3.2 Bài học kinh nghiệm cho doanh nghiệp Việt Nam khi đàm phán vớ
3.2.3.1 Chuẩn bị và lựa chọn phiên dịch viên
Nhà đàm phán Trung Quốc có thể khơng phải là những người giỏi ngoại ngữ, đồng thời họ sẽ rất hài lịng nếu buổi đàm phán có thể diễn ra bằng ngơn ngữ của chính họ. Trong trường hợp họ không thông thạo tiếng Anh, việc chuẩn bị một thông dịch viên giỏi tiếng Trung để tham gia đàm phán với họ là điều cần thiết. Nên nhớ rằng, cách thức diễn đạt cũng rất quan trọng và đơi khi cịn quan trọng hơn cả nội dung diễn đạt. Việc lựa chọn thông dịch viên, huấn luyện họ trước khi đàm phán là hết sức quan trọng vì tất cả những ý kiến, thái độ, cảm xúc của bản thân sẽ được thể hiện thông qua một người khác. Điều này rất không dễ dàng kể cả đối với những phiên dịch viên chuyên nghiệp. Để những nội dung được truyền đạt mạch lạc, trơi
chảy và đúng ý của mình, chúng ta cần có những thỏa thuận, giao kết thống nhất rõ ràng với người phiên dịch.
Thứ nhất, những nhà đàm phán Việt Nam cần có sự thỏa thuận và tập dượt nhuần nhuyễn trước khi gặp gỡ đoàn Trung Quốc. Người phiên dịch phải là người chuyên nghiệp, có am hiểu sâu rộng về kinh tế nói chung và chủ đề đàm phán nói riêng. Cùng một lĩnh vực kinh tếm nhưng sản phẩm khác nhau, thị trường khác nhau cũng như tập quán kinh doanh đa dạng khiến cho việc học hỏi và chuẩn bị ngôn ngữ chuyên môn trước buổi đàm phán là hết sức quan trọng. Bên cạnh thế mạnh về ngoại ngữ, họ cịn được khuyến khích trao dồi kiến thức về văn hóa Trung Quốc, tính cách con người và phong cách làm việc của đối tác. Một số quan điểm cần được thống nhất, những thông điệp đặc biệt hoặc dấu hiệu thỏa thuận riêng được ngầm hiểu giữa mình với người phiên dịch là rất quan trọng như sự hài hước, sự châm biếm, phóng đại hay xoa dịu vấn đề khi cần thiết… Chúng ta cũng cần chắc chắn rằng mình thật ăn ý với người phiên dịch, để có thể lí giải và hiểu hết được những ngơn ngữ cử chỉ của cơ thể, ám hiệu,… mà chúng ta đưa ra trong tích tắc, tránh khiến đối phương nghi ngờ, hiểu lầm. Nên làm việc và trao đổi kỹ với người phiên dịch từ hai đến ba tuần trước khi khởi hành đi đàm phán.
Thứ hai, mỗi câu nói để phiên dịch cần ngắn gọn, rõ ràng, chỉ nên từ 7 đến 15 từ để người phiên dịch dễ nắm bắt và truyền đạt. Nên lặp lại câu nói, nhấn mạnh những điểm quan trọng cần chú ý nếu cảm thấy người phiên dịch chưa truyền đạt đúng thơng tin mình cần, và đối tác Trung Quốc có vẻ vẫn cịn mơ hồ với vấn đề đang bàn bạc. Một số nhà đàm phán thường quên rằng người phiên dịch cần những đoạn dừng để họ ghi nhớ, sắp xếp và dịch lại cho đối tác. Vì thế, khi đàm phán có người dịch, cần chú ý ngắt đoạn, nghỉ hơi phù hợp, chờ đến khi phiên dịch viên hoàn thành câu trước rồi mới bắt đầu câu tiếp theo. Tránh trường hợp nhà đàm phán quá hang say vào việc biểu đạt ý tưởng mà quên mất cần phải dịch lại. Điều này không chỉ khiến đối tác không nắm bắt được lượng thơng tin lớn vừa đưa ra mà cịn khiến cuộc thương lượng bị lúng túng do mạch thông tin của mọi người không ăn khớp với nhau.
Trong một số trường hợp khi quá trình đàm phán đang trở nên căng thẳng, việc mất bình tĩnh, nổi giận, ngắt lời người phiên dịch,… là có thể xảy ra. Đối tác Trung
Quốc dễ bị bối rối vì họ biết được thái độ qua âm điệu cử chỉ nhưng khơng biết được đối phương đang bất bình về nội dung gì.
Thứ ba, khi sử dụng người phiên dịch, nhà đàm phán nên nhìn vào người mà mình đang trực tiếp trao đổi chứ không phải người phiên dịch. Người đi đàm phán có thể sơ suất ở lỗi này vì họ thấy thoải mái hơn khi nhìn vào người thơng dịch, cũng như thực tế họ đang phải truyền và nhận thơng tin cho phiên dịch viên. Ngồi ra, người Trung Quốc dù thích đối tác dung ngơn ngữ của mình để đàm phán nhưng khi thảo luận với nhau, họ thường sử dụng tiếng Trung địa phương để tránh bị đối phương nghe hiểu. Vì vậy, cần thảo luận với người phiên dịch sau buổi đàm phán vì có thể họ đã nghe được điều gì đó quan trọng bí mật từ phía đối tác mà họ đang che giấu. 3.2.3.2 Kỹ năng truyền đạt thông tin
Trong giai đoạn đầu của buổi đàm phán, không cần thiết phải tỏ ra quá thân mật. Cư xử đúng mực và không nên tỏ ra hài hước là điều cần chú ý. Trình bày về doanh nghiệp của mỗi bên thường là nghi thức bắt đầu cuộc đàm phán. Việc trình bày này cần có sự chuẩn bị kỹ càng. Trước khi trình bày, tài liệu khái quát cho nội dung sắp được truyền đạt cần được cung cấp cho đối tác và những người tham gia. Tất cả những tài liệu mô tả săn phẩm, tài liệu hướng dẫn... nên được viết bằng tiếng Anh. Sử dụng video giúp phần trình bày trực quan hơn. Có thể sử dụng một đoạn phim ngắn giới thiệu về công ty với phụ đề hoặc lồng tiếng bằng tiếng Trung giúp đối tác dễ nắm vấn đề.
Vấn đề được trình bày nên ngắn gọn, khoảng từ 20 đến 30 phút, đảm bảo cung cấp đủ thông tin dự kiến là cần thiết và quan trọng với đối tác. Người Trung Quốc dễ dàng nghi ngờ nếu họ tìm thấy những điểm khơng hợp lý hoặc cho rằng chúng ta đang giấu giếm họ một số thơng tin nào đó. Vì vậy thơng tin cần rõ ràng, logic cùng với thái độ chân thành, cởi mở khi trình bày. Sau khi kết thúc phần trình bày, nên cho những nhận xét tốt về người nghe, ghi chú những phản hồi và cũng không nên tỏ thái độ nếu thấy họ tỏ ra lơ đãng khi chúng ta đang phát biểu. Không phải tất cả mọi người đều là chuyên gia nên nội dung không nên đi quá sâu vào khoa học chuyên ngành để tránh gây nhàm chán.
điểm của vấn đề mà họ thấy quan trọng. Việc lặp lại để nhấn mạnh trọng tâm là quan trọng nhưng cần chú ý số lần và cách diễn đạt tầm quan trọng của nó. Phương thức được khuyên nên sử dụng là trước tiên nói với họ về chủ đề sắp trình bày, sau đó trình bày cụ thể, chi tiết và mạch lạc nội dung quan trọng, nhấn mạnh trọng tâm, cuối cùng tóm tắt lại lần nữa những gì vừa diễn đạt.
Khi đàm phán có đơng người tham dự nên thống nhất một người phát ngôn ngữ để tránh sơ hở trong đối đáp, cũng nên tránh việc bàn bạc trao đổi ý kiến với nhau ngay trước mặt khách hàng vì vừa khơng lịch sự, vừa khơng có lợi, đặc biệt khi khách hàng có thể hiểu được ngơn ngữ của mình nói. Mỗi buổi đàm phán cần được ghi thành biên bản để theo dõi, vì việc theo dõi như vậy rất có lợi cho việc tìm hiểu khách hàng một cách chu đáo hơn, có lợi cho việc rút kinh nghiệm trong quá trình đàm phán và sau này.
Không nên phát ngôn bừa bãi trong cuộc đàm phán. Nhã nhặn và chín chắn là hai điều rất quan trọng. Không người Trung Quốc nào muốn làm ăn với những người không tôn trọng cách sống và cách kinh doanh của họ. Cần thận trọng và hạn chế đưa ra những lời bình luận về chính trị. Người Trung Quốc khơng muốn bày tỏ ý kiến với đối phương về những gì họ nghĩ về chính sách của Chính phủ, trừ khi hai bên cực kỳ thân thiết với nhau. Người Trung Quốc rất khôn khéo trong việc giao tiếp và diễn đạt, để tránh gây phật lòng, chúng ta cũng không nên quá thẳng thừng khi đối đáp với họ. Khơng nên nói rằng vấn đề này mình có quan điểm khác mà nên nói về cơ bản mình cũng nghĩ như vậy nhưng chỉ muốn nhấn mạnh thêm điểm này. Không nên chỉ thẳng ra cách nhìn nhận sai lầm của đối phương mà nên nói đó cũng là một cách nhìn nhận đúng nhưng chúng ta cũng thử lật lại vấn đề một lần nữa xem sao. Khơng nên nói hàng hóa, dịch vụ của mình là rẻ vì rẻ thường đem lại ấn tượng hay suy diễn không tốt về chất lượng. Khi đang tranh cãi, đàm phán về giá cả thì khơng nên vội kết luận rằng chúng ta sẽ không đạt được kết quả nếu chỉ đàm phán về giá mà nên chuyển hướng. Trước khi tiếp tục đàm phán về giá cả, chúng ta nên trao đổi xem xét thêm chất lượng, hình thức của hàng hoá, phương thức thanh toán,... Nếu đối tác bị ấn tượng thì vấn đề giá cả khơng cịn q gay cấn khi tiếp tục đàm phán.
phán Việt Nam, không chỉ về thông tin mà cả về tâm lý, về tính chủ động trong đàm phán. Những câu hỏi hợp lý khéo léo sẽ chứng minh cho đối tác là chúng ta đang luôn luôn lắng nghe, quan tâm đến điều họ đang nói, có tìm hiểu sâu cũng như rất hợp tác để khai thác, đào sâu vấn đề. Chính thời gian lắng nghe được dùng để phân tích, tìm hiểu các động cơ, ý muốn của đối tác đàm phán. Tùy từng trường hợp có thể đặt câu hỏi trực tiếp hay gián tiếp. Câu hỏi trực tiếp thường được đặt ra khi mới bắt đầu đàm phán, giúp giảm bớt khoảng cách giữa hai bên đàm phán và có được nhiều thơng tin trước khi thật sự bắt đầu đàm phán. Các câu hỏi gián tiếp cũng có thể là câu hỏi đón đầu, thường sử dụng ở những giai đoạn sau của cuộc đàm phán thương thuyết. Khi cần làm rõ hay khẳng định một điều gì, nên đặt câu hỏi sao cho đối tác chỉ cần trả lời có hay khơng.
Thể hiện sự khiêm tốn, nhún nhường thì quan trọng trọng hơn việc bộc lộ khả năng ngay lúc đầu, việc thể hiện bản thân quá sớm với các đối tác Trung Quốc dễ bị gây nghi ngờ. Không nên từ chối trực tiếp với đối tác Trung Quốc, sẽ bị coi là ứng xử thiếu lịch sự. Thay vì trả lời “Khơng” một cách dứt khốt, người đàm phán nên nhẹ nhàng và tế nhị hơn để giữ thể diện cho đối tác như “Có thể” hay “Tơi sẽ suy nghĩ về điều đó”.
3.2.3.3 Phương pháp đối phó với những chiến thuật của người Trung Quốc
Dưới ảnh hưởng của văn hóa ứng xử và đấu tranh lâu đời qua các triều đại cũng như thăng trầm lịch sử, người Trung Quốc rất khôn khéo trong thương lượng cũng như mưu lược trong đối sách sử dụng trên bàn đàm phán. Sự đốn trước tình huống và thủ thuật thường sử dụng của đối phương giúp nhà đàm phán Việt Nam có sự chuẩn bị và đối sách thích hợp.
Đối với thủ thuật “thẩm quyền”, mục đích của đối tác khi sử dụng thủ thuật này là nhằm kéo dài, trì hỗn thời gian ra quyết định, chèn ép chúng ta trong trường hợp họ biết chúng ta đang cần kết thúc sớm. Đối sách cho thủ thuật này là sự bình tĩnh, kiên nhẫn và khơng nên tỏ ra mất bình tĩnh và bực bội dẫn đến thiếu cân nhắc hoặc nóng vội nhượng bộ để được chấp thuận. Năng lực phán đoán là rất cần thiết trong lúc này giúp chúng ta nhận định được ai mới là người có thẩm quyền quyết điịnh vấn đề, tấn công đúng trọng điểm và nhân vật, cũng như kiên trì với những điều
kiện của mình đưa ra.
Đối với thủ thuật “thời gian”, rất nhiều nhà đàm phán Trung Quốc thích sử dụng vì mục tiêu của nó là dồn chúng ta vào tình thế cấp bách, khơng cịn nhiều thời gian mà nhanh chóng đưa ra quyết định. Nếu nhà đàm phán Trung Quốc cảm thấy đối tác của họ quan trọng thời hạn hơn là nội dung thương lượng thì họ sẽ sử dụng thủ thuật này. Chúng ta thường được hỏi khi vừa đến nước bạn rằng chuyến bay trở về vào ngày nào. Theo đó, họ sắp xếp buổi thương lượng và đưa ra những yêu cầu khó chấp nhận vào những ngày cuối cùng và yêu cầu được chấp thuận. Lúc đó chúng ta sẽ bị lo lắng về thời gian và áp lực không thể mất cơng chuyến đi mà khơng có kết quả gì, dẫn đến việc chưa suy nghĩ kỹ càng hoặc chưa đủ cứng rắn mà chấp nhận những điều khoản bất lợi mà đối phương đưa ra. Để tránh bị động bởi thủ thuật này, chúng ta cần cho họ thấy thời gian khơng thành vấn đề và chúng ta hồn tồn có thể đợi và trao đổi them cho đến khi có được quyết định cuối cùng. Câu trả lời cho ngày về hợp lý là “Tôi sẽ ở lại đây cho đến khi nào xong công việc”. Trước sự dông dài của họ, chúng ta phải kiên nhẫn hỏi họ một câu hỏi không dưới một lần. Cũng cần thể hiện sự nghiên cứu sâu vấn đề, cho họ thấy kết quả tương lai "trăm nghe khơng bằng một thấy". Bên cạnh đó, đàm phán với thái độ sẵn sàng từ bỏ thương vụ khi đối phương có dấu hiệu cố ý kéo dài thời gian q nhiều hơn là quyết định vì có thể họ khơng thật sự có thiện chí muốn hợp tác. Để tiết kiệm thời gian và tiền bạc, kế hoạch của chúng ta nên được đề ra với càng nhiều đơn vị cạnh tranh càng tốt, đặc biệt cho những tổ chức ở khác tỉnh và ít hiểu biết về nhau.
Thủ thuật “trẻ mồ cơi” với mục đích “gài” đối phương vào một sự đồng tình được cho là thỏa thuận ban đầu của những hỗ trợ và nhượng bộ sau này. Lưu ý cho những nhà đàm phán với đối tác Trung Quốc là không nên vội vàng tin tưởng họ, nên có nhìn nhận đúng đắn về vị thế của mỗi bên cũng như quyền và lợi ích sịng phẳng của thương vụ đang thương lượng. Chúng ta cũng cần có sự suy xét thật cẩn thận trước mọi đề nghị, vấn đề mà đối tác đặt ra, vì mỗi điều khoản được chấp nhận quá sơm có thể là điểm yếu sau này cho những vấn đề sâu hơn.
Thủ thuật “tận dụng điểm yếu” có thể là thủ thuật thường được sử dụng nhất trên bàn đàm phán. Đối tác người Trung Quốc muốn dùng nó để áp đảo, hạ thấp giá
trị của đối phương. Điềm tĩnh và suy xét cẩn thận luôn là thái độ cần có đầu tiên khi bị cơng kích. Mỗi bên ít nhiều đều có những điểm yếu và điểm mạnh của riêng mình. Việc tự hiểu rõ bản thân trước mỗi cuộc đàm phán là rất quan trọng, cũng như việc đưa ra những biện luận hợp lý hoặc phương pháp khắc phục cho nhược điểm của mình khi bị đối tác chỉ ra. Đồng thời, có thể dùng những ưu điểm của mình để thu hút đối tác hơn, mỗi doanh nghiệp đều có những lợi thế cạnh tranh nhất định, “biết người biết ta” luôn là sự chuẩn bị quan trọng nhất. Ngược lại, đối tác cũng có thể có những ưu, nhược điểm mà chúng ta cần nắm rõ, khi cần thiết đó là cơ hội để phản biện, trả địn thích hợp.
Đối với chiến thuật “trả giá” của đối tác người Trung Quốc, trước tiên chúng ta cần dự tính trước để đội giá cao lên từ đầu khoảng 15-20%. Vào cuối giai đoạn thương lượng, khi đối tác đánh đòn quyết định vào giá cả, chúng ta có thể tỏ ra mình đã nhượng bộ rất nhiều và đồng ý giảm giá một khoảng đáng kể nhưng là mức giá hợp lý trong thực tế. Cách thức này có thể làm hài lịng cả hai bên, đối tác Trung Quốc nghĩ rằng họ đã trả được một giá thấp đáng kể so với ban đầu trong khi đó là mức giá thực tế mà chúng ta muốn chào bán.
3.2.3.4 Những chiến thuật có thể chủ động sử dụng
Đàm phán với thương nhân Trung Quốc có thể sử dụng chiến thuật “số đơng”, để có được sự hiện diện và mang lại lợi nhuận cho chúng ta tại Trung Quốc địi hỏi phải có những sản phẩm bảo đảm chất lượng, giá cả phù hợp với túi tiền của đa số