(Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự khách sạn Gopatel)
BỘ PHẬN DỊCH VỤ BỔ SUNG BỘ PHẬN BUỒNG BỘ PHẬN LỄ TÂN BỘ PHẬN NHÀ HÀNG BỘ PHẬN BẢO TRÌ BỘ PHẬN NHÂN LỰC GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN BẢO VỆ BỘ PHẬN KINH DOANH TỔNG HỢP
Ghi chú:
: Quan hệ trực tuyến : Quan hệ chức năng
*Nhận xét: Cơ cấu tổ chức bộ máy của khách sạn Gopatel được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng. Thể hiện rõ tính chuyên môn hóa, các mối quan hệ giữa nhà quản trị đến các nhân viên theo từng cấp bậc khác nhau, trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong khách sạn được xác định một cách rõ ràng và không có sự chồng chéo trong công việc. Giám đốc là người nắm toàn quyền quyết định và chịu trách nhiệm đối với mọi hoạt động kinh doanh của khách sạn. Ban giám đốc có quan hệ trực tuyến với các bộ phận trong khách sạn, giữa các bộ phận có quan hệ chức năng nhằm hỗ trợ nhau đảm bảo sự hoạt động thống nhất.
Với kiểu cơ cấu tổ chức này cho thấy kênh truyền tin ngắn gọn, hạn chế được việc thông tin bị nhiễu, chậm trễ, luôn đảm bảo thông tin được truyền đi chính xác và kịp thời. Đồng thời nâng cao tinh thần trách nhiệm của các bộ phận, tạo điều kiện cho cấp dưới chủ động chuyên sâu vào công việc. Phó giám đốc trực tiếp quản lý các trưởng bộ phận, tại mỗi bộ phận đều có đội ngũquản lý giám sát trực tiếp các nhân viên để đảm bảo quá trình làm việc diễn ra thông suốt. Đối với nhân viên của từng bộ phận, khi có thắc mắc hay những tình huống phát sinh trong quá trình phục vụ khách thì họ có thể báo cáo trực tiếp với quản lý hoặc trưởng bộ phận của mình. Nếu sự việc ngoài tầm giải quyết của trưởng bộ phận thì sẽ báo cáo lên ban giám đốc.
Nhìn chung, cơ cấu tổ chức của khách sạn Gopatel đã hợp lý với quy mô khách sạn đạt tiêu chuẩn 4 sao. Tuy nhiên, còn có những mặt hạn chế như: thiếu sự phối hợp thống nhất nếu cơ chế điều phối các hoạt động từng bộ phận không rõ ràng dẫn đến tốc độ thực hiện công việc chưa được nhanh chóng...
Mỗi bộ phận trong khách sạn đều có chức năng và nhiệm vụ riêng tùy theo sự phân công của ban lãnh đạo.Mặc dù các bộ phận trong khách sạn hoạt động độc lập song nó lại có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, bộ phận này bổ sung cho bộ phận kia để cùng tồn tại và phát triển.
+ Ban giám đốc: Tổ chức quản lý điều hành và quan sát mọi hoạt động của khách sạn theo quy định của nhà nước về kinh doanh khách sạn.Chịu trách nhiệm trước nhà nước và công ty về việc đảm bảo duy trì việc sử dụng vốn, làm nhiệm vụ giao nộp thuế và đúng quy định của pháp luật.
+ Phó giám đốc: Là một trong những người làm việc dưới sự lãnh đạo chính từ Ban giám đốc ban hành. Hỗ trợ công việc cho Ban giám đốc, thay mặt cho Giám đốc làm những công việc khi không có mặt Giám đốc. Với nhiệm vụ là giám sát chặt chẽ các hoạt động kinh doanh trong khách sạn, phải đảm bảo mọi hoạt động diễn ra bình thường và ổn định. Thường xuyên kiểm tra tình hình hoạt động của từng bộ phận để nắm bắt được tình hình kinh doanh cũng như năng suất làm việc của những bộ phận đó và báo cáo tổng quát cho Giám đốc. Đưa ra những ý tưởng hay nhằm nâng cao chất lượng và tình hình kinh doanh của khách sạn.
+ Bộ phận kinh doanh: Giúp việc ban giám đốc về công tác quản lý kế hoạch sản xuất kinh doanh, công tác thị trường và tuyên truyền quảng cáo của khách sạn.
* Nhiệm vụ: Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh toàn khách sạn theo quy định kỳ, tháng, quý, năm.Theo dõi kiểm tra và quản lý tình hình thực hiện của bộ phận kinh doanh dịch vụ.Tổng hợp, phân tích và đề xuất với ban giám đốc những ý kiến về cải tiến công tác quản lý nói chung của khách sạn.
Tổ chức thực hiện các chương trình quảng cáo, tuyên truyền các hoạt động kinh doanh của khách sạn để thu hút khách đến với khách sạn ngày một đông hơn.
Kết hợp chặt chẽ với bộ phận kế toán và các bộ phận trong khách sạn để làm tốt công tác xây dựng kế hoạch, quản lý kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của khách sạn.
Chấp hành nghiêm chỉnh nội quy của khách sạn, đoàn kết nội bộ, luôn luôn học tập để nâng cao trình độ chuyên môn ngoại ngữ, nâng cao hiệu quả công tác.
+ Bộ phận kế toán : tham mưu cho ban giám đốc về các vấn đề liên quan đến hoạt động tài chính của công ty.Thay mặt ban giám đốc thực hiện chế độ giám sát tài chính trong khách sạn như :
* Thông qua việc hạch toán và phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế của khách sạn lên hệ thống sổ sách kế toán theo quy định của nhà nước.
* Lập sổ sách, chứng từ kế toán theo pháp lệnh kế toán thống kê của nhà nước, giám sát bằng công cụ kế toán các hoạt động tài chính của khách sạn, quản lý chặt chẽ việc sử dụng nguồn vốn.Theo dõi công nợ, quản lý vốn hàng hóa thường xuyên và liên tục, cung cấp số liệu cho giám đốc một cách thường xuyên và kịp thời.
* Phối hợp với các phòng ban, bộ phận liên quan để giải quyết kịp thời các công việc kinh doanh trong đơn vị.
* Có quyền từ chối các trường hợp làm sai quy định về tài chính.Có quyền yêu cầu các đơn vị trực thuộc công ty cung cấp đầy đủ chứng từ số liệu cho việc kiểm tra, kiểm toán công ty ủy quyền.
* Phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác để hoàn thành tốt công việc được giao. + Bộ phận lễ tân : đây là bộ phận đón tiếp của khách sạn và là bộ mặt của khách sạn, thực hiện các quy định với khách thuê phòng, làm cầu nối giữa khách hàng với các dịch vụ trong và ngoài khách sạn, cụ thể có các nhiệm vụ sau :
* Sắp xếp các phòng cho khách thuê. * Làm thủ tục cho khách đến hoặc đi.
* Tính toán và thu nợ các dịch vụ khách sử dụng tại khách sạn.
* Xử lý những vụ việc liên quan đến lĩnh vực kinh doanh của khách sạn.
* Xử lý hoặc chuyển giao yêu cầu của khách đến các bộ phận khác trong khách sạn hoặc đến các đại lý hàng không, bưu điện, ga, tàu xe, ngân hàng….
* Nhận và xác nhận booking đặt phòng cho khách.
* Làm công tác tiếp thị quảng bá thông tin hình ảnh của khách sạn đến với khách hàng. * Luôn có thái độ nhiệt tình, chủ động tiếp khách, thăm hỏi khách, hướng dẫn giúp đỡ khách, tạo cho khách cảm giác thoải mái, yên tâm mỗi khi khách đến khách sạn.
* Tham gia nghiên cứu và dự đoán về thông tin khách sạn, tham gia vào việc đánh giá cho thuê phòng, lập kế hoạch thúc đẩy kinh doanh của khách, làm các công tác về dự tính phòng khách và các công việc cụ thể khi khách đến lưu trú ở khách sạn.
+ Bộ phận nhà hàng : cung cấp đồ ăn, tổ chức và thực hiện các món ăn, đồ uống, dịch vụ chất lượng tốt, phục vụ các bữa tiệc, hội nghị, hội thảo và các dịch vụ khác.Quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản các trang thiết bị , công cụ dụng cụ tại bộ phận của mình.
* Chuẩn bị phòng ăn, kê xếp bàn ghế chu đáo để sẵn sàng phục vụ khách, nắm rõ số lượng khách đặt bàn ăn và thực đơn các bàn ăn để phục vụ đầy đủ, đúng quy trình và đảm bảo chất lượng.
* Tổ chức phân công lao động hợp lý, kết thúc ca làm việc phải tiến hành làm vệ sinh dọn dẹp sạch sẽ, thực hiện đúng các thủ tục bàn giao ca để đảm bảo việc phục vụ cho ca sau.
+ Bộ phận bếp : chức năng của bộ phận bếp là chế biến các món ăn để phục vụ khách về mặt chất lượng và số lượng, thời gian phục vụ các món ăn nhanh chóng.Sẵn sàng phục vụ các yêu cầu riêng của khách về các món ăn và đảm bảo chất lượng món ăn một cách tốt nhất.Tổ chức quản lý tốt các trang thiết bị trong khu vực bếp, nguyên vật liệu chế biến, kết thúc một ca làm việc phải dọn vệ sinh sach sẽ.
+ Bộ phận buồng : Có trách nhiệm dọn dẹp vệ sinh trong phòng của khách sạn, kiểm tra số lượng thức uống khách đã sử dụng trong minibar để thanh toán.Cung cấp và phục vụ các dịch vụ yêu cầu cho việc sinh hoạt nghỉ tại phòng của khách.Kiểm tra phòng và đảm bảo vệ sinh trước khi khách đến và sau khi khách đi.Quản lý và bảo vệ toàn bộ trang thiết bị trong phòng ngủ và đồ vải phục vụ khách của khách sạn.
*Giặt là : chịu trách nhiệm toàn bộ các công việc về đồ giặt của khách sạn và của khách.
+ Bộ phận dịch vụ bổ sung : có nhiệm vụ phục vụ các như cầu khác của khách sạn như : cho thuê phòng họp, tổ chức hội nghị, tiệc cho thuê xe, đặt vé máy bay, dịch vụ đưa đón khách… và các dịch vụ khác dành cho khách ( nếu khách có như cầu.Sử dụng có hiệu quả và bảo quản các tài sản trang thiết bị tại các bộ phận ).
+ Bộ phận bảo vệ : có nhiệm vụ bảo vệ và giữ gìn trật tự chung cho toàn khách sạn cả ngày lẫn đêm, bảo vệ an toàn tính mạng, tài sản của khách và cán bộ công nhân viên trong khách sạn.Mang vác hành lý cho khách mỗi khi khách đến và đi.Sắp xếp và điều hành vị trí đội xe trong khuôn viên khách sạn.
+ Bộ phận kỹ thuật : có nhiệm vụ đảm bảo duy trì hoạt động của các trang thiết bị điện, điện lạnh và hệ thống thoát nước sinh hoạt của toàn khách sạn.Vận hành và bảo dưỡng định kỳ hệ thống máy phát điện, hệ thống chiếu sáng, máy móc thiết bị liên quan đến toàn khách sạn và trong buồng khách.Nếu phát hiện hư hỏng thì phải kịp thời sửa chữa và khắc phục.