Tuy lượng tiền đang tăng dần qua các năm những năm nhưng còn rất thấp nên mỗi lần cần đến tiền công ty thường phải đi vay hoặc nợ người bán một thời gian mới trả. Vì vây, cần phải xây dựng kế hoạch cho việc dự trữ tiền đáp ứng nhu cầu hoạt động kinh doanh của công ty và thường thì ta lên kế hoạch theo tháng:
- Phần thu: Ta phải liệt kê tính toán tất cả các khoản mục có thể thu được trong tháng của doanh nghiệp như: thu do khách hàng nợ, thu do cho vay, thu do lãi tiền gửi, thu do bán hàng, cung cấp dịch vụ…
- Phần chi: Bên cạnh việc dự toán phần thu thì ta cũng xác định trong tháng ta cần chi những khoản mục nào và tổng khoản chi trong tháng cho các khoản mục đó là bao nhiêu. Chẳng hạn như: chi trả lương công nhận viên, mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Do đó, ta cần phải tính cho nó một lượng tiền dự trữ thích hợp. Từ việc tính toán liệt kê trên thì ta thấy phần thu bù cho phần chi nếu thấy còn thiếu thì
ta nên dự trữ một lượng tiền để đáp ứng nhu cầu kinh doanh trong tháng. Mặt khác ta cũng cần phải lên được kế hoạch chi tiết là sẽ thu và chi tiền vào ngày nào trong tháng để có thể cung ứng lượng tiền đúng và kịp thời tránh tình trạng lãng phí vốn hay là không có tiền để chi trả đúng hẹn.
Vì lý do trên đay mà công ty cũng cấn phải có một chính sách dự trữ tiền hợp lý, vừa đủ để đáp ứng nhu cầu chi tiêu hàng ngày, không dư thừa quá mức dễ dẫn đến số vốn nhàn rỗi quá nhiều, ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Muốn như vậy theo em công ty cần phải quản lý từng khâu trong quá trình thu, chi tiền mặt để trên cơ sở đó công ty có thể năm bắt kịp thời số lượng vốn bằng tiền hiện có để kịp thời có những chính sách, biện pháp điều chỉnh phù hợp hơn. Đồng thời để duy trì một lượng vốn bằng tiền phù hợp, công ty cần phải lập kế hoạch vốn bằng tiền thông qua đó có thể phân tích được dòng tiền thu, dòng tiền chi và nợ tới hạn của công ty. Từ đó công ty có thể dự toán được nguồn thu, chi trong tháng để có kế hoạch huy động vốn phù hợp. Ta có thể lập dự toán tiền như sau:
DỰ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
Chỉ tiêu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 I. Dòng tiền vào
1. Thu từ BH và CCDV 2. Thu khác
II. Dòng tiền chi ra
1. Chi trả cho nhà cung cấp 2. Chi trả lương
3. Chi nộp thuế cho nhà nước 4. Chi hoạt động đầu tư 5. Chi khác
III. Chênh lệch thu- chi
1. Tồn đầu kỳ 2. Tồn cuối kỳ 3. Tồn tối thiểu 4. Số tiền thừa 5. Số tiền thiếu
Khi lập dự toán vốn bằng tiền hợp lý công ty đã giải quyết được vấn đề lượng tiền dự trữ như thế nào là phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty. Trên cơ sở cân đối tiền thu chi cho từng hoạt động, đảm bảo mức tiền tồn quỹ cần thiết công ty
còn có thể xác định được kế hoạch vay ngắn hạn kịp thời khi lượng tiền thiếu hoặc đầu tư sinh lợi khi lượng tiền mặt thừa. Như vậy nếu công ty bội chi thì sẽ xác định được ngay kế hoạch vay tiền mặt ở ngân hàng. Nếu bội thu thì công ty có thể trả bớt các khoản nợ vay hoặc
đem đầu tư tài chính ngắn hạn.
Với tình hình cải thiện trên sẽ giúp công ty dự trữ một lượng tiền phù hợp để đảm bảo khả năng thanh toán cho các nhà cung cấp nhằm được hưởng những khoản chiết khấu theo giá bán buôn, những điều kiện thuận lợi như mua nguyên vật liệu với giá hấp dẫn, bên cạnh đó công ty cần phải xem xét giữa chi phí nhận được và chi phí khi đi vay tiền thì khoản nào lợi ích hơn. Đây cũng chính là biện pháp nhằm hoàn thiện câu trúc tài sản của công ty ngày càng hiệu quả hơn.