Giám đốc là người có quyền lực cao nhất trong công ty, có nhiệm vụ điều hành và quản lý mọi hoạt động kinh doanh của công ty tuân theo đúng các quy định của pháp luật, các quy định của các cơ quan quản lý , các cơ quan hữu quan, các cơ quan khác có liên quan đến việc quản lý công ty nói riêng và các doanh nghiệp kinh doanh lữ hành nói chung.Sử lý mọi tình huống khó khăn trong kinh doanh , giám đốc ngoài việc ủy quyền cho phó giám đốc làm việc còn trực tiếp chỉ huy bộ máy của công ty thông qua các phòng ban.
Phó giám đốc thay mặt giám đốc đàm phán, ký kết hợp đồng với các đối tác, bên cạnh đó còn có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về việc sắp xếp quản lý tổ chức bộ máy nhân sự hành chính của công ty sao cho phù hợp với các chức năng, nhiệm vụ để các bộ phận làm việc hiệu quả hơn.Khi giám đốc đi công tác, phó giám đốc thay mặt giám trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh của công ty trong phạm vi ủy quyền của giám đốc.
Phòng kế toán gồm hai nhân viên kế toán tham mưu cho giám đốc về các kế hoạch tài chính của công ty, hiệu quả kinh doanh và quản lý vốn, có nhiệm vụ tổ chức thanh toán với khách hàng và thực hiện các công việc kế toán tài chính theo các quy định về pháp luật của nhà nước, của ngành, của công ty nhằm kinh doanh một cách hợp pháp .Thực hiện công tác báo cáo tài chính định kỳ, đề xuất những biện pháp quản lý, hướng dẫn các bộ phận khác thực hiện các nguyên tắc thu, chi và sử dụng tài sản , phát hành đúng quy chế tài chính cho hướng dẫn viên thực hiện Tour như tạm ứng hoàn toàn, những phát sinh được thanh toán, những phát sinh không thanh toán, những chứng từ cần thiết khi thanh toán.
Phòng điều hành gồm hai nhân viên, xây dựng thiết kế các chương trình du lịch mang tính chất độc đáo và khác biệt với giá cả hợp lý để thu hút nhiều đối tượng khách đến với công ty , tổ chức triển khai các chương trình du lịch và điều hành các chương trình du lịch diễn ra thuận lợi và hiệu quả.Có kế hoạch bồi dưỡng và nâng cao nghiệp vụ, kỹ năng hưỡng
dẫn cho hướng dẫn viên và các nhân viên khác trong công ty, mở rộng các mối quan hệ với khách hàng và các nhà cung ứng , các cơ quan, chính quyền nhằm đảo bảo các yêu tố về mặt chính trị và pháp luật.Tổ chức thu thập các thông tin từ các đơn vị cung ứng dịch vụ gồm các yếu tố về giá,số lượng khách , vé tham quan, xe…chịu trách nhiệm làm passport cho khách là người Việt Nam, nhập cảnh cho khách là người nước ngoài và đảm bảo thực hiện theo các quy định của cơ quan chức năng.
Phòng kinh doanh gồm hai nhân viên , xây dựng các kế hoạch kinh doanh cho từng thời kỳ, tổ chức điều hành , triển khai các CTDL mà công ty đang khai thác .Tiến hành mở rộng mối quan hệ với khách hàng và các nhà cung ứng, các cơ quan chức năng, chính quyền địa phương tịa các điểm bán vé và thực hiện các chương trình công việc của công ty.Tham mưu cho giám đốc bề việc mở rộng thị trường và khai thác các loại hình kinh doanh mới, khảo sat các tour, tuyến tìm hiểu thị trường , khai thác các thông tin về khách du lịch , tham gia xây dựng các chương trình du lịch , giao dịch và kí kết các hợp đồng với khách .Đây là bộ phận đầu não, góp phần quyết định hiệu quả kinh doanh của công ty.
2.1.3 Chức năng nhiệm vụ của công ty
2.1.3.1 Chức năng
Tìm hiểu và nghiên cứu , mở rộng thị trường khách du lịch trong và ngoài nước, tổ chức tuyên truyền quảng bá nhằm thu hút ngày càng nhiều hươn nữa các đối tượng khách.
Tổ chức xây dựng, bán và thực hiện các chương trình du lịch nội địa và quốc tế.
Đón tiếp và tổ chức cho Khách du lịch tham quan các điểm du lịch hấp dẫn, độc đáo, tổ chức vui chơi, giải trí , hướng dẫn khách du lịch nội địa tham quan các địa điểm du lịch trong và ngoài nước.
Cung cấp một số dịch vụ trung gian như thủ tục xuất nhập cảnh, bán vé máy bay, vé tàu …
Trực tiếp giao dịch và kí kết hợp đồng với các hãng du lịch trong và ngoài nước.
Xây dựng và củng cố các mối quan hệ với khách hàng và các nhà cung ứng dịch vụ du lịch.
2.1.3.2 Nhiệm vụ
Căn cứ vào các chủ trương,chính sách phát triển kinh tế- xã hội của Đảng và Nhà Nước, các chỉ tiêu pháp lệnh để xây dựng kế hoạch kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm với khách hàng khi đã ký kết hợp đồng.
Nghiên cứu thị trường du lịch trong nước và quốc tế, tuyên truyền và quảng cáo các chương trình du lịch của công ty nhằm thu hút khách du lịch và kí kết các hợp đồng du lịch với các tổ chức , đâị lý du lịch và các hãng du lịch.
Tổ chức kinh doanh du lịch nội địa, các chương trình tham quan các quốc gia trên thế giới cho khách du lịch muốn đi du lịch nước ngoài , cho người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam, Việt Kiều muốn đi tham quan du lịch tại Việt Nam.
Tổ chức và quản lý , sử dụng có hiệu quả lực lượng lao động , phát triển nguồn lực vốn có của công ty một cách hiệu quả nhất.Có các kế hoạch đào tạo, bổ sung nguồn nhân lực một cách hợp lý phát huy thế mạnh vốn có của công ty và hạn chế những điểm yếu của công ty để nhằm nâng cao vị thế của công ty trên thị trường .Lên kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.
2.1.4 Các lĩnh vực kinh doanh của công ty
Công ty cổ phần du lịch Việt Đà kinh doanh trên các lĩnh vực như • Dịch vụ du lịch xây dựng, bán và tổ chức các CTDL
• Bán vé máy bay,vé tàu hỏa… • Dịch vụ đặt phòng khách sạn
2.1.3.1Các nguồn lực và cơ sở vật chất của công ty • Cơ sở vật chất
Việc bố cục, sắp xếp tại văn phòng khá gọn gàng sạch sẽ và đẹp mắt ( treo tranh ảnh lưu niệm, tranh phong cảnh, tranh ảnh du lịch, bàn ghế tiếp khách, các vật dụng trang trí công ty đẹp mắt..) tạo thiện cảm cho khách hàng và các đối tác khi đến với văn phòng của công ty.Văn phòng công ty được thiết kế một cách khoa học từ vị trí đặt máy in, photo, đến chỗ tủ để tài liệu, rất thuận tiện cho nhân viên khi làm việc.
STT Loại Số lượng Tình trạng sử dụng Ghi chú Tốt Còn sử dụng Cần thay thế Cần nâng cấp 1 Máy tính 9 bộ X X X 1cái 2 Máy In 4 cái X X
3 Điện thoại 5 cái X X X 1 cái
4 Điều hòa 4 cái X X
5 Bàn làm việc 7 bộ X X
6 Tủ đựng hồ sơ 3 cái X X
7 Quạt 5 cái X X
8 Bộ bàn ghế tiếp khách 2 bộ X X
9 Ghế xoay 9cái X X X 1 cái
10 Đồng hồ treo tường 3 cái X X
11 Bóng đèn 4 cái X X 12 Bình nước nóng lạnh 1 cái X X 13 Hệ thống điện X X 14 Hệ thống cấp thoát nước X X Nhận xét
Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty là những trang thiết bị hỗ trợ hiệu quả cho toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên tại công ty,chính vì vậy Việt Đà luôn chú trọng nâng cấp và thay mới các trang thiết bị nhằm đảm bảo hiệu quả làm việc được tốt nhất.
Nhìn chung, cơ sở vật chất kỹ thuật tại Công ty Cổ phần Việt Đà là khá đầy đủ, đáp ứng được các công việc trong hoạt động kinh doanh lữ hành tại đây. Việt Đà thường xuyên nâng cấp, sửa chữa, thay thế các trang thiết bị, máy móc,cùng với đó là ý thức bảo quản khi sử dụng các trang thiết bị của nhân viên, nên cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty còn khá tốt, tuy nhiên có một số trang thiết như máy tính,điện thoại ,ghế xoay do đã được sử dụng trong thời gian dài nên đã bị hư hỏng và hiện tại cần phải thay thế bên cạnh đó hệ thống cấp thoát nước của công ty cũng đã cũ gây nên tiếng ồn khó chịu cho nhân viên tại công ty gây ảnh hưởng đến tâm trạng làm việc của nhân viên.
2.1.3.2 Đội ngũ nhân viên
Nguồn nhân lực của công ty được thể hiện ở bảng sau Bảng 2.2 Nguồn lực của công ty Việt Đà
Chức vụ Số lượng Giới tính Độ tuổi Trình độ Nam Tỷ lệ % Nữ Tỷ lệ (%) <35 Tỷ lệ % 35- 45 Tỷ lệ (%) 35-45 Đại học Tỷ lệ (%) Cao đẳng Tỷ lệ(%) Giám đốc 1 1 12.5 1 1 12.5 Phó giám đốc 1 1 12.5 1 12.5 1 12.5 Kinh doanh 2 2 25 2 25 1 12.5 1 12.5 Điều hành 2 1 12.5 1 12.5 2 25 2 25 Kế toán 2 2 25 2 25 2 25 Tổng 8 2 25 6 75 7 87.5 12.5 4 62.5 3 37.5
Bảng 2.3 Trình độ chuyên môn của nhân viên Công Ty Việt Đà Chức vụ Trình độ ngoại ngữ Số lượng Trình độ Chuyên ngành đào tạo Đại học Số lượng Cao đẳng Số lượng Giám đốc A 1 ĐạiHọc Kinh Tế 1 Chuyên ngành quản trị kinh doanh lữ hành Phó giám đốc B 1 ĐạiHọc Kinh Tế 1 Chuyên ngành quản trị kinh doanh lữ hành Điều hành B 2 Đại Học Kinh Tế 2 Cao Đẳng Kinh Tế Kế Chuyên nghành quản trị kinh
Hoạch doanh lữ hành và quản trị kinh doanh.
Kinh doanh C 2 Đại Học
Kinh Tế 1 Cao Đẳng Phương Đông 1 Chuyên nghành quản trị kinh doanh
Kế toán C 2 Đại học Cao Đẳng
Thương Mại
1 Chuyên nghành
kế toán
Nhận xét
Giám đốc được biết đến là nhà sáng tạo trẻ , doanh nhân được yêu thích..Ông đã trải qua 18 năm kinh nghiệm trong ngành du lịch và nhiều năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực khác như quản lý, điều hành tour , HDV giám đốc Việt Đà có đủ tài năng và trí tuệ để dẫn dắt công ty đi lên và không ngừng vươn xa trên thị trường du lịch vốn đã cạnh tranh vô cùng khốc liệt.
Phó giám đốc tuy là nữ nhưng vô cùng có kinh nghiệm trong việc Điều hành và HDV, rất nhanh nhẹn , tháo vác và là một trợ thủ đắc lực cho giám đốc khi đưa ra các quyết định và khi giải quyết các khó khăn của công ty, đặc biệt là các tình huống bất ngờ xảy ra đòi hỏi người sử lý phải vô cùng linh hoạt và khéo léo.
Bộ phận kinh doanh gồm 2 nhân viên có chuyên môn cao, năng động sáng tạo bộ phận này đã thực hiện tốt công việc của mình đồng thời góp phần thúc đẩy sự phát triển của công ty, mang lại nguồn lợi nhuận cho công ty.
Bộ phận lữ hành gồm 2 nhân viên trong đó có 1 nhân viên nữ và 1 nhân viên nam thực hiện các công việc như thiết kế, lên kế hoạch hoạt động cho chương trình du lịch.Kí kết hợp với khách hàng, làm thủ tục passpor , thủ tục xuất nhập cảnh cho khách…bộ phận này là khâu quan trọng và quyết định lớn đến sự thành công của chương trình du lịch và của cả công ty.Với tinh thần sáng tạo, năng động nhiệt tình bộ phận lữ hành đã góp phần lớn công sức vào sự thành công của công ty.
Bộ phận kế toán bao gồm 2 nhân viên kế toán đảm nhiệm và thực hiện tốt công việc của mình là xuất hóa đơn, thống kê và tính toán sổ sách theo từng kỳ.
Ngoài ra công ty không có HDV chính thức mà chỉ liên kết với các cộng tác viên. Với số lượng gần 20 cộng tác điều này cũng gây cản trở cho công ty trong việc thiếu nguồn lực lao động đối với mùa cao điểmdu lịch khách có nhu cầu đi du lịch cao,các công ty, doanh nghiệp lữ hành đều cần đến lực lượng cộng tác viên thời vụ mặc dù họ đã có sẵn nguồn lực HDV chủ chốt của công ty trong khi đó công ty Việt Đà lại không hề có đội ngũ HDV chủ chốt mà phụ thuộc hoàn toàn vào đội ngũ cộng tác viên điều này gây nhiều bất lợi cho công ty nhất là vào những mùa cao điểm nhu cầu du lịch tăng cao.
Nhận xét
Nhân viên của công ty có độ tuổi trung bình trẻ trung , năng động sáng tạo có trình độ chuyên môn cao và đều được đào tạo đúng chuyên ngành, phù hợp với công việc của từng người đây là điều thuận lợi để giúp công ty có năng suất làm việc hiệu quả, nâng cao chất lượng sản phẩm du lịch thu hút ngày càng nhiều lượng khách đến với công ty hơn.
Tuy nhiên, do công ty có quy mô nhỏ nên số lượng nhân viên của công ty còn rất hạn chế. Ở bộ phận điều hành còn thiếu HDV, mặt khác chưa có bộ phận chuyên đảm nhận mảng Marketing mà được kết hợp vào phòng điều hành và phòng kinh doanh làm hạn chế hiệu quả của việc quảng cáo, marketing của chương trình du lịch đến với khách du lịch làm giảm đi tính hiệu quả trong việc quảng bá, tuyên truyền thu hút khách du lịch của công ty đồng thời với nguồn nhân lực có phần hạn chế cũng làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc, nhất là
trong những mùa cao điểm với lượng khách đông , tốc độ làm việc nhanh và đòi hỏi nhiều hơn về nguồn lực để đảm bảo hiệu quả công việc thì công ty chưa thể đáp ứng tốt điều này.
Ngoài ra, việc thuê quá nhiều Cộng tác viên thời vụ tuy có những ưu điểm nhưng cũng tồn tại nhiều nhược điểm nhất là đối với mùa cao điểm khách có nhu cầu đi du lịch , các công ty, doanh nghiệp lữ hành đều cần đến lực lượng cộng tác viên thời vụ mặc dù họ đã có sẵn nguồn lực HDV chủ chốt của công ty tạo nên một sự cạnh tranh gay gắt về nguồn lao động .Chính vì vậy,công ty sẽ rất khó khăn trong việc thuê cộng tác viên khi công ty vẫn chưa có chỗ đứng vững chắc trên thị trường doanh nghiệp lữ hành. Chính vì vậy công ty cần có đội ngũ HDV chủ chốt để có thể mang lại hiệu quả công việc và tránh những trường hợp công ty không có nguồn lực để đáp ứng nhu cầu của khách trong những mùa cao điểm.
Vô hình
Trong hơn 11 năm thành lập trải qua nhiều sự cố gắng trong việc tạo dựng thương hiệu và uy tín trên thị trường khách du lịch cũng như thị trường các doanh nghiệp lữ hành.Với quy mô hạn chế về nguồn lực cũng như tài chính Việt Đà tuy chưa đạt được nhiều thành tự đáng kể nhưngViệt Đà luôn nhận được giấy chứng nhận Hội Viên do sở kế hoạch và đầu tư Đà Nẵng cấp.Bên cạnh đó công ty cũng đã tổ chức thành công nhiều chương trình như chương trình vui Tết Trung Thu Tại Hội An mang tên nụ cười đêm trăng, chương trình giao lưu giữa sinh viên của các trường đại học, cao đẳng trên địa bàn thành phố Đà Nẵng với các doanh nhân và các doanh nghiệp lữ hành.. và đã dành được nhiều khen tặng trong việc tổ chức các chương trình trên.Ngoài ra công ty luôn nhận được sự ủng hộ và hài lòng từ các khách hàng về chất lượng sản phẩm,chất lượng phục vụ trong các CTDL .Điều này đã tạo thêm nhiều động lực cho toàn thể cán bộ,nhân viên Việt Đà tiếp tục cố gắng phấn đấu để đưa công ty ngày càng lớn mạnh tạo được thương hiệu và uy tín trên thị trường khách du lịch cũng như
thị trường các doanh nghiệp lữ hành bên cạnh đó có thể đạt được nhiều giải thưởng về du lịch để có thể nâng tầm thương hiệu của công ty lên một bước tiến mới.
2.2 Tình hình hoạt động kinh doanh và thực trạng bán chương trình du lịch của Công Ty Cổ Phần Du Lịch Việt Đà giai đoạn 2014-2016