3.2 Bài học kinh nghiệm cho doanh nghiệp Việt Nam khi đàm phán vớ
3.2.1 Những lư uý mà doanh nghiệp cần trang bị trước khi xâm nhập thị
vực nơng nghiệp. Do vậy, kinh tế Việt Nam khó có thể tránh khỏi những tác động tiêu cực trước tình hình Biển Đơng đang diễn biến cực kỳ phức tạp. Tình huống xấu có thể xảy ra là thương mại, đầu tư FDI cùng các cơng trình đấu thầu EPC với Trung Quốc sẽ bị suy giảm hoặc bị đình trệ. Nếu các nhà thầu Trung Quốc rút vốn về không thi công, hàng chục dự án điện sẽ bị đình trệ, dẫn đến chi phí cơng trình sẽ gia tăng. Trong thương mại và đầu tư FDI, nếu hàng hóa Việt Nam xuất và nhập với Trung Quốc bị suy giảm hoặc ngừng lại, nguồn đầu tư FDI từ Trung Quốc sút giảm, nền kinh tế Việt Nam ắt hẳn bị thiệt hại.
3.2 Bài học kinh nghiệm cho doanh nghiệp Việt Nam khi đàm phán với thương nhân Trung Quốc thương nhân Trung Quốc
Văn hóa Trung Quốc rất phong phú và đa dạng. Q trình hình thành, phát triển và phân hóa từ lâu đời của quốc gia này cũng tạo nên những đặc trưng rất riêng ăn sâu vào tính cách của mỗi người cũng như phong cách đàm phán, kinh doanh. Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào muốn hợp tác với doanh nghiệp Trung Quốc cũng ít nhiều gặp trở ngại nếu như khơng tìm hiểu và nắm bắt một số nét văn hóa trong đời sống hằng ngày của người dân nói chung và của đối tác người Trung Quốc nói riêng. Đây là một trong những yêu cầu cơ bản và quan trọng đối với mọi doanh nghiệp muốn xâm nhập hay hợp tác với doanh nghiệp nước ngồi nào khơng riêng Trung Quốc.
3.2.1 Những lưu ý mà doanh nghiệp cần trang bị trước khi xâm nhập thị trường Trung Quốc Trung Quốc
* Kĩ năng hiểu biết sự khác biệt về văn hoá và phong cách làm việc của đối phương
Một trong những nguy cơ lớn nhất đối với một doanh nghiệp khi ra nước ngoài lần đầu tiên là nguy cơ bị thiếu thông tin. Doanh nghiệp kinh doanh quốc tế thiếu thơng tin về các khía cạnh của nền văn hóa khác có khả năng gặp thất bại. Kinh doanh trong các nền văn hóa khác địi hỏi phải có sự điều chỉnh cho phù hợp với hệ thống
giá trị và chuẩn mực của nền văn hóa đó. Sự điều chỉnh có thể bao gồm tất cả các khía cạnh trong hoạt động ở nước ngồi của doanh nghiệp kinh doanh quốc tế. Cách thức đàm phán giao dịch, hệ thống trả lương phù hợp để khích lệ nhân viên bán hàng, cơ cấu tổ chức, tên sản phẩm, quy định chung về mối quan hệ giữa quản lý và lao động, cách thức chiêu thị sản phẩm,… tất cả đều nhạy cảm với sự khác biệt về văn hóa. Có những cách thức phù hợp với nền văn hóa này chưa chắc đã phù hợp với nền văn hóa khác.
Để đối phó nguy cơ bị thiếu thơng tin, các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế nên cân nhắc thuê lao động địa phương để giúp doanh nghiệp làm kinh doanh trong một nền văn hóa cụ thể. Họ cũng cần đảm bảo rằng vị giám đốc điều hành tại nước chủ nhà có đủ tầm nhìn quốc tế để hiểu sự khác biệt về văn hóa ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh quốc tế như thế nào. Luân chuyển giám đốc điều hành ra nước ngoài theo định kỳ để trải nghiệm các nền văn hóa khác nhau sẽ giúp xây dựng một lực lượng nòng cốt các giám đốc điều hành có tầm nhìn quốc tế. Doanh nghiệp kinh doanh quốc tế cũng cần thường xuyên ngăn ngừa nguy cơ của hành vi vị chủng. Tinh thần vị chủng tộc là niềm tin vào tính ưu việt của dân tộc mình hay nền văn hố của mình. Người có tinh thần vị chủng tộc thường coi nhẹ hay coi thường nền văn hóa của quốc gia khác. Tuy nó là điều khơng nên, nhưng lại là thực tế của cuộc sống, là điều mà các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế cần tránh phạm phải.
Có rất nhiều cơ hội kinh doanh tại Trung Quốc nhưng đừng nghĩ là người tiêu dùng bản địa dễ dãi, chỉ một sự lựa chọn là đủ. Sản phẩm hay dịch vụ nhập khẩu cần phải thay đổi cho phù hợp với nhu cầu và lợi ích của người dân địa phương. Việc dành thời gian tìm hiểu người tiêu dùng trước khi xâm nhập thị trường là rất quan trọng. Ở các quốc gia châu Á, chính quyền rất sẵn lịng tư vấn thị trường miễn phí. Với bất kì một đối tác nào, muốn xây dựng một mối quan hệ tốt đẹp, trước hết hai bên cần phải tôn trọng lẫn nhau. Sau đó là cần tìm hiểu phong cách làm việc của nhau cho phù hợp. Với người Trung Quốc điều này lại càng quan trọng. Người Trung Quốc thích tác phong nhanh nhẹn nhưng cẩn thận, chu đáo, khéo léo trong giao tiếp và ứng xử. Làm việc với những người lớn tuổi và thế hệ trẻ có rất nhiều sự khác biệt lớn, cần chú ý. Ngồi cơng việc ra nên dành thời gian quan tâm đến họ trong đời sống bên
Hiểu biết về Tam giáo (Lão giáo, Khổng giáo, Phật giáo) là những tôn giáo ln song hành và là cội rễ văn hóa của người Trung Quốc từ xa xưa. Kiến thức về tam giáo sẽ giúp lý giải một số nghi thức đức tin của người Trung Quốc trong chuẩn bị và tiến hành đàm phán.
* Xây dựng mối quan hệ
Việc xây dựng mối quan hệ cá nhân thân thiết trước khi bàn chuyện kinh doanh là điều rất quan trọng. Thiết lập được một mạng lưới các mối quan hệ giữa các cá nhân và tổ chức là một hoạt động chủ chốt trong chiến lược kinh doanh. Người Trung Quốc mất lòng tin tại các cuộc họp với người lạ. Hai bên thường tạo quan hệ và trao đổi với người trung gian những quan điểm bất đồng.
Do người Trung Quốc rất coi trọng sự giới thiệu, tiến cử nên phía Việt Nam cần cố gắn để có được một sự giới thiệu chính thức. Các mối quan hệ thơng qua nhà cung cấp hàng hóa, kế tốn, luật sư, tư vấn cũng có thể giúp nhà đàm phán Việt Nam có được sự tiến cử nhất định. Nếu bên Việt Nam đang tìm kiếm một sự giới thiệu đến một công ty lớn của Trung Quốc, thì hãy kiểm tra lại xem cơng ty đó có đặt chi nhánh cơng ty con hay văn phịng đại diện ở một nước nào đó mà cơng ty Việt Nam cũng có đặt văn phịng khơng? Nếu phát triển được mối quan hệ với công ty con hoặc chi nhánh đó thì cũng có thể là sự giới thiệu tốt nhất cho các công ty Việt Nam.
Xây dựng mối quan hệ cần thông qua “Người thứ ba”. Quan hệ thương mại quốc tế tại Trung Quốc nói riêng và châu Á nói chung thường hiệu quả hơn khi chúng ta xây dựng quan hệ và làm việc trực tiếp với đội ngũ nhân viên người bản địa. Sử dụng “trung gian” là điều không thể thiếu khi làm việc với người Trung Quốc, thậm chí ngay cả sau khi chúng ta đã từng gặp gỡ đối tác. Ban đầu, người Trung Quốc thường sắp xếp một vài cuộc gặp mặt cá nhân với đại diện của phía đối tác. Tuy nhiên, người đại diện phía Trung Quốc sẽ phải truyền đạt thơng tin lại cho cơng ty này, do đó phía Việt Nam nên thiết lập mối quan hệ tốt với người liên lạc này. Khi được ai đó hiới thiệu với đối tác, hãy “cám ơn” họ, và nếu có thể nên kín đáo gửi họ một khoản tiền nhỏ. Người Trung Quốc có thể xua tay nói khơng, nhưng cũng khơng nên thấy thế mà “đóng hầu bao lại”.
hai bên cần phải tôn trọng lẫn nhau. Sau đó là cần tìm hiểu phong cách làm việc của nhau cho phù hợp. Với người Trung Quốc điều này lại càng quan trọng. Người Trung Quốc thích tác phong nhanh nhẹn nhưng cẩn thận, chu đáo, khéo léo trong giao tiếp và ứng xử. Làm việc với những người lớn tuổi và thế hệ trẻ có rất nhiều sự khác biệt lớn, cần chú ý. Ngồi cơng việc ra nên dành thờigian quan tâm đến họ trong đời sống bên ngồi.
* Chuẩn bị tài liệu thơng tin về đối tác
Nhà đàm phán Việt Nam cần chuẩn bị những kiến thức về đất nước con người Trung Quốc, về cộng đồng kinh doanh, các tập đồn hàng đầu Trung Quốc, cơng ty đối tác cũng các nhân vật chủ chốt của công ty, về những kinh nghiệm làm ăn chung… Thêm vào đó, thương nhân đàm phán với đối tác Trung Quốc cũng cần nắm rõ thứ bậc trong tổ chức công ty.
Bên cạnh việc tự đánh giá bản thân và tự trau dồi năng lực đàm phán, cơ sở cho một cuộc thương lượng thành cơng cịn phụ thuộc khá nhiều vào việc tìm hiểu và nắm bắt đối phương, chủ trương “biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”. Những yếu tố cần tìm hiểu bao gồm khả năng của đối tác, mục đích của đối tác, cụ thể hơn ai là người sẽ tham gia đàm phán với chúng ta, số lượng, chức vụ và vai trị của họ trong q trình đàm phán. Rất nhiều những khía cạnh về đối tác có liên quan và chịu ảnh hưởng bởi nền văn hóa mà họ tiếp thu. Tìm hiểu đối tác sẽ tham gia thương lượng với mình là tìm hiểu ai là người có thẩm quyền quyết định trong cuộc thương lượng này? Họ có địa vị như thế nào trong đơn vị và trong xã hội? Đối phương có phải là một chun gia thương lượng có kinh nghiệm khơng? Đối phương có đủ hiểu biết thực tế để đạt được mục tiêu hay khơng? Họ có đang bị một áp lực nào đó buộc phải giải quyết vấn đề hay khơng? Họ có tính cách đặc trưng hay sở thích cá nhân gì?... Nghĩa là chúng ta đang tìm hiểu đối tác khơng chỉ trên khía cạnh quyền lực mà cịn tìm hiểu kỹ khía cạnh văn hóa của họ.
Một trong những khía cạnh đáng quan tâm khi chuẩn bị thông tin là nhu cầu, thị hiếu của đối tác đối với sản phẩm, dịch vụ. Yếu tố thẩm mỹ trong văn hóa phát huy vai trị quan trọng và là đầu mối giúp doanh nghiệp Việt Nam phần nào xác định được thị hiếu, thẩm mỹ, phong cách tiêu dùng hoặc sử dụng dịch vụ. Từ đó có sự
chuẩn bị tốt hơn khi trình bày, thuyết phục đối tác trên bàn đàm phán.
* Chuẩn bị đội ngũ tham gia đàm phán
Vì người Trung Quốc rất coi trọng sự ngang bằng về vị trí trong kinh doanh, nên đội ngủ đàm phán bên Việt Nam cần phải phù hợp với đội ngũ đàm phán phía Trung Quốc, về độ tuổi, chức vụ, và cả số lượng. Đội ngũ đàm phán phía Việt Nam ngồi Trưởng đoàn, Chuyên gia thương lượng và Quan sát viên nên có một chuyên gia am hiểu tiếng Trung Quốc hay một phiên dịch viên trong trường hợp các cuộc đàm phán diễn ra tại Trung Quốc. Đồng thời đoàn đàm phán nên bao gồm các chuyên gia kỹ thuật và những người hỗ trợ khác để tránh bị lép vế trước đối tác Trung Quốc.
Người Trung Quốc thường có xu hướng đánh giá một người dựa trên tuổi tác, trình độ học vấn, cấp bậc hiện tại trong cơng ty. Do vậy, một q ơng có thâm niên với chức vụ cao và kinh nghiệm nên dẫn đầu đồn đàm phán Việt Nam. Người đứng đầu cần có hiểu biết về văn hóa Trung Quốc để có thể giao tiếp dễ dàng với phái đoàn Trung Quốc, cũng như dành được sự tin tưởng và tôn trọng trong giai đoạn đàm phán.
* Nghiên cứu quà tặng trước khi gặp mặt
Một buổi đàm phán sẽ tạo ấn tượng tốt hơn nếu quà tặng được chuẩn bị kỹ và được trao. Vấn đề quà cáp khi tiếp xúc với người Trung Quốc nói chung và thương nhân nói riêng là rất quan trọng, cần được nghiên cứu kỹ lưỡng dựa trên đặc trưng văn hóa và cả sở thích các nhân của đối tác. Quà tặng thể hiện sự quan tâm, tơn trọng và thành ý. Những món q với giá trị hợp lí là một phần bình thường trong giao dịch kinh doanh và không bị xem là hối lộ. Quà tặng hướng đến doanh nghiệp cần chú ý những nguyên tắc như sau:
- Đợi đến khi buổi đàm phán đã hoàn tất, ổn thỏa rồi mới trao tặng.
- Trình bày rõ món q là do cơng ty / doanh nghiệp mà mình đại diện gửi tặng cho đối tác. Có thể giải thích mục đích và ý nghĩa của món q, bày tỏ thiện chí muốn hợp tác và tạo dựng mối quan hệ.
- Quà tặng nên được trao cho người lãnh đạo của đối tác (Giám đốc, Trưởng đoàn đàm phán…)
- Không nên bày tỏ giá trị hoặc sự đắt giá của món q vì điều này dễ khiến cho người nhận ái ngại, từ chối.
Nếu món q được tặng cho cá nhân thì cần được trao một cách kín đáo, tế nhị và nên tặng với tư cách là bạn bè chứ khơng phải đối tác làm ăn. Tránh tặng q có giá trị cho một cá nhân khi có sự chứng kiến của người khác; điều này dễ gây khó xử, lúng túng cho người được nhận. Khi tặng quà, những người có chức vụ, cấp bậc ngang nhau nên được nhận quà ngang bằng giá trị. Người có cấp bậc cao hơn có thể tặng quà giá trị hơn. Đối tác Trung Quốc có thể từ chối món q vài lần vì phép lịch sự nên người tặng quà cần tinh tế nài ép đến khi họ chịu nhận. Ngược lại, chúng ta nên từ chối vài lần trước khi lịch sự nhận quà của đối tác bằng hai tay.
Những món q thích hợp để tặng đối tác đàm phán là thương nhân đến từ Trung Quốc như rượu ngoại hảo hạng, bánh kẹo cao cấp, bút nhãn hiệu nổi tiếng, hoặc q tặng do chính cơng ty mình sản xuất, quà mang ý nghĩa truyền thống, tượng trưng cho đất nước Việt Nam. Người Trung Quốc thích số 8 và số 6 với ý nghĩa may mắn, tốt lành, cơng việc trơi chảy. Bên cạnh đó, một số món quà với ý nghĩa xấu, kiêng kị cần tránh tặng như đồng hồ treo tường, dao kéo, mũ/ ơ có màu xanh và những món quà liên quan đến số 4 vì đọc đồng âm với từ “tử” (chết).