Mô hình hoạt động của Doanh nghiệp được tổ chức theo nhiệm vụ chức năng, các phòng ban phụ trách nhóm nhiệm vụ chuyên môn. Cơ cấu chức năng là cơ cấu tổ chức quản trị mà các nhiệm vụ quản trị được phân chia cho các đơn vị riêng biệt theo chức năng quản trị và hình thành nên những người lãnh đạo được chuyên môn hoá, chỉ đảm nhận một chức năng nhất định.
Hình 2.2: Cơ cấu tổ chức của Công ty CMC P&T
Nguồn: Công ty TNHH CMC P&T, Hoạch định chiến lược kinh doanh của CMC P&T giai đoạn 2015 - 2020, 2015
Thuận lợi đối với CMC P&T khi áp dụng mô hình tổ chức theo chức năng gồm: - Thúc đẩy sự chuyên môn hoá kỹ năng, tay nghề: các nhà quản trị theo mô hình này có cơ hội nâng cao kỹ năng, tay nghề trong lĩnh vực chuyên môn của họ. Rất khác mô hình khác như mô hình theo ma trận hay dự án, mỗi một bộ phận hoặc nhân viên có nhiều nhiệm vụ. Do sự phân công rất rõ và chuyên môn hóa rất rõ trong mô hình này, để làm tròn nhiệm vụ, đòi hỏi bộ phận phải rất sâu về nghiệp vụ, đồng thời mô hình này cũng tạo điều kiện để bộ phận sâu về nghiệp vụ do hằng ngày đều chỉ làm những nhiệm vụ được phân công và lặp đi lặp lại.
- Các nhà quản trị có thể gia tăng hiệu quả hoạt động thông qua sự phối hợp với các đồng nghiệp trong cùng bộ phận. Trong cơ cấu theo chức năng, các bộ phận gần như phân rõ quyền lực và phân chia công việc rất rõ. Đồng thời người quản lý bộ
Tổng Giám đốc
Trung tâm Kỹ thuật dịch vụ Trung tâm kinh
doanh
Trung tâm kinh doanh linh kiện Trung tâm kinh
doanh CMS Trung tâm kinh
doanh dịch vụ Marketing Hành chính - Nhân sự Tài chính - Kế toán Chăm sóc khách hàng Mua hàng Phó Tổng Giám đốc
phận phải chịu trách nhiệm cao nhất về năng suất lao động của bộ phận, nên họ thường tập trung vào sự phối hợp, tính nhịp nhàng cũng như hiệu quả của bộ phận mình.
- Giảm sự lãng phí các nguồn lực và gia tăng sự hợp tác trong cùng bộ phận. Điều này có được là do sự nhịp nhàng và chuyên môn hóa, nên đạt được năng suất cao, từ đó giảm khá nhiều chi phí về nguồn lực trong cùng bộ phận.
Tuy nhiên, mô hình theo chức năng này cũng có những hạn chế:
- Lãnh đạo chỉ chú trọng vào những công việc hàng ngày, giảm sự truyền thông, trao đổi giữa các bộ phận. Do đó, có thể tạo ra sự xung đột về thứ tự ưu tiên giữa các bộ phận.
- Rất khó khăn trong việc phối hợp giữa các bộ phận. Khi không có sự thống nhất giữa các chuyên gia ở các bộ phận khác nhau, việc phối hợp, hợp tác với các bộ phận khác sẽ khó khăn.
- Người đứng đầu tổ chức mất nhiều thời gian để phối hợp hoạt động của các thành viên thuộc những bộ phận khác nhau. Mặt khác, người thừa hành mệnh lệnh cùng một lúc phải nhận nhiều mệnh lệnh. Thậm chí có những mệnh lệnh trái ngược nhau.
Với số lượng nhân sự khoảng 150 người thì mô hình này đã phát huy tối đa hiệu quả quản lý trên. Ngoài ra, hoạt động nghiên cứu thị trường được thực hiện xuyên suốt trong công ty và có sự liên hệ, gắn kết giữa các bộ phận với nhau:
Nhiệm vụ của Ban lãnh đạo
- Thấu hiểu những giá trị thực tại của doanh nghiệp và xác định được nhu cầu thu thập thông tin bên ngoài nhằm bổ sung hoạt động định hướng chiến lược
- Xem xét và phê duyệt các kế hoạch triển khai nghiên cứu của các bộ phận chuyên môn đề xuất
- Ban hành ý kiến chỉ đạo về đường lối sử dụng các
- Đưa ra định hướng, chủ trương hoạt động kinh doanh tổng thể của công ty dựa trên những thông tin thị trường đã thu thập
Nhiệm vụ của bộ phận kinh doanh
- Tiếp nhận yêu cầu kinh doanh từ Ban lãnh đạo công ty và lập kế hoạch triển khai nhằm đáp ứng được chỉ tiêu đề ra
- Thu thập thông tin liên quan về thị trường, về khách hàng và đối thủ cạnh tranh của lĩnh vực chuyên môn
Nhiệm vụ của bộ phận Marketing
- Thu thập thông tin về hoạt động marketing của đối thủ cạnh tranh và các xu hướng cung cấp sản phẩm, dịch vụ tương ứng trên thị trường
- Tìm hiểu về nhu cầu của khách hàng đối với các sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp cung cấp để kịp thời đưa ra các chương trình, kế hoạch tiếp cận hợp lý.
- Phối hợp với bộ phận kinh doanh khi thực hiện các dự án về nghiên cứu thị trường lớn thông qua các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài thông qua quy trình như sau:
Hình 2.3: Quy trình phối hợp thực hiện thuê ngoài nghiên cứu thị trường giữa bộ phận kinh doanh và bộ phận Marketing của CMC P&T
Nguồn: Công ty TNHH CMC P&T, Hoạch định chiến lược kinh doanh của CMC P&T giai đoạn 2015 - 2020, 2015
Bộ phận Chăm sóc khách hàng:
- Thu thập thông tin ý kiến phản hồi từ khách hàng sau khi sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp, từ đó đưa ra phản hồi với các trung tâm kinh doanh nhằm cải thiện tình hình và gia tăng sự hài lòng từ phía khách hàng