, vị trí của Công ty trong ngành. Nhìn chung, catalog phải tóm gọn được tất cả các thông tin hữu ích về các loại xe điện xuất khẩu, về những điều khoản hợp đồng giúp người xem hiểu rõ về Công ty. Ngoài ra, catalog còn phải được sắp xếp một cách logic, rõ ràng, hấp dẫn và được trình bày bằng ngôn ngữ địa phương của các nước như Anh, Pháp và Mỹ… Sau khi có được catalog hoàn chỉnh thì Công ty nên gửi tới các khách hàng có nhu cầu nhập khẩu xe điện.
Hội chợ thương mại và triển lãm: đây là hoạt động định kì, được tổ chức vào
một thời gian và ở một địa điểm cố định trong một thời hạn nhất định, tại đó người bán đem trưng bày hàng hóa của mình và có cơ hội tiếp xúc với người mua để đi đến kí kết các hợp đồng mua bán. Vì vậy đây là hoạt động không mang tính thường xuyên liên tục nên khi nhận được lời mời tham gia hội chợ và triển lãm Công ty cần chuẩn bị các hoạt động sau:
- Nghiên cứu tình hình kinh tế, chính trị, thương mại của nước đăng cai hội chợ hoặc triển lãm để biết nước đó quan tâm đến xuất nhập khẩu ra sao, điều kiện thuế quan, vận tải và tập quán thương mại ra sao.
- Dự trù chi phí tham gia triển lãm.
- Nghiên cứu tình hình giá cả của các đối thủ cạnh tranh như Thái Lan, Nhật Bản, Trung Quốc, Ấn Độ...
72
- Chuẩn bị và đưa ra các tài liệu quảng cáo, thông tin về công ty.
- Xây dựng những mẫu đơn chào hàng, mẫu hợp đồng, có dự tính về giá cả, số lượng, chất lượng phù hợp nhu cầu của thị trường, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán.
- Phát giấy mời cho các công ty, đại lí, khách hàng có nhu cầu mua xe điện đến thăm gian hàng của công ty tại hội chợ triển lãm xúc tiến thương mại.
- Chuẩn bị những vật lưu niệm như các sản phẩm giới thiệu về công ty để tặng khách hàng tham gian hàng của công ty như một số mô hình của những loại xe bán chạy của DKBike.
- Chuẩn bị điều kiện vật chất để có thể tiến hành đàm phán thương mại tại hội chợ.
Xây dựng và phát triển hệ thống website của Công ty: Hiện nay công ty mới
chỉ có website dành cho thị trường trong nước. Để đẩy mạnh hoạt động kinh doanh xiaats khẩu trong thời gian tới, DKBike nên xây dưng website theo hướng thương mại điện tử, dịch sang 2 ngôn ngữ Tiếng Anh và Tiếng Việt, cung cấp dịch vụ hỗ trợ trực tuyến. DKBike cần đảm bảo rằng khi đối tác tiềm năng sử dụng các công cụ tìm kiếm thông tin liên quan tới sản phẩm xe điện hoặc thông tin về Công ty thì website của Công ty cần hiển thị trong top đầu. Bên cạnh đó website chính thức của Công ty cũng cần được hỗ trợ về thương mại điện tử giúp đối tác dễ dàng liên lạc khi có nhu cầu. Ngoài ra Công ty cũng cần tham gia quảng cáo trên các website về các sản phẩm xe điện, xe đạp, xe máy và được biết tới rộng rãi như alibaba.com, tham gia quảng cáo SEOs, Adwords với google.
Hoạt động xúc tiến thương mại sẽ khiến các khách hàng quốc tế biết nhiều hơn đến xe điện Việt Nam nói chung, đặc biệt hơn là biết về thông tin của doanh nghiệp, mặt hàng xe điện sẵn có, danh tiếng và hình ảnh của DKBike nhằm giúp Công ty kí kết được nhiều hợp đồng thương mại hơn thông qua hội chợ. Hoạt động xúc tiến cũng làm hình ảnh của Công ty trở nên gần gũi hơn với thị trường quốc tế vì được nhiều khách hàng biết đến hơn, từ đó phát huy được tối đa hiệu quả bán hàng của mình bởi trong thời gian diễn ra hội chợ.
Tuy nhiên để hoạt động xúc tiến thương mại quốc tế diễn ra tốt đẹp thì ngôn ngữ là điều quan trọng nhất cần lưu ý. Thông điệp về công ty cần được dịch ra tiếng
73
địa phương, đặc biệt là tiếng Anh và tiếng Pháp. Nội dung được in trên các catalog, các mẫu quảng cáo, tờ rơi phát tại hội chợ xúc tiến thương mại đòi hỏi phải chính xác về mặt ngôn ngữ, xúc tích mà đầy đủ ý nghĩa. Các quốc gia mà công ty đang tiến hành giao dịch hiện đang sử dụng nhiều loại ngôn ngữ khác nhau nhưng phổ biến nhất là tiếng Anh và tiếng Pháp. Vì vậy đội ngũ đàm phán hợp đồng của Công ty tại hội chợ ngoài tiếng Anh cũng cần thông thạo tiếng Anh, tiếng Pháp để thuận lợi cho công ty trong việc đàm phán, kí kết hợp đồng. Để làm được điều này, Công ty cũng cần kiểm tra lại các thông tin, nội dung, cũng như chính tả được in ấn trên calalog hoặc các tờ rơi quảng cáo một cách rõ ràng, chính xác cũng như đào tạo, tuyển chọn đội ngũ nhân viên có trình độ ngoại ngữ giỏi (đặc biệt là tiếng Anh và tiếng Pháp) để tham gia hội chợ.
Một vấn đề quan trọng nữa là nhất thiết phải đăng ký nhãn hiệu bản quyền với những sản phẩm do Công ty sản xuất khi xuất khẩu tránh tình trạng bị ăn cắp bản quyền nhãn hiệu làm giảm uy tín của Công ty.