7. Kết cấu của luận văn
3.3.1 Đối với Cơ sở II Trường Đại học Ngoại thương
Để nâng cao động lực làm việc cho viên chức khối hành chính, Cơ sở II Trường Đại học Ngoại thương nên thực hiện đồng thời một số giải pháp như sau:
3.3.1.1 Tiếp tục phát huy những thành tựu trong việc tạo động lực làm viêc cho viên chức trong thời gian vừa qua
- Nội dung giải pháp
Những phân tích chi tiết về thực trạng như trình bày trong chương 2 cho thấy, các chính sách và hoạt động tạo động lực làm việc cho viên chức khối hành chính Cơ sở II Trường Đại học Ngoại thương tại Tp.HCM trong thời gian vừa qua phần nào đã có tác dụng nhất định. Do đó, Cơ sở II Trường Đại học Ngoại thương tại Tp.HCM cần nỗ lực duy trì và tiếp tục phát huy các thành tựu đạt được trong thời gian vừa qua. Cụ thể, Cơ sở II Trường Đại học Ngoại thương tại Tp.HCM cần duy trì tạo sự thử thách trong công việc cho viên chức khối hành chính; không ngừng cải thiện môi trường làm việc và điều kiện làm việc cho viên chức khối hành chính; tiếp tục thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo nhằm tạo điều kiện cho viên chức khối hành chính nâng cao trình độ chuyên môn, rèn luyện thêm về các kỹ năng mềm và hoàn thiện bản thân hơn nữa; tiếp tục nghiên cứu và đề xuất với Nhà trường các chính sách phúc lợi và phụ cấp theo hướng tốt hơn cho viên chức khối hành chính, tạo điều kiện để viên chức khối hành chính ổn định cuộc sống, từ đó viên chức khối hành chính sẽ có động lực làm việc hơn và cống hiến hết mình cho sự phát triển của Cơ sở II Trường Đại học Ngoại thương tại Tp.HCM nói riêng và sự phát triển của Trường Đại học Ngoại thương nói chung.
- Kết quả dự kiến
Với những hành động thiết thực như trên, viên chức khối hành chính sẽ cảm thấy yêu thích trong công việc, được làm việc trong một môi trường làm việc hoàn hảo, được tạo điều kiện học tập nâng cao trình độ chuyên môn, được hưởng đầy đủ các phúc lợi và phụ cấp thỏa đáng, làm nền tảng để nâng cao động lực làm việc cho viên chức khối hành chính Cơ sở II Trường Đại học Ngoại thương tại Tp.HCM.
3.3.1.2 Khắc phục những hạn chế liên quan đến lãnh đạo
- Nội dung giải pháp
Theo như trình bày tại mục 2.5.2, hạn chế đầu tiên trong việc tạo động lực làm việc cho viên chức có thể kể đến là những hạn chế liên quan đến yếu tố lãnh đạo (kết quả điểm đánh giá trung bình của viên chức khối hành chính là 3,59/5). Theo học thuyết tạo động lực của Douglas Mc Gregor (1960) và Victor Vroom (1964), quan hệ tốt với lãnh đạo, cũng như sự hỗ trợ của lãnh đạo là một trong những phương thức tối
đa hóa động lực làm việc của người lao động. Đồng thời, theo Jonh Stacy Adams (1963), sự công bằng là yếu tố để tạo động lực làm việc cho người lao động. Chính vì vậy, lãnh đạo Cơ sở II Trường Đại học Ngoại thương tại Tp.HCM cần lưu ý đến yếu tố này trong việc tạo động lực làm việc cho viên chức khối hành chính.
Muốn vậy, mặc dù bận rộn với nhiều loại công việc khác nhau, lãnh đạo trực tiếp của viên chức khối hành chính tại Cơ sở II Trường Đại học Ngoại thương tại Tp.HCM nên dành nhiều thời gian hơn nữa cho việc tìm hiểu mong muốn của viên chức khối hành chính, có thể định kì hàng tháng, hàng quý, hàng học kì hoặc theo năm học. Theo đó, lãnh đạo sẽ trực tiếp lắng nghe mong muốn, nguyện vọng của viên chức khối hành chính theo nhiều cách khác nhau, đồng thời, cần tạo môi trường làm việc cởi mở, không khí thoải mái để viên chức khối hành chính mạnh dạn trao đổi và đề xuất những ý kiến cá nhân. Điều này không những góp phần nâng cao hiệu quả công việc mà còn nâng cao mối quan hệ thân thiết giữa lãnh đạo và nhân viên, đồng thời, lãnh đạo trực tiếp tại đơn vị cần chú ý hơn trong cách cư xử, tránh một số lỗi cơ bản trong đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên như: lỗi thiên kiến, lỗi định kiến, quá khắt khe làm cho viên chức cảm thấy lãnh đạo không thân thiện và đối xử chưa công bằng giữa các viên chức trong chính đơn vị của mình.
- Kết quả dự kiến
Những giải pháp trên không những giúp lãnh đạo trực tiếp tại đơn vị hiểu hơn về mong muốn của viên chức khối hành chính, mà còn góp phần xây dựng mối quan hệ thân thiết giữa lãnh đạo trực tiếp và viên chức khối hành chính, đồng thời tránh sự hiểu nhầm trong cách cư xử giữa lãnh đạo và các viên chức, làm cho viên chức cảm thấy lãnh đạo trực tiếp thân thiện và đối xử công bằng giữa các viên chức khối hành chính.
3.3.1.3 Ghi nhận những đóng góp cá nhân của viên chức khối hành chính
- Nội dung giải pháp
Theo như phân tích tại mục 2.5.2, việc ghi nhận những đóng góp cá nhân của viên chức khối hành chính Cơ sở II Trường Đại học Ngoại thương tại Tp.HCM cũng là một trong những vấn đề cần quan tâm trong việc tạo động lực làm việc cho viên chức khối hành chính.
Theo học thuyết tạo động lực của Herzberg (1959), sự công nhận thành tích sẽ góp phần tạo động lực làm việc cho nhân viên và theo Douglas Mc Gregor (1960), việc cho phép nhân viên được tham gia vào việc ra quyết định là một trong những
phương thức tối đa hóa động lực việc của người lao động. Đồng thời, Bùi Anh Tuấn và Phạm Thúy Hương (2009) cũng đề xuất chương trình suy tôn nhân viên và khuyến khích nhân viên tham gia vào quá trình ra quyết định như là một trong những chương trình quản lý nhằm tạo động lực làm việc cho nhân viên. Chính vì vậy, Cơ sở II Trường Đại học Ngoại thương tại Tp.HCM nên cân nhắc xem xét yếu tố này trong việc tạo động lực làm việc cho viên chức khối hành chính. Bởi vì, bất kì người lao động nào cũng luôn mong muốn được lãnh đạo ghi nhận thành tích cá nhân, mong muốn được khen thưởng và động viên khi hoàn thành nhiệm vụ được giao, và viên chức khối hành chính Cơ sở II Trường Đại học Ngoại thương tại Tp.HCM cũng không ngoại lệ. Ngoài ra, viên chức khối hành chính cũng luôn mong muốn ý kiến của mình được trân trọng và ghi nhận. Điều này hoàn toàn đúng trong xã hội ngày nay, khi mà cái tôi của mỗi cá nhân đang được đề cao, đặc biệt là trong môi trường giáo dục như tại Cơ sở II Trường Đại học Ngoại thương tại Tp.HCM.
Mặc dù, thời gian vừa qua Cơ sở II Trường Đại học Ngoại thương tại Tp.HCM đã có một số chương trình tuyên dương khen thưởng và trao tặng viên chức có thành tích tốt trong công việc, thế nhưng các hoạt động này vẫn chưa đáp ứng được những kì vọng và mong muốn của viên chức khối hành chính. Do đó, Cơ sở II Trường Đại học Ngoại thương tại Tp.HCM cần tăng cường hơn nữa những hoạt động ghi nhận những đóng góp cống hiến của viên chức khối hành chính. Việc ghi nhận có thể được thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau như:
+ Cơ sở II Trường Đại học Ngoại thương tại Tp.HCM nên duy trì tổ chức các buổi tuyên dương khen thưởng và trao tặng giấy khen trước toàn thể viên chức của Cơ sở II Trường Đại học Ngoại thương tại Tp.HCM.
+ Lãnh đạo trực tiếp của viên chức khối hành chính nên có những lời khen ngợi, động viên khích lệ đúng lúc để viên chức khối hành chính cảm nhận được sự quan tâm sâu sắc của lãnh đạo trực tiếp.
+ Ngoài ra, Cơ sở II Trường Đại học Ngoại thương cũng nên chú trọng đến các phần thưởng vật chất, bởi vì các phần thưởng về vật chất cũng góp phần không nhỏ trong việc tạo động lực làm việc để viên chức khối hành chính làm việc và cống hiến hết mình. Điển hình, theo chính sách khen thưởng hiện tại, nếu viên chức đạt thành tích là chiến sĩ thi đua thì bên cạnh giấy khen và tuyên dương, viên chức sẽ được thưởng tiền mặt nhưng giá trị không đáng kể. Trong khi đó, để đạt được thành tích
chiến sĩ thi đua, viên chức phải hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, có những sáng kiến vượt trội góp phần nâng cao hiệu quả công việc tại đơn vị, và rất nhiều các yêu cầu khác.
- Kết quả dự kiến
Với những hành động trên, viên chức khối hành chính sẽ nhận thấy những đóng góp của mình được lãnh đạo trực tiếp và Cơ sở II Trường Đại học Ngoại thương tại Tp.HCM ghi nhận, quan trọng hơn nữa là viên chức khối hành chính sẽ cảm thấy mình được tôn trọng, khích lệ và động viên đúng lúc, từ đó góp phần nâng cao động lực làm việc cho viên chức khối hành chính Cơ sở II Trường Đại học Ngoại thương tại Tp.HCM.
3.3.1.4 Khắc phục những hạn chế trong chính sách lương thưởng
- Nội dung giải pháp
Nhưng đã phân tích trong mục 2.5.2, theo đánh giá của viên chức khối hành chính, lương của Cơ sở II Trường Đại học Ngoại thương tại Tp.HCM chưa cạnh tranh, hấp dẫn và lương thưởng chưa xứng đáng. Trong khi đó, lương thưởng là một trong những nhân tố chính giúp viên chức khối hành chính ổn định cuộc sống, duy trì khả năng làm việc cũng như động lực làm việc, đồng thời, theo đề xuất của Bùi Anh Tuấn và Phạm Thúy Hương (2009), nhằm tạo động lực làm việc cho nhân viên, tổ chức nên cân nhắc xem xét chương trình trả thù lao, phúc lợi linh hoạt. Do đó, để nâng cao động lực làm việc cho viên chức khối hành chính, Cơ sở II Trường Đại học Ngoại thương tại Tp.HCM cần khắc phục những hạn chế trong chính sách lương thưởng.
Khắc phục những hạn chế trong chính sách lương thưởng có thể được xem là một trong những khó khăn lớn mà Cơ sở II Trường Đại học Ngoại thương tại Tp.HCM gặp phải, bởi vì như phân tích trong mục 2.5.2, chính sách lương thưởng của Cơ sở II Trường Đại học Ngoại thương bị chi phối bởi nhiều yếu tố, và Cơ sở II chưa thực sự chủ động trong chính sách lương thưởng. Tuy nhiên, Cơ sở II Trường Đại học Ngoại thương tại Tp.HCM vẫn có thể tăng cường đề xuất các giải pháp nhằm gia tăng các khoản phụ cấp, trợ cấp cho viên chức khối hành chính, tạo điều kiện để viên chức khối hành chính tăng thu nhập, ổn định cuộc sống và công việc, làm nền tảng để nâng cao động lực làm việc cho viên chức khối hành chính Cơ sở II Trường Đại học Ngoại thương tại Tp.HCM. Điển hình như:
+ Đề xuất tăng hơn nữa mức phụ cấp và trợ cấp. Trong thời gian vừa qua Cơ sở II Trường Đại học Ngoại thương tại Tp.HCM đã có nhiều nỗ lực trong việc đề xuất gia tăng rất nhiều khoản phụ cấp và trợ cấp cho viên chức khối hành chính, và các đề xuất hợp lý đều được lãnh đạo Trường Đại học Ngoại thương ghi nhận và đồng ý thay đổi chính sách cho phù hợp với tình hình thực tế. Cụ thể là các khoản phụ cấp nhân ngày quốc tế phụ nữ dành cho viên chức nữ đã tăng từ 200.000 lên 500.000; phụ cấp nhân ngày giỗ tổ đã tăng từ 200.000 lên 500.000 và các khoản phụ cấp khác cũng có sự gia tăng đáng kể. Xét về giá trị các khoản tăng thêm có thể không lớn, nhưng đã tạo sự phấn khởi rất lớn đối với đại đa số viên chức khối hành chính.
+ Đề xuất gia tăng các phần thưởng vật chất khi viên chức có thành tích xuất sắc trong thực hiện công việc như chiến sĩ thi đua. Hiện tại phần thưởng vật chất của chiến sĩ thi đua và giấy khen hiệu trưởng chênh lệch không đáng kể so với viên chức hoàn thành nhiệm vụ là lao động tiên tiến. Điều này đã phần nào đó hạn chế động lực làm việc của viên chức khối hành chính.
- Kết quả dự kiến
Với những hành động như trên, thu nhập của viên chức khối hành chính không ngừng được cải thiện, giúp viên chức ổn định cuộc sống và công việc, từ đó nâng cao động lực làm việc cho viên chức khối hành chính Cơ sở II Trường Đại học Ngoại thương tại Tp.HCM. Ngoài ra, những hành động trên cũng góp phần không nhỏ trong việc ghi nhận những thành tích, đóng góp và cống hiến của viên chức khối hành chính đối với sự phát triển của Cơ sở II Trường Đại học Ngoại thương tại Tp.HCM.
3.3.1.5 Tạo cơ hội thăng tiến và phát triển sự nghiệp cho những viên chức có năng lực
- Nội dung giải pháp
Theo Herzberg (1959), thăng tiến được xem là một trong những nhân tố tác động trực tiếp đến động lực làm việc của nhân viên trong một tổ chức, đồng thời Victor Vroom (1964) cho rằng, người lao động sẽ có động lực khi họ tin tưởng rằng những nỗ lực của họ sẽ mang lại những phân thưởng tương xứng với mong muốn của họ. Đồng thời, theo Maslow (1943), muốn tạo động lực làm việc của người lao động thì nhà quản trị cần xem xét thỏa mãn nhu cầu của người lao động. Trong khi đó sự thăng tiến và phát triển sự nghiệp là một trong những nhu cầu bậc cao của người lao động. Thực tế cũng cho thấy, cơ hội thăng tiến và phát triển sự nghiệp là một trong những nhân tố
quyết định trong mối quan hệ giữa người lao động và tổ chức, và tạo động lực làm việc cho người lao động. Do đó, muốn tạo động lực làm việc cho viên chức khối hành chính, Cơ sở II Trường Đại học Ngoại thương tại Tp.HCM không nên bỏ qua yếu tố này.
Trên cơ sở ý kiến của viên chức khối hành chính, Cơ sở II Trường Đại học Ngoại thương tại Tp.HCM nên tạo điều kiện để toàn thể viên chức khối hành chính có cơ hội thăng tiến và phát triển sự nghiệp đều như nhau, tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh giữa viên chức. Viên chức nào có năng lực vượt trội, thành tích xuất sắc và có những đóng góp và cống hiến tích cực cho đơn vị nói riêng và cho Cơ sở II Trường Đại học Ngoại thương tại Tp.HCM nói chung thì nên được tạo cơ hội thăng tiến, cân nhắc vào các vị trí lãnh đạo. Bởi vì khi xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu sinh lý trong tháp nhu cầu của Maslow không còn là vấn đề cần được thỏa mãn nữa, những nhu cầu bậc cao mới là thứ người lao động trong xã hội hiện đại mong muốn đạt được. Các nhân viên tham gia vào một tổ chức, doanh nghiệp không chỉ để kiếm thêm thu nhập, ổn định cuộc sống mà còn mong muốn được trang bị những kiến thức chuyên môn, định hướng về con đường sự nghiệp để có thể tiến xa hơn trong tương lai. Sâu xa hơn thế nữa, danh hiệu và địa vị xã hội là điều họ mong muốn. Chính vì thế, nếu không thoả mãn được những nhu cầu trên, việc tạo được động lực làm việc cho một nhân viên là điều không thể.
Bên cạnh đó, việc vạch ra lộ trình thăng tiến trong từng giai đoạn cho viên chức khối hành chính cũng là một vấn đề nên được xem xét và phát triển. Các nhà quản lý cấp cao nên trao quyền nhất định cho các nhà quản lý trực tiếp trong việc xây dựng lộ trình thăng tiến cho viên chức khối hành chính, vì những nhà quản lý trực tiếp là những người làm việc trực tiếp, tiếp xúc hàng ngày với nhân viên của họ, do đó họ sẽ nắm rõ được năng lực, khả năng cũng như tiềm năng của viên chức khối hành chính dưới quyền họ. Để có thể thực hiện quy trình này một cách hiệu quả, các nhà quản lý bậc cao nên cung cấp các khoá huấn luyện đặc biệt về cách đánh giá khả năng công việc, kỹ năng thuyết phục, kỹ năng quản trị con người, kỹ năng định hướng nghề nghiệp, đảm bảo nhà quản lý trực tiếp có đủ kỹ năng và năng lực để thực thi mô hình này.
Những việc làm trên sẽ tạo cơ hội thăng tiến rõ ràng, công khai và minh bạch cho