1.3.4.1. Yêu cầu về số lượng
Trong quá trình kinh doanh của nhà hàng, yêu cầu về số lượng của cơ sở vật chất kỹ thuật là yếu tố cần thiết để tổ chức thực hiện các dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu của thực khách.Tuy nhiên, số lượng cơ sở vật chất kỹ thuật cũng phải phù hợp với loại hình, thứ hạng nhà hàng và khả năng thanh toán của khách để chống gây lãng phí nhằm đem lại hiệu quả kinh doanh tốt nhất cho nhà hàng.
1.3.4.2. Yêu cầu về chất lượng
Cơ sở vật chất kỹ thuật không chỉ đảm bảo đầy đủ về mặt số lượng mà còn yêu cầu phải đảm bảo về mặt chất lượng. Bởi vì dịch vụ nhà hàng là một nhu cầu cao cấp và mang tính tổng hợp, không chỉ đón tiếp khách địa phương mà còn cả khách du lịch cho nên khi đi du lịch khách sẽ đòi hỏi những yêu cầu cao cấp hơn và được thỏa mãn hoàn hảo hơn khi ở nhà.
Tùy vào thứ hạng của nhà hàng mà yêu cầu về chất lượng của trang thiết bị dụng cụ là khác nhau.Với nhà hàng đạt tiêu chuẩn cao thì chất lượng cơ sở vật chất kỹ thuật sẽ cao hơn và ngược lại.
1.3.4.3. Yêu cầu về thẩm mỹ
Cơ sở vật chất kỹ thuật trong nhà hàng không chỉ đầy đủ về mặt số lượng, chất lượng mà việc trang trí, sắp xếp các trang thiết bị, dụng cụ trong nhà hàng cũng phải có nghệ thuật, có thẩm mỹ cao, đảm bảo tính khoa học và nhu cầu thị hiếu thẩm mỹ thống nhất của khách hàng mục tiêu của nhà hàng. Giữa các trang thiết bị, dụng cụ phải được sắp xếp với nhau một cách hài hòa, hợp lý để đảm bảo ngoài việc tạo ra sự tiện dụng còn có tác dụng về thẩm mỹ.
1.3.4.4. Yêu cầu về mức độ tiện nghi
Để thỏa mãn nhu cầu của khách đòi hỏi cơ sở vật chất kỹ thuật phải thỏa mãn một mức độ tiện nghi tối thiểu đối với từng hạng nhà hàng.Mức độ tiện nghi thể hiện trước hết ở số lượng các trang thiết bị, dụng cụ. Nhà hàng phải có đầy đủ chủng loại các trang thiết bị, dụng cụ mang tính chất bắt buộc phải có và là cơ sở phân loại về xếp hạng nhà hàng.
Tiếp theo, mức độ tiện nghi thể hiện ở sự tiện lợi trong sử dụng. Yêu cầu này đòi hỏi các trang thiết bị phải đồng bộ, giữa các trang thiết bị phải phù hợp với nhau về cách bố trí, tính năng tác dụng, trình độ hiện đại cho phép tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng, tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên phục vụ và khách sử dụng dễ dàng.
1.3.4.5. Yêu cầu về an toàn
An toàn ở đây là yêu cầu về an toàn của các trang thiết bị, dụng cụ khi đưa vào sử dụng. Nhà hàng phải có quy chế về kiểm tra độ an toàn của các thiết bị khi sử dụng lần đầu, đảm bảo an toàn cho nhân viên phục vụ và cho khách. Yêu cầu các nhà cung cấp phải bảo hành nghiêm túc đối với các sản phẩm mà họ cung cấp. An toàn còn thể hiện qua các trang thiết bị an toàn như: thiết bị báo động, thiết bị phòng cháy…cũng phải được trang bị đầy đủ ở các mức độ khác nhau.
1.3.4.6. Yêu cầu về vệ sinh
Khách du lịch coi vấn đề vệ sinh là rất quan trọng trong việc lựa chọn một nơi nào đó để đi du lịch. Chính vì vậy, cơ sở vật chất kỹ thuật trong nhà hàng phải đạt tiêu chuẩn vệ sinh theo quy định. Các trang thiết bị, dụng cụ phải được vệ sinh sạch sẽ để khách luôn cảm thấy mình là người đầu tiên sử dụng.Tiêu chuẩn vệ sinh là yêu cầu có tính chất bắt buộc như nhau đối với mọi loại hình, vấn đề vệ sinh phải đảm bảo ở mức độ cao nhất.
1.3.5. Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật trong nhà hàng1.3.5.1. Môi trường tự nhiên khí hậu 1.3.5.1. Môi trường tự nhiên khí hậu
Những tác động do biến đổi khí hậu đã và đang hiện hữu ở Việt Nam và gây ảnh hưởng không nhỏ đến sự phát triển du lịch. Vì đặc điểm phân bố tài nguyên du lịch và hệ thống hạ
tầng, cơ sở vật chất kỹ thuật du lịch tập trung chủ yếu ở vùng ven biển, trên các đảo - nơi chịu ảnh hưởng trực tiếp của biến đổi khí hậu. Biến đổi khí hậu cũng tác động trực tiếp đến hạ tầng, cơ sở vật chất kỹ thuật của du lịch nhất là hệ thống giao thông, cơ sở lưu trú, khu vui chơi giải trí…như chịu nhiều ảnh hưởng của biển động, sóng thần hay nồng độ nước muối trong nước cao sẽ ảnh hưởng rất lớn đến các cơ sở vật chất kỹ thuật.
1.3.5.2. Kinh tế
Bao gồm các yếu tố như tốc độ tăng trưởng và sự ổn định của nền kinh tế, sức mua, sự ổn định giá cả, tiền tệ, lạm phát…Tất cả các yếu tố này đều ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi đơn vị kinh doanh. Như ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh du lịch, khi giá cả hay lạm phát biến đổi sẽ ảnh hưởng đến việc mua các trang thiết bị kỹ thuật tiện nghi trong mỗi đơn vị kinh doanh, bởi giá trị được thể hiện thông qua giá cả. Những biến động về kinh tế có thể tạo ra cơ hội và những thách thức, để đảm bảo thành công hoạt động doanh nghiệp trước biến động về kinh tế thì các doanh nghiệp phải theo dõi, phân tích, dự báo biến động của từng yếu tố để đưa ra các giải pháp, các chính sách tương ứng trong từng thời điểm cụ thể nhằm tận dụng, khai thác những cơ hội, né tránh giảm thiểu nguy cơ và đe dọa.
1.3.5.3. Kỹ thuật-công nghệ
Đây là nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến cơ sở vật chất kỹ thuật. Các yếu tố công nghệ như phương pháp sản xuất mới, kỹ thuật mới, vật liệu mới, thiết bị sản xuất mới. Khi công nghệ phát triển, có điều kiện ứng dụng các thành tựu của công nghệ để tạo ra sản phẩm, dịch vụ có chất lượng cao hơn nhằm phát triển kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh. Tuy vậy, nó cũng mang lại cho doanh nghiệp trong kinh doanh du lịch nguy cơ tụt hậu, giảm năng lực cạnh tranh nếu không đổi mới kịp thời.
1.3.5.4. Tính thời vụ
Thời vụ ngắn trong du lịch làm cho việc sử dụng tài nguyên du lịch, cơ sở vật chất kỹ thuật và lao động không hết công suất gây lãng phí lớn.
1.3.5.5. Con người
Ngày nay, khoa học công nghệ phát triển đã dần thay thế con người và trở thành lực lượng lao động chủ yếu. Việc áp dụng kỹ thuật tiên tiến là điều kiện tiên quyết để tăng hiệu quả sản xuất của các đơn vị kinh doanh. Nhưng máy móc có hiện đại đến đâu cũng đều do con người tạo ra. Nếu không có sự sáng tạo của con người thì sản phẩm dịch vụ không mang lại sự thỏa mãn cho khách, làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ. Hay nói cách khác, lực lượng lao động tác động trực tiếp đến năng suất lao động, đến trình độ sử dụng các nguồn lực khác (máy móc thiết bị, nguyên vật liệu…) nên sẽ tác động trực tiếp đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn vị.
1.4. Công tác quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật trong nhà hàng nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng
1.4.1. Khái niệm
Là việc lựa chọn, đưa ra và tổ chức thực hiện các quyết định có liên quan đến cơ sở vật chất kỹ thuật nhằm phục vụ cho mục tiêu hoạt động của nhà hàng.
1.4.2. Nội dung công tác quản trị cơ sở vật chất kỹ thuật trong nhà hàng1.4.2.1. Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, dụng cụ 1.4.2.1. Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, dụng cụ
a. Khái niệm
Là tiến trình xác định nhu cầu trang thiết bị, dụng cụ đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình hành động nhằm đảm bảo nhà hàng có được một số lượng, chủng loại trang thiết bị, dụng cụ với chất lượng đáp ứng được nhu cầu sử dụng trong công việc kinh doanh đạt được năng suất và hiệu quả cao.
Mua sắm trang thiết bị, dụng cụ phục vụ cho hoạt động kinh doanh nhà hàng là một khoản chi tiêu lớn về tài chính. Hoạch định việc mua sắm trang thiết bị, dụng cụ thật sự bắt đầu khi doanh nghiệp quyết định các mục tiêu của mình. Loại và chất lượng của trang thiết bị, dụng cụ do doanh nghiệp chọn lựa sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ khách. Vì vậy, khi xây dựng kế hoạch trên cần phải căn cứ vào:
- Nhu cầu sử dụng của nhà hàng
Nhu cầu sử dụng của nhà hàng là căn cứ cơ bản giúp nhà hàng quyết định số lượng, chất lượng, chủng loại trang thiết bị, dụng cụ cần mua sắm. Để xác định chính xác nhu cầu trang thiết bị, dụng cụ cần mua sắm, người lập kế hoạch phải nắm rõ tính chất, đặc điểm sản phẩm của nhà hàng. Bên cạnh đó, cần phải am hiểu công suất và cơ số sử dụng trang thiết bị, dụng cụ, đối tượng khách hàng và khả năng chi trả của khách. Ngoài ra, người lập kế hoạch còn phải am hiểu phong cách và chiến lược kinh doanh của nhà hàng.
- Chính sách kinh doanh của nhà hàng
Tăng quy mô phục vụ, tăng chất lượng phục vụ, chiến thuật kinh doanh của nhà hàng trong những thời điểm khác nhau.
- Kế hoạch thực đơn
Việc mua sắm trang thiết bị, dụng cụ phải dựa vào kế hoạch thực đơn. Đây là cơ sở để các nhà hàng quyết định đến số lượng, chủng loại trang thiết bị, dụng cụ để mua sắm cho hợp lý. Tính hợp lý không chỉ thể hiện ở sự phù hợp với nhu cầu sử dụng trước mắt của các món ăn đồ uống trong thực đơn mà quan trọng hơn là tiên lượng trước được tương lai có phù hợp với sự phát triển của thực đơn hay không? mức độ phù hợp như thế nào? để từ đó có kế hoạch mua sắm cho hợp lý. Tất cả điều này cho thấy việc hoạch định thực đơn phải được thực hiện trước việc lập kế hoạch mua sắm, nếu ngược lại sẽ dẫn đến sự lãng phí, mất đồng bộ và làm ảnh hưởng xấu đến chất lượng phục vụ của nhà hàng.
Khi xây dựng kế hoạch mua sắm trang thiết bị, dụng cụ, nhà quản trị cần xem xét, cân đối nguồn tài chính của nhà hàng để điều chỉnh trị giá mua cho phù hợp. Việc mua sắm cần tính toán, cân nhắc đến nguồn vốn hiện có, nguồn vốn đi vay và khấu hao để từ đó xác định khả năng thu hồi vốn của nhà hàng.
- Cấp hạng của nhà hàng
Là cơ sở để chủ đầu tư quyết định mức độ mua sắm trang thiết bị, vì trang thiết bị là một trong những yếu tố nói lên đẳng cấp của nhà hàng. Nó là yếu tố cấu thành chất lượng dịch vụ, là cơ sở để xây dựng giá bán. Cấp hạng càng cao thì đòi hỏi chi phí đầu tư, mua sắm trang thiết bị càng lớn và ngược lại. Do đó, khi mua sắm chủ đầu tư cần căn cứ vào cấp hạng để lựa chọn chủng loại, kiểu dáng và chất lượng trang thiết bị tương thích với đẳng cấp.
- Các yếu tố khác
+ Thay thế các thiết bị cũ, hỏng, mất mát… + Tăng năng suất lao động.
+ Thay thế công nghệ (thay các trang thiết bị, dụng cụ lỗi thời, kém hiệu quả). + Dự trữ, tăng chất lượng phục vụ khác.
c. Nội dung của kế hoạch mua sắm trang thiết bị, dụng cụ
- Số lượng trang thiết bị, dụng cụ
Xác định đúng số lượng trang thiết bị, dụng cụ là vấn đề quan trọng trong hoạt động của nhà hàng, làm tốt việc này sẽ có những tác dụng sau: đảm bảo mỗi bộ phận được trang bị đúng chủng loại, đủ số lượng các dụng cụ thiết bị cần thiết và tăng năng suất lao động của nhân viên. Cơ sở để xác định số lượng cần thiết (định mức trung bình): nhu cầu công việc, công suất hoạt động, kỹ năng của nhân viên.
- Chất lượng trang thiết bị, dụng cụ
Để trang thiết bị, dụng cụ đảm bảo chất lượng, người lập kế hoạch cần quan tâm đến việc tiêu chuẩn hóa trang thiết bị, dụng cụ. Tiêu chuẩn hóa trang thiết bị, dụng cụ: kiểu dáng, kích cỡ, chất liệu và các đặc tính kỹ thuật khác như:
+ Tính linh hoạt: Có thể dịch chuyển sang chỗ khác dễ dàng không? + Nhu cầu năng lượng: Có thể sử dụng nguồn năng lượng sẵn có không?
+ Đặc tính an toàn: Trong quá trình vận hành sử dụng, thiết bị có nảy sinh nguy cơ mất an toàn không? Mức độ an toàn của chúng có đạt tiêu chuẩn đề ra của nhà hàng không?
+ Chất lượng hoạt động: Chất lượng hoạt động của các thiết bị có đáp ứng được yêu cầu phục vụ của nhà hàng không?
Việc tiêu chuẩn hóa trang thiết bị, dụng cụ trong nhà hàng có tác dụng: tạo tính đồng bộ, dễ thay thế, dễ kiểm soát, thuận lợi cho công việc của nhân viên, thể hiện tính chuyên nghiệp.
- Nhà cung cấp
Do trang thiết bị, dụng cụ trong nhà hàng thường có giá trị cao và phần lớn trong số này là những trang thiết bị, dụng cụ trực tiếp phục vụ khách. Vì vậy, cần lựa chọn nhà cung cấp trang thiết bị, dụng cụ với giá phải chăng và chất lượng tốt.
- Thời điểm mua
Thời điểm mua phải phù hợp với thời điểm của nhà hàng, tránh tình trạng mua sắm trễ hoặc quá sớm sẽ ảnh hưởng đến việc kinh doanh, cụ thể: sự chậm trễ sẽ bị động trong sản xuất và phục vụ, từ đó ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ, ngược lại quá sớm sẽ dẫn đến lỗi thời, mất đồng bộ do không bắt kịp sự thay đổi trong chiến lược kinh doanh và ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng nguồn vốn trong kinh doanh.
1.4.2.2. Tổ chức mua sắm trang thiết bị, dụng cụ
a. Lựa chọn nhà cung ứng
Khi xác định được nhu cầu trang thiết bị, dụng cụ cần mua, nhà quản trị tiến hành nghiên cứu và lựa chọn nhà cung ứng theo các bước sau đây:
- Thu nhập thông tin về các nhà cung ứng. - Đánh giá ưu, nhược điểm từng nhà cung ứng.
- So sánh với tiêu chuẩn đặt ra, lập danh sách những nhà cung ứng đạt yêu cầu. - Đến thăm các nhà cung ứng, thẩm định lại các thông tin thu thập được. - Chọn nhà cung ứng chính thức.
*Chú ý: Nhà quản trị cần tính toán số lượng người cung cấp được lựa chọn: Nếu lựa chọn quá ít, mỗi nhà cung ứng sẽ cung ứng với số lượng lớn, nhà hàng sẽ có lợi thế mua bán số lượng lớn, về độ tin cậy giữa hai bên và về lâu dài có thể trở thành khách hàng truyền thống. Nhưng lại hạn chế là độ rủi ro cao, đôi khi bị ép giá. Ngược lại, nếu lựa chọn quá nhiều nhà cung ứng thì có ưu điểm là giảm độ rủi ro, tránh bị ép giá, nhưng lại có hạn chế là không được giảm giá do mua ít, nhà hàng khó trở thành khách hàng truyền thống, tính ổn định về chất lượng, giá cả không cao.
b. Soạn thảo đơn đặt hàng, ký kết hợp đồng
Đơn đặt hàng cần ghi đầy đủ các thông tin: tên hàng cần mua, xuất xứ hàng, số lượng và chủng loại, đơn vị tính, ghi chú, ký tên, đóng dấu. Ngoài ra, cần ghi thêm một số thông tin cần lưu ý có liên quan đến thời gian cung ứng, các phương án thay thế. Đơn đặt hàng được in làm hai bản, một bản giao cho nhà cung ứng, bản còn lại nhà hàng giữ để đối chiếu và làm các thủ tục khi cần thiết.
c. Nhập kho, bảo quản, cấp phát cho các bộ phận có nhu cầu
Sau khi mua sắm trang thiết bị, dụng cụ xong thì người quản lý tiến hành việc nhập kho, bảo quản các trang thiết bị, dụng cụ đã mua và tiến hành cấp phát cho các bộ phận có nhu cầu sử dụng. Trưởng bộ phận sẽ lưu lại hồ sơ mua sắm và theo dõi bảo hành.
1.4.2.3. Kiểm soát cơ sở vật chất kỹ thuật