2.1.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý của Công ty.
2.1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty.
Công ty Cổ Phần Nghệ Thuật Việt tiền thân trước đây là Công ty TNHH Nghệ Thuật Việt. Cùng với sự thay đổi như vũ bão của thị trường và nhu cầu ngày càng tăng cao, chất lượng không ngừng thay đổi theo hướng tích cực, Công ty đã mở rộng quy mô bằng việc chuyển đổi từ công ty TNHH sang công ty Cổ Phần Nghệ Thuật Việt vào ngày 28/12/2010, theo quyết định số 0400581856.
- Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN NGHỆ THUẬT VIỆT - Tên viết tắt : VIETART
- Địa chỉ trụ sở chính: 134 Trần Qúy Khoánh, P. Hòa Minh, Q. LiênChiểu, TP.Đà Nẵng.
- Địa chỉ chi nhánh: 62 Nguyễn Thị Minh Khai, Q. Hải Châu, TP Đà Nẵng. - Mã số thuế: 0400581856
- Điện thoại: 0511.3840780 - Fax: 0511.3889470
- Đại diện pháp luật: Nguyễn Lê Phương Thảo
- Chủ tịch hội đồng quản trị: Nguyễn Lê Phương Thảo - Email: info@vietart.vn
- Website: www.vietart.vn
- Vốn điều lệ: 5.000.000.000 đồng - Ngành nghề kinh doanh:
Kinh doanh lưu niệm, hàng thủ công mỹ nghệ, văn phòng phẩm, máy móc và thiết bị văn phòng. Kinh doanh và trang trí nội thất, in khắc gỗ, mecar, vải bạc. Sản xuất hàng thủ công mỹ nghệ, hộp đèn, Pano, bảng hiệu, in ấn quà tặng, lịch, Catalogue... Cắt mecar, decal, in lụa và in Offset. Quảng cáo thương mại, tổ chức sự
kiện, chương trình. Đại lý mua bán ký gởi hàng hóa, kinh doanh vật liệu xây dựng (cát, sạn, gạch, xi măng bán tại chân công trình), kinh doanh vận tải hàng hóa.
Mới ngày đầu chuyển đổi sang Công ty Cổ Phần, cơ sở còn nghèo nàn, số lượng nhân viên còn ít, nguồn vốn còn hạn hẹp. Hiện nay công ty đã có cơ sở hiện đại, quy mô được mở rộng, trang thiết bị tiên tiến, với hơn 60 đội ngũ cán bộ công nhân viên trẻ trung, năng động…Với kỳ vọng lớn, sự nỗ lực không ngừng và những chính sách phát triển đúng đắn. Cho đến nay, Công ty Nghệ Thuật Việt đã trở thành một trong những đơn vị uy tín hàng đầu tại Thành phố Đà Nẵng trên các lĩnh vực:
- Quảng cáo
- PR – Tổ chức sự kiện
- Sản xuất và cung cấp quà tặng - Thiết kế, trang trí nội ngoại thất
Tuy thời gian thành lập không dài để làm nên ấn tượng về một thương hiệu nhưng công ty đã không ngừng trưởng thành lớn mạnh, dần dần tạo dựng chỗ đứng trên thị trường. Đó là sự nỗ lực của cả tập thể gần 60 con người, từ lãnh đạo cao nhất, các thành viên chủ chốt, cho đến những nhân viên tập sự, nỗ lực đáp ứng nhu cầu của khách hàng, nỗ lực để hoàn thành những mục tiêu đặt ra, và nỗ lực để cải thiện bản thân, trở thành một đơn vị uy tín với các doanh nghiệp
2.1.1.2. Chức năng và quyền hạn của Công ty.
a. Chức năng.
- Công ty sản xuất và kinh doanh các loại sản phẩm in ấn - Thiết kế mẫu quà tặng, quảng cáo, trang trí nội thất - Tổ chức sự kiện
- Thi công xây dựng các hạng muc
b. Quyền hạn.
- Được quyền giao dịch và ký kết hợp đồng kinh tế mua bán, hợp tác, đầu tư,sản xuất, kinh doanh.
- Được quyền vay vốn tại các ngân hàng, huy động vốn của các tổ chức cá nhân trong và ngoài nước.
- Được quyền tham gia các hoạt động do các tổ chức thương mại tổ chức. - Được quyền điều động nhân sự trong công ty.
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC P. KT P.HCNS KDP. P.TK NT P. PR SK P. TK QT p. TKQC P.KT TC Xưởng mộc BP TC BP KT
2.1.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty CP Nghệ Thuật Việt
a. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CÔNG TY CỔ PHẦN NGHỆ THUẬT VIỆT
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Ghi chú: : Quan hệ chức năng : Quan hệ trực tuyến
P. KT : Phòng kế toán
P. HCNS : Phòng hành chính – nhân sự P. KD : Phòng kinh doanh
P. TKQC : Phòng thiết kế quảng cáo P. TKQT : Phòng thiết kế quà tặng P. KTTC : Phòng kỹ thuật thi công P. PR-SK : Phòng PR – Sự kiện P. TKNT : Phòng thiết kế nội thất BPTC : Bộ phận thi công BPKT : Bộ phận kỹ thuật
b. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các bộ phận
Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty CP Nghệ Thuật Việt được cơ cấu theo sự chỉ đạo của Hội đồng quản trị của Công ty. Do thời gian thực tập còn hạn chế, nên việc tìm hiểu kỹ chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban còn chưa đi sâu. Vì vậy, em cũng nêu khái quát về chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban như sau:
Hội đồng quản trị: gồm bảy thành viên với nhiệm kỳ 3 năm. Hội đồng quản
trị bầu ra một chủ tịch HĐQT chịu trách nhiệm xây dựng các kế hoạch mang tính chiến lược tổng quát và đảm bảo các kế hoạch thực hiện thông qua Giám đốc.
Giám đốc: là người đại diện cho tập thể cán bộ công nhân viên của Công ty
trước Hội đồng quản trị, trước pháp luật. Đồng thời là người quyết định toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của đơn vị theo mục tiêu định hướng mà HĐQT thông qua.
Phòng Kế toán: có nhiệm vụ hạch toán toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh,
tính giá thành sản phẩm dịch vụ hợp lý, tham mưu cho giám đốc trong việc lập kế hoạch tài chính, các thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh doanh giải quyết kịp thời các nguồn vốn kinh doanh và đề xuất kế hoạch thu chi tiền mặt, các hình thức thanh toán khác. Có trách nhiệm phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ đảm bảo đúng nguyên tắc về tình hình sản xuất kinh doanh. Đồng thời hỗ trợ phòng kinh doanh trong việc thực hiện các đơn đặt hàng. Phòng kế toán sẽ trực tiếp làm việc về giá đối với các đối tác có liên quan cùng phòng kinh doanh trong việc thực hiện các nội dung trong các hợp đồng sự kiện cần thiết.
Phòng Tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ giúp giám đốc về công tác hành
chính, tổ chức ổn định lao động sản xuất trong Công ty. Cân đối lượng lao động, dự thảo các quy định về tiền lương, tiền thưởng … và các vấn đề có liên quan đến bảo hiểm, an toàn lao động, hướng dẫn tổ chức sản xuất trong việc bố trí xắp sếp lao động để giải quyết các vấn đề ký kết hợp đồng tổ chức các cuộc thi cho nhân viên để tìm ra lao động giỏi, tổ chức các lớp tập huấn cho nhân viên lao động để nâng cao tay nghề
Phòng Kinh doanh: chịu tránh nhiệm tiếp nhận thông tin khách hàng và xử lý
thời gian xác định. Giám sát quá trình làm việc các phòng ban khác nhằm đảm bảo thời gian và chất lượng sản phẩm cam kết cùng khách hàng. Tiếp nhận lại kết quả từ các phòng ban để liên hệ làm việc trực tiếp cùng khách hàng và xuyên suốt quá trình tiếp nhận khách hàng đến bàn giao sản phẩm và nghiệm thu.
Phòng thiết kế: tiếp nhận thông tin theo yêu cầu của khách hàng từ phòng
kinh doanh. Nếu có thông tin trực tiếp từ phải thông qua phòng kinh doanh làm việc trực tiếp cùng khách hàng. Đảm bảo thời gian và chịu trách nhiệm trong việc đảm bảo nội dung yêu cầu của khách hàng. Đề xuất trực tiếp phòng kỹ thuật khi khách hàng đã đồng ý nội dung thiết kế.
Phòng kỹ thuật – thi công: Chịu trách nhiệm hoàn thiện yêu cầu của khách
hàng. Nhận thông tin chuẩn từ phòng kinh doanh và nhận đề xuất trực tiếp từ phòng thiết kế để tiến hành thi công kỹ thuật các hạng mục ngay khi đã phê duyệt. Cung cấp hình ảnh nghiệm thu cho phòng kinh doanh ngay khi hoàn thành công việc.
Phòng PR – sự kiện: Tiếp nhận thông tin và xử lý thông tin theo yêu cầu
khách hàng từ phòng kinh doanh. Nếu có thông tin trực tiếp từ khách hàng phải thông qua phòng kinh doanh để làm việc cùng khách hàng. Cung cấp bảng kế hoạch chương trình cùng các hạng mục theo yêu cầu của sự kiện cho phòng kinh doanh để phòng kinh doanh trực tiếp phân bổ các phòng ban thự hiện trong khoảng thời gian hợp lý. Trực tiếp tìm hiểu, khai thác thị trường sự kiện và nắm bắt thông tin từ các thông tin từ các công ty, tổ chức, cá nhân có nhu cầu làm sự kiện để hỗ trợ phòng kinh doanh trong việc tiếp thị khách hàng. Chịu trách nhiệm trong việc truyền thông và phát ngôn các thông tin từ Công ty ra ngoài.
2.1.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty CP Nghệ Thuật Việt
Với những chức năng và nhiệm vụ được quy định như trên, cùng với đặc điểm tổ chức quản lý, yêu cầu trình độ quản lý, loại hình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, khối lượng mức độ phức tạp của các thông tin mà bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung. Toàn bộ công việc kế toán (như phân loại chứng từ, định khoản, ghi sổ chi tiết, ghi sổ tổng hợp, hạch toán chi phí kinh doanh và tính giá thành sản phẩm, lập báo cáo tài chính...) đều được tập trung tại phòng kế toán.
KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN TRƯỞNG KT Tiền mặt, TGNH KT Vật tư, Giá thành KT TSCĐ,C CDC Thủ quỹ KT Doanh thu, Thuế KT Thanh toán, Công nợ
a.Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
b. Chức năng và nhiệm vụ của từng thành viên trong bộ máy kế toán
Hiện nay, phòng kế toán của Công ty được biên chế tám người, đảm nhiệm các công việc được nêu ở sơ đồ trên và có chức năng nhiệm vụ như sau:
Kế toán trưởng: Nhiệm vụ chủ yếu của kế toán trưởng là tổ chức bộ máy kế
toán điều hành bộ phận kế toán sao cho phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Trực tiếp lãnh đạo phòng kế toán, chỉ đạo và phân công công việc cho các kế toán viên. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc và cấp trên về tính chính xác của số liệu. Đồng thời, cũng chịu trách nhiệm trong việc chấp hành chế độ thống kê, kế toán theo quy định của Công ty và của Nhà nước.
Kế toán tổng hợp: Làm nhiệm vụ tổng hợp số liệu, lập báo cáo định kỳ. Khi
kế toán trưởng đi vắng có thể thay kế toán trưởng ký duyệt những chứng từ phát sinh hằng ngày trong nội bộ Công ty như giấy tạm ứng, phiếu tiếp nhận nguyên liệu.
Kế toán thanh toán – công nợ: Theo dõi tình hình thanh toán công nợ với
khách hàng. Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi công nợ cho từng khách hàng. Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu và lập báo cáo định kỳ. Đồng thời theo dõi thanh toán tạm ứng phát sinh Công ty.
Kế toán vật tư – giá thành: Tổ chức theo dõi ghi chép tình hình nhập, xuất,
tồn các loại hàng hóa, vật tư, sản phẩm trong kho. Lập phiếu xuất kho nguyên vật liệu sản xuất kinh doanh, tập hợp theo từng khoản mục chi phí, đối tượng chi phí phục vụ cho công tác tính giá thành. Thường xuyên đối, kiểm kê với các bộ phận có liên quan để lập báo cáo chính xác.
Kế toán tiền mặt – tiền gửi ngân hàng: Theo dõi quá trình thu chi tiền mặt,
tiền gửi ngân hàng, các khoản vay, lãi vay ngân hàng. Đối chiếu tiền mặt trên sổ quỷ và thực tồn tại quỷ với thủ quỷ.
Kế toán Doanh thu - Thuế: Theo dõi và ghi nhận các khoản doanh thu tiêu
thụ, ghi chép phản ánh tình hình kê khai thuế, quyết toán thuế GTGT và các loại thuế phát sinh trong quá trình kinh doanh, thực hiện nghĩa vụ Thuế với Nhà nước kịp thời, đúng quy định. Cuối kỳ kết hợp với các bộ phận có liên quan để lập các cáo báo kế toán.
Kế toán TSCĐ – CCDC: ghi chép, phản ánh chính xác đầy đủ, kịp thời số
hiện có và tình hình tăng giảm tài sản cố định, công cụ dụng cụ của Công ty; lập bảng trích khấu hao và phân bổ chi phí khấu hao chính xác vào các đối tượng sử dụng.
Thủ quỹ: Có trách nhiệm thu, chi tiền mặt theo lệnh của Giám Đốc và Kế
Toán Trưởng, lập báo cáo quỷ và ghi chép sổ hằng ngày. Thường xuyên kiểm kê đối chiếu với các bộ phận kế toán để xác minh thừa thiếu.
c. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty
Hiện tại Công ty cổ phần Nghệ Thuật Việt áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 133/2006/TT-BTC ra ngày 26/08/2016, và vận dụng hệ thống chứng từ theo quy định của Nhà nước. Phiếu thu – chi, nhập xuất vật tư theo mẫu của thông tư 133/2006/TT-BTC, hóa đơn GTGT do Công ty tự đặt in theo quyết định của BTC. Tuy nhiên trước năm 2018 công ty sử dụng chế độ kế toán theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ra ngày 14/09/2006, và vận dụng hệ thống chứng từ theo quy định của Nhà nước, phiếu thu – chi, nhập xuất vật tư theo mẫu của quyết định số 48/2006/QĐ-BTC.
Hình thức sổ kế toán mà công ty đang áp dụng là hình thức “ Chứng từ ghi sổ” và hạch toán hàn tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, giá xuất kho là giá nhập trước xuất trước, niên độ kế toán được áp dụng theo năm dương lịch, kỳ kế
SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị MÁY VI TÍNH
toán theo tháng. Trình tự ghi sổ được thực hiện theo một chương trình phần mền kế toán Bravo được thiết kế sẵn trên máy vi tính như sau:
Hình 2.1: Phần mềm kế toán Bravo tại Công ty Cổ phần Nghệ thuật Việt
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ TRÊN MÁY VI TÍNH
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hình thức kế toán trên máy vi tính
Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Đối chiếu, kiểm tra PHẦN MỀM
Bảng cân đối SPS
Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại
Sổ chi tiết Sổ quỹ
Sổ Cái
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc
Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ:
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ hình thức kế toán
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu
Trình tự luân chuyển chứng từ
Hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ” đang áp dụng ở Công ty CP Nghệ Thuật Việt được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Do đó, trình tự luân chuyển chứng từ được thể hiện như sau:
(a) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
(b) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm nào cần thiết), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác,
Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký