2.1.2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo cơ cấu hình tháp, với giám đốc là người ra quyết định và có các phòng ban hỗ trợ cho hoạt động của giám đốc cũng như thực hiện chuyên môn nghiệp vụ của mình. Công ty gồm có phòng kế toán, phòng xuất khẩu và nhà xưởng, phù hợp với quy mô nhỏ của công ty.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty TNHH XNK Nam Sơn
Nguồn: Phòng nhân sự công ty TNHH XNK Nam Sơn
2.1.2.3 Chức năng – nhiệm vụ của các phòng ban
- Giám đốc: Là người đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm cao nhất trước pháp luật và toàn quyền đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, hiệu quả kinh doanh của toàn công ty. Giám đốc quản lý điều hành Công ty theo luật doanh nghiệp, luật lao động, thỏa ước lao động, nội quy lao động, hợp đồng lao động và quy chế của công ty. PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng xuất nhập khẩu Phòng kế toán Bộ phận ngoại thương Nhà xưởng Bộ phận giao nhận Bộ phận huy động GIÁM ĐỐC
- Phó giám đốc: Là người trực tiếp hỗ trợ Giám đốc trong công tác điều hàng hoạt động kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các quyết định của mình trong phạm vi giới hạn quyền lực của mình.
- Phòng kế toán: Với chức năng giám đốc đồng tiền thông qua việc kiểm soát và quản lý tiền vốn và tài sản của công ty phòng kế toán có nhiệm vụ:
• Xây dựng kế hoạch thu chi tài chính của công ty, chuẩn bị đầy đủ kịp thời các loại vốn kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty.
• Tham gia xây dựng các phương án kinh doanh, tính toán hiệu quả kinh tế các mặt hàng.
• Thực hiện thanh toán các khoản thu chi theo đúng chỉ tiêu, định mức (căn cứ vào hợp đồng kinh tế và chứng từ hợp lệ…) và tổ chức công tác hạch toán kế toán.
• Đảm bảo nguồn vốn vay ngân hàng, tăng cường công tác kiểm tra và phân tích hoạt động kinh doanh, giải quyết tiền hàng ứ đọng…
• Chấp hành đầy đủ chế độ báo cáo kế toán tài vụ, tổ chức quản lý chứng từ sổ sách. Điều hành tổ chức lao động trong phòng.
- Phòng xuất nhập khẩu: Với người đại diện là trưởng phòng, sau khi nhận được chỉ tiêu, định mức kinh doanh thì phòng xuất khẩu có trách nhiệm:
• Giám đốc ủy quyền ký kết các hợp đồng nội, ngoại, ủy thác theo phương án kinh doanh đã được giám đốc duyệt và chịu trách nhiệm trước giám đốc về sự ủy quyền đó. Đồng thời chịu trách nhiệm cá nhân khi vi phạm pháp luật do chủ quan gây ra.
• Trong quá trình thực hiện phương án phòng phải thực hiện đúng quy trình, thao tác nghiệp vụ chuyên môn bảo đảm giảm chi phí.
• Chủ động phát hiện giải quyết nguyên nhân gây ra tổn thất nhằm đảm bảo hiệu quả kinh doanh cao.
• Được huy động vốn nhàn rỗi của các cá nhân tập thể hoặc vay ngoài để thực hiện các thương vụ kinh doanh và chịu trách nhiệm trước giám đốc về việc bảo đảm vốn vay sử dụng kinh doanh.
• Hàng tháng được tạm ứng tiền lương và các khoản chi phí cần thiết, có trách nhiệm nộp đủ các khoản lãi, phí quản lý, lãi ngân hàng hoặc thuê vốn cho công ty. Phải chịu khấu trừ các khoản chi phí vượt, vi phạm kỷ luật thu nộp của công ty.
- Nhà xưởng: Là bộ phận chịu trách nhiệm sản xuất, cung cấp các loại sản phẩm mây tre đan theo yêu cầu của công ty.
• Sản xuất, cung cấp đầy đủ kịp thời số lượng sản phẩm mây tre đan mà công ty yêu cầu.
• Thường xuyên tìm kiếm, cập nhật các phương pháp sản xuất, các mẫu mã sản phẩm mây tre đan mới nhất theo thị hiếu của thị trường để đổi mới, nâng cao chất lượng sản xuất.
• Nhân viên nhà xưởng cố định 60người, tuy nhiên tùy theo các thời điểm trong năm. Khi có nhiều đơn hàng, công ty có thể huy động thêm nguồn lao động bên ngoài, số lượng có khi lên tới hơn 200 người.