2.4.2.1. Công tác lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, dụng cụ
Khi có nhu cầu mua sắm thì trưởng bộ phận nhà hàng sẽ lập kế hoạch mua sắm các trang thiết bị – dụng cụ phù hợp với nhu cầu sử dụng của nhà hàng, khả năng tài chính và phù hợp với trình độ tay nghề của nhân viên.
Sau đó trưởng bộ phận nhà hàng tổ chức họp để thống nhất kế hoạch mua sắm trang thiết bị – dụng cụ mà trưởng bộ phận đã lập ra. Tiến hành khảo sát giá trên thị trường các sản phẩm cần mua. Chuẩn bị hồ sơ: Lập kế hoạch các trang thiết bị – dụng cụ cần mua sắm, chuẩn bị phiếu đề xuất mua trang thiết bị – dụng cụ (bằng văn bản) để đưa cho cấp trên phê duyệt.
Trình cho cấp trên phê duyệt: Sau khi chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, trưởng bộ phận báo cáo lên ban giám đốc, xin phê duyệt về việc mua sắm trang thiết bị – dụng cụ trong nhà hàng, khi ban giám đốc phê duyệt xong sẽ báo lại cho bộ phận kế toán.
Chuyển cho bộ phận kế toán xét: Sau khi nhận được hồ sơ từ ban giám đốc, bộ phận kế toán sẽ kiểm tra lại chi phí và giao cho bộ phận nhà hàng để thực hiện bước tiếp theo là tổ chức kế hoạch mua sắm
Thời gian lập bảng kế hoạch: Trưởng bộ phận nhà hàng sẽ giao nhiệm vụ cho nhân viên kiểm kê những cơ sở vật chất kỹ thuật trong nhà hàng, kiểm tra xem những trang thiết bị, dụng cụ nào bị cũ hay hư hỏng cần thay thế .Sau đó báo cho trưởng bộ phận nhà hàng để lập bảng kế hoạch mua trang thiết bị, dụng cụ kịp thời.Bảng kế hoạch mua trang thiết bị này
được lập hàng tháng, hàng quý, hàng năm để cơ sở vật chất trong nhà hàng luôn được tốt và hoàn thiện nhất.
Nội dung của bảng kế hoạch:
BẢNG KẾ HOẠCH MUA TRANG THIẾT BỊ, DỤNG CỤ
Khách sạn: Gopatel Đà Nẵng Bộ phận: Nhà hàng
Kính gửi: Ban giám đốc khách sạn Gopatel Đà Nẵng Tôi tên là:
Chức vụ:
Hôm nay, tôi lập bảng kế hoạch kính trình lên Ban giám đốc xét duyệt
Lý do: Trang thiết bị, dụng cụ trong nhà hàng bị hư hỏng làm giảm chất lượng phục vụ khách, không đảm bảo được chiến lược kinh doanh đặt ra. Vì vậy, tôi đề nghị bảng kế hoạch mua sắm trang thiết bị, dụng cụ nhằm đảm bảo chiến lược kinh doanh của nhà hàng, nâng cao chất lượng phục vụ nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của khách và tăng doanh thu cho nhà hàng. Dưới đây là bảng chi tiết về trang thiết bị, dụng cụ cần mua sắm
Bảng 2.10: Bảng kế hoạch STT Nội dung công
việc
Nhân viên
Thời gian,
địa điểm Mục tiêu Ghi chu
1 Khảo sát thị trường và chọn nhà cung cấp Nguyễn Bảo 01/04/2017 - 08/04/2017 Chọn được nhà cung cấp phù hợp, có uy tín, thương hiệu, mẫu mã đa dạng.
2 Ký kết hợp đồng Nguyễn Bảo + Lê Minh 14/04/2017
Hai bên phải tuân thủ đúng pháp luật, đảm bảo quyền lợi của nhau.
Giá cả phù hợp và có chất lượng tốt 3 Nhận hàng, nhập kho Phan Anh (thủ kho) 19/04/2017 (tại KS) Đủ số lượng, chất lượng và đúng chủng loại.
Đúng thời gian, địa điểm, phải kiểm tra kỹ lưỡng hàng nhập vào.
* Chú ý: Khảo sát thị trường cần liệt kê ra những loại trang thiết bị, dụng cụ trong nhà hàng như:
+ Đồ vải: khảo sát ở siêu thị Metro, siêu thị Lotte Mart v.v…
+ Đồ sành sứ: khảo sát ở siêu thị Metro, cửa hàng bán đồ sành sứ ở đường ông ích khiêm, hung vương.
+ Các trang thiết bị như bếp hâm đồ ăn buffet, bếp hâm cà phê, máy làm lạnh nước trái cây v.v..: khảo sát ở thị trường điện máy xanh, cửa hàng thế giới bếp điện từ, siêu thị Metro, siêu thị Nguyễn Kim v.v…
Bảng 2.11: Bảng liệt kê các trang thiết bị, dụng cụ cần mua sắm
STT Tên
hàng ĐVT Số lượng Qui cách, chất lượng Nhà cung cấp
Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) 1 Đĩa ăn chính Cái 250 Kích thước 2,6*25,3 cm. Màu trắng bóng. Chất liệu: Sứ. Xuất xứ Bát Tràng – Việt Nam. Siêu thị Metro 35.000 8.750.000 2 Ly thủy tinh
Cái 100 Hiệu San Marino Juice B00406. Xuất xứ Thái Lan. Màu trắng, dung tích 175 ml.
Siêu thị Metro 19.000 1.900.000
3 Xe đẩy Cái 2 Chất liệu inox, 2 tầng, màu trắng Công ty Hòa Phát 2.200.00 0 4.400.000 4 Máy quạt
cái 4 -Hiệu ASIA D18001, xuất xứ Việt Nam. Công suất
đứng 55W
- Kích thước:52*22*51 (cm)
-Tốc độ: 1200 vòng/phút 5 Đũa đôi 300 -Chất liệu: Gỗ trắc tự nhiên
100%
Siêu thị Metro 2.800 840.000 6 Khăn
trải bàn
Cái 25 Màu kem, chất liệu cotton 100% Siêu thị Metro 85.000 2.125.000 7 Bình đun nước siêu tốc
Cái 2 - Hiệu Bennix 1,8 L. - Điện áp: 220-240 V - Công suất 1000W - Chất liệu: inox - Sản xuất: Thái Lan.
Siêu thị Metro 430.000 860.000
Tổng cộng 20.955.000
(Nguồn: Phòng kế toán - khách sạn Gopatel) Đà Nẵng, ngày…tháng…năm…
Ban giám đốc Người lập
*Nhận xét: Trang thiết bị, dụng cụ là yếu tố quan trọng tạo nên chất lượng phục vụ nhu cầu ăn uống của khách. Vì vậy, việc lập kế hoạch mua sắm các trang thiết bị – dụng cụ trong nhà hàng một cách chính xác và hiệu quả sẽ làm cho các trang thiết bị – dụng cụ luôn đủ về mặt số lượng, tốt về chất lượng, đảm bảo việc kinh doanh của nhà hàng có hiệu quả hơn. Mặt khác, có kế hoạch dự trữ các trang thiết bị – dụng cụ hợp lý sẽ giúp cho nhà hàng chủ động trong việc phục vụ khách, có kế hoạch sữa chữa, bão dưỡng kịp thời và bảo quản cẩn thận sẽ làm tăng tuổi thọ của các trang thiết bị, dụng cụ, góp phần làm giảm chi phí.
2.4.2.2. Công tác tổ chức mua sắm trang thiết bị, dụng cụ trong nhà hàng
Lựa chọn nhà cung ứng: Nhà hàng thường lựa chọn những nhà cung ứng có uy tín, chất lượng và giá cả phù hợp. Các nhà cung ứng tại khách sạn Gopatel thường là siêu thị Metro, Thế giới bếp điện từ, các công ty dệt may, siêu thị Nguyễn Kim, các cửa hàng bán đồ sành sứ, điện máy xanh v.v…
Soạn thảo đơn đặt hàng, ký kết hợp đồng:
-Sau khi lựa chọn được nhà cung ứng thích hợp, trưởng bộ phận nhà hàng sẽ tiến hành soạn thảo đơn đặt hàng và chọn ngày đi mua.
- Sau khi hai bên nhà hàng và nhà cung ứng thống nhất với nhau về mặt hàng, giá cả, thời gian giao nhận thì sẽ tiến hành ký kết hợp đồng.
- Ký kết hợp đồng với nhà cung ứng xong, trưởng bộ phận sẽ tiếp nhận, ký biên bản bàn giao trang thiết bị, dụng cụ và thanh toán cho nhà cung ứng.
Nội dung đơn đặt hàng:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phuc
Đơn đặt hàng
Số: 001/2017
Kính gửi: Giám đốc siêu thị Metro
Khách sạn Gopatel có nhu cầu đặt hàng tại siêu thị theo mẫu yêu cầu
Bảng 2.12: Nội dung đặt hàng các trang thiết bị, dụng cụ ST T Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) Ghi chu
1 Đĩa ăn chính Cái 250 35.000 8.750.000
2 Ly thủy tinh Cái 100 23.000 2.300.000
3 Máy quạt đứng Cái 4 520.000 2.080.000
4 Đũa Đôi 300 2.800 840.000
5 Khăn trải bàn ăn Cái 25 85.000 2.125.000
6 Bình đun nước siêu tốc
Cái 2 430.000 860.000
Tổng 16.955.000
(Nguồn: Phòng kế toán - khách sạn Gopatel)
Thời gian giao hàng:………..
Phương thức thanh toán:
Thanh toán trước 50% giá trị hợp đồng, 50% còn lại thanh toán sau khi giao hàng.
Đà Nẵng, ngày…tháng…năm…
Giám đốc khách sạn
Nhập kho, bảo quản và cấp phát cho các bộ phận có nhu cầu: Thủ tục mua được hoàn thành thì nhà hàng sẽ tiến hành nhập kho, bảo quản và cấp phát các trang thiết bị, dụng cụ cho các bộ phận có nhu cầu. Trước khi cấp phát cho các bộ phận có nhu cầu thì trưởng bộ phận kiểm tra lại các trang thiết bị, dụng cụ để xem có đảm bảo chất lượng hay không trước khi đưa vào sử dụng.
2.4.2.3. Công tác kiểm soát cơ sở vật chất kỹ thuật trong nhà hàng
a. Công tác kiểm soát việc cấp phát, sử dụng
Sổ sách theo dõi: Việc cấp phát các trang thiết bị, dụng cụ do trưởng bộ phận hoặc người có chức vụ trong bộ phận thực hiện cung cấp cho các bộ phận có nhu cầu sử dụng. Tất cả các trang thiết bị, dụng cụ khi mua về và cấp phát phải được kiểm tra kỹ, sau đó sẽ được ghi vào sổ để thuận tiện cho việc theo dõi. Mỗi bộ phận khi nhận các trang thiết bị, dụng cụ thì đều có sổ sách giao nhận để đề phòng việc thất thoát hoặc nhầm lẫn.
Giám sát việc sử dụng: Khi nhận các trang thiết bị, dụng cụ thì mỗi bộ phận hay mỗi cá nhân trong bộ phận phải có trách nhiệm bảo quản tốt. Trưởng bộ phận nhà hàng thường xuyên giám sát quá trình sử dụng trang thiết bị, dụng cụ của nhân viên. Bên cạnh đó, trưởng bộ phận phải cung cấp cho ban giám đốc các thông tin liên quan đến số lượng, chất lượng của các trang thiết bị – dụng cụ trong nhà hàng.
Bảng 2.13: Phiếu theo dõi cấp phát trang thiết bị, dụng cụ Khách sạn Gopatel
Địa chỉ: 202 Nguyễn Chí Thanh - Quận Hải Châu - TP. Đà Nẵng
PHIẾU CẤP PHÁT TRANG THIẾT BỊ, DỤNG CỤ
STT Tên hàng ĐVT Số lượng
Thời gian nhận
Ghi chu
1 Đĩa ăn chính Cái 250 27/04/2017 Bằng sứ
2 Ly thủy tinh Cái 100 27/04/2017 Bằng thủy
tinh
3 Xe đẩy Cái 2 27/04/2017 Bằng inox
4 Máy quạt đứng Cái 4 27/04/2017
5 Đũa Đôi 300 27/04/2017 Bằng gỗ trắc
6 Khăn trải bàn ăn Cái 25 27/04/2017 Bằng cotton
7 Bình đun nước siêu tốc
Cái 2 27/04/2017 Bằng inox
(Nguồn: Phòng kế toán khách sạn Gopatel)
Người giao Người nhận Ký tên Ký tên
b. Công tác kiểm kê
Việc kiểm kê được thực hiện định kỳ một tháng một lần do trưởng bộ phận nhà hàng, kế toán trưởng, giám sát hoặc những người có chức danh trong bộ phận đảm nhận. Việc kiểm tra cần được tiến hành tại kho, trưởng bộ phận là người chịu trách nhiệm quản lý hàng hóa vật tư của nhà hàng.
Sau đó so sánh và đối chiếu ở số kế toán và thực tế, kiểm tra có đúng không, thực tế bị hao hụt bao nhiêu?cần thanh lý bao nhiêu? cần bổ sung thêm những gì? Cuối cùng là ghi vào sổ biên bản kiểm tra hàng hóa vật tư để trình lên ban giám đốc duyệt.
Kết thúc buổi kiểm kê, những người chịu trách nhiệm phải ký vào biên bản kiểm kê
Bảng 2.14: Bảng kiểm kê số lượng trang thiết bị của nhà hàng
lượng thoát còn lại
1 Ti vi Cái 2 2 Đủ
2 Tủ lạnh Cái 3 3 Đủ
3 Máy tính để bàn Cái 1 1 Đủ
4 Máy quẹt thẻ Cái 1 1 Đủ
5 Máy in Cái 1 1 Đủ
6 Máy tính cầm tay Cái 1 1 Đủ
7 Điện thoại cố định Cái 1 1 Đủ
8 Máy nướng bánh mì Cái 1 1 Đủ
9 Máy làm nóng đồ uống Cái 2 1 1 Bị hỏng 10 Máy làm nóng đồ ăn buffet Cái 4 4 Đủ
11 Máy nướng bánh mì Cái 1 1 Đủ
12 Máy hâm nóng đồ ăn Buffet
Cái 4 4 Đủ
13 Máy làm lạnh nước trái cây
Cái 1 1 Đủ
14 Máy xay Cái 5 2 3 Bị hỏng
15 Máy quạt đứng Cái 6 2 4 Bị cũ
16 Máy hút khói Cái 1 1 Đủ
17 Xe đẩy phục vụ Cái 4 2 2 1 bị cũ, 1 bị hỏng 18 Ghế Cái 80 80 Đủ 19 Bàn Cái 33 33 Đủ 20 Bếp từ Cái 4 4 Đủ 21 Bếp gas Cái 2 2 Đủ 22 Đèn trang trí Cái 40 40 Đủ 23 Hệ thống ánh sáng Cái 15 15 Đủ
24 Hệ thống âm thanh Cái 8 8 Đủ
25 Máy pha chế Cái 1 1 Đủ
26 Bình đun nước siêu tốc
Cái 4 2 2 1 bị cũ, 1 bị
hỏng
(Nguồn: Phòng kế toán - khách sạn Gopatel) *Nhận xét: Qua bảng kiểm kê về số lượng trang thiết bị của nhà hàng, ta thấy được tình trạng về số lượng thất thoát các trang thiết bị như: máy làm nóng đồ uống, tủ lạnh và tủ đông bảo quản nguyên vật liệu do bị hỏng đã được kiểm kê là không quá nhiều, vẫn có thể đáp ứng được nhu cầu sử dụng của khách hàng cũng như quá trình làm việc của nhân viên. Các trang
thiết bị khác trong nhà hàng vẫn hoạt động bình thường, chưa có dấu hiệu cần phải thay thế. Nếu trong quá trình kiểm kê, phát hiện những trang thiết bị không còn đáp ứng được nhu cầu sử dụng thì cần phải lên kế hoạch mua sắm kịp thời để thay thế những trang thiết bị đã hư hỏng. Việc kiểm kê trang thiết bị phải được ghi vào biên bản kiểm tra một cách rõ ràng, cụ thể và trình lên cấp trên duyệt.
Bảng 2.15: Bảng kiểm kê số lượng dụng cụ của nhà hàng
STT Dụng cụ ĐVT Tổng số lượng Thất thoát Số lượng còn lại Ghi chu
1 Khay nhựa Cái 15 15 Đủ
2 Khăn trải bàn ăn Cái 70 25 45 25 bị cũ, 5 bị
hỏng 3 Dụng cụ ly tách Bộ 550 100 450 50 bị cũ, 50 bị vỡ 4 Gạt tàn Cái 20 20 Đủ 5 Menu Quyển 30 30 Đủ 6 Dao, nĩa Bộ 400 400 Đủ 7 Lọ hoa Cái 40 40 Đủ 8 Lọ đựng gia vị Cái 80 80 Đủ 9 Ống đựng khăn giấy Cái 50 2 48 2 bị cũ 10 Gạt tàn Cái 20 20 Đủ 11 Ống đựng khăn giấy Cái 50 2 48 Thiếu 2 (bị cũ)
12 Đĩa ăn chính Cái 1000 250 750 200 bị cũ, 50 bị
hỏng
13 Đĩa ăn trái cây Cái 600 600 Đủ
14 Chén ăn Cái 650 650 Đủ 15 Đũa Đôi 1000 300 700 300 bị cũ 16 Muỗng Cái 500 30 470 30 bị cũ 17 Vá Cái 300 300 Đủ 18 Gắp thức ăn buffet Cái 150 150 Đủ 19 Gắp đá Cái 35 35 Đủ 20 Xô đựng đá Cái 15 15 Đủ
21 Bọc ghế Cái 33 33 Đủ
(Nguồn: Phòng kế toán - khách sạn Gopatel) *Nhận xét: Qua bảng kiểm kê về số lượng dụng cụ của nhà hàng, ta thấy được tình trạng thất thoát các dụng cụ như: đĩa ăn chính, ly, tách, đũa, muỗng, ống đựng khăn giấy, khăn traỉ bàn ăn…là do bị vỡ hoặc bị mất trong quá trình sử dụng phục vụ khách. Nếu khách hàng hoặc nhân viên làm vỡ các dụng cụ thì phải chịu trách nhiệm đền bù lại cho nhà hàng.Việc kiểm kê phải được thực hiện nghiêm túc, cần thận vì các dụng cụ (đĩa ăn chính, ly, tách, đũa, muỗng, ống đựng khăn giấy, khăn traỉ bàn ăn …) thường rất dễ bị vỡ. Sau khi kiểm kê thì phải được ghi vào biên bản kiểm tra một cách rõ ràng, cụ thể nhằm tránh việc thất thoát cũng như là có kế hoạch mua bổ sung thêm các loại dụng cụ để việc phục vụ khách được tốt hơn và trình lên cấp trên duyệt.
c. Công tác phòng chống thất thoát trộm cắp
- Công tác phòng chống thất thoát:
Mỗi nhân viên trong từng bộ phận phải luôn có ý thức giữ gìn, bảo quản các trang thiết bị – dụng cụ và các tài sản chung của nhà hàng. Phải quan sát khách lưu trú khi sử dụng các dụng cụ để mang thức ăn lên phòng.
Khi phục vụ khách tại phòng, nhân viên nhà hàng luôn phải ghi lại tất cả để khi khách dùng xong, việc thu dọn sẽ dễ kiểm tra hơn và tránh được thất thoát.
Khi nhân viên ở một bộ phận khác trong khách sạn mượn trang thiết bị – dụng cụ của nhà hàng thì nhân viên nhà hàng phải ghi lại thời gian mượn, loại thiết bị, số lượng và ký tên rõ ràng.
Nhân viên phải chú ý, cẩn thận trong quá trình dọn bàn vì các dụng cụ như: dao, chén, đĩa, ly dễ bị rơi rớt dẫn đến thất lạc, gây ồn ào ảnh hưởng đến khách.
Đối với bộ phận bar phải sử dụng các loại ly, tách, cốc (các đồ dễ vỡ) để pha chế đồ uống cho khách, vì vậy nhân viên phải thường xuyên kiểm tra dụng cụ trước khi pha chế nhằm giúp cho việc phục vụ khách được tốt hơn.
Trưởng bộ phận, giám sát nhà hàng: phải thường xuyên theo dõi quá trình làm việc của