1.1.2.1 Khái niệm
Là một khái niệm đã được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới từ những năm 1990, vậy nên có rất nhiều nghiên cứu và định nghĩa về “quản trị chuỗi cung ứng”. Một số định nghĩa tiêu biểu:
- Theo Hội đồng các chuyên gia quản trị chuỗi cung ứng- Council of Supply Chain Management Professionals (CSCMP): Quản trị chuỗi cung ứng là việc thiết kế và quản lý cáctiến trình xuyên suốt, tạo giá trị cho các tổ chức để đáp ứng nhu cầu thực sự của khách hàng cuối cùng. Sự phát triển và tích hợp nguồn lực con người và công nghệ là then chốt cho việc tích hợp chuỗi cung ứng thành công.
- Theo Viện quản lý cung ứng- Instute of Supply Management(ISM): Quản trị chuỗi cung ứnglà việc quản lý cung và cầu, xácđịnh nguồn nguyên vật liệu và chi tiết, sản xuất và lắp ráp, kiểm tra kho hàng và tồn kho, tiếp nhận đơn hàng và quản lý đơn hàng, phân phối qua các kênh và phân phối đến khách hàng cuối cùng
Theo SSCMC: quản trị chuỗi cung ứng là tập hợp các kỹ thuật để lập kế hoạch và thực hiện tất cả các bước trong mạng lưới toàn cầu được sử dụng để mua nguyên vật liệu thô từ các nhà cung cấp, biến chúng thành hàng hóa thành phẩm và cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng
Trong nội dung luận văn này, định nghĩa về quản trị chuỗi cung ứng như sau: quản trị chuỗi cung ứng là tập hợp những phương thức sử dụng một cách tích hợp và hiệu quả nhà cung cấp, người sản xuất, hệ thống kho bãi và các cửa hàng nhằm phân phối hàng hóa được sản xuất đến đúng địa điểm, đúng lúc với đúng yêu cầu về chất lượng, với mục đích giảm thiểu chi phí toàn hệ thống, trong khi vẫn thỏa mãn những yêu cầu về mức độ phục vụ (Nguyễn Thị Kim Anh, 2006)
Có thể nhận thấy rằng nhất quán trong các định nghĩa trên là ý tưởng phối hợp hoặc tích hợp một số các hoạt động liên quan đến hàng hóa, và dịch vụ giữa những người tham gia chuỗi cung ứng để nâng cao hiệu quả hoạt động, chất lượng và dịch vụ khách hàng giữa các tổ chức hợp tác. Do đó để quản lý chuỗi cung ứng thành công, các công ty phải làm việc cùng nhau bằng cách chia sẻ thông tin về dự báo nhu cầu, kế hoạch sản xuất, thay đổi công suất, chiến lược tiếp thị mới, phát triển sản phẩm và dịch vụ mới, công nghệ mới, kế hoạch mua hàng,ngày giao hàng và tất cả những vấn đề khác ảnh hưởng tới kế hoạch mua hàng, sản xuất và phân phối, sản xuất và thu mua.
1.1.2.2 Các hoạt động trong quản trị chuỗi cung ứng
Để quản trị chuỗi cung ứng hiệu quả, cần hiểu rõ và nắm vững các hoạt động của chuỗi cung ứng và mối liên hệ lẫn nhau của các hoạt động đó. Trong nội dung luận văn này sẽ sử dụng mô hình SCOR được phát triển bởi Hội đồng Chuỗi cung ứng. Mô hình SCOR định nghĩa 4 nhóm hoạt động chính trong chuỗi cung ứng. Bao gồm:
a. Lập kế hoạch
Là tất cả các hoạt động cần thiết để lập kế hoạch và tổ chức cho các hoạt động phía sau là tìm kiếm nguồn cung, sản xuất và phân phối. Có 3 hoạt động chính
- Dự báo nhu cầu và lập kế hoạch: các quyết định quản lý chuỗi cung ứng dựa trên các dự báo xác định sản phẩm nào sẽ được yêu cầu, số lượng sản phẩm có thể được yêu cầu và khi nào cần. Dự báo nhu cầu trở thành cơ sở cho các công ty lập kế hoạch hoạt động nội bộ và hợp tác với nhau để đáp ứng nhu cầu thị
trường. Cần sử dụng các kỹ thuật để dự báo chính xác, tránh sản xuất dư thừa, lãng phí và tồn kho, tăng chi phí và ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận.
- Định giá sản phẩm: Các công ty và toàn bộ chuỗi cung ứng có thể chi phối nhu cầu theo thời gian bằng cách sử dụng giá cả. Tùy thuộc vào cách sử dụng giá, nó sẽ có xu hướng tối đa hóa doanh thu hoặc lợi nhuận gộp. Thông thường nhân viên tiếp thị và bán hàng muốn đưa ra quyết định về giá sẽ kích thích nhu cầu trong mùa cao điểm. Mục đích ở đây là để tối đa hóa tổng doanh thu. Thông thường người người quản lý tài chính hoặc sản xuất muốn đưa ra quyết định giá cả để kích thích nhu cầu trong thời gian thấp. Mục đích của họ là tối đa hóa lợi nhuận gộp trong giai đoạn nhu cầu cao nhất và tạo doanh thu để trang trải chi phí trong thời gian nhu cầu thấp.
- Quản trị tồn kho: Quản lý hàng tồn kho là một tập hợp các kỹ thuật được sử dụng để quản lý mức tồn kho trong các công ty khác nhau trong chuỗi cung ứng. Mục đích là để giảm chi phí hàng tồn kho càng nhiều càng tốt trong khi vẫn duy trì mức lưu kho mà khách hàng yêu cầu. Quản lý hàng tồn kho lấy đầu vào chính của nó từ dự báo nhu cầu cho sản phẩm và giá cả của sản phẩm. Với hai yếu tố đầu vào này, quản lý hàng tồn kho là một quá trình liên tục để cân bằng mức tồn kho sản phẩm để đáp ứng nhu cầu và khai thác quy mô kinh tế để có được giá sản phẩm tốt nhất.
b. Tìm kiếm nguồn cung ứng
Bao gồm các hoạt động cần thiết để có được đầu vào để tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Thu mua: là hoạt động được thực hiện với mục tiêu mua được sản phẩm hoặc bán thành phẩm từ nhà cung cấp với giá tốt nhất. Các hoạt động trong thu mua bao gồm hoạt động mua hàng, quản lý tiêu thụ, lựa chọn nhà cung ứng, đàm phán và quản lý hợp đồng.
- Bán chịu và thu nợ: Doanh nghiệp cần sàng lọc các khách hàng tiềm năng để chắc chắn đủ khả năng thể thanh toán các hóa đơn sau khi đã nhận hàng. Mục tiêu cuối cùng là đảm bảo nhận được tiền sau khi bán hàng. Cần xây dựng các quy định về bán chịu, thu nợ cũng như các rủi ro liên quan để quản lý hiệu
quả.
Hình 1.6: Các nhóm hoạt động cơ bản của chuỗi cung ứng
Nguồn: Michael Hugos, 2011
c. Sản xuất
Là hoạt động để phát triển và tạo nên sản phẩm. Bao gồm các hoạt động chính như sau:
- Thiết kế sản phẩm: đảm bảo đáp ứng mong muốn của khác hàng về đặc tính, tính chất. Một phần hoặc toàn bộ hoạt động này có thể được thực hiện trực tiếp trong doanh nghiệp hoặc thuê ngoài các chuyên gia hoặc nhà cung cấp dịch vụ. Tính bảo mật của sản phẩm là một yếu tố cần cân nhắc nếu lựa chọn thuê ngoài, đặc biệt với các sản phẩm công nghệ, nên xây dựng cam kết bảo mật.
- Xây dựng lịch trình sản xuất: Tính toán thời gian sản xuất, phân bổ nguồn lực phù hợp để đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng về thời gian giao hàng.
- Quản lý nhà máy trong sản xuất: Xác định hoạt động được thực hiện tại mỗi nhà máy, phân bổ công suất, phân bổ nhà cung cấp và thị trường cho các nhà máy. Những quyết định này ảnh hưởng tới chi phí vận chuyển từ các nhà cung cấp đến nhà máy, từ nhà máy đến nhà phân phối và khả năng đáp ứng nhu cầu thị
trường của toàn bộ chuỗi cung ứng nên cần có quy trình phân tích, đánh giá và quyết định nghiêm ngặt.
d. Phân phối
Là các hoạt động nằm trong việc nhận đơn đặt hàng từ khác hàng và phân phối sản phẩm tới khác hàng.
Quản lý đơn hàng: Là quá trình truyền tải thông tin phản hồi của khách hàng thông qua chuỗi cung ứng, đồng thời là thông tin về ngày giao hàng, sản phẩm thay thế và các đơn hàng trước đó. Một số nguyên tắc được sử dụng để quản lý đơn giản hiệu quả là nhập liệu một lần, tự động hóa xử lý đơn hàng, tích hợp hệ thống đặt hàng với các hệ thống liên quan khác để duy trì tính toàn vẹn dữ liệu.
Kế hoạch phân phối: là quá trình lựa chọn hình thức phân phối trực tiếp hay theo lộ trình đã định trước.
Xử lý hàng trả về: Là quy trình nhận hàng trả lại từ khách hàng khi hàng bị lỗi, hàng bị hỏng do vận chuyên hoặc lỗi từ nhà máy… Doanh nghiệp và chuỗi cung ứng cần kiểm tra, phân loại hàng trả về, tần suất và tỉ lệ(tăng hay giảm) và phân tích những lỗi đó để có hướng khắc phục, xử lý. Có thể đưa thêm quy trình tái chế để tận dụng một phần nguồn hàng trả lại.
Có thể thấy, để đạt hiệu quả tối đa trong quản trị chuỗi cung ứng, cần nắm rõ các hoạt động của chuỗi cung ứng cũng như tập hợp và áp dụng tất cả các kỹ thuật cho toàn bộ các hoạt động đó.