1.1.3.1 Khái niệm tìm kiếm nguồn cung
Là quy trình xác định, lựa chọn nhà cung cấp. Tìm kiếm nguồn cung góp phần trả lời 4 câu hỏi chính
- Nguồn hàng cần thiết là gì?
- Cách thức để mua được nguồn hàng là như thế nào? - Có thể tìm thấy nguồn hàng ở đâu?
1.1.3.2 Chiến lược nguồn cung
a. Định nghĩa
Chiến lược tìm nguồn cung ứng hay chiến lược nguồn cung là hoạt động được sử dụng để xác định nhà cung cấp nào sẽ cung cấp một nhóm sản phẩm hoặc dịch vụ, hình thức hợp đồng, các phương pháp được sử dụng để đo lường hiệu suất của các nhà cung cấp và mức giá phù hợp, chất lượng và thỏa thuận giao giao hàng. (Monczka, Handfield, Giunipero, Patterson, 2009)
b. Quy trình
Bước 1 : Xây dựng đội ngũ và Điều lệ dự án
- Xây dựng đội ngũ phụ trách và lựa chọn những người phù hợp tham gia, nên bao gồm nhân sự từ nhiều phòng ban như sản xuất, thiết kế sản phẩm, kỹ thuật, tiếp thị, tài chính và mua hàng, và là những người người có kiến thức chuyên môn và hiểu biết về hàng hóa hoặc nhóm hàng hóa công ty đang quan tâm và
- Sau khi được thành lập, nhóm phụ trách cần xác định phạm vi của chiến lược, xuất bản điều lệ dự án và phát triển kế hoạch làm việc và kế hoạch truyền thông.Các bước này giúp xác định mục đích, phạm vi và mục tiêu của quy trình; xác định các nhiệm vụ liên quan; và cung cấp một kế hoạch để truyền đạt kết quả cho các bên liên quan chính.
- Cần lựa chọn và chỉ định trưởng dự án, người sẽ người sẽ điều phối các cuộc họp, phân phối dự án và các yêu cầu. Trưởng dự án sẽ tập hợp một nhóm các chuyên gia từ các nhóm bên liên quan khác nhau trong nhóm để cung cấp phản hồi và hỗ trợ cung cấp điều lệ dự án. Điều lệ dự án là một tuyên bố rõ ràng về các mục tiêu và đối tượng của dự án tìm nguồn cung ứng, được công bố chính thức ngay sau cuộc họp đầu tiên của nhóm. Mục đích của điều lệ dự án là thể hiện sự hỗ trợ quản lý cho dự án và người quản lý dự án
Bước 2 : Triển khai nghiên cứu thị trường về nhà cung cấp
- Bước tiếp theo là nắm vững những yêu cầu về mua hàng liên quan đến đơn vị kinh doanh. Ngoài ra trong bước này cũng cần phân tích chi tiêu của các
nhà cung cấp một cách kỹ lưỡng để xác định chi tiêu trong quá khứ cho từng hàng hóa và nhà cung cấp, cũng như tổng chi tiêu cho hàng hóa theo tỉ lệ phần tram của tổng số.
- Một số thông tin quan trọng cần có được trong bước này là : khối lượng cần mua hàng năm, phỏng vấn các bên liên quan để xác định các yêu cầu được dự báo, nghiên cứu thị trường bên ngoài để xác định thông tin về các nhà cung cấp chính, năng lực sẵn có, xu hướng công nghệ, dữ liệu và xu hướng giá cả và chi phí, yêu cầu kỹ thuật, các vấn đề môi trường và quy định, và bất kỳ dữ liệu nào khác có sẵn.
- Có nhiều cách để thu thập dữ liệu, có thể từ việc hợp tác với chuyên gia hoặc tổ chức nghiên cứu trên thị trường với các thông tin chưa từng được công bố, hoặc từ nguồn dữ liệu thứ cấp được công bố như dữ liệu, báo cáo, website…. Cần chú ý một số vấn đề của dữ liệu thứ cấp là tính cập nhật, và tính phù hợp với nội dung thông tin cần tìm kiếm.
Sau khi tập hợp được các dữ liệu, đội ngũ phụ trách cần mô tả và giải thích tình hình và từ đó truyền đạt hiệu quả các thông tin cần thiết. Một số công cụ có thể sử dụng là mô hình 5 áp lực cạnh tranh của Michael Porter, ma trận SWOT.
Bước 3: Phát triển chiến lược.
- Sau khi có các thông tin về điều kiện thị trường nhà cung cấp, chỉ tiêu dự báo và các yêu cầu của các bên liên quan, đội ngũ phụ trách cần chuyển đổi tất cả các dữ liệu này thành thông tin có ý nghĩa và áp dụng một số công cụ để có thể đưa ra quyết định hiệu quả. Một số công cụ có thể được sử dụng như ma trận nguồn cung chiến lược dùng để phân nhóm các nhà cung cấp (4 nhóm), và sau khi đánh giá nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí như năng lực quy trình và thiết kế, năng lực quản lý, điều kiện tài chính, cấu trúc chi phí, kế hoạch và hệ thống điều khiển, việc tuân thủ quy định về môi trường, tiềm năng mối quan hệ lâu dài có thể sử dụng phiếu điểm lựa chọn nhà cung cấp (SSS) để làm căn cứ lựa chọn nhà cung cấp.
Bước 4 : Đàm phán hợp đồng
- Sau khi chiến lược nguồn cung được xác định và các nhà cung cấp đã được lựa chọn, bước tiếp theo là triển khai chiến lược và đàm phán hợp đồng.
- Việc triển khai hiệu quả bao gồm việc xây dựng danh sách tác vụ và biểu đồ thời gian, phân chia trách nhiệm giải trình và người phụ trách từng quy trình. Trước khi vào giai đoạn đàm phán hợp đồng, đội phụ trách mua hàng nên thực hiện việc phân tích thị trường để xác định được thị trường, giá cả công bằng cho các bên tham gia.
- Đội ngũ phụ trách cần chuẩn bị kế hoạch đàm phán và hợp đồng lý tưởng. Ngoài ra cũng cần kế hoạch dự phòng trong trường hợp đàm phán với nhà cung cấp không đạt kết quả như mong đợi.
- Với trường hợp doanh nghiệp có danh sách các nhà cung cấp ưa thích, tức là các nhà cung cấp đã chứng minh được năng lực thông qua các hợp đồng cung cấp trước đó thì việc lựa chọn tương đối dễ dàng vì các nhà cung cấp ưa thích sẽ luôn nhận được cơ hội trước tiên, tuy nhiên nếu trong danh mục đều là các nhà cung cấp mới, thì đấu thầu cạnh tranh và đàm phán là 2 phương pháp có thể được sử dụng để lựa chọn nhà cung cấp trước khi bước vào giai đoạn đàm phán hợp đồng
Bước 5: Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp
- Chiến lược nguồn cung không kết thúc sau khi hợp đồng được ký với nhà cung cấp. Cần có người tiếp tục làm việc với các nhà cung cấp trong vai trò của người quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp. Tiếp tục theo dõi hiệu suất của chiến lược cũng như hiệu suất của các nhà cung cấp. Công ty mua hàng cần tiếp tục theo dõi chiến lược với một khoảng thời gian định sẵn, để đảm bảo rằng chiến lược đạt được đúng mục tiêu, hoặc thực hiện các điều chỉnh nếu chiến lược hoạt động không đúng như kế hoạch hoặc thị trường thay đổi.
- Công ty mua cũng nên liên tục theo dõi hiệu suất của các nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí được xác định và thỏa thuận từ trước như chất lượng, hiệu suất giao hàng và cải thiện chi phí liên tục. Và cần có kế hoạch để quản lý những xung đột với các nhà cung cấp.
- Có thể sử dụng phiếu điểm các nhà cung cấp (supplier scoreboard) để quản lý hiệu suất của các nhà cung cấp. Phiếu ghi điểm thông thường bao gồm các nhóm của giá cả, chất lượng, độ tin cậy giao hàng và các danh mục khác được bổ sung như khả năng phản hồi. Các phiếu ghi điểm này được sử dụng trong các cuộc họp đánh giá được lên lịch thường xuyên với các nhà cung cấp, do đó những thiếu sót trong hoạt động có thể được ghi nhận, thảo luận và hành động. Đánh giá thường xuyên phải được tổ chức để xác định xem chiến lược có thành công hay không hoặc có cần sửa đổi hay không. Đánh giá có thể bao gồm thông tin phản hồi và đầu vào từ các nhà cung cấp chính. Trong mọi trường hợp, tất cả các nhà cung cấp nên được thông báo về kết quả cùng với những kỳ vọng trong tương lai.