a. Kiểm soát việc cấp phát, sử dụng
Để việc kinh doanh có hiệu quả và đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật, ban giám đốc cần lập ra ban kiểm soát để kiểm tra. Đồng thời phát hiện hư hỏng để kịp thời sửa chữa, thay mới và có thể đề ra các biện pháp, phương hướng thích hợp nhằm nâng cao chất lượng phục vụ, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, muốn thực hiện công việc này một cách tốt nhất thì đòi hỏi nhà quản trị cần có kiến thức về cơ sở vật chất kỹ thuật, theo dõi chặt chẽ việc sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật và ghi vào sổ theo dõi. Bên cạnh đó, nhà quản trị phải
cung cấp cho ban giám đốc các thông tin liên quan đến số lượng và chất lượng các loại cơ sở vật chất kỹ thuật sẵn có để ban giám đốc có thể biết rõ tình hình của nhà hàng.Từ đó đề ra các biện pháp thích hợp nhằm nâng cao chất lượng phục vụ khách và hiệu quả sản xuất kinh doanh.
b. Kiểm kê
Kiểm kê được thực hiện theo tháng hoặc theo quý, có thể do bộ phận kế toán, trưởng bộ phận nhà hàng hoặc người có chức vụ trong bộ phận trực tiếp thực hiện.
Mục đích của kiểm kê nhằm:
- Giúp người quản lý kiểm soát được các trang thiết bị, dụng cụ của bộ phận mình, chống tình trạng thất lạc, thất thoát hay nhầm lẫn và kịp thời xử lý khi các tình trạng đó xảy ra.
- Xác định rõ số lượng trang thiết bị, dụng cụ thực tế mà nhà hàng đang có, để từ đó người quản lý có thể quyết định đúng lúc khi nào cần mua thêm trang thiết bị, dụng cụ và số lượng cần mua là bao nhiêu.
- Đảm bảo cho các trang thiết bị, dụng cụ luôn được cung cấp đầy đủ, không bị thiếu hụt trong quá trình phục vụ khách.
c. Phòng chống thất thoát, trộm cắp
Trang thiết bị, dụng cụ của nhà hàng, đặc biệt là dụng cụ ăn uống thường có kích thước nhỏ, số lượng lớn và trong quá trình phục vụ khách thường để rải rác khắp nơi trong nhà hàng, cho nên rất khó kiểm soát và dễ bị thất thoát. Thất thoát trang thiết bị, dụng cụ sẽ làm gia tăng chi phí của nhà hàng và làm ảnh hưởng xấu đến chất lượng phục vụ khách. Việc đầu tư vào cơ sở vật chất kỹ thuật được chú trọng nên tiêu tốn khá nhiều chi phí vì thế việc phòng chống thất thoát trộm cắp được ban quản lý hầu hết các đơn vị rất quan tâm.
Công tác phòng chống thất thoát cần chú ý: Vật phẩm thất thoát trong quá trình làm việc của nhân viên, trang thiết bị, dụng cụ bị thất lạc do không được bảo quản, hàng hóa không lưu kho gây thất thoát, nhân viên cố ý gây thất thoát.
Công tác phòng chống trộm cắp cần chú ý: An ninh không đảm bảo tạo cơ hội cho kẻ gian lợi dụng, nhân viên cố ý lấy cắp, quá trình kiểm soát ra vào không được chú trọng, hệ thống cửa ngõ không kiên cố, chưa có đội ngũ nhân viên an ninh chuyên nghiệp.
Việc phòng chống cần được diễn ra thường xuyên, ngoài việc cảnh giác với hành vi trộm cắp thì đơn vị cần quan tâm đến việc giáo dục ý thức cho nhân viên.
d. Bảo quản, bảo dưỡng cơ sở vật chất kỹ thuật
- Bảo quản: là việc áp dụng những quy định kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm giữ gìn chất lượng và số lượng trang thiết bị, dụng cụ cho đến khi mang ra sử dụng. Công tác bảo quản giúp nhà quản trị kiểm soát được các trang thiết bị, dụng cụ trong bộ phận của mình, chống thất lạc, mất mác. Đồng thời, việc bảo quản khoa học sẽ làm gia tăng tuổi thọ của các trang thiết bị, dụng cụ, hạn chế hư hỏng theo thời gian.
- Bảo dưỡng: là việc kiểm tra có chủ ý về độ an toàn và tình trạng hoạt động của các thiết bị kỹ thuật, nhằm giảm thiểu những sự cố hư hỏng trong tương lai và kéo dài tuổi thọ của chúng.
Hoạt động bảo dưỡng là một nhiệm vụ của nhà quản trị cơ sở vật chất, nhằm đảm bảo cho tất cả trang thiết bị, dụng cụ luôn ở trạng thái hoạt động tốt. Bảo dưỡng tốt trang thiết bị, dụng cụ là cơ sở đảm bảo chất lượng sản phẩm, nâng cao hiệu quả sử dụng trang thiết bị, giảm chi phí kinh doanh, tiết kiệm đầu tư, ngăn ngừa tai nạn lao động…
Có 3 loại bảo dưỡng thường được sử dụng:
+ Bảo dưỡng sữa chữa (Bảo dưỡng khẩn cấp): là hoạt động bảo dưỡng phải tiến hành ngay khi trang thiết bị, dụng cụ bị hư hỏng, không hoạt động được hoặc không còn duy trì được các thông số kỹ thuật.
+ Bảo dưỡng thường xuyên (Bảo dưỡng phòng ngừa): là những công việc nhỏ, lẻ phải thực hiện thường xuyên (hàng ngày, hàng tuần) giúp cho việc vận hành của thiết bị được liên tục và an toàn: lau chùi, vô dầu mỡ, siết chặt các ốc vít…Việc kiểm tra và sửa chữa sẽ phòng ngừa được các hư hỏng lớn trong tương lai.
+ Bảo dưỡng định kỳ (Bảo dưỡng theo kế hoạch): là những công việc như: sửa chữa lớn, thay thế những chi tiết không đảm bảo chất lượng. Định kỳ theo từng khoảng thời gian
hoặc số giờ hoạt động nhất định theo quy định của nhà sản xuất. Bảo dưỡng theo kế hoạch đòi hỏi phải tuân thủ các hướng dẫn kỹ thuật của nhà sản xuất và chỉ được thực hiện khi có bản yêu cầu bảo dưỡng. Bảng yêu cầu bảo dưỡng do trưởng bộ phận kỹ thuật lập dựa vào tình trạng hoạt động của các thiết bị hoặc đề xuất của nhân viên và được gửi đến các bộ phận liên quan: Giám đốc nhà hàng, trưởng bộ phận, kế toán tài chính. Nếu được chấp thuận, trưởng bộ phận kỹ thuật gửi tiếp một bản cho người trực tiếp sửa chữa. Khi công việc sửa chữa hoàn thành, kết quả sẽ được xác định bởi “Hội đồng nghiệm thu”. Nếu không đạt tiêu chuẩn đề ra thì phải tiến hành sửa chữa lại. Bộ phận kỹ thuật lưu giữ hồ sơ có chứa các thông tin sau: thời gian, chi phí, người sửa chữa, mức độ sửa chữa, bộ phận thay thế, biên bản nghiệm thu…