1.2.1.1 Quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
Cách tốt nhất để đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp là sử dụng nhiều cách tiếp cận khác nhau. Dù cho cách tiếp cận nào, thì mục tiêp của quá trình đánh giá là giảm thiểu rủi ro mua hàng và tối đa hóa giá trị của việc mua hàng.
Doanh nghiệp cần phải chọn nhà cung cấp có thể hợp tác kinh doanh trong thời gian dài. Tầm quan trọng của hàng hóa dịch vụ mong muốn được cung cấp sẽ quyết định mức độ nỗ lực lựa chọn.
Bước 1: Nhận ra sự cần thiết của việc lựa chọn nhà cung cấp.
- Bước đầu tiên của quá trình đánh và và lựa chọn thường liên quan đến việc công nhận rằng có một yêu cầu để đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp cho một mặt hàng hoặc dịch vụ. Người quản lý mua hàng có thể bắt đầu quá trình đánh giá nhà cung cấp bằng việc dự đoán về một yêu cầu mua hàng trong tương lai. Quá trình mua hàng có thể có cái nhìn sớm và sâu sắc về kế hoạch phát triển sản phẩm mới thông qua việc tham gia vào nhóm phát triển sản phẩm.
Bước 2: Xác định yêu cầu quan trọng của việc tìm kiếm nguồn cung
- Việc hiểu được các yêu cầu là rất quan trọng trong quá trính đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp. Những yêu cầu này thường được xác định bởi khách hàng
trong và ngoài của chuỗi giá trị.
Bước 3: Xác định chiến lược tìm kiếm nguồn cung
- Một chiến lược duy nhất không thể đáp ứng được yêu cầu của tất cả các giao dịch mua hàng. Vậy nên chiến lược mua hàng áp dụng cho một mặt hàng hoặc dịch vụ cụ thể sẽ ảnh hưởng đến cách tiếp cận được thực hiện trong quá trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp.
- Một số quyết định được đưa ra ban đầu có thể bị thay đổi do điều kiện thị trường, sự ưu tiên của khách hàng và mục tiêu của doanh nghiệp. Một số quyết định chính bao gồm: đơn nguồn với đa nguồn, hợp đồng ngắn hạn với hợp đồng dài hạn, nhà cung cấp có năng lực thiết kế với nhà cung cấp thiếu năng lực thiết kế, nhà cung cấp đầy đủ dịch vụ với nhà cung cấp không đầy đủ, nhà cung cấp nội địa và quốc tế.
Bước 4: Xác định các nguồn cung tiềm năng
- Căn cứ vào yêu cầu và các thông tin hiện có, sẽ xác định các nguồn cung tiềm năng. Mức độ mà người mua phải tìm kiếm thông tin hoặc nỗ lực dành cho việc tìm kiếm là chức năng của một số biến số, bao gồm mức độ tốt của các nhà cung cấp hiện tại hoặc các biến hiệu suất khác. Tầm quan trọng chiến lược hoặc độ phức tạp kỹ thuật của yêu cầu mua hàng cũng ảnh hưởng tới cường độ tìm kiếm.
- Các nguồn thông tin bao gồm: các nhà cung cấp hiện tại, đại diện bán hàng, dữ liệu thông tin, tạp chí kinh tế, …
Bước 5: Giới hạn nhà cung cấp trong nhóm lựa chọn
- Sau quá trình lựa chọn, dựa trên các tiêu chí đánh giá sơ bộ, sẽ tiến hành cắt giảm hoặc thu hẹp danh sách trước khi tiến hành các bược đánh giá chuyên sâu. Một số tiêu chí có thể hỗ trợ việc giới hạn nhóm lựa chọn như là phân tích rủi ro tài chính, sự phát triển hiệu suất của nhà cung cấp, thông tin về đánh giá của nhà cung cấp.
Bước 6: Xác định phương thức đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
- Đánh giá từ thông tin được cung cấp bởi nhà cung cấp - Khảo sát nhà cung cấp
- Sử dụng các nhà cung cấp ưa thích - Thông tin từ bên ngoài hoặc bên thứ ba
Bước 7: Lựa chọn nhà cung cấp và tiếp cận thỏa thuận
- Là bước cuối cùng của quá trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp. Các bước này có thể khác nhau tùy thuộc vào loại mặt hàng. Đối với các mặt hàng thông thường có thể chỉ cần thông báo và gửi hợp đồng mua bán cơ bản tới nhà cung cấp. Đối với các hợp đồng lớn, cần phải tiến hành đàm phán để thống nhất các chi tiết cụ thể của hợp đồng mua bán.
1.2.1.2 Các tiêu chí quan trọng để đánh giá nhà cung cấp
- Năng lực quản lý - Năng lực nhân viên - Cấu trúc chi phí
- Tổng hiệu suất chất lượng, hệ thống, triết lý - Năng lực quy trình và kỹ thuật
- Vấn đề tuân thủ quy định về môi trường - Sự ổn định của tài chính
- Kế hoạch sản xuất và hệ thống quản lý - Năng lực thương mại điện tử
- Kỹ thuật, quy định và chiến lược tìm kiếm nguồn cung của nhà cung cấp - Tiềm năng về mối quan hệ lâu dài
1.2.1.3 Lựa chọn nhà cung cấp
Một số vấn đề quan trọng phát sinh trong quá trình đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp và có khả năng ảnh hưởng tới quyết định cuối cùng:
a. Mối liên hệ của quy mô
Doanh nghiệp thường có xu hướng lựa chọn nhà cung cấp có quy mô tương đối, hơn nữa quy mô vượt trội tương đối của doanh nghiệp với nhà cung cấp cũng giúp doanh nghiệp có lợi thế và tạo được những ảnh hưởng nhất định.
b. Quyết định sử dụng nhà cung cấp quốc tế
Thường sẽ phức tạp hơn nhà cung cấp nội địa, khó thực hiện quy trình JIT vì thời gian giao hàng thường gấp hai hoặc ba lần so với thời gian giao hàng của
nhà cung cấp trong nước.
c. Đối thủ cạnh tranh là nhà cung cấp
Một vấn đề quan trọng khác là mức độ mà người mua sẵn sàng mua trực tiếp từ đối thủ cạnh tranh. Mua hàng từ các đối thủ cạnh tranh có thể hạn chế chia sẻ thông tin giữa các bên. Giao dịch mua thường đơn giản và người mua và người bán không được phát triển mối quan hệ làm việc được đặc trưng bởi cam kết lẫn nhau và chia sẻ thông tin bảo mật.
Ngoài các vấn đề quan trọng trên, còn có thêm vấn đề về yêu cầu đối ứng và mục tiêu xã hội.