Biểu đồ 1 : Biểu đồ thể hiện biến độngcơ cấu nguồn khách của khách sạn Gold III
2.1 GIỚI THIỆU VỀ KHÁCH SẠN GOLD III
2.1.2.2 Nhiệm vụ và chức năng của từng bộ phận
Chức năng của từng bộ phận
Khách sạn Gold III có chức năng tổ chức phục vụ lưu trú cho khách cùng với việc cung cấp dịch vụ ăn uống, vui chơi giải trí cho khách trong thời gian họ lưu trú tại khách sạn nhằm thu lợi nhuận, bao gồm:
- Chức năng phục vụ lưu trú: đảm bảo phục vụ chỗ ở theo yêu cầu của khách, bao gồm khách nội địa và khách quốc tế.
- Chức năng phục vụ ăn uống: bao gồm việc phục vụ khách lưu trú tại khách sạn và khách địa phương, khách lẻ...
- Chức năng phục vụ các dịch vụ bổ sung: cung cấp những dịch vụ gắn liền với việc lưu trú như giặt là, thuê xe, massage, …
Ngồi ra cịn tổ chức nhiều hoạt động kinh doanh hỗ trợ như: trang trí theo yêu cầu của khách hàng, cửa hàng lưu niệm,….
Nhiệm vụ của từng bộ phận :
Cấp quản lý khách sạn: là sự liên kết then chốt trong q trình thơng tin giữa văn phịng cơng ty với các trưởng phòng ban, bộ phận. Điều cần thiết ở cấp quản lý khách sạn là sự điều khiển các Trưởng bộ phận, phòng ban sao cho đáp ứng được các mục tiêu về tài chính của khách sạn.
Giám đốc điều hành: chỉ có một Giám đốc. Đây là bộ phận có chức năng hành chính cao nhất về quản lý khách sạn. Dưới sự lãnh đạo và chỉ dẫn của Giám đốc để lập kế hoạch công tác, các quy tắc, quy định để đạt được mục tiêu kinh doanh đặt ra của ban Giám đốc hoặc của Hội đồng quản trị, thực hiện đôn đốc kiểm tra, chỉ đạo các bộ phận hồn thành cơng việc được giao. Phối hợp quan hệ và công việc giữa các bộ phận trong khách sạn, thay mặt khách sạn liên hệ với các cơ quan tổ chức, khách sạn bên ngoài, giải quyết các cơng việc hành chính hằng ngày để đảm bảo cho cơng việc kinh doanh của khách sạn diễn ra bình thường.
Bộ phận Sale – Marketing: Chức năng chính của bộ phận này là chiếc cầu nối giữa người tiêu dùng với các nguồn lực bên trong của khách sạn. Bao gồm các chức năng như làm cho sản phẩm ln ln thích ứng với thị trường; xác định mức giá bán và điều chỉnh giá cho phù hợp với diễn biến trên thị trường, với kế hoạch kinh doanh của khách sạn, với thời vụ; Tổ chức và thực hiện việc đăng ký (bán) trước về buồng ngủ, tổ chức các cuộc gặp gỡ (hội nghị, hội thảo, các loại tiệc); Tổ chức và thực hiện các hoạt động xúc tiến (tuyên truyền, quảng cáo, kích thích người tiêu dùng và kích thích người tiêu thụ). Trong quan hệ điều hành nội bộ bộ phận này ít phức tạp hơn.
Bộ phận kế tốn – tài chính: Nhiệm vụ cụ thể của bộ phận kế tốn – tài chính được phân công cho từng nhân viên chuẩn bị bảng lương, kế toán thu, kế toán chi, kế toán giá thành, kiểm sốt các chi phí của tồn bộ hoạt động khách sạn, thu ngân (thủ quỹ) theo dõi chặt chẽ tất cả các việc thu tiền và tính tiền vào tài khoản của khách. Mỗi ngày nhân viên kiểm toán ca đêm phải kiểm tra, vào sổ tất cả các hóa đơn chi tiêu và mua hàng của khách ở các bộ phận khác nhau của khách sạn.
Bộ phận nhân sự: Không trực tiếp phục vụ khách hàng nhưng bộ phận này lại đóng một vai trị cực kỳ quan trọng để khách sạn kinh doanh có hiệu quả. Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm về quản lý và công tác đào tạo bồi dưỡng người lao động trong khách sạn.
Bộ phận lễ tân: Bộ phận tiền sảnh là bộ phận đầu tiên cũng là bộ phận cuối cùng khách trực tiếp tiếp xúc khi đến khách sạn lưu trú, được coi là bộ mặt của khách sạn. Chịu
trách nhiệm về việc đăng kí lưu trú cũng như các dịch vụ khác trong khách sạn cho khách, giải đáp những thắc mắc, phàn nàn của khách, làm thủ tục trả buồng cho khách
Bộ phận nhà hàng: Chức năng chính của bộ phận này là kinh doanh thức ăn đồ uống và phục vụ nhu cầu ăn uống tại nhà hàng cho khách. Doanh thu chiếm tỷ trọng thứ hai trong tổng doanh thu của toàn khách sạn. Số lượng lao động của bộ phận này tương đối lớn.
Bộ phận bảo vệ: phụ trách đảm bảo anh toàn cho khách trong thời gian lưu trú tại khách sạn, bảo đảm an toàn cho nhân viên cũng như tài sản của khách sạn. Đồng thời, phối hợp với các bộ phận khác trong khách sạn trong quá trình phục vụ.
Bộ phận kỹ thuật: Thực hiện chức năng quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật của khách sạn, cung cấp các điều kiện kỹ thuật cần thiết để khách sạn hoạt động bình thường và bảo đảm chất lượng dịch vụ của khách sạn, theo dõi, bảo trì thường xuyên các trang thiết bị và sửa chữa các công cụ khi các bộ phận khác khi có yêu cầu. Thực hiện các khâu trang trí sân khấu, âm thanh cho hội trường để phục vụ cho các hội nghị hội thảo khi khách hàng có yêu cầu.
Bộ phận Massage: Cung cấp các dịch vụ massage, đưa đến cho du khách những trải nghiệm tốt nhất về chất lượng dịch vụ và các phương pháp làm đẹp, thư giãn.