2018 của một số NHTM:
2.2.2 Quy trình triển khai phát hành trái phiếu tại VietinBank
Khách hàng Chi nhánh P.SPHĐ&P VietinBankSc P.TQTVKD P.TTV
MX3 - Cập nhật danh sách khách hàng đặt mua TP để xử lý các trường hợp phát sinh. - Báo cáo bộ Tài chính về kế hoạch phát hành TP - Lập báo cáo kết quả phát hành Chuyển nghị quyết phát hành TP, hợp đồng đại lý phát hành TP, báo cáo kết quả phát hành TP cho P.TQTVKD Nhận giấy chứng nhận SHTP
- Đối chiếu thông tin trên giấy CNSHTP - Liên hệ KH để chuyển trả giấy CNSHTP -Thông báo kết quả phát hành TP tới UBCKNN - Cấp giấy CNSHTP và chuyển về CN Bước 4: Báo cáo kết quả phát hành TP, cấp giấy chứng nhận sở hữu TP -Lập sổ đăng ký CNSHTP - Cấp giấy CNSHTP và chuyển về CN Nhận tiền mua TP từ CN và chuyển sang TK phong tỏa Phối hợp với P.TTV xử lý giao dịch phát hành TP trong hệ thống MX3 Thông báo kế hoạch phát hành TP Mở tài khoản phong tỏa Cập nhật kế hoạch và phối hợp xây dựng hồ sơ phát hành TP Cập nhật kế hoạch phát hành TP Cập nhật kế hoạch phát hành TP Đồng ý đầu tư
Giới thiệu, chào bán trái phiếu Hỗ trợ, giải đáp, thúc đẩy bán Hỗ trợ, giải đáp, thúc đẩy bán Ký hồ sơ và chuyển đầy đủ tiền mua TP vào TK của KH Hướng dẫn KH hoàn thiện bộ hồ sơ
giao dịch TP - Ký, đóng dấu Giấy xác nhận mua TP và trả lại KH Giấy xác nhận mua TP - Tạm khóa toàn bộ số tiền mua TP trên TKTT của KH
- Khai báo thông tin trên chương trình quản lý thông tin KH mua TP - Chuyển danh sách KH đặt mua về TSC Tổng hợp danh sách khách hàng đặt mua trên toàn hàng và gửi về P.TTV. Kết thúc ngày đóng sổ, chấm dứt tạm khóa và chuyển số tiền mua TP trên TKTT của KH về TKTT mua bán chứng khoán của VietinBank
Bước 2: Giới thiệu và chào bán TP Bước 3: Ký hồ sơ giao dịch (trước ngày phát hành TP) Bước 1: Thông báo kế hoạch các đợt phát hành trái phiếu
Diễn giải quy trình Đơn vị thực
hiện
Nội dung công việc Ngày thực
hiện Bước 1: Thông báo kế hoạch các đợt phát hành trái phiếu
P.TTV - Phối hợp với P.QLCĐV&KHTC trình HĐQT phương án phát hành TP và ban hành nghị quyết phát hành TP;
- Thông báo cho P.SPHĐ&P/P.PTSP& Marketing và VietinBankSc về kế hoạch phát hành TP theo OC của từng đợt phát hành TP;
- Đầu mối phối hợp với P.QLCĐV&KHTC và VietinBankSc xây dựng bộ hồ sơ phát hành TP; - Đầu mối phối hợp cùng VietinBankSc làm việc với UBCKNN về hồ sơ phát hành TP ra công chúng;
- Công bố Bản thông báo phát hành TP trên một tờ báo điện tử hoặc báo viết có phạm vi phát hành toàn quốc trong 03 số liên tiếp trong vòng 07 ngày kể từ ngày có phê duyệt của UBCKNN thông qua phương án phát hành Trái phiếu ra công chúng;
- Chuyển giao các tài liệu liên quan đến đợt phát hành như: OC, hợp đồng đại lý lưu ký và hợp đồng đại lý thanh toán, các tài liệu pháp lý liên quan đến đợt phát hành (phê duyệt của NHNN, nghị quyết của HĐQT NHCT…) cho P.SPHĐ&P/P.PTSP& Marketing và P.TQTVKD.
- Thông báo thời gian phân phối trái phiếu (ngày mở sổ và ngày đóng sổ) cho P.SPHĐ&P/P.PTSP&
Chậm nhất ngày T-45
Marketing và VietinBankSc.
- Phối hợp cùng VietinBankSc và P.SPHĐ&P/P.PTSP& Marketing giải đáp các thắc mắc của CN liên quan đến điều khoản, điều kiện trái phiếu (nếu có).
P.TQTVKD - Phối hợp với P.TTV mở TK phong tỏa Chậm nhất ngày T-45 VietinBank Sc - Cập nhật kế hoạch phát hành TP;
- Phối hợp với P.TTV xây dựng hồ sơ phát hành TP và làm việc với UBCKNN;
- Phối hợp với P.TTV và P.PTSPHĐ&P/P.PTSP& Marketing giải đáp các thắc mắc của chi nhánh đối với thông tin và các điều khoản, điều kiện trái phiếu (nếu có). Chậm nhất ngày T-45 P.SPHĐ&P/P. PTSP& Marketing - Cập nhật kế hoạch phát hành TP;
- Chuyển giao các tài liệu liên quan đến đợt phát hành như: OC, hợp đồng đại lý lưu ký và hợp đồng đại lý thanh toán, các tài liệu pháp lý liên quan đến đợt phát hành (phê duyệt của NHNN, nghị quyết của HĐQT NHCT…) và công văn hướng dẫn triển khai cho các CN trong hệ thống NHCT;
- Phối hợp với VietinBankSc và P.TTV giải đáp các thắc mắc của CN đối với quy trình thực hiện phân phối trái phiếu.
Chậm nhất ngày T-40
Cán bộ tại CN - Cập nhật các đợt phát hành trái phiếu để triển khai;
- Nghiên cứu, tìm hiểu kỹ OC và các điều kiện điều
Chậm nhất ngày T-40
khoản và các đặc tính của trái phiếu để tư vấn, hỗ trợ khách hàng;
- Trao đổi với P. SPHĐ&P/P.PTSP& Marketing để hiểu rõ quy trình thực hiện phân phối TP.
Bước 2: Giới thiệu và trào bán TP
Cán bộ bán tại CN phối hợp cùng P.KHƯT/ P.SPHĐ&P/P. PTSP& Marketing/Viet inBankSc
Giới thiệu và tư vấn các thông tin liên quan đến đầu tư TP cho KH:
+ Thông tin về điều kiện, điều khoản của OC liên quan, mệnh giá, mức lãi suất chào bán và nhận biết rủi ro khi tham gia đầu tư.
+ Hướng dẫn KH hiểu đúng và đủ về sản phẩm trước khi đăng ký mua TP.
+ Thông tin về thời gian phân phối mua TP, phương thức đăng ký mua và thanh toán TP, phương thức chuyển giao TP, phương thức nhận tiền gốc và tiền lãi trái phiếu khi đến hạn, phương thức bán lại TP khi VietinBank thực hiện quyền mua lại TP trước hạn,…
+ Tài khoản và cách thức nộp tiền mua TP.
Chậm nhất vào ngày đóng sổ
Bước 3: Ký hồ sơ giao dịch (trước ngày phát hành TP)
Cán bộ bán, GDV tại CN
- Sau khi KH đồng ý đầu tư, hướng dẫn KH hoàn thiện và ký bộ hồ sơ giao dịch mua TP;
- Xác thực thông tin, kiểm tra đối chiều hồ sơ KH; - Trực tiếp chứng kiến KH cá nhân ký giấy đề nghị mua TP;
- Hướng dẫn KH nộp tiền mua TP vào TKTT của KH tại VietinBank và thực hiện tạm khóa số tiền
Chậm nhất vào ngày đóng sổ
này;
- Lập giấy xác nhận giao dịch mua TP; - Chuyển bộ hồ sơ cho KSV kiểm soát.
KSV tại CN - Tiếp nhận, kiểm soát bộ hồ sơ giao dịch mua TP từ cán bộ bán và kiểm tra số tiền tạm khóa trên TKTT của KH tại VietinBank;
- Chuyển bộ hồ sơ của KH cho cán bộ bán.
Chậm nhất vào ngày đóng sổ
Cán bộ bán tại CN
- Tiếp nhận hồ sơ của KH từ KSV;
- Thực hiện khai báo thông tin KH mua trái phiếu trên Chương trình quản lý thông tin KH mua TP của VietinBank;
- Chuyển trả KH 01 bản Giấy xác nhận giao dịch mua TP đã có xác nhận của CN;
- Lưu bộ hồ sơ gồm 01 bản sao CMND/Giấy CNĐKKD và 01 bản gốc Giấy đề nghị đặt mua TP kiêm ủy quyền.
Chậm nhất vào ngày đóng sổ P.SPHĐ&P/P. PTSP& Marketing, P.TTV và P.ALCO
- Phối hợp theo dõi danh sách KH đặt mua TP trong đợt phát hành qua chương trình quản lý thông tin KH mua TP của VietinBank để kịp thời xử lý các phát sinh liên quan
Chậm nhất ngày đóng sổ
Chi nhánh - Kết thúc ngày đóng sổ, xuất file báo cáo tổng hợp danh sách tất cả KH mua TP tại chi nhánh trong toàn bộ đợt phát hành từ chương trình quản lý thông tin KH đặt mua TP của VietinBank.
- Chuyển bản Tổng hợp danh sách KH mua trái phiếu có dấu và chữ ký của lãnh đạo chi nhánh về
Tại ngày đóng sổ
P.SPHĐ&P. P.SPHĐ&P
đầu mối phối hợp với P.PTSP& Marketing
- Kết thúc ngày đóng sổ, xuất file báo cáo tổng hợp danh sách KH đặt mua TP trên toàn hàng trong toàn bộ đợt phát hành từ Chương trình quản lý thông tin KH đặt mua TP của VietinBank;
- Chuyển bản tổng hợp có xác nhận của lãnh đạo phòng P.SPHĐ&P về P.TTV;
Tại ngày đóng sổ
- Tiếp nhận bản cứng Bản tổng hợp danh sách KH đặt mua TP tại CN từ các CN gửi về và chuyển cho P.TTV sau khi kết thúc đợt phát hành
Chậm nhất ngày T
P.TTV - Tiếp nhận Bản tổng hợp danh sách KH đặt mua TP của đợt phát hành trên toàn hàng và Bản tổng hợp danh sách KH đặt mua TP tại CN từ P.SPHĐ&P
Chậm nhất vào ngày đóng sổ
- Báo cáo Bộ tài chính về kế hoạch phát hành TP Chậm nhất ngày T-3 Chi nhánh - Chi nhánh chấm dứt tạm khóa số tiền mua TP trên
TKTT của KH, chuyển số tiền mua TP của KH về tài khoản thanh toán mua bán chứng khoán
Chậm nhất ngày T-1
P.TQTVKD - Nhận tiền đặt mua TP của KH từ CN và chuyển sang TK phong tỏa của VietinBank;
- Xử lý hạch toán giao dịch phát hành trái phiếu trong hệ thống MX3.
Chậm nhất 14h ngày T
P.TTV - Phối hợp với P.TQTVKD gửi công văn sang ngân hàng quản lý TK phong tỏa đề nghị xác nhận phong tỏa tài khoản.
- Phối hợp với VietinBankSc lập báo cáo kết quả
phát hành TP gửi UBCKNN đính kèm giấy xác nhận phong tỏa TK;
- Chuyển nghị quyết phát hành TP, OC, hợp đồng tư vấn phát hành, đại lý đăng ký, đại lý thanh toán TP và báo cáo kết quả phát hành TP cho P.TQTVKD.
Bước 4: Báo cáo kết quả phát hành TP, cấp giấy chứng nhận sở hữu TP
P.TTV - Nhận thông báo xác nhận kết quả chào bán từ UBCKNN và thông báo cho P.TQTVKD;
- Gửi thông báo kết quả phát hành TP đến BTC, NHNN;
- Phối hợp với P.TQTVKD gửi công văn sang ngân hàng quản lý tài khoản phong tỏa đề nghị gỡ phong tỏa tài khoản đính kèm kết quả chảo bán từ UBCKNN;
- Chậm nhất 03 ngày làm việc kể từ ngày có kết quả chào bán của UBCKNN, chuyển cho VietinBankSc công văn đề nghị cấp giấy CNSHTP kèm Bản tổng hợp danh sách KH đặt mua TP toàn hàng và danh sách cán bộ đầu mối tại các chi nhánh.
Chậm nhất ngày T+3
P.TQTVKD - Phối hợp với P.TTV gửi công văn sang ngân hàng quản lý tài khoản phong tỏa đề nghị gỡ phong tỏa tài khoản đính kèm xác nhận kết quả chào bán từ UBCKNN;
- Nhận tiền phát hành TP từ tài khoản phong tỏa tại tổ chức tín dụng khác chuyển về.
Chậm nhất ngày T+3
VietinBankSc - Tiếp nhận công văn để nghị cấp Giấy CNSHTP kèm Bản tổng hợp danh sách KH đặt mua TP từ
P.TTV;
- Lập sổ đăng ký người SHTP theo danh sách người SHTP từ P.TTV;
- In giấy chứng nhận SHTP theo danh sách đề nghị cấp giấy Chứng nhận SHTP của VietinBank gửi VietinBankSc và chuyển về các chi nhánh VietinBank chậm nhất 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận được công văn đề nghị cấp Giấy CNSHTP kèm danh sách người SHTP từ P.TTV.
ngày T+18
Chi nhánh - Tiếp nhận giấy CNSHTP từ VietinBankSc;
- Rà soát, đối chiếu thông tin trên giấy CNSHTP với thông tin tại Giấy đặt mua TP của khách hàng; - Liên hệ KH để trả Giấy CNSHTP và yêu cầu KH ký biên nhận;
- Trường hợp KH không đến nhận Giấy CNSHTP đúng hẹn, CN thực hiện lưu giữ bảo quản giấy CNSHTP tại CN theo quy định bảo quản ấn chỉ quan trọng của VietinBank.
Chậm nhất ngày T+25