Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến công việc cụ thể trong ngân hàng nhằm làm rõ bản chất của từng công việc.
Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị nhân lực. Nhờ có phân tích công việc mà cán bộ quản lý mới xác định được kỳ vọng của
trách nhiệm của mình trong công việc; đồng thời là điều kiện để thực hiện các hoạt động quản lý nguồn nhân lực đúng đắn và có hiệu quả.
Khi phân tích công việc cần xây dựng ba tài liệu cơ bản là bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Bản mô tả công việc là một văn bản viết, giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề liên quan đến một công việc cụ thể bao gồm phần xác định công việc, phần mô tả chi tiết nội dung công việc và các điều kiện
làm việc. Bản mô tả công việc giúp cán bộ nhân viên hiểu được nội dung, yêu cầu, quyền hạn và trách nhiệm của mình trong công việc.
Bản yêu cầu của công việc với người thực hiện là bản liệt kê các đòi hỏi của công
việc đối với người thực hiện về các kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm cần phải có, trình
độ giáo dục và trình độ đào tạo cần thiết, các đặc trưng về tinh thần và thể lực và các yêu cầu cụ thể khác. Bản yêu cầu công việc giúp chúng ta hiểu ngân hàng cần loại nhân viên như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí phản ánh
các yêu cầu về số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định
Sử dụng thông tin thu thập được vào mục đích của phân tích công việc
Hình 1.1: Sơ đồ tiến trình phân tích công việc
Bước 1: Xác định các công việc cần phân tích
Danh mục các công việc cần phân tích được xác định tùy thuộc vào mục đích và nhu cầu phân tích công việc của ngân hàng, thường tiến hành trong bốn dịp sau:
• Khi ngân hàng bắt đầu hoạt động và chương trình phân tích công việc lần đầu tiên được tiến hành.
• Khi xuất hiện các công việc mới.
• Khi các công việc có sự thay đổi đáng kể về nội dung do kết quả của các phương pháp mới, các thủ tục mới hoặc công nghệ mới.
• Khi ngân hàng tiến hành rà soát lại theo chu kỳ tất cả các công việc (thường là ba năm một lần)
Bước 2: Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin thích hợp
Có rất nhiều phương pháp thu thập thông tin như: quan sát, ghi chép các sự kiện quan trọng, nhật ký công việc (tự ghi chép), phỏng vấn, sử dụng các câu hỏi được thiết kế sẵn (phiếu điều tra), hội thảo chuyên gia. Không có phương pháp nào là phù hợp với mọi tình huống, bởi vì mỗi phương pháp có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Vì vậy, có thể sử dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp để thu thập thông tin trong phân tích công việc.
Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin.
Phân tích công việc nhằm để xác định những yêu cầu tối thiểu về kiến thức, kỹ năng và năng lực cần thiết để thực hiện công việc. Vì vậy khi tiến hành thu thập thông
tin cần lựa chọn người thực hiện công việc đạt yêu cầu chứ không nên chọn những người xuất sắc.
Bước 4: Sử dụng thông tin thu thập vào các mục đích của phân tích công việc.
Sau khi đã thu thập được thông tin, thông tin được sử dụng vào các mục đích khác
nhau trong công tác quản trị nguồn nhân lực, chẳng hạn kế hoạch hóa nguồn nhân lực, viết bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, xác định nhu cầu đào tạo,...