Sơ đồ 2. 3 : Sơ đồ luân chuyển chứng từ
3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN
3.2.2 Về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán
Thị trường ngày càng phát triển thì quy mô của các doanh nghiệp ngày càng mở rộng, tắnh chất hoạt động ngày càng cao làm cho nhu cầu nhận và xử lý thông tin ngày càng trở nên khó khăn, phức tạp vì thế để tăng hiệu quả trong công tác kế toán, công ty nên áp dụng phần mềm kế toán để tiết kiệm thời gian,công sức. Phần mềm kế toán cung cấp tức thì bất kỳ số liệu và báo cáo kế toán nào, tránh sai lệch số liệu, tiết kiệm nguồn nhân lực, chi phắ và tăng cường tắnh chuyên nghiệp của nhân sự làm gia tăng giá trị chất lượng trong mắt đối tác, khách hàng.
Công ty nên sử dụng phần mềm kế toán để tạo điều kiện tốt nhất cho kế toán viên hoàn thành nhiệm vụ của mình và đưa ra những thông tin kế toán chắnh xác và kịp thời hơn. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm kế toán như:
+ Phần mềm kế toán MISA + Phần mềm kế toán SMART +Phần mềm kế toán SMILE +Phần mềm kế toán OHOTEL
Nhưng với công ty kinh doanh về du lịch khách sạn thì em nghĩ công ty nên dùng phần mềm kế toán Smile .
Phần mềm kế toán Smile : Đây là công cụ quản lý khách sạn có thể áp dụng cho mọi khách sạn từ khách sạn mini đến khách sạn có quy mô hàng nghìn phòng. Phần mềm Smile cung cấp nhiều tắnh năng khác nahau giúp quản lý toàn bộ công việc trong khách sạn, bao gồm: Smile FO (Hỗ trợ bộ phận Tiền sảnh), Smile POS (Hỗ trợ bộ phận Thu ngân, F&B), Smile BO (Hỗ trợ bộ phận Tài chắnh Ờ Kế toán), Smile HR (Hỗ trợ bộ phận Nhân sự)...
Phần mềm kế toán Smile áp dụng cho các khách sạn có quy mô 3-5 sao (Ảnh : internet)
SMILE BO là một hệ thống quản lý tài chắnh Ờ kê toán được thiết kế theo đặc thù của quản lý Khách sạn. SMILE BO có đầy đủ các tắnh năng của một hệ quản lý tài chắnh theo tiêu chuẩn, bên cạnh đó được trang bị thêm nhiều tắnh năng đặc thù của khách sạn. SMILE BO cho phép hạch toán vừa tuân thủ theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, vừa đảm bảo tắnh quản trị theo tiêu chuẩn quản lý khách sạn quốc tế.
- Là hệ thống thiết kế cho các khách sạn hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam, SMILE BO tuân thủ chặt chẽ các chuẩn mực kế toán Việt Nam.
- Chắnh sách hỗ trợ của SMILE luôn đảm bảo hệ thống được cập nhật với những thay đổi mới nhất trong chắnh sách.
- SMILE hỗ trợ hạch toán phù hợp với các tiêu chuẩn quản trị khách sạn quốc tế. SMILE hoạt động trên sự kết hợp giữa hệ thống tài khoản, hệ thống mã phòng ban và 4 hệ thống mã phân tắch.
- SMILE tắch hợp nhiều tắnh năng đặc thù của khách sạn giúp cho công việc kế toán nhẹ nhàng, dễ dàng, ắt sai sót hơn. SMILE BO liên kết trực tiếp với SMILE FO, SMILE POS tạo thành một giải pháp tổng thể, SMILE BO có các giải pháp chuyên dụng cho quản lý hàng tồn kho, giá vốn, định lượng,... đáp ứng hoạt động của khách sạn.
- SMILE BO có đầy đủ các tắnh năng quản lý tài chắnh Ờ kế toán. Các tắnh năng này được liên kết chặt chẽ với nhau tạo nên hệ thống hoàn chỉnh. Dữ liệu trong hệ thống chỉ cần cập nhật một lần và được luân chuyển sử dụng ở các khâu sau.
Phương pháp hạch toán doanh thu kết hợp giữa phương pháp truyền thống của kế toán Việt Nam và phương pháp ghi nhận doanh thu theo tiêu chuẩn quốc tế về quản lý khách sạn cao cấp cho phép: Vừa dễ dàng xác định được doanh thu chịu thuế và số thuế phải nộp trong kỳ (DT thể hiện trên hóa đơn bán hàng, dịch vụ bán ra). Việc này hết sức quan trọng đối với cơ quan thuế nhất là tại các địa phương. Vừa xác định được chắnh xác DT thực sự của khách sạn phát sinh trong tháng. Việc này hết sức quan trọng trong việc phát sinh ra lãi, lỗ của khách sạn trong từng tháng từ đó có các chắnh sách thắch hợp về quản lý chi phắ, nâng cao hiệu quả hoạt động.
- SMILE BO hỗ trợ tối đa phương thức hạch toán tự động nhằm giúp tự động hóa các công việc kế toán, tăng cường chế độ làm việc, giảm sai sót. Công việc định khoản được thực hiện một lần trong quá trình cài đặt phù hợp với quy trình của từng khách sạn, sau đó khi hạch toán không cần định khoản nữa. Vì vậy nâng cao năng suất và hiệu quả lao động của kế toán viên, đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin quản lý của nhà quản trị.
- Các chức năng của SMILE đều có lệnh chuyển dữ liệu ra Excel. 100% báo cáo SMILE có khả năng xuất dữ liệu ra Excel. Tắnh năng này vô cùng tiện ắch cho người làm kế toán.
- Các loại chứng từ được in ra ngay khi hạch toán làm chứng từ gốc như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất,... Mẫu chứng từ đa dạng và có thể sữa đổi theo ý muốn của từng đơn vị nhờ vào khả năng báo cáo động cảu SMILE.
- Hệ thống báo cáo động của SMILE giúp cho người dùng tự do thêm, bớt, copy, sữa bất kỳ báo cáo nào trong hệ thống báo cáo. Chức năng IMPORT, EXPORT giúp phân phát báo cáo dễ dàng, nhanh chóng.