Dòng đàm phán

CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ KÊNH PHÂN PHỐI

2.4. Thực trạng các hoạt động quản trị kênh phân phối

2.4.2.2. Dòng đàm phán

Công ty Kinh Đô

Công ty TNHH Vũ Minh Hưng Các trung gian phân phối Khách hàng tiêu dùng

Sơ đồ 2.6 Sơ đồ dịng đàm phán

Sau khi hợp đồng giữa cơng ty Kinh Đô và Công ty TNHH Vũ Minh Hưng đã đàm phán và thỏa hiệp về giá cả, khối lượng đơn hàng, chiết khấu và phương thức thanh toán,... sản phẩm sẽ được vận chuyển dến công ty Vũ Minh Hưng để phân phối.

Công ty Vũ Minh Hưng sẽ lưu giữ sản phẩm tại kho. Các saler có nhiệm vụ tìm kiếm những nhà trung gian, đại lí trên đại bàn thành phố và thuyết phục họ mua sản phẩm, bán lại cho người tiêu dùng. Các saler thỏa thuận, đàm phán với nhà trung gian, đại lí để hồn thành thủ tục hợp tác về giá cả, chiết khấu, số lượng sản phẩm,…

2.4.2.3. Dịng sở hữu

Cơng ty Kinh Đơ

Cơng ty TNHH Vũ Minh Hưng Các trung gian phân phối Khách hàng tiêu dùng

Sơ đồ 2.7 Sơ đồ dòng sở hữu

Dòng sở hữu của sản phẩm bắt đầu luân chuyển từ nhà sản xuất Kinh Đơ, sau đó được vận chuyển đến Cơng ty TNHH Vũ Minh Hưng. Các trung gian phân phối sau khi đàm phán với bên phía Cơng ty , nếu đồng ý với những thỏa thuận hai bên đưa ra, sản phẩm sẽ được chuyển đến tay các nhà trung gian. Tại đây, sản phẩm được người tiêu dùng mua và thuộc về họ.

2.4.2.4. Dịng thơng tin

Công ty Kinh Đô

Công ty TNHH Vũ Minh Hưng Các trung gian phân phối Khách hàng tiêu dùng

Sơ đồ 2.8 sơ đồ dịng thơng tin

Thơng qua dịng thơng tin, các thành viên có thể tương tác, trao đổi thông tin với nhau để thống nhất và hoàn thiện kênh giúp kênh hoạt động tốt hơn. Dịng thơng tin sẽ được tương tác theo hai chiều, các thông tin trao đổi giữa công ty TNHH Vũ Minh Hưng với các nhà trung gian thường là về giá, hoa hồng, chiết khấu, số lượng sản phẩm, thời gian giao hàng hoặc là những ý kiến từ các nhà trung gian cho công ty,… Đầu tiên, các dịng thơng tin sẽ được chuyển từ cơng ty Kinh Đô đến công ty TNHH Vũ Minh Hưng, tiếp đến thơng tin sẽ đến với nhà trung gian, đại lí và cuối cùng là đến vơi người tiêu dùng. Và ngược lại, nếu như thông tin xuất

tin sẽ truyền đến các nhà trung gian, đại lí trước, sau đó trung gian sẽ truyền đạt lại với công ty TNHH Vũ Minh Hưng và cuối cùng là công ty Kinh Đô.

Kết luận:

Hiện tại, các dịng chảy trong kênh phân phối của cơng ty TNHH Vũ Minh Hưng đang hoạt động rất tốt và ổn định, các thành viên trong kênh phối hợp với nhau một cách nhịp nhàng, ăn ý và rất tích cực. Vì vậy mà hoạt động kênh phân phối được thực hiện dể dàng hơn, ít vướng mắc và xảy ra lỗi. Nhưng khơng phải vì thế mà có thể chủ quan, cơng ty phải đề ra những biện pháp để củng cố, duy trì và phát triển thêm hệ thống kênh của mình.

2.4.3. Khuyến khích các thành viên trong kênh

Các trung gian phải thường xuyên được động viên, khuyến khích để thành viên có thể làm việc một cách tốt nhất. Chính sách hỗ trợ cho các trung gian cũng như nhân viên nên được ưu tiên và đưa lên hàng đầu.

Đối với các nhà trung gian, Cơng ty có những chính sách để khuyến khích, hỗ trợ họ như là:

- Hỗ trợ về chi phí cho vị trí trưng bày hàng tại các quầy bán lẻ cao hơn những đối thủ cạnh tranh, những nhà phân phối hãng bánh khác.

- Đề nghị mức chiết khấu hoa hồng cao và tăng theo doanh thu bán được. Có thể chia ra theo các nhóm khách hàng đem lại lợi nhuận để phân ra mức chiết khấu cho phù hợp.

- Đưa ra các chính sách hỗ trợ vận chuyển cho các trung gian đối với từng khu vực, miễn phí vận chuyển cho các trung gian trong phạm vi bán kính 10 km.

- Cung cấp quảng cáo cũng như xúc tiến, hỗ trợ các thành viên kênh

Trong cuộc khảo sát điều tra mức độ hài lịng của các trung gian, đại lí về dịch vụ hỗ trợ bán hàng ta được kết quả như sau:

Bảng 2.13 Bảng khảo sát về mức độ hài lòng về dịch vụ hỗ trợ bán hàng

Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent Valid khơng hài lịng 11 7.3 7.3 7.3 bình thường 13 8.7 8.7 16.0 khá hài lịng 58 38.7 38.7 54.7 hồn tồn hài lịng 68 45.3 45.3 100.0 Total 150 100.0 100.0 Descriptive Statistics

N Minimum Maximum Mean Std. Deviation

hỗ trợ bán hàng 150 2.00 5.00 4.2200 .88893

Valid N

Biểu đồ 2.4: Mức độ hài lòng về dịch vụ hỗ trợ bán hàng

Thông qua biểu đồ và bảng khảo sát trên ta có thể thấy, có 68 phiếu cảm thấy hồn tồn hài lịng, 58 phiếu khá hài lịng, 13 phiếu bình thường và 11 phiếu khơng hài lòng, mean = 4,22 chứng tỏ đa số trung gian, đại lý đều hài lòng về các dịch vụ hỗ trợ của Cơng ty. Vẫn cịn một vài trung gian khơng hài lịng về việc hỗ trợ bán

đã thực hiện rất tốt việc hỗ trợ cho các trung gian và đại lí. Tuy nhiên, vẫn còn một số nhân viên vẫn chưa làm trịn trách nhiệm của mình. Vì vậy, cơng ty nên cố gằng gìn giữ và phát huy điểm mạnh này và củng cố lại tinh thần, sự nhiệt tình của nhân viên.

2.4.4. Quản lí các chức năng của kênh phân phối

2.4.4.1. Trao đổi, mua bán

Nhân viên giám sát sẽ chịu trách nhiệm trong việc việc xử lý các đơn đặt hàng của công ty, tổ chức các hoạt động chiêu thị sản phẩm, lên kế hoạch kinh doanh, xây dựng các tuyến bán hàng, xử lí và quản lí danh sách khách hàng.

Những đơn đặt hàng sẽ được nhân viên tiếp nhận từ điện thoại hoặc là email. Tiếp theo, nhân viên sẽ thực hiện công việc đàm phán với khách hàng vể các tiêu chí mức giá, chiết khấu, khối lượng mua hàng, chủng loại sản phẩm, thời gian giao hàng và phương thức thanh toán,… Khi cả hai bên đều đồng ý với các điều khoản, công ty sẽ sắp xếp giao hàng cho khách hàng theo thời gian, chủng loại và khối lượng sản phẩm đã thỏa thuận.

2.4.4.2. Dự trữ kho

Hiện tại Cơng ty TNHH Vũ Minh Hưng đang có 2 kho lưu giữ sản phẩm. Mỗi kho có diện tích trung bình khoảng hơn 400 mét vuông, chứa được khoảng 6

container hàng mỗi kho. Do sản phẩm Công ty phân phối là các loại bánh Kinh Đô, bao gồm bánh khô lẫn bánh tươi nên việc bảo quản sản phẩm rất quan trọng vì đây là loại sản phẩm dễ bị tác động bởi thời tiết. Để bảo quản sản phẩm tốt, kho hàng hóa được Công ty xây dựng, thiết kế cũng như trang bị máy móc giúp cân bằng nhiệt độ, độ ẩm , đảm bảo chất lượng sản phẩm không bị hư hại khi đến tay nhà trung gian hoặc người tiêu dùng.

Lượng hàng hóa trong các kho đều ln nằm ở mức ởn định , tránh tình trạng thiếu hụt hàng bất ngờ khi các nhà trung gian cần gấp. Tuy nhiên, vào các dịp Lễ , tết Trung thu , do các nhà trung gian tiêu thụ bánh quá nhanh, Công ty vẫn thường thiếu hụt vài nơi và phải điều chuyển sản phẩm từ các nhà kho với nhau mới đảm bảo được.

Hiện tại, Cơng ty TNHH Vũ Minh Hững đã có 4 xe ơ tơ tải 1,25 tấn hãng Hyundai để vận chuyển hàng hóa đến các trung gian, đại lý và người tiêu dùng. Đối với các khách hàng mua lẻ, Công ty sẽ hỗ trợ các nhân viên giao hàng bằng xe máy.

Trong cuộc khảo sát điều tra, các trung gian phân phối đã cho biết số lần giao hàng mỗi tháng của họ như sau:

Bảng 2.14. Bảng khảo sát số lần giao hàng trong một tháng

số lần giao hàng 1 tháng

Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent Valid ít hơn 1 lần 22 14.7 14.7 14.7 2 lần 40 26.7 26.7 41.3 1 lần 37 24.7 24.7 66.0 trên 2 lần 51 34.0 34.0 100.0 Total 150 100.0 100.0

Thông qua biểu đồ trên, chúng ta có thể thấy, các sản phẩm của Kinh Đơ tương đối bán chạy, chính vì vậy, số lần giao hàng trên 2 lần mỗi tháng chiếm đến 34%. Những đại lý mà Công ty giao hàng mỗi tháng 2 lần cũng chiếm số lượng lớn (26.7%) . Những trung gian này chủ yếu là các trung gian cấp 1, các đại lý lớn phân phối lại cho các đại lý nhỏ. Vì thế, lượng sản phẩm họ bán được mỗi ngày luôn lớn và chạy hơn các đại lý thông thường.

Một số lượng nhỏ các đại lý chỉ lấy hàng ở Công ty mỗi tháng 1 lần ( chiếm 24.7%) và ít hơn 1 lần ( chiếm 14.7%). Các đại lý thường rơi vào các đại lý cấp 2 của Cơng ty và những đại lý có quy mơ bán nhỏ và thường nằm ở những vùng dân cư còn thấp và ở xa thành phố như Hòa Vang, Ngũ Hành Sơn.

Ngoài ra, trong cuộc khảo sát, em cũng đã điều tra về mức độ hài lòng của các trung gian đối với vấn đề thời gian khi giao hàng của nhân viên Công ty. Kết quả nhận được là 40 phiếu hồn tồn hài lịng ( chiếm 26.7%) và 56 phiếu khá hài lòng (chiếm 37.3%), 33 phiếu bình thường (chiếm 22%), 21 phiếu khơng hài lịng (chiếm

Bảng 2.15. Bảng khảo sát mức độ hài lòng của trung gian về thời gian giao nhận hàng

Descriptive Statistics

N Minimum Maximum Mean Std.

Deviation thời gian giao nhận

hàng 150 2.00 5.00 3.7667 .99944

Valid N (listwise) 150

thời gian giao nhận hàng

Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent Valid khơng hài lịng 21 14.0 14.0 14.0 bình thường 33 22.0 22.0 36.0 khá hài lòng 56 37.3 37.3 73.3 hồn tồn hài lịng 40 26.7 26.7 100.0 Total 150 100.0 100.0

Biểu đồ 2.6. Biểu đồ mức độ hài lòng của trung gian về thời gian giao nhận hàng

Hầu như các đại lý trung gian đều khá hài lòng về thời gian giao hàng của các nhân viên Công ty TNHH Vũ Minh Hưng nhưng chỉ ở mức trung bình khá. Sở dĩ như vậy vì đội ngũ của Cơng ty ln làm việc đúng giờ, theo đúng nguyên tắc và được phân côngđơn giao hàng theo từng khu vực đảm nhiệm. Tuy nhiên, một số ít đại lý trung gian lại khơng hài lịng về thời gian giao hàng của Cơng ty. Lý do có thể là do các đại lý này ở q xa các kho hàng của Cơng ty. Vì thế, mỗi lần giao hàng , các nhân viên đều gặp khó khăn về q trình vận chuyển hoặc thời gian khơng đảm bảo, thường hay chậm trễ. Đây cũng là một vấn đề Công ty cần nên cải thiện trong thời gian tới.

Trong cuộc khảo sát điều tra, khi được hỏi: “ Giả sử khi nhận được sản phẩm, các trung gian cảm thấy có vấn đề về chất lượng thì ngun nhân là do ở đâu?” số phiếu trả lời nhận được lại như sau:

lí do gặp phải

Frequency Percent Valid Percent

Cumulative Percent

Valid

Do nhà sản xuất bánh 19 12.7 12.7 12.7

Do khâu bảo quản

không tốt 56 37.3 37.3 50.0

Do khâu vận chuyển 43 28.7 28.7 78.7

Do nhà phân phối

không kiểm tra kỹ 32 21.3 21.3 100.0

Total 150 100.0 100.0

Biểu đồ 2.7. Biểu đồ vấn đề về chất lượng sản phẩm

Khi sản phẩm được giao đến cho các đại lý trung gian, có đơi khi khơng tránh khỏi một vài sản phẩm bị lỗi hoặc hư hỏng. Thông qua câu trả lời của các trung gian, ta có thể thấy được các nhà trung gian họ nghĩ sản phẩm bị hư hỏng là do chính Cơng ty của chúng ta đã bảo quản bánh không kỹ (chiếm 37.3% tổng số

tiếp sản phẩm từ nhà sản xuất Kinh Đô sau khi sản phẩm được vận chuyển từ nhà máy của họ đến. Hơn nữa, các sản phẩm được lưu trữ, tồn kho tại hai kho hàng lớn của Cơng ty. Vì số lượng sản phẩm lớn, đơi lúc điều kiện thời tiết khơng tốt dễ gây ảnh hưởng đến q trình bảo quản sản phẩm. Không những vậy, đôi lúc nhân viên kiểm tra khơng kiểm tra kỹ cũng có thể gây nhầm lẫn các sản phẩm hư hỏng, quá hạn sử dụng , chuyển chúng đến các trung gian. Vì vậy, nếu các trường hợp này xảy ra, lỗi nằm ở chính Cơng ty TNHH Vũ Minh Hưng.

Trong q trình vận chuyển sản phẩm, đôi lúc gặp thời tiết xấu hoặc quãng đường dài, xấu cũng có thể là nguyên nhân khiến sản phẩm gặp vấn đề. Chính vì vậy, các trung gian kênh nghĩ rằng lí do này có thể khiến sản phẩm hư hỏng chiếm đến 28.7%. Khâu vận chuyển này có thể là q trình vận chuyển từ nhà sản xuất Kinh Đô đến nhà kho Công ty TNHH Vũ Minh Hưng hoặc có thể từ Cơng ty đến các trung gian phân phối. Nhà sản xuất Kinh Đô cũng như Công ty TNHH Vũ Minh Hưng nên đầu tư thêm về các xe tải chuyên dụng với thùng hàng đạt chuẩn bảo quản sản phẩm một cách tốt nhất có thể.

Nếu như sản phẩm có vấn đề nhưng nguyên nhân không phải do nhà sản xuất, cũng không phải do khâu vận chuyển hay bảo quản không tốt của Cơng ty TNHH Vũ Minh Hưng thì đó chính là lỗi của chính sự bảo quản khơng tốt của các trung gian ( lý do này chiếm 21.3%). Nhiều đại lý nhỏ hiện nay vẫn chưa có kho lưu trữ hàng hoặc có nhưng khơng thơng thoáng, dễ gây ẩm cho sản phẩm, khiến sản phẩm gặp vấn đề. Chính vì vậy sản phẩm dễ bị hư hỏng.

Các nguyên nhân như do nhà sản xuất bánh tuyển chọn nguyên vật liệu kém chất lượng, dây chuyền bị lỗi… chỉ chiếm 12.7%. Điều này chứng tỏ, các trung gian giành sự tin tưởng vào thương hiệu Kinh Đô rất nhiều, họ tin rằng nhà sản xuất rất ít có khả năng gây là ngun nhân khiến sản phẩm có vấn đề.

2.4.4.4. Tài chính

Việc đầu tư cho các kênh phân phối là điều quan trọng nhất của Cơng ty vì lĩnh vực Cơng ty hiện đang kinh doanh chính là phân phối sản phẩm. Chính vì vậy, để phát triển đến được như ngày hôm nay, Công ty đã đầu tư khá nhiều vào các hoạt

tốt hơn nữa, Cơng ty cũng cần xem lại các chính sách của mình để tránh lãng phí cũng như thâm hụt quá nhiều.

2.4.4.5. Thông tin

Các phản hồi của khách hàng về sản phẩm luôn được các nhân viên saler thông báo lại Công ty thông qua những lần họ đi thực tế thị trường hay tiếp xúc với các nhà trung gian. Điều này giúp cho Cơng ty có thể nắm được thị hiếu của người tiêu dùng, đưa ra ý kiến cho nhà sản xuất cải thiện hay phát triển sản phẩm của mình hơn để phù hợp với thị trường. Ngồi ra, nắm bắt được thơng tin cịn giúp Cơng ty đưa ra những quyết định chính xác hơn cho các chính sách, hoạt động kinh doanh của mình trong tương lai.

2.4.5. Đánh giá các thành viên trong kênh

Để hệ thống kênh hoạt động được tốt, Công ty phải thường xuyên đánh giá các thành viên trong Kênh cũng như quản lý họ. Công ty sẽ tiến hành đánh giá các thành viên bao gồm nhân viên saler của công ty và nhà trung gian.

Đối với nhân viên saler trong công ty, Công ty theo dõi tiến độ làm việc thông qua doanh thu của họ từng tháng lại từng khu vực họ đảm nhiệm. Từ đó, điều chỉnh hoặc khen thưởng khi doanh số tăng so với những kì trước. Các nhân viên sẽ lấy đó làm động lực để tích cực làm việc hơn.

Đối với các nhà trung gian, Công ty sẽ dựa theo doanh số các nhà trung gian bán được để đánh giá. Công ty sẽ tiến hành thống kê doanh số và doanh thu theo tháng, quý hoặc năm. So sánh kết quả đó với mục tiêu mà công ty đề ra hoặc là so sánh với kết quả của kì trước. Sau khi tiến hành so sánh những nhà bán lẻ có doanh số khơng đạt thì sẽ được xem xét về việc tiếp tục hợp tác nữa hay không.

2.4.6. Giải quyết các xung đột trong kênh

2.4.6.1. Xung đột theo chiều ngang

Xung đột theo chiều ngang: Thường xảy ra ở các đại lý nhỏ. Một số đại lý vì