3.2. Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh tại công
3.2.2. Xây dựng cơ chế quản lý tài sản linh hoạt
Công ty cần xây dựng các cơ chế quản lý tài sản: vốn bằng tiền, nợ phải thu, hàng tồn kho và TSCĐ một cách linh hoạt… để giảm thiểu rủi ro, phát huy tối đa hiệu quả của đồng vốn.
a. Tăng cường quản lý vốn bằng tiền
Tiền là bộ phận của VLĐ, tiền mặt làm chức năng phương tiện lưu thông, là vật trung gian trong trao đổi hàng hóa, là tài sản linh hoạt nhất, nó thể hiện tính chủ động trong kinh doanh, nếu dự trữ tiền mặt nhiều thì Công ty sẽ chủ động và có khả năng thanh toán nhanh. Tuy nhiên, tỷ lệ sinh lời trực tiếp trên tiền mặt là rất thấp. Vì vậy, việc duy trì mức tiền mặt hợp lý nhằm thỏa mãn các nhu cầu chi tiêu tiền mặt của Công ty là một vấn đề quan trọng liên quan tới hiệu quả kinh doanh của Công ty.
Như đã phân tích trong phần 2.2.2.2., phần tình hình quản lý vốn bằng tiền, lượng tiền và tương đương tiền tại Công ty đang giảm dần trong 3 năm phân tích. Nhưng để đánh giá việc giảm vốn bằng tiền đó là tốt hay không so sánh với lượng tiền mặt tối thiểu cần thiết để đảm bảo các khoản nợ ngắn hạn. Hiện tại hệ số khả năng thanh toán tức thời của Công ty còn đang khá cao so với nhiều doan nghiệp cùng ngành khác, điều đó cho thấy việc tích trữ tiền của Công ty là dư thừa. Để xác định được lượng tiền mặt cần thiết, Công ty phải dựa trên kinh nghiệm để tính toán lượng tiền mặt tồn quỹ phải đủ để thanh toán các chi phí bằng tiền phát sinh còn lại nên đầu tư vào các khoản đầu tư ngắn hạn khác. Công ty cần xác định Khoản tiền chuyển sang đầu tư ngắn hạn phải có tính thanh khoản cao để khi cần thì Công ty dễ chuyển sang tiền mặt để thanh toán các khoản nợ và các chi phí phát sinh bất thường, như vậy vừa đảm bảo độ an toàn mà vẫn mang lại sinh lời cho Công ty. Với phần lớn lượng tiền đang ở ngân hàng chủ yếu tồn tại dưới hình thức tiền gửi không kỳ hạn lãi suất thấp, Công ty có thể chuyển đổi một phần tiền gửi thành tiền gửi có
kỳ hạn ngắn, có thể là 3 tháng, để được hưởng mức lãi suất cao hơn mức tiền gửi không kỳ hạn mà vẫn đảm bảo tính chủ động trong kinh doanh.
Ngoài ra phần tương đương tiền là các khoản tiền có kỳ hạn dưới 3 tháng tại Công ty Tài chính cổ phần Xi măng theo hợp đồng ủy thác quản lý vốn. Thì theo đánh giá đây là phần tiền ít sinh lời hơn tiền gửi tại các ngân hàng, nhưng lại giúp Công ty thanh toán cho các nhà cung cấp cũng như khách hàng trở lên đơn giản hơn, tiết kiệm chi phí hơn, Công ty nên duy trì khoản này ở mức độ thấp.
Để chủ động trong việc duy trì một lượng tiền mặt hợp lý, đảm bảo khả năng chi trả, Công ty cần áp dụng các biện pháp thích hợp nhằm xử lý mất cân đối thu chi tiền mặt như đẩy nhanh tiến trình thu hồi các khoản nợ phải thu, đặc biệt là các khoản thu nội bộ, giải quyết triệt để các khoản nợ xấu vẫn còn tồn tại, tận dụng tối đa các hạn mức mua chịu cũng như các khoản chiết khấu thanh toán của nhà cung cấp, giảm tốc độ thanh toán cho nhà cung cấp trong phạm vi cho phép, bán các tài sản thừa không sử dụng.
Bên cạnh đó, Công ty cần xây dựng mô hình dự báo dòng tiền ra và dòng tiền vào trong kỳ để dự báo nhu cầu tiền mặt cho hợp lý thông qua tổng hợp nhu cầu chi tiêu tiền mặt cũng như khả năng tạo tiền của từng bộ phận, phòng ban trong công ty. Cụ thể :
Khi có luồng tiền vào làm cho lượng tiền tồn dự trữ lớn hơn giới hạn trên của khoảng dự trữ cho phép, thì Công ty sử dụng số tiền vượt giới hạn đó để mua chứng khoán ngắn hạn, khai thác thêm lợi nhuận từ việc kinh doanh chứng khoán. Ngược lại, khi luồng tiền ra khỏi Công ty lớn, làm cho mức dự trữ tiền thấp hơn giới hạn dưới cho phép, khi đó Công ty sẽ bán ra một phần các chứng khoán ngắn hạn để đảm bảo lượng vốn bằng tiền dự trữ trong giới hạn cho phép.
Phòng kế toán – tài chính cần phải lập kế hoạch cân đối thu chi để đảm bảo khả năng chi trả và giảm thiểu các chi phí của Công ty.
Đối với các hợp đồng mua hàng ngoài kế hoạch tổng thể đã lập, bộ phận mua hàng cần phải thiết lập Phương án mua hàng. Trong phiếu mua hàng cần phải dự kiến lịch thanh toán chi tiết và cần nêu rõ số lượng, chủng loại hàng, ngày thanh
toán và thời gian nhận hàng kèm bản kế hoạch mua nguyên vật liệu chuyển cho phòng kế toán để phòng Kế toán tài chính làm căn cứ lập kế hoạch chi tiêu sơ bộ. Đối với các chỉ tiêu được giao, ngoài việc lập kế hoạch chỉ tiêu tổng thể theo từng kỳ, khi đã xác định chính xác thời điểm phát sinh chỉ tiêu, bộ phận có nhu cầu chi tiêu phải lập ngay giấy đề nghị chi tiêu gửi phòng kế toán.
Trên cơ sở kế hoạch thu chi trong kỳ, phòng Kế toán sẽ thường xuyên nhắc nhở các bộ phận đốc thúc công tác thu tiền từ khách hàng. Trên cơ sở kế hoạch chi tiêu sơ bộ, kế hoạch thu chi sơ bộ, phòng kế toán tài chính sẽ lập kế hoạch thu chi và cân đối các nguồn tiền. Trong quá trình thực hiện, căn cứ các kế hoạch chỉ tiêu, kế hoạch thu tiền chính xác, cụ thể, phòng kế toán tài chính sẽ điều chỉnh kế hoạch thu chi cho phù hợp.
b. Quản lý công nợ
Như đã phân tích trong chương 2, công ty đang gặp một số vấn đề về việc quản lý công nợ. Theo đó, chênh lệch giữa nợ phải thu và nợ phải trả có xu hướng ngày càng tăng, qua đó có thể thấy công ty đang ngày càng bị chiếm dụng nhiều vốn. Mặc dù trong kinh doanh thương mại, việc chiếm dụng vốn lẫn nhau giữa các doanh nghiệp là điều bình thường, nhưng công ty cần có chính sách quản lý chặt chẽ nguồn vốn phải thu của mình, tránh mất vốn cũng như xây dựng chính sách để trả các khoản nợ nhà cung cấp hợp lý, tránh tình trạng trả chậm dẫn đến mất uy tín trong kinh doanh. Bên cạnh đó, công ty đang tăng cường trích lập dự phòng phải thu khó đòi, cho thấy công ty đang đánh giá các khoản phải thu của mình có rủi ro cao. Do đó để cải thiện tình hình công nợ, công ty cần thực hiện các biện pháp:
Đối với nợ phải thu:
Đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng: Đây là điều quan trọng nhất trong công tác quản lý công nợ của doanh nghiệp, quyết định đến khả năng thu hồi công nợ của Công ty vì hiện tại số lượng khách hàng cũng như giá trị các khoản nợ phải thu khó đòi và không thể thu hồi của Công ty là đáng báo động. Trước khi tiến hành ký kết hợp đồng thương mại, Công ty cần đánh giá kỹ khả năng trả nợ của đối
tác, xem xét uy tín, lịch sử tín dụng, tình hình tài chính hiện tại của khách hàng để tránh rủi ro nợ khó đòi.
Xây dựng chính sách bán hàng phù hợp để thúc đấy bán hàng: chính sách chiết khấu, chính sách bán chịu, giảm giá hàng bán có giá trị lớn, ưu đãi với khách hàng thường xuyên và có lịch sử trả nợ tốt… đồng thời có ràng buộc chặt chẽ về thời hạn thanh toán trong các hợp đồng. Chính sách bán hàng phù hợp có thể giúp Công ty gia tăng lượng hàng bán, đẩy nhanh tốc độ thu hồi nợ và giảm thiểu rủi ro nợ khó đòi. Việc thanh toán qua Công ty trung gian như Công ty Tài chính cổ phần Xi măng, là công ty thành viên của Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam, chuyên nhận ủy thác quản lý vốn và thực hiện thanh toán giữa các đơn vị mua - bán trong cùng tập đoàn cũng như bên ngoài nên được chú trọng. Điều này sẽ giúp Công ty tránh được những rủi ro thanh toán và giảm thiểu thời gian bị chiếm dụng vốn.
Tìm hiểu nguyên nhân các khoản nợ quá hạn để có các biện pháp xử lý, thu hồi nợ hiệu quả. Hiện tại công ty đang trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi khá cao, cho thấy công ty đã chủ động đánh giá các khoản phải thu của mình để đề phòng cho các trường hợp xấu. Bên cạnh đó, công ty cần phải có các biện pháp để thu hồi các khoản nợ quá hạn, đồng thời thực hiện một cách hợp lý việc gia hạn, giảm nợ để giảm thiếu mất vốn một cách tối đa.
Đối với nợ phải trả
Đây là khoản vốn Công ty chiếm dụng được nên cần cố gắng chiếm dụng tối đa. Đối với khoản nợ phải trả người bán, dựa vào mối quan hệ thân thiết trong cùng hệ thống, theo tình hình khó khăn hiện tại, Công ty có thể đàm phán với các nhà máy xi măng thuộc VICEM hỗ trợ gia hạn thời gian trả nợ khi cần thiết. Nhưng bên cạnh đó vẫn cần quản lý các khoản công nợ theo từng đối tượng cụ thể, từng thời hạn thanh toán để có thủ chủ động xác định các khoản thanh toán trong tương lai. Đặc biệt tránh tình trạng đến hạn thanh toán mà công ty vẫn chưa thu xếp được nguồn trả nợ. Điều này ngoài việc gây phát sinh các khoản phạt còn ảnh hưởng rất lớn đến uy tín của công ty và khả năng tận dụng nguồn vốn chiếm dụng trong tương
lai. Công ty cũng cần phải có các phầm mềm theo dõi chuyên dụng đồng thời quản lý thêm trên excel để nắm bắt chính xác hơn.
Người mua trả tiền trước dù là khoản rất nhỏ và phát sinh không phải thường xuyên, ổn định đối với Công ty nhưng cũng góp phần hỗ trợ bổ sung vốn khi cần thiết hết sức quan trọng. Công ty có thể đề ra chính sách chiết khấu thanh toán trước cho các bên mua khi cần vốn gấp hoặc cách chính sách về thưởng, phạt để khuyến khích thanh toán trước.
Các khoản nợ phải trả nội bộ như người lao động, công nhân viên là nguồn vốn huy động được với chi phí thấp nhất. Công ty Cổ phần VICEM Thương mại Xi măng với môi trường làm việc tương đối tốt, chế độ đại ngộ so với trong ngành cũng được đánh giá cao nên biến đổi nhân sự là tương đối ổn định. Khi gặp khó khăn về vốn, Công ty có thể chủ động tìm kiếm nguồn vốn từ những khoản mục lương, thưởng mà không sợ xảy ra rủi ro hay khủng hoảng về nhân sự.
c. Tăng cường công tác quản lý hàng tồn kho
Đối với một công ty thương mại, quản lý HTK là công tác hết sức quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Việc duy trì một lượng HTK hợp lý có thể giúp Công ty đảm bảo đáp ứng cho các đơn hàng của khách hàng, tránh các biến động xấu về giá cả, cũng đồng thời giúp công ty tránh ứ đọng hàng hóa do tồn kho quá nhiều. Số vòng quay HTK của Công ty trong năm 2015 đã giảm khá mạnh trong năm 2015 so với năm 2014. Nguyên nhân là do lượng HTK bình quân đã tăng lên. Điều này phản ánh Công ty đang duy trì HTK cao hơn mức cần thiết. Để có thể quản lý được HTK của mình, Công ty cần thực hiện các biện pháp cụ thể như:
Xác định đúng đắn lượng hàng hóa cần mua trong kỳ và lượng HTK thường xuyên. Công ty cũng cần tính đến lượng đặt hàng tối ưu và lượng lưu kho bình quân, kết hợp với chi phí lưu kho, chi phí đặt hàng để có mức lựa chọn hợp lý. Để làm được điều đó, Công ty có thể xem xét áp dụng mô hình EOQ để tính toán lượng đặt hàng tối ưu, mức dự trữ HTK bình quân, điểm đặt hàng lại…
-Căn cứ vào giá cả hàng hóa trên thị trường và giá gốc của các loại hàng hóa đó để lập dự phòng giảm giá HTK. Cuối kỳ, Công ty cần kiểm tra, đánh giá lại vật tư hàng hóa, vốn bằng tiền và đối chiếu sổ sách kế toán để xử lý chênh lệch.
-Bên cạnh đó, công ty cũng cần đẩy nhanh tiến độ thực hiện các dự án nhằm giảm bớt chi phí SXKD dở dang, qua đó rút ngắn thời gian thu hồi vốn.
d. Tăng cường công tác quản lý vốn cố định, bảo dưỡng, sửa chữa Tài sản cố định, đổi mới thiết bị công nghệ, phương tiện vận tải
Trong 3 năm nghiên cứu (2013-2015), TSCĐHH tại Công ty không hề thay đổi. Mặc dù đối với một doanh nghiệp thương mại trung gian, TSCĐHH là không quá quan trọng, Công ty cũng thể hiện được việc quản lý, sử dụng TSCĐ hiệu quả. Tuy nhiên để hoạt động SXKD diễn ra tốt hơn nữa, đạt hiệu quả cao hơn nữa, Công ty vẫn nên quan tâm tới công tác quản lý, đổi mới một số TSCĐ có khả năng phát huy hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Cụ thể, để nâng cao hiệu quả quản lý, sử dụng TSCĐ hiện có tại Công ty thì cần phải:
- Tiếp tục duy trì khả năng khai thác toàn bộ TSCĐ hiện có vào hoạt động kinh doanh như hiện nay và tận dụng tối đa năng suất hiện có của nó. Cụ thể, trụ sở chính của Công ty, từng phòng ban, các trang thiết bị, phương tiện vận tải cơ bản không ảnh hưởng nhiều tới hiệu quả hoạt động kinh doanh như bàn ghế, tủ tài liệu, quạt, đèn hay nhà kho, phương tiện di chuyển…v.v nên tận dụng triệt để khi vẫn còn hoạt động.
- Nên phân loại TSCĐ sử dụng kém hiệu quả, tài sản cũ lạc hậu để có kế hoạch thanh lý nhượng bán thu hồi vốn nhanh và kịp thời để tái đầu tư vào TSCĐ. Nâng cao việc kiểm tra định kỳ TSCĐ để tránh bị hư hỏng và không sử dụng được. Cụ thể những TSCĐ liên quan tới công nghệ như phầm mềm kế toán, phầm mềm quản lý bán hàng, Công ty nên chú trọng đầu tư, đổi mới nâng cấp để hoạt động nhanh hơn, bắt kịp xu thế thời đại hơn.
- Một số máy móc thiết bị còn có thể cải tiến để nâng cao công nghệ thì Công ty có thể chỉ cần mua sắm các linh kiện để lắp ráp thay thế, đồng thời đầu tư chất xám để kéo dài thời gian hoạt động, đa dạng hóa tính năng và nâng cao hiệu suất sử
dụng như máy tính, máy in. Đây là phương án đầu tư có hiệu quả vì nó có tác dụng hạn chế chi phí mà vẫn tăng lợi ích thu về.
- Đối với TSCĐVH là quyền sử dụng đất “không có thời hạn” tại Hà Nam. Đây là nguồn thu từ hoạt động ngoài kinh doanh của Công ty, tuy không nhiều nhưng cũng góp phần tăng thu nhập. Công ty nên nghiên cứu, cân nhắc giữa các phương án sử dụng làm kho lưu trữ, văn phòng hay cho thuê lại sẽ đem lại lợi nhuận nhiều hơn.
- Song song với việc đổi mới TSCĐ, Công ty cần chú trọng đào tạo đội ngũ cán bộ có trình độ, năng lự để có thể vận hành máy móc thiết bị hiện đại; bố trí đúng người đúng việc phù hợp với năng lực trình độ,…đảm bảo TSCĐ được sử dụng tối đa công suất.