Bƣớc 1: Xây dựng định nghĩa cho từng loại năng lực
Để đưa ra được định nghĩa cho từng loại năng lực thì cần trả lời được 02 câu hỏi: Thứ nhất: Loại năng lực đó là gì? Mục đích đối với vị trí công việc như thế nào?
Thứ hai: Tại sao nó quan trọng đối với tổ chức?
Sau khi có được câu trả lời trên và vận dụng với chức năng nhiệm vụ của vị trí chức danh ta đưa ra định nghĩa phù hợp. Đồng thời, xét mối quan hệ tương quan của vị trí chức danh với bên trong và bên ngoài tổ chức để đưa ra định nghĩa về năng lực một cách tổng quát nhất.
Ví dụ năng lực làm việc nhóm:
Định nghĩa: Năng lực nhóm là hoạt động mang tính hợp tác giữa các thành viên nhằm tạo ra tính kếtnối (Trả lời câu hỏi thứ nhất)
- Tổ chức hoạt động thông qua các hoạt động phòng ban,tổ chức và văn hóa. Nhân viên phải làm việc hợp tác với nhau, chia sẻ kinh nghiệm, chia sẻ đầy đủ thông tin, phá bỏ rào cản giữa các phòng ban (Trả lời câu hỏi thứ hai)
Vậy ta có định nghĩa hoàn chỉnh như sau:
Năng lực làm việc nhóm là hoạt động mang tính hợp tác giữa các thành viên nhằm tạo ra tính kết nối xuyên qua rào cản văn hóa tổ chức.
Bƣớc 2: Đánh giá các tầng biểu hiện, mức độ và phân biệt sự khác nhau giữa các mức độ.
Mỗi năng lực nhất định sẽ có những cấp độ biểu hiện khác nhau thể hiện từ thấp đến cao. Việc đánh giá năng lực thường biểu hiện ở 5 cấp độ.
Cấp độ 1: Năng lực cá nhân được thể hiện ở mức độ tối thiểu, có nỗ lực nhưng chưa đạt kết quả.
Cấpđộ 2: Cá nhân thể hiện được năng lực qua kết quả đạt yêu cầu, có độ thành thạo kỹ năng ở mức khá, chủ yếu dựa vào kinh nghiệm và rèn luyện cá nhân.
Cấp độ 3: Cá nhân có kiến thức bài bản, áp dụng tốt vào công việc kết hợp với kinh nghiệm và rèn luyện cá nhân.
Cấp độ 4: Làm tốt ở mức độ 3, làm chủ kiến thức và kỹ năng ở mức độ có thể điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu thực tế.
Cấp độ 5: Cá nhân làm tốt ở mức độ 4 và có khả năng hướng dẫn kèm cặp người khác làm tốt (nếu là kỹ năng), hoặc lôi cuốn/ảnh hưởng tích cực tới người xung quanh (nếu là thái độ).
Bƣớc 3: Cụ thể hóa các mức độ thành các tầng biểu hiện
Để làm rõ hơn các cấp độ thì ở mỗi cấp độ sẽ có những biểu hiện cụ thể. Ví dụ: Năng lực làm việc nhóm
Cấp độ 1: Hợp tác làm việc
- Sẵn sàng hợp tác
- Không ngại xin lời khuyên từ người khác
- Bỏ thêm công sức khi cần để giúp đỡ người khác
- Hiểu rằng các hoàn thành công việc của các phòng ban trong tổ chức là không giống nhau
Cấp độ 2: Quan hệ với đồng nghiệp và cấp trên
- Chủ động liên kết các thành viên có những hoàn cảnh khác nhau vào trong hoạt động nhóm.
- Tổng hợp những kỹ năng và kiến thức khác nhau
- Bỏ thời gian giúp người khác suy nghĩ về các vấn đề
- Nói một cách tích cực về người khác
- Bỏ thời gian học hỏi và tìm hiểu các tổ chức khác, văn hóa khác
Cấp độ 3: Xây dựng nhóm
- Xử lý xung đột hay vấn đề trong nhóm một cách tích cực và cởi mở
- Cung cấp thông tin phản hồi rõ ràng cho các thành viên trong nhóm
- Sử dụng hiểu biết về những mỗi quan tâm khác nhau của các thành viên trong nhóm để đạt được kết quả tích cực.
- Sử dụng khả năng cảm xúc để hiểu động lực của nhóm, để hài hòa và điều động nguồn lực của nhóm
Cấp độ 4: Tạo ra cách làm việc nhóm
- Có các biểu hiện ở cấp độ 3
- Tạo ra cơ hội mới cho các thành viên làm việc với nhau, phá bỏ những rào cản ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của nhóm.
- Thách thức mọi người cùng làm việc
Cấp độ 5: Tạo ra động lực thúc đẩy quá trình làm việc nhóm
- Có tất cả các biểu hiện ở cấp độ 4
- Tạo ra mô hình để hợp tác
- Trao thời gian và quyền lực cho các dự án nhóm
Bƣớc 4: Tổng hợp và đánh giá lại toàn bộ năng lực và các mức độ.
Ví dụ từ điển năng lực sau khi hoàn thành 03 bước trên ta có:
Bảng 1.3:Năng lực làm việc nhóm
Định nghĩa Tại sao quan trọng?
Năng lực làm việc nhóm là hoạt động mang tính hợp tác giữa các thành viên nhằm tạo ra tính kết nối xuyên qua rào cản văn hóa tổ chức.
Tổ chức hoạt động thông qua các hoạt động phòng ban,tổ chức và văn hóa. Nhân viên phải làm việc hợp tác với nhau, chia sẻ kinh nghiệm, chia sẻ đầy đủ thông tin, phá bỏ rào cản giữa các phòng ban Cấp độ 1: Hợp tác làm việc Cấp độ 2: Quan hệ với đồng Cấp độ 3: Xây dựng nhóm Cấp độ 4: Tạo ra cách làm việc nhóm Cấp độ 5: Tạo ra động
nghiệp và cấp trên lực thúc đẩy quá trình làm việc nhóm - Sẵn sàng hợp tác - Không ngại xin lời khuyên từ người khác - Bỏ thêm công sức khi cần để giúp đỡ người khác - Hiểu rằng các hoàn thành công việc của các phòng ban trong tổ chức là không giống nhau. - Chủ động liên kết các thành viên có những hoàn cảnh khác nhau vào trong hoạt động nhóm. - Tổng hợp những kỹ năng và kiến thức khác nhau - Bỏ thời gian giúp người khác suy nghĩ về các vấn đề - Nói một cách tích cực về người khác - Bỏ thời gian học hỏi và tìm hiểu các tổ chức khác, văn hóa khác. - Chủ động chia sẻ thông tin và học hỏi cùng đồng nghiệp
- Xử lý xung đột hay vấn đề trong nhóm một cách tích cực và cởi mở
- Cung cấp thông tin phản hồi rõ ràng cho các thành viên trong nhóm
- Sử dụng hiểu biết về những mỗi quan tâm khác nhau của các thành viên trong nhóm để đạt được kết quả tích cực. - Sử dụng khả năng cảm xúc để hiểu động lực của nhóm, để hài hòa vàđiều động nguồn lực của nhóm.
- Có các biểu hiệnở cấp độ 3
- Tạo ra cơ hội mới cho các thành viên làm việc với nhau, phá bỏ những rào cản ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của nhóm.
- Thách thức mọi người cùng làm việc. - Có tất cả các biểu hiện ở cấp độ 4 - Tạo ra mô hình để hợp tác - Trao thời gian và quyền lực cho các dự án nhóm.
Từ bảng trên, đưa ra lấy ý kiến các thành viên trong nhóm đánh giá cho phù hợp với tình hình thực tế của các phòng ban. Nếu chưa chính xác sẽ thực hiện chỉnh sửa các biểu hiện để sát với tình hình thực tế.
Bƣớc 5: Kiểm chứng kết quả
- Xin ý kiến chuyên gia (người nắm chắc kiến thức về quản trị nguồn nhân lưc, có hiểu biết về quá trình xây dựng từ điển năng lực và có kinh nghiệm trong lĩnh vực này từ 2 năm trở lên)
+ Sau khi hoàn thành, từ điển năng lực sẽ được đưa đến xin ý kiến 02 chuyên gia đánh giá để có nhận xét khách quan hơn về từđiển năng lực cũng như quá trình thực hiện đánh giá của nhóm xây dựng
- Xin ý kiến quản lý nội bộ:
Từ điển năng lực sau khi hoàn thành sẽ đồng thời gửi đến quản lý cao nhất của các phòng/ban xây dựng để lấy ý kiến, phản hồi về các năng lực cần thiết có thể đáp ứng cho hoạt động của từng phòng/ban.
Sau một thời gian nhất định để xin ý kiến, nhóm đánh giá thu thập và tổng hợp lại các phản hồi về từ điển năng lực để đưa ra từ điển năng lực chung cho tổ chức
1.3.3. Quá trình tổ chức thực hiện xây dựng từ điển năng lực Bước 1: Hình thành nhóm xây dựng từ điển năng lực