• Tăng cường công tác trao đổi thông tin nội bộ
Hệ thống thông tin nội bộ Sacombank Long Biên cơ bản bao gồm: liên hệ giữa các phòng ban, liên hệ giữa các cán bộ nhân viên trong Chi nhánh. Đứng đầu mạng lưới thông tin là Giám đốc chi nhánh, các phần tử của mạng lưới này bao gồm toàn bộ cán bộ
nhân viên trong Chi nhánh và các công cụ hỗ trợ khác. Mỗi yếu tố trong hệ thống thông tin đều có khả năng tiếp nhận và phản hồi lại thông tin đã tiếp nhận, công cụ hỗ trợ giúp quá trình tiếp nhận và phản hồi diễn ra dễ dàng và chính xác.
Để phát huy tối đa vai trò của hệ thống thông tin nội bộ từ đó dẫn dắt toàn bộ lãnh
đạo, nhân viên tham gia vào HTQLCL cần:
- Xây dựng môi trường văn hóa có chất lượng cao. Ở đó, mọi người thấy được sự đoàn kết của tập thể, nâng cao tinh thần hợp tác, giúp đỡ lẫn nhau, gắn bó và
nhận thức
được trách nhiệm của mình.
- Xác định rõ trách nhiệm, nhiệm vụ của mỗi cá nhân, bộ phận. Trao quyền và nghĩa vụ phù hợp với từng vị trí, từng cá nhân. Thực hiện theo phương châm
“quản lý
tập thể, cá nhân chịu trách nhiệm”.
- Phát huy tinh thần tập thể thông qua các công việc được tiến hành theo nhóm, tạo điều kiện cho lãnh đạo nhân viên Chi nhánh được giao lưu, tiếp xúc với nhau nhiều
hơn. Quá trình thông tin từ đó được thông suốt.
- Đảm bảo đầy đủ và hoàn thiện nhất về các phương tiện hỗ trợ.
từ ai, phải chịu trách nhiệm trước ai, tìm đến ai để giải quyết khó khăn và trao đổi công việc với ai.
• ISO online
Nhằm tạo điều kiện để toàn thể cán bộ nhân viên Sacombank có thể dễ dàng tiếp cận và tham gia vào HTQLCL, ISO online là một biện pháp hữu hiệu. ISO online là phần
mềm nhằm tối ưu hóa hoạt động duy trì và vận hành hệ thống văn bản ISO. ISO online cho phép hỗ trợ làm việc qua mạng LAN và cả mạng Internet. ISO online tin học hóa toàn bộ các quy trình và văn bản ISO áp dụng trong đơn vị. ISO online được áp dụng nhằm phục vụ 03 đối tượng chính: quản lý (lãnh đạo Chi nhánh), quản trị viên của hệ thống, người sử dụng (toàn thể nhân viên Sacombank). Ngoài ra, ISO online có thể được
triển khai theo mô hình Hội sở - các chi nhánh bên dưới dễ dàng áp dụng cho các tổ chức
theo hình thức công ty con như ngân hàng.
ISO online cho phép tạo ra môi trường trao đổi thông tin nhanh chóng, dễ dàng, mọi lúc, mọi nơi giữa các thành viên trong Chi nhánh và với đối tác bên ngoài. Rút ngắn
thời gian thực hiện công việc, giảm lãng phí, tăng năng suất, dữ liệu được quản lý theo cách tập trung và thống nhất. Cho phép ban hành, phê duyệt tài liệu, công việc trực tuyến
trên mạng. Hơn hết, người quản lý có thể xây dựng các quy trình mẫu và các tài liệu mẫu
ngay trên hệ thống ISO online. Đặc biệt những quy trình, tài liệu này sẽ có khả năng tùy biến cao, có thể sửa đổi và nâng cấp để phù hợp với thực tế của Ngân hàng.
Đối với lãnh đạo Chi nhánh: Kiểm soát được toàn bộ hồ sơ trong Chi nhánh, công
việc của bản thân lãnh đạo và trạng thái công việc đã giao cho cấp dưới. Có thể nhanh
đổi thông tin và cảnh báo ngay lập tức những thay đổi của bất kỳ tài liệu nào; hệ thống cho phép phân quyền truy cập và tìm kiếm hồ sơ dễ dàng.
Các bước cơ bản triển khai ISO online:
- Khảo sát hệ thống: Xác định, phân tích tình trạng hiện tại của HTQLCL đang áp dụng.
- Tùy biến ứng dụng: Căn cứ vào đặc thù Chi nhánh giải pháp sẽ được tùy biến. - Chuyển đổi hệ thống: Chuyển đổi từ hệ thống thủ công sang hệ thống thống
nhất.