1.4.2.1. Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, dụng cụ
a. Khái niệm
Là tiến trình xác định nhu cầu trang thiết bị, dụng cụ đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình hành động nhằm đảm bảo nhà hàng có được một số lượng, chủng loại trang thiết bị, dụng cụ với chất lượng đáp ứng được nhu cầu sử dụng trong công việc kinh doanh đạt được năng suất và hiệu quả cao.
Mua sắm trang thiết bị, dụng cụ phục vụ cho hoạt động kinh doanh nhà hàng là một khoản chi tiêu lớn về tài chính. Hoạch định việc mua sắm trang thiết bị, dụng cụ thật sự bắt đầu khi doanh nghiệp quyết định các mục tiêu của mình. Loại và chất lượng của trang thiết bị, dụng cụ do doanh nghiệp chọn lựa sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ khách. Vì vậy, khi xây dựng kế hoạch trên cần phải căn cứ vào:
- Nhu cầu sử dụng của nhà hàng
Nhu cầu sử dụng của nhà hàng là căn cứ cơ bản giúp nhà hàng quyết định số lượng, chất lượng, chủng loại trang thiết bị, dụng cụ cần mua sắm. Để xác định chính xác nhu cầu trang thiết bị, dụng cụ cần mua sắm, người lập kế hoạch phải nắm rõ tính chất, đặc điểm sản phẩm của nhà hàng. Bên cạnh đó, cần phải am hiểu công suất và cơ số sử dụng trang thiết bị, dụng cụ, đối tượng khách hàng và khả năng chi trả của khách. Ngoài ra, người lập kế hoạch còn phải am hiểu phong cách và chiến lược kinh doanh của nhà hàng.
- Chính sách kinh doanh của nhà hàng
Tăng quy mô phục vụ, tăng chất lượng phục vụ, chiến thuật kinh doanh của nhà hàng trong những thời điểm khác nhau.
- Kế hoạch thực đơn
Việc mua sắm trang thiết bị, dụng cụ phải dựa vào kế hoạch thực đơn. Đây là cơ sở để các nhà hàng quyết định đến số lượng, chủng loại trang thiết bị, dụng cụ để mua sắm cho hợp lý. Tính hợp lý không chỉ thể hiện ở sự phù hợp với nhu cầu sử dụng trước mắt của các món ăn đồ uống trong thực đơn mà quan trọng hơn là tiên lượng trước được tương lai có phù hợp với sự phát triển của thực đơn hay không? mức độ phù hợp như thế nào? để từ đó có kế hoạch mua sắm cho hợp lý. Tất cả điều này cho thấy việc hoạch định thực đơn phải được thực hiện trước việc lập kế hoạch mua sắm, nếu ngược lại sẽ dẫn đến sự lãng phí, mất đồng bộ và làm ảnh hưởng xấu đến chất lượng phục vụ của nhà hàng.
Khi xây dựng kế hoạch mua sắm trang thiết bị, dụng cụ, nhà quản trị cần xem xét, cân đối nguồn tài chính của nhà hàng để điều chỉnh trị giá mua cho phù hợp. Việc mua sắm cần tính toán, cân nhắc đến nguồn vốn hiện có, nguồn vốn đi vay và khấu hao để từ đó xác định khả năng thu hồi vốn của nhà hàng.
- Cấp hạng của nhà hàng
Là cơ sở để chủ đầu tư quyết định mức độ mua sắm trang thiết bị, vì trang thiết bị là một trong những yếu tố nói lên đẳng cấp của nhà hàng. Nó là yếu tố cấu thành chất lượng dịch vụ, là cơ sở để xây dựng giá bán. Cấp hạng càng cao thì đòi hỏi chi phí đầu tư, mua sắm trang thiết bị càng lớn và ngược lại. Do đó, khi mua sắm chủ đầu tư cần căn cứ vào cấp hạng để lựa chọn chủng loại, kiểu dáng và chất lượng trang thiết bị tương thích với đẳng cấp.
- Các yếu tố khác
+ Thay thế các thiết bị cũ, hỏng, mất mát… + Tăng năng suất lao động.
+ Thay thế công nghệ (thay các trang thiết bị, dụng cụ lỗi thời, kém hiệu quả). + Dự trữ, tăng chất lượng phục vụ khác.
c. Nội dung của kế hoạch mua sắm trang thiết bị, dụng cụ
- Số lượng trang thiết bị, dụng cụ
Xác định đúng số lượng trang thiết bị, dụng cụ là vấn đề quan trọng trong hoạt động của nhà hàng, làm tốt việc này sẽ có những tác dụng sau: đảm bảo mỗi bộ phận được trang bị đúng chủng loại, đủ số lượng các dụng cụ thiết bị cần thiết và tăng năng suất lao động của nhân viên. Cơ sở để xác định số lượng cần thiết (định mức trung bình): nhu cầu công việc, công suất hoạt động, kỹ năng của nhân viên.
- Chất lượng trang thiết bị, dụng cụ
Để trang thiết bị, dụng cụ đảm bảo chất lượng, người lập kế hoạch cần quan tâm đến việc tiêu chuẩn hóa trang thiết bị, dụng cụ. Tiêu chuẩn hóa trang thiết bị, dụng cụ: kiểu dáng, kích cỡ, chất liệu và các đặc tính kỹ thuật khác như:
+ Tính linh hoạt: Có thể dịch chuyển sang chỗ khác dễ dàng không? + Nhu cầu năng lượng: Có thể sử dụng nguồn năng lượng sẵn có không?
+ Đặc tính an toàn: Trong quá trình vận hành sử dụng, thiết bị có nảy sinh nguy cơ mất an toàn không? Mức độ an toàn của chúng có đạt tiêu chuẩn đề ra của nhà hàng không?
+ Chất lượng hoạt động: Chất lượng hoạt động của các thiết bị có đáp ứng được yêu cầu phục vụ của nhà hàng không?
Việc tiêu chuẩn hóa trang thiết bị, dụng cụ trong nhà hàng có tác dụng: tạo tính đồng bộ, dễ thay thế, dễ kiểm soát, thuận lợi cho công việc của nhân viên, thể hiện tính chuyên nghiệp.
- Nhà cung cấp
Do trang thiết bị, dụng cụ trong nhà hàng thường có giá trị cao và phần lớn trong số này là những trang thiết bị, dụng cụ trực tiếp phục vụ khách. Vì vậy, cần lựa chọn nhà cung cấp trang thiết bị, dụng cụ với giá phải chăng và chất lượng tốt.
- Thời điểm mua
Thời điểm mua phải phù hợp với thời điểm của nhà hàng, tránh tình trạng mua sắm trễ hoặc quá sớm sẽ ảnh hưởng đến việc kinh doanh, cụ thể: sự chậm trễ sẽ bị động trong sản xuất và phục vụ, từ đó ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ, ngược lại quá sớm sẽ dẫn đến lỗi thời, mất đồng bộ do không bắt kịp sự thay đổi trong chiến lược kinh doanh và ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng nguồn vốn trong kinh doanh.
1.4.2.2. Tổ chức mua sắm trang thiết bị, dụng cụ
a. Lựa chọn nhà cung ứng
Khi xác định được nhu cầu trang thiết bị, dụng cụ cần mua, nhà quản trị tiến hành nghiên cứu và lựa chọn nhà cung ứng theo các bước sau đây:
- Thu nhập thông tin về các nhà cung ứng. - Đánh giá ưu, nhược điểm từng nhà cung ứng.
- So sánh với tiêu chuẩn đặt ra, lập danh sách những nhà cung ứng đạt yêu cầu. - Đến thăm các nhà cung ứng, thẩm định lại các thông tin thu thập được. - Chọn nhà cung ứng chính thức.
*Chú ý: Nhà quản trị cần tính toán số lượng người cung cấp được lựa chọn: Nếu lựa chọn quá ít, mỗi nhà cung ứng sẽ cung ứng với số lượng lớn, nhà hàng sẽ có lợi thế mua bán số lượng lớn, về độ tin cậy giữa hai bên và về lâu dài có thể trở thành khách hàng truyền thống. Nhưng lại hạn chế là độ rủi ro cao, đôi khi bị ép giá. Ngược lại, nếu lựa chọn quá nhiều nhà cung ứng thì có ưu điểm là giảm độ rủi ro, tránh bị ép giá, nhưng lại có hạn chế là không được giảm giá do mua ít, nhà hàng khó trở thành khách hàng truyền thống, tính ổn định về chất lượng, giá cả không cao.
b. Soạn thảo đơn đặt hàng, ký kết hợp đồng
Đơn đặt hàng cần ghi đầy đủ các thông tin: tên hàng cần mua, xuất xứ hàng, số lượng và chủng loại, đơn vị tính, ghi chú, ký tên, đóng dấu. Ngoài ra, cần ghi thêm một số thông tin cần lưu ý có liên quan đến thời gian cung ứng, các phương án thay thế. Đơn đặt hàng được in làm hai bản, một bản giao cho nhà cung ứng, bản còn lại nhà hàng giữ để đối chiếu và làm các thủ tục khi cần thiết.
c. Nhập kho, bảo quản, cấp phát cho các bộ phận có nhu cầu
Sau khi mua sắm trang thiết bị, dụng cụ xong thì người quản lý tiến hành việc nhập kho, bảo quản các trang thiết bị, dụng cụ đã mua và tiến hành cấp phát cho các bộ phận có nhu cầu sử dụng. Trưởng bộ phận sẽ lưu lại hồ sơ mua sắm và theo dõi bảo hành.
1.4.2.3. Kiểm soát cơ sở vật chất kỹ thuật
a. Kiểm soát việc cấp phát, sử dụng
Để việc kinh doanh có hiệu quả và đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật, ban giám đốc cần lập ra ban kiểm soát để kiểm tra. Đồng thời phát hiện hư hỏng để kịp thời sửa chữa, thay mới và có thể đề ra các biện pháp, phương hướng thích hợp nhằm nâng cao chất lượng phục vụ, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, muốn thực hiện công việc này một cách tốt nhất thì đòi hỏi nhà quản trị cần có kiến thức về cơ sở vật chất kỹ thuật, theo dõi chặt chẽ việc sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật và ghi vào sổ theo dõi. Bên cạnh đó, nhà quản trị phải
cung cấp cho ban giám đốc các thông tin liên quan đến số lượng và chất lượng các loại cơ sở vật chất kỹ thuật sẵn có để ban giám đốc có thể biết rõ tình hình của nhà hàng.Từ đó đề ra các biện pháp thích hợp nhằm nâng cao chất lượng phục vụ khách và hiệu quả sản xuất kinh doanh.
b. Kiểm kê
Kiểm kê được thực hiện theo tháng hoặc theo quý, có thể do bộ phận kế toán, trưởng bộ phận nhà hàng hoặc người có chức vụ trong bộ phận trực tiếp thực hiện.
Mục đích của kiểm kê nhằm:
- Giúp người quản lý kiểm soát được các trang thiết bị, dụng cụ của bộ phận mình, chống tình trạng thất lạc, thất thoát hay nhầm lẫn và kịp thời xử lý khi các tình trạng đó xảy ra.
- Xác định rõ số lượng trang thiết bị, dụng cụ thực tế mà nhà hàng đang có, để từ đó người quản lý có thể quyết định đúng lúc khi nào cần mua thêm trang thiết bị, dụng cụ và số lượng cần mua là bao nhiêu.
- Đảm bảo cho các trang thiết bị, dụng cụ luôn được cung cấp đầy đủ, không bị thiếu hụt trong quá trình phục vụ khách.
c. Phòng chống thất thoát, trộm cắp
Trang thiết bị, dụng cụ của nhà hàng, đặc biệt là dụng cụ ăn uống thường có kích thước nhỏ, số lượng lớn và trong quá trình phục vụ khách thường để rải rác khắp nơi trong nhà hàng, cho nên rất khó kiểm soát và dễ bị thất thoát. Thất thoát trang thiết bị, dụng cụ sẽ làm gia tăng chi phí của nhà hàng và làm ảnh hưởng xấu đến chất lượng phục vụ khách. Việc đầu tư vào cơ sở vật chất kỹ thuật được chú trọng nên tiêu tốn khá nhiều chi phí vì thế việc phòng chống thất thoát trộm cắp được ban quản lý hầu hết các đơn vị rất quan tâm.
Công tác phòng chống thất thoát cần chú ý: Vật phẩm thất thoát trong quá trình làm việc của nhân viên, trang thiết bị, dụng cụ bị thất lạc do không được bảo quản, hàng hóa không lưu kho gây thất thoát, nhân viên cố ý gây thất thoát.
Công tác phòng chống trộm cắp cần chú ý: An ninh không đảm bảo tạo cơ hội cho kẻ gian lợi dụng, nhân viên cố ý lấy cắp, quá trình kiểm soát ra vào không được chú trọng, hệ thống cửa ngõ không kiên cố, chưa có đội ngũ nhân viên an ninh chuyên nghiệp.
Việc phòng chống cần được diễn ra thường xuyên, ngoài việc cảnh giác với hành vi trộm cắp thì đơn vị cần quan tâm đến việc giáo dục ý thức cho nhân viên.
d. Bảo quản, bảo dưỡng cơ sở vật chất kỹ thuật
- Bảo quản: là việc áp dụng những quy định kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm giữ gìn chất lượng và số lượng trang thiết bị, dụng cụ cho đến khi mang ra sử dụng. Công tác bảo quản giúp nhà quản trị kiểm soát được các trang thiết bị, dụng cụ trong bộ phận của mình, chống thất lạc, mất mác. Đồng thời, việc bảo quản khoa học sẽ làm gia tăng tuổi thọ của các trang thiết bị, dụng cụ, hạn chế hư hỏng theo thời gian.
- Bảo dưỡng: là việc kiểm tra có chủ ý về độ an toàn và tình trạng hoạt động của các thiết bị kỹ thuật, nhằm giảm thiểu những sự cố hư hỏng trong tương lai và kéo dài tuổi thọ của chúng.
Hoạt động bảo dưỡng là một nhiệm vụ của nhà quản trị cơ sở vật chất, nhằm đảm bảo cho tất cả trang thiết bị, dụng cụ luôn ở trạng thái hoạt động tốt. Bảo dưỡng tốt trang thiết bị, dụng cụ là cơ sở đảm bảo chất lượng sản phẩm, nâng cao hiệu quả sử dụng trang thiết bị, giảm chi phí kinh doanh, tiết kiệm đầu tư, ngăn ngừa tai nạn lao động…
Có 3 loại bảo dưỡng thường được sử dụng:
+ Bảo dưỡng sữa chữa (Bảo dưỡng khẩn cấp): là hoạt động bảo dưỡng phải tiến hành ngay khi trang thiết bị, dụng cụ bị hư hỏng, không hoạt động được hoặc không còn duy trì được các thông số kỹ thuật.
+ Bảo dưỡng thường xuyên (Bảo dưỡng phòng ngừa): là những công việc nhỏ, lẻ phải thực hiện thường xuyên (hàng ngày, hàng tuần) giúp cho việc vận hành của thiết bị được liên tục và an toàn: lau chùi, vô dầu mỡ, siết chặt các ốc vít…Việc kiểm tra và sửa chữa sẽ phòng ngừa được các hư hỏng lớn trong tương lai.
+ Bảo dưỡng định kỳ (Bảo dưỡng theo kế hoạch): là những công việc như: sửa chữa lớn, thay thế những chi tiết không đảm bảo chất lượng. Định kỳ theo từng khoảng thời gian
hoặc số giờ hoạt động nhất định theo quy định của nhà sản xuất. Bảo dưỡng theo kế hoạch đòi hỏi phải tuân thủ các hướng dẫn kỹ thuật của nhà sản xuất và chỉ được thực hiện khi có bản yêu cầu bảo dưỡng. Bảng yêu cầu bảo dưỡng do trưởng bộ phận kỹ thuật lập dựa vào tình trạng hoạt động của các thiết bị hoặc đề xuất của nhân viên và được gửi đến các bộ phận liên quan: Giám đốc nhà hàng, trưởng bộ phận, kế toán tài chính. Nếu được chấp thuận, trưởng bộ phận kỹ thuật gửi tiếp một bản cho người trực tiếp sửa chữa. Khi công việc sửa chữa hoàn thành, kết quả sẽ được xác định bởi “Hội đồng nghiệm thu”. Nếu không đạt tiêu chuẩn đề ra thì phải tiến hành sửa chữa lại. Bộ phận kỹ thuật lưu giữ hồ sơ có chứa các thông tin sau: thời gian, chi phí, người sửa chữa, mức độ sửa chữa, bộ phận thay thế, biên bản nghiệm thu…
1.4.3. Ý nghĩa của việc nâng cao hiệu quả sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật trong nhà hàng
Với tình hình phát triển kinh tế thị trường hiện nay, đòi hỏi các doanh nghiệp du lịch khách sạn cũng như các doanh nghiệp kinh doanh khác, phải chủ động trong hoạt động kinh doanh của mình.Vì vậy, các doanh nghiệp du lịch khách sạn cần phải kiểm soát tốt chi phí để nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp cũng như tạo ra cho mình một chiến lược cạnh tranh. Trong các chi phí của doanh nghiệp du lịch khách sạn, thì chi phí cho cơ sở vật chất kỹ thuật chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí của doanh nghiệp. Đặc biệt là chi phí cho hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật tại bộ phận nhà hàng, là nơi phục vụ khách nên cần phải quan tâm vì sản phẩm du lịch mang tính chất dịch vụ nên mọi tiện nghi ở đây đều phải đảm bảo các yêu cầu. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến việc xác định giá bán cho sản phẩm của doanh nghiệp.
Do đó, việc nâng cao hiệu quả sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật tại bộ phận nhà hàng là rất cần thiết, nó góp phần giảm thiểu chi phí giá thành sản phẩm và nâng cao lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trong tình hình kinh tế biến động như hiện nay.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Trên đây là toàn bộ những tiền đề, cơ sở lý luận, nền tảng để đi đến việc tìm hiểu, phân tích, làm rõ hơn về chương 2 và chương 3.