a. Lựa chọn nhà cung ứng
Khi xác định được nhu cầu trang thiết bị, dụng cụ cần mua, nhà quản trị tiến hành nghiên cứu và lựa chọn nhà cung ứng theo các bước sau đây:
- Thu nhập thông tin về các nhà cung ứng. - Đánh giá ưu, nhược điểm từng nhà cung ứng.
- So sánh với tiêu chuẩn đặt ra, lập danh sách những nhà cung ứng đạt yêu cầu. - Đến thăm các nhà cung ứng, thẩm định lại các thông tin thu thập được. - Chọn nhà cung ứng chính thức.
*Chú ý: Nhà quản trị cần tính toán số lượng người cung cấp được lựa chọn: Nếu lựa chọn quá ít, mỗi nhà cung ứng sẽ cung ứng với số lượng lớn, nhà hàng sẽ có lợi thế mua bán số lượng lớn, về độ tin cậy giữa hai bên và về lâu dài có thể trở thành khách hàng truyền thống. Nhưng lại hạn chế là độ rủi ro cao, đôi khi bị ép giá. Ngược lại, nếu lựa chọn quá nhiều nhà cung ứng thì có ưu điểm là giảm độ rủi ro, tránh bị ép giá, nhưng lại có hạn chế là không được giảm giá do mua ít, nhà hàng khó trở thành khách hàng truyền thống, tính ổn định về chất lượng, giá cả không cao.
b. Soạn thảo đơn đặt hàng, ký kết hợp đồng
Đơn đặt hàng cần ghi đầy đủ các thông tin: tên hàng cần mua, xuất xứ hàng, số lượng và chủng loại, đơn vị tính, ghi chú, ký tên, đóng dấu. Ngoài ra, cần ghi thêm một số thông tin cần lưu ý có liên quan đến thời gian cung ứng, các phương án thay thế. Đơn đặt hàng được in làm hai bản, một bản giao cho nhà cung ứng, bản còn lại nhà hàng giữ để đối chiếu và làm các thủ tục khi cần thiết.
c. Nhập kho, bảo quản, cấp phát cho các bộ phận có nhu cầu
Sau khi mua sắm trang thiết bị, dụng cụ xong thì người quản lý tiến hành việc nhập kho, bảo quản các trang thiết bị, dụng cụ đã mua và tiến hành cấp phát cho các bộ phận có nhu cầu sử dụng. Trưởng bộ phận sẽ lưu lại hồ sơ mua sắm và theo dõi bảo hành.