Quản lý và phát triển nhà cung cấp hiệu quả bao gồm một loạt các hoạt động được thực hiện để quản lý và cải thiện một mạng lưới toàn cầu gồm các đối tác hoặc nhà cung cấp trong chuỗi cung ứng đã được sàng lọc. Mục tiêu chính của các quy trình quản lý và phát triển là sự cải tiến liên tục khả năng của nhà cung cấp.
1.2.3.1 Đo lường hiệu suất nhà cung cấp
Một phần quan trọng của quá trình quản lý nhà cung cấp bao gồm việc liên tục đo lường, đánh giá và phân tích hiệu suất các nhà cung cấp. Quá trình đo lường hiệu suất nhà cung cấp bao gồm các phương pháp và hệ thống để thu thập và cung cấp thông tin đo lường, tỉ lệ hoặc xếp hạng hiệu suất nhà cung cấp trên một cơ sở liên tục. Quá trình này là khác biệt so với với quá trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp ban đầu đó là tính liên tục.
a. Quyết định đo lường nhà cung cấp
Để thiết kế được hệ thống quản lý nhà cung cấp, thông tin về các thông số cần đo lường là rất quan trọng, vì có rất nhiều thông tin để đánh giá hiệu suất của một nhà cung cấp.
Doanh nghiệp cần quyết định tiêu chí hiệu suất nào là khách quan (định lượng), tiêu chí nào là chủ quan (định tính) và sự khác biệt giữa 2 tiêu chí. Có 3 nhóm chính về các thông số trên cần được đo lường.
- Hiệu suất giao hàng
Trong đơn đặt hàng hoặc bản phát hành vật liệu được gửi đến nhà cung cấp sẽ có thông tin về số lượng và ngày đáo hạn vật liệu. Công ty có thể đánh giá nhà cung cấp có đáp ứng các cam kết về số lượng và thời hạn. Các yếu tố này góp phần đánh giá hiệu suất giao hàng tổng thể.
Đây là thành phần quan trọng nhất trong tất cả các hệ thống đo lường hiệu suất nhà cung cấp. Doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu suất chất lượng của nhà cung cấp bằng việc đối chiếu với các mục tiêu đã định ra trước đó, theo dõi xu hướng và tỉ lệ cải thiện và so sánh với các nhà cung cấp tương tự. Một hệ thống đo lường được thiết kế tốt cũng giúp xác định các yêu cầu về chất lượng của doanh nghiệp và truyền đạt một cách hiệu quả đến các nhà cung cấp.
- Giảm thiểu về chi phí
Các doanh nghiệp thường dựa vào các nhà cung cấp để được hỗ trợ giảm chi phí, có thể được đo lường bằng nhiều cách. Một phương pháp phổ biến là kiểm tra chi phí thực của nhà cung cấp sau khi có điều chỉnh về lạm phát. Các kỹ thuật khác cũng được chấp nhận liên quan đến việc so sánh chi phí của nhà cung cấp với các nhà cung cấp khác trong nhành hoặc so với giá cơ sở hoặc giá mục tiêu. Một số công ty lớn thường sử dụng giá cuối cùng được trả trong năm làm giá cơ bản để so sánh trong năm tới.
Ngoài ra, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các thông số định tính khác để đánh giá hiệu suất nhà cung cấp
Năng lực giải quyết vấn đề: Sự tập trung của nhà cung cấp để giải quyết các vấn đề
- Năng lực về kỹ thuật : Khả năng sản xuất so với các nhà cung cấp khác. - Báo cáo tiến độ: Báo cáo tiến độ về các vấn đề đang tồn tại hoặc nhận biết và trao đổi về các nguy cơ tiềm năng.
- Phản hồi khắc phục: Giải pháp và phản hồi kịp thời của nhà cung cấp cho các yêu cầu về các hành động khắc phục, bao gồm phản hồi và đáp ứng của nhà cung cấp với các yêu cầu về thay đổi kỹ thuật.
- Ý tưởng giảm thiểu chi phí của nhà cung cấp: Nhà cung cấp sẵn sàng trong việc giúp đỡ để tìm giải pháp giảm thiểu chi phí mua hàng.
- Hỗ trợ sản phẩm mới: Năng lực của nhà cung cấp trong việc giảm thiểu thời gian của chu kỳ phát triển sản phẩm mới.
- Khả năng tương thích: Đánh giá liên quan đến sự cộng tác của doanh nghiệp và nhà cung cấp
b. Tần suất đo lường và báo cáo
Hai vấn đề quan trọng liên quan đến tính thường xuyên của việc đo lường : tần suất báo cáo cho doanh nghiệp mua hàng và tần suất báo cáo cho nhà cung cấp. Doanh nghiệp nên nhận được báo cáo hàng ngày tóm tắt về hoạt động của ngày trước đó. Doanh nghiệp nên nhận được các báo cáo bổ sung tóm tắt hiệu suất của nhà cung cấp hàng tuần, hàng tháng, hàng quý và hàng năm. Báo cáo về hiệu suất liên quan đến mục tiêu thường theo tháng hoặc theo quý.
Các báo cáo với tần suất cố định giúp xác định tiến độ hoạt động của nhà cung cấp, xác định kịp thời các vấn đề, thay đổi và hướng giải quyết để tránh những hậu quả liên quan đến tài chính và kế hoạch sản xuất. Doanh nghiệp cũng nên gặp gỡ các nhà cung cấp hàng năm để xem xét kết quả hoạt động thực tế và xác định các cơ hội cải tiến.
c. Sử dụng dữ liệu đo lường
Doanh nghiệp mua hàng có thể sử dụng dữ liệu thu thập được từ hệ thống quản lý nhà cung cấp để giúp xác định những nhà cung cấp không đáp ứng đủ tiêu chuẩn về năng lực, từ đó đưa ra hướng khắc phục để đưa hiệu suất trở lại với mức yêu cầu đã được định sẵn hoặc tìm một nhà cung cấp mới. Ngoài ra cũng giúp để xác định những nhà cung cấp có khả năng và năng lực đủ điều kiện để hợp tác dài hạn.
Dữ liệu đo lường được cũng góp phần hỗ trợ các nỗ lực trong việc hợp lý hóa và tối ưu hóa của nhà cung cấp. Nếu nhà cung cấp không cải thiện hiệu suất đến mức tối thiểu để đáp ứng nhu cầu thì sẽ không có cơ hội để hợp tác lâu dài.
Một công dụng khác của dữ liệu về hiệu suất là giúp xác định khối lượng sẽ mua của nhà cung cấp trong tương lai dựa trên dữ liệu về hiệu suất trong quá khứ của nhà cung cấp. Một số doanh nghiệp điều chỉnh khối lượng mua hàng định kỳ và thưởng cho các nhà cung cấp hoạt động tốt hơn với tỉ lệ mua cao hơn yêu cầu trước đó. Việc điều chỉnh khối lượng giữa các nhà cung cấp tạo động lực tài chính cho nhà cung cấp để đáp ứng hoặc vượt quá mong đợi về hiệu suất của doanh nghiệp.
1.2.3.2 Các kỹ thuật đo lường nhà cung cấp
Giống như các tiêu chí đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp, tất cả các hệ thống đo lường nhà cung cấp đều có một số các yếu tố mang tính chủ quan (định tính). Ngay cả việc thực hiện hệ thống đo lường máy tính cũng sẽ đòi hỏi sự đánh giá chủ quan. Các thông tin về dữ liệu nào cần phân tích, thông số nào cần sử dụng, cần bao gồm nhóm hiệu suất nào, cách thức đánh trọng số các nhóm hiệu suất, cách thức tạo báo cáo thường xuyên, cách thức sử dụng dữ liệu hiệu suất đều mang tính chủ quan ở các mức độ nào đó.
Các doanh nghiệp thường sử dụng 3 kỹ thuật hoặc hệ thống khi đánh giá hiệu suất các nhà cung cấp. Các hệ thống khác nhau về tính dễ sử dụng, mức độ quyết định tính chủ quan, tài nguyên cần thiết cho hệ thống và chi phí thực hiện
a. Hệ thống phân loại
Là hệ thống đo lường cơ bản và đơn giản nhất, tuy nhiên cũng mang tính chủ quan cao nhất khi đo lường hiệu suất nhà cung cấp. Hệ thống phân loại chỉ định đánh giá xếp hạng cho từng tiêu chí về hiệu suất được chọn. Những đánh giá chủ quan này thường được hoàn thành bởi người mua, người dùng nội bộ hoặc cả hai.
Hệ thống phân loại thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp nhỏ do việc triển khai hệ thống tương đối đơn giản và chi phí thấp.
Mặc dù hệ thống có cung cấp một số cấu trúc trong quy trình đo lường, tuy nhiên không cung cấp đủ thông tin chi tiết về hiệu suất của nhà cung cấp. Ngoài ra, do hệ thống thường dựa vào dữ liệu được thu thập thủ công, nên tần suất của việc tạo báo cáo về hiệu suất nhà cung cấp có thể giảm đi so với các hệ thống tự động. Đây là hệ thống có độ tin cậy thấp nhất trong 3 hệ thống đo lường.
b. Hệ thống trọng số
Hệ thống trọng số khắc phục một tính chủ quan của hệ thống phân loại. Hệ thống sẽ đánh trọng số và định lượng điểm số dựa trên các nhóm hiệu suất khác nhau. Hệ thống này thường có độ tin cậy cao hơn và chi phí thực hiện ở mức vừa phải.
Hệ thống trọng số được sử dụng một cách linh hoạt, tức là người dùng có thể thay đổi trọng số được chỉ định cho từng loại hiệu suất hoặc bản thân các loại hiệu suất, phụ thuộc vào các tiêu chí quan trọng nhất của doanh nghiệp mua hàng. Các vấn đề cần nắm vững để sử dụng được hệ thống trọng số: thứ nhất người dùng lựa chọn một cách cẩn thận nhóm hiệu suất quan trọng để đo, thứ hai cần quyết định cách thức để đánh trọng số cho mỗi nhóm. Mặc dù là việc đánh trọng số mang tính chủ quan, tuy nhiên doanh nghiệp có thể đạt được sự đồng thuận thông qua việc xây dựng kế hoạch kỹ lưỡng và tham gia từ nhiều đơn vị chức năng.
c. Hệ thống dựa trên chi phí
Là hệ thống chi tiết và mang tính chủ quan thấp nhất. Cách tiếp cận này tìm cách định lượng tổng chi phí của việc hợp tác kinh doanh với một nhà cung cấp, vì giá mua thấp nhất không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với tổng chi phí thấp nhất cho một sản phẩm hoặc dịch vụ.
Các doanh nghiệp có năng lực về hệ thống thông tin có thể dễ dàng triển khai hệ thống đo lường nhà cung cấp dựa trên chi phí. Thách thức sẽ liên quan đến việc xác định và ghi lại các chi phí tương ứng trong trường hợp nhà cung cấp không đáp ứng được như yêu cầu mong đợi. Để sử dụng hệ thống như vậy, doanh nghiệp cần ước tính và tính toán chi phí bổ sung khi nhà cung cấp hoạt động với hiệu suất thấp.
Logic cơ bản của hệ thống là tính toán chỉ số hiệu suất nhà cung cấp SPI ( Supplier Performance Index ). SPI với giá trị cơ bản là 1.0 thể hiện hiệu suất hài lòng, là chỉ số tổng chi phí được tính toán cho mỗi sản phẩm hoặc hàng hóa được cung cấp bởi nhà cung cấp
SPI = ( Tổng mua + Chi phí không đạt hiệu suất )/ Tổng mua
1.2.3.3 Phát triển nhà cung cấp: Hoạt động cải tiến
a. Khái niệm
Phát triển nhà cung cấp là hoạt động được thực hiện bởi doanh nghiệp mua hàng góp phần nâng cao hiệu suất hay năng lực của nhà cung cấp để đáp ứng được yêu cầu ngắn hạn hoặc dài hạn của bên mua. Bao gồm việc chia sẻ
công nghệ, cung cấp ưu đãi cho các nhà cung cấp để cải thiện hiệu suất, thúc đẩy cạnh tranh giữa các nhà cung cấp, cung cấp vốn cần thiết và trực tiếp tham gia vào một số hoạt động của nhà cung cấp thông qua các hoạt động như đào tạo, cải tiến quy trình.
b. Quy trình phát triển nhà cung cấp
Bước 1: Xác định hàng hóa quan trọng để phát triển
Không phải tất cả các doanh nghiệp đều cần phải cố gắng để phát triển nhà cung cấp. Vì có thể doanh nghiệp đã tìm nguồn cung ứng từ các nhà cung cấp đẳng cấp thế giới hoặc chỉ mua đầu vào với tỉ lệ nhỏ. Do đó cần phân tích tình huống nguồn cung ứng hiện tại của doanh nghiệp để xác định mức độ hiệu suất của nhà cung cấp có đảm bảo sự phát triển hay không, và nếu cần phát triển nhà cung cấp thì việc đầu tiên cần làm là xác định hàng hóa và dịch vụ cần tập trung chú ý. Các doanh nghiệp có thể dựa vào bộ câu hỏi sau để xác định việc cần phát triển nhà cung cấp.
- Sản phẩm và dịch vụ mua ngoài có chiếm hơn 50% giá trị sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp?
- Nhà cung cấp có phải là nguồn tạo lợi thế cạnh tranh hiện tại hoặc tiềm năng trong tương lai không?
- Các nhà cung cấp hiện tại có đáp ứng được nhu cầu cạnh tranh của doanh nghiệp trong 5 năm tới?
- Doanh nghiệp có cần nhà cung cấp đáp ứng nhiều hơn nữa nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp?
- Doanh nghiệp có sẵn sàng đáp ứng những mong muốn của nhà cung cấp?
- Doanh nghiệp có kế hoạch coi nhà cung cấp là đối tác trong doanh nghiệp của mình không?
- Doanh nghiệp có kế hoạch phát triển và duy trì mối quan hệ cởi mở, tin tưởng với các nhà cung cấp?
- Doanh nghiệp cần xây dựng ban điều hành để đánh giá về tầm quan trọng tương đối của tất cả các hàng hóa và dịch vụ đã mua để xác định mục tiêu
tập trung phát triển nhà cung cấp.
Bước 2: Xác định các nhà cung cấp đặc biệt quan trọng để phát triển.
Các công ty hàng đầu thường xuyên theo dõi hiệu suất của các nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí cơ sở và xếp hạng các nhà cung cấp từ tốt đến kém nhất, các nhà cung cấp không đáp ứng các tiêu chuẩn về hiệu suất tối thiểu được định trước về chất lượng, thời gian giao hàng, trễ giao hàng, tổng chi phí, dịch vụ, an toàn hay quy định về môi trường…sẽ là các ứng viên tiềm năng để loại khỏi danh sách nhà cung cấp. Nếu các nhà cung cấp đáp ứng được yêu cầu tối thiểu nhưng chưa đáp ứng được hiệu suất giống như yêu cầu của doanh nghiệp ở hiện tại hoặc tương lai thì sẽ là những ứng viên xem xét để phát triển.
Bước 3: Đội ngũ phát triển đa chức năng
Sau khi xác định được các nhà cung cấp tiềm năng cần phát triển. Bước quan trọng cần làm trước khi tiếp cận các nhà cung cấp và yêu cầu cải thiện hiệu suất là xây dựng đội ngũ hỗ trợ phát triển đa chức năng để đạt được sự đồng thuận và hỗ trợ đa chức năng từ bên trong cho các sáng kiến. Đội ngũ phát triển đa chức năng thông thuống sẽ bao gồm thành viên từ nhóm kỹ thuật, vận hành, quản lý chất lượng và cung ứng. Việc các thành viên đến từ nhiều bộ phận chuyên trách sẽ đảm bảo nhận diện được các vấn đề cần cải thiện trong quy trình của nhà cung cấp cũng như có giải pháp tối ưu, toàn diện.
Bước 4: Gặp gỡ với nhóm quản lý cấp cao của nhà cung cấp
Nhóm phát triển đa chức năng sau khi được thành lập và nhận diện được nhà cung cấp thích hợp để phát triển cần tiến hành tiếp cận đội ngũ quản lý cấp cao của nhà cung cấp để thiết lập 3 khối quan hệ cần thiết cho việc triển khai phát triển nhà cung cấp.
Liên kết chiến lược: Tính liên kết về kinh doanh và công nghệ, cũng như sự liên kết về những nhu cầu chính của khách hàng. Có thể hiểu ở đây là việc doanh nghiệp và nhà cung cấp có tiếng nói chung về chiến lược trong việc hợp tác.
Đo lường: Yêu cầu phương tiện khách quan để đánh giá kết quả phát triển và tiến bộ đúng thời gian yêu cầu.
Phẩm chất chuyên môn : Giúp củng cố hợp tác giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp, thúc đẩy giao tiếp và phát triển niềm tin về kết quả của việc phát triển nhà cung cấp.
Bước 5: Nhận biết cơ hội và xác suất cho các cải thiện
Xác định các khu vực dành cho cải tiến, cũng như cơ hội và sác xuất thành công của việc cải thiện. Trong một số trường hợp, các khu vực như vậy được xác định bởi các yêu cầu cuối và kỳ vọng của khách hàng.
Bước 6: Xác định các thông số chính và cơ chế chia sẻ chi phí
Doanh nghiệp và nhà cung cấp cùng xác định tính khả thi và hiệu quả của