1 .Cơ sở lý luận về kinh doanh khách sạn
1.4.5 .2Môi trường bên trong
2.1 Tổng quan về khách sạn Saigon Tourane
2.1.3.2 Chức năng của các bộ phận
+ Giám đốc : Là người đứng đầu bộ máy quản lý khách sạn, có trách nhiệm điều hành chung và quản lý toàn diện các mặt hoạt động chung của khách sạn củng như việc tuân thủ pháp luật và quy tắc an toàn trong khách sạn.
Giám đốc là người trực tiếp chỉ đạo các bộ phận , các phòng ban và các đơn vị trực thuộc thực hiện các phương án sản xuất kinh doanh, quy định về tổ chức quản lý tài chính, kinh tế, phân phối thu nhập. Gíam đốc là người chịu tất cả trách nhiệm trước nhà nước và toàn thể cán bộ công nhân viên về kết quả hoạt động kinh doanh . Chịu tách nhiệm trước hội đồng quản trị của khách sạn.
+ Phó giám đốc: là trợ lý giám đốc , trực tiếp quản lý 1 số lĩnh vực được giám đốc ủy quyền. Thay mặt giám đốc điều hành các công việc khi giám đốc đi vắng. Chịu trách nhiệm cá nhân về toàn quyền điều hành hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh đã được giao hay ủy quyền.
+ Phòng tiếp thị kinh doanh:
Xây dựng và đề xuất các kế hoạch kinh doanh và phương hướng phát triển, tìm hiểu thị trường, nghiên cứu các dự án đầu tư tổ chức quản lý và thực hiện các dự án đó, tổ chức Marketing liên hệ các Tour, hãng lữ hành để tang công suất sử dụng buồng phòng. Tham mưu cho Giám đốc về pháp lý và các chính sách đầu tư, tổ chức các cuộc đàm phán với các đối tác và soạn thảo văn bản hợp đồng.
Tham mưu cho giám đốc về việc bố trí nhân sự , sắp xếp lao động . Thực hiện công tác thi đua khen thưởng, thi hành các chế độ, chính sách của nhà nước ban hành về lao động, tiền lương, các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động.
+ Phòng kế toán tài vụ:
Chuyên tổ chức hoạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đầy đủ, kịp thời, chính xác theo quá trình hoạt động kinh doanh của khách sạn. Nắm bắt được tình hình của khách sạn và báo cáo với ban lãnh đạo về tình hình tiêu thụ, công nợ kết quả, quản lý chẳ chẽ để sử dụng vốn một cách hiệu quả. Kiểm tra việc thực hiện các chính sách chế độ của nhà nước.
+ Các bộ phận trực tiếp phục vụ:
Bao gồm lễ tân, tổ buồng, tổ nhà hàng_bar, tổ massage, tổ bảo vệ, tổ kỹ thuật. Các tổ này đều có nhiệm vụ riêng của mình và cung cấp phối hợp với nhau thực hiện nhiệm vụ, đảm bảo phục vụ khách tốt hơn.
* Bộ phận lễ tân : Giao dịch đón tiếp, bố trí nơi ở cho khách , thông báo đến các bộ phận liên quan cùng phối hợp. Lập các hóa đơn thanh toán và thu tiền khách nộp về phòng kế toán, làm cầu nối giữa các dịch vụ khác trong và ngoài khách sạn.
Thực hiện nhiệm vụ liên lạc thông tin , tra lời điện thoại, giải quyết các vướng mắc khi khách cần, hướng dẫn và thông báo với các bộ phận cần thiết để khách liên hệ.
Phối hợp cùng các bộ phận bảo vệ, kỹ thuật để duy trì hoạt động ổn định của bộ phận Front of office.
* Bộ phận buồng phòng: Đây là bộ phận sản xuất dịch vụ mang tính chất của cơ sở kinh doanh trong lĩnh vực khách sạn. Bộ phận này tạo ra và phục vụ khách du lịch về các dịch vụ trong thời gian lưu trú của khách.
Chịu trách nhiệm trước giam đốc khách sạn về chất lượng phục vụ xử lý các tình huống khách yêu cầu phục vụ, tổ chức làm vệ sinh phòng ở của khách hằng ngày và phạm vi công cộng trực thuộc buồng. Tổ chức các vấn đề liên quan đến dịch vụ giặt ủi, nước uống “mini bar” ngay trong phòng khách ở, phối hợp với tổ kỹ thuật, bảo về và các bộ phận khác làm tốt công tác chăm sóc giấc ngủ , nghỉ ngơi an toàn, an ninh trật tự cho khách. Lập các bill nước , giặt là để lễ tân kịp thu tiền khách, có trách nhiệm bảo vệ các trang thiết bị nội thất bên trong phòng ở, nếu có hư hỏng phải báo cho lễ tân hoặc các bộ phận khác liên quan để giải quyết kịp thời kiểm tra phòng trước khi khách rời khỏi khách sạn.
* Bộ phận nhà hàng _ bar: Bộ phận lao động nghiệp vụ đặc thù trong khách sạn . Bộ phận này có trách nhiệm phục vụ khách ăn uống trong thời gian lưu trú tại khách sạn, các buổi tiệc cưới, tiệc hội nghị theo thực đơn đã đặt trước hay theo yêu cầu của khách
* Bộ phận Massage: Có trách nhiệm bán vé thu tiền , phục vụ khách Massage giải trí. Quản lý toàn bộ cơ sở vật chất trang thiết bị của bộ phận mình.
* Bộ phận Shop: có trách nhiệm quản lý, bán hàng, thu tiền và nộp về công ty, nhập hàng theo quy định của công ty và sắp xếp, trang trí hàng háo đúng nơi quy định , lôi cuốn khách. Và thực hiện báo cáo hàng xuất _ nhập trong ngày.
* Bộ phận bảo vệ : là bộ phận quan trọng và nặng nề nhất về mặt trách nhiệm an ninh, an toàn cho khách và tập thể cán bộ công nhân viên. Phải đảm bảo thời gian 24/24 có mặt tại các vị trí trực , phải là người quan sát giỏi, có chuyên môn và nghiệp vụ về an toàn để bảo vệ an toàn tính mạng và tài sản cho khách , tạo sự tin tưởng tuyệt đối cho du khách khi đang ở khách sạn.
* Bộ phận kỹ thuật: Quan tâm chăm sóc tất cả các hệ thống máy móc, trang thiết bị nội, ngoại thất của khách sạn. Thực hiện sữa chữa , bảo trì bảo dưỡng các trang thiết bị cơ sở vật
chất kỹ thuật của khách sạn kịp thời và an toàn. Ngoài ra, bộ phận kỹ thuật còn tham gia đóng góp ý kiến trong việc lắp đặt các trang thiết bị tại khách sạn , kiểm tả các tiêu chuẩn , thông số kỹ thuật của trang thiết bị chuyên dùng trong khách sạn.
NHẬN XÉT:
Theo sơ đồ trên và thông qua nhiệm vụ của từng bộ phận cho thấy bộ máy nhân sự tại khách sạn Saigon Tourane được tổ chức một cách hợp lý. Quyền cao nhất thuộc về giám đốc, các bộ phận dưới quyền chịu sự quản lý của giám đốc , tránh sự chồng chéo mệnh lệnh trong quá trình hoạt động. Đồng thời giữa các bộ phận có mối quan hệ chức năng , phối hợp với nhau một cách khéo léo, nhịp nhàng tạo điều kiện thuận lợi cho nhau trong việc phục vụ khách một cách tốt nhất