Tại Chi nhánh Định Công, nhân viên hành chính tổng hợp thuộc phòng Hỗ trợ là người thực hiện chính công tác quản trị nguồn nhân lực dưới sự chỉ đạo của trưởng phòng Hỗ trợ và Giám đốc Chi nhánh. Nhân viên hành chính tổng hợp có các nhiệm vụ chính:
- Tham mưu, hỗ trợ với Ban giám đốc về việc triển khai thực hiện công tác quản trị nhân lực và phát triển nhân lực theo đúng quy định của pháp luật và phù hợp với tình hình của Chi nhánh.
SV: Phạm Thu Hường - K16QTDNA GVHD: PGSTS Lê Văn Luyện
- 35 - Học viện Ngân hàng
- Phổ biến, quán triệt các văn bản quy định, hướng dẫn quy trình nghiệp vụ liên quan đến công tác quản trị nguồn nhân lực tới toàn bộ nhân viên trong Chi nhánh.
- Hỗ trợ tuyển dụng, đào tạo, lương, chế độ đãi ngộ, công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật, các chế độ chính sách.
- Lưu trữ, bảo quản hồ sơ lao động, sổ bảo hiểm, hợp đồng lao động, hồ sơ nhân
sự thay đổi.
- Tính lương, lập hồ sơ lao động, thay đổi nhân sự, bổ nhiệm luân chuyển. - Đảm bảo cho người lao động về các chế độ chính sách
- Ngoài ra nhân viên hành chính tổng hợp còn đảm nhiệm công tác hành chính văn thư, quản lý tài sản và công tác hậu cần.
Hiện nay, Chi nhánh Định Công có 28 cán bộ nhân viên, tình hình nhân sự của Chi nhánh được phản ánh ở bảng dưới đây:
Bảng 2.4: Tình hình nhân sự của MB Chi nhánh Định Công
- Nam 10 % 11 44% 12 % - Nữ 14 58,33 % 14 56% 16 %57,14 2. Trình độ - Trên đại học 2 8,33% 2 8% 3 10,71 % - Đại học 22 91,67 % 23 92% 25 89,29 % 3. Độ tuổi - Từ 20 đến 30 18 75% 19 76% 21 75%
Tổng số 24 100% 25 100% 28 100%
SV: Phạm Thu Hường - K16QTDNA GVHD: PGS.TSLê Văn Luyện
Bảng số liệu trên cho thấy:
- Số lượng cán bộ nhân viên của Chi nhánh những năm gần đây có xu hướng tăng
nhưng lượng tăng nhỏ, năm 2015 tuyển dụng thêm 1 nhân sự và tăng thêm 3
cán bộ
nhân viên vào năm 2016. Đó là do quy mô của Chi nhánh còn nhỏ nên số
lượng nhân
sự tuyển dụng ít.
- Mặc dù ngành ngân hàng có đặc điểm số lượng nữ giới chiếm tỷ trọng cao, nhưng
cơ cấu giới tính ở Chi nhánh tương đối đồng đều. Tuy số lượng nhân viên
nam vẫn ít
hơn số lượng nhân sự nữ nhưng tỷ lệ nam - nữ những năm gần đây chỉ chênh lệch
trong khoảng 12- 18% tương ứng 3-4 nhân sự.
- 100% số lượng nhân sự có trình độ từ đại học trở lên, trong đó số lượng nhân viên có trình độ đại học chiếm tỷ trọng chủ yếu (trên 89%) còn nhân viên có trình độ trên đại học chiếm tỷ trọng nhỏ hơn. Điều này cho thấy Chi nhánh Định Công có chất lượng cán bộ nhân viên khá cao.
- Chi nhánh có đội ngũ nhân sự khá trẻ, hầu hết các cán bộ nhân viên có độ
tuổi từ
20 đến 45 tuổi, trong đó số lượng nhân sự trong độ tuổi từ 20 đến 30 chiếm tỷ trọng
cao hơn (khoảng 75% nhân sự). Đội ngũ cán bộ nhân viên trẻ, có nhiều sáng kiến,
_ —
Nhiệm vụ và trách nhiệm Kết quả đầu ra
Thực hiện các nhiệm vụ theo mảng chức năng công việc được phân công bao gồm một hoặc nhiều nội dung, nhưng
không giới hạn các nhiệm vụ và trách nhiệm như sau:
Công tác hành chính văn thư
2 Xây dựng bảng danh mục hồ sơ hàng năm cho toàn Chi nhánh Thực hiện thống nhất, đầy đủ theo quy định MB. ɜ Kiểm soát về thể thức văn bản trước khi phân phối, lấy số, lập
sổ
và thực hiện các thủ tục phát hành đi
Nhanh chóng và đúng quy định về công tác văn thư.
4 Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật: bao gồm công văn/
thư đến, đi, con dấu và hồ sơ pháp lý của Chi nhánh
Chính xác, bảo mật thông tin, tốc độ xử lý theo quy
trình văn thư của MB. Thực hiện công tác hành chính phục vụ: bao gồm quản lý văn
5 phòng phẩm, ấn phẩm; kỹ thuật hành chính, vệ sinh môi trường
làm việc; cây cảnh, photo tài liệu, huỷ tài liệu...
Nhanh chóng và đúng quy định về công tác văn thư.
Thực hiện công tác lễ tân hậu cần: bao gồm quản lý tổng đài điện
6 thoại, lễ tân đối ngoại (đón, tiếp khách, phòng họp, hậu cần tiếp
khách....); hậu cần trọn gói cho các đoàn đi và đến của chi
Chu đáo và kịp thời
Công tác Quản lý tài sản
Thực hiện việc quản lý tài sản hữu hình của Chi nhánh: bao gồm
γ theo dõi, quản lý; thống kê ghi sổ tài sản cố định; quá trình bảo
dưỡng, nâng cấp, cải tạo, sửa chữa lớn tài sản cố định và công cụ
lao động của chi nhánh.
- Đúng các quy định hiện hành của MB. - Thanh lý tài sản cố định; đôn đốc, giám
sát các cá
nhân/bộ phận trong chi nhánh thực hiện
tốt công tác
quản lý, sử dụng tài sản của chi nhánh. - Kiểm kê tài sản cố định, công cụ lao 8 Triển khai công tác an ninh bảo vệ, phòng cháy chữa cháy,
phòng
chống lụt bão.
Giảm thiểu tối đa các rủi ro cho MB.
Công tác hậu cần
Thực hiện công tác y tế, vệ sinh môi trường làm việc bao gồm:
tổ chức, thực hiện khám sức khoẻ định kỳ cho CBNV CN, thực
9 hiện các công tác phòng chống dịch bệnh, các biện pháp cấp cứu,
sơ cứu; quản lý, giám sát công tác vệ sinh môi trường nơi làm
Nâng cao môi trường làm việc an toàn, giảm thiểu tối đa các rủi ro cho MB.
Trong Chi nhánh, các phòng ban ngoài các chức năng nhiệm vụ chính liên quan đến chuyên môn thì còn có trách nhiệm thực hiện, mối quan hệ với ban giám đốc, với các phòng ban khác và với khách hàng. Mỗi cá nhân như trưởng phòng, phó phòng và cán bộ nhân viên đều được xác định nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn một cách chi tiết, rõ ràng để đảm bảo thực hiện tốt các vị trí công việc của mình.
Phương pháp phân tích công việc mà Ngân hàng áp dụng là quan sát tại nơi làm việc, quan sát nhân viên để tổng hợp đầy đủ được các nhiệm vụ, mức độ và tính phức tạp của công việc. Đồng thời, cán bộ nghiên cứu trực tiếp phỏng vấn nhân viên về chức năng, nhiệm vụ chính và các yêu cầu về công việc để việc phân tích thể hiện tính khách quan hơn, đầy đủ hơn. Lấy ví dụ về phân tích công việc của một vị trí công việc cụ thể qua bản mô tả công việc:
SV: Phạm Thu Hường - K16QTDNA GVHD: PGS.TSLê Văn Luyện
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
NGÀN HĂNG OUAN OỌI
Chức danh NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP
Mã công việc _______________________________ Cấp báo cáo gián tiếp _________________________
Mục đích công việc
Thực hiện công tác hành chính văn phòng với văn hóa cung cấp chất lượng, dịch vụ thực thi nhanh hướng tới khách hàng theo đúng quy định MB, NHNN và pháp luật liên quan, nhằm đạt được mục tiêu kế hoạch được giao phù hợp với chiến lược tối ưu hóa hoạt động vận hành.
ɪ ɪ Thực hiện công tác đối ngoại với chính quyền địa phương; Thực hiện công tác hiếu hỷ của chi nhánh
Chu đáo và kịp thời
Công tác nhân sự
Thực hiện hỗ trợ công tác tuyển dụng, đào tạo, lương, chế độ đãi
ɪ 2 ngộ, công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật, chế độ chính sách liên
quan đến quyền lợi của Người lao động, công tác đề bạt, bổ
Kiểm soát hoạt động hỗ trợ quản lý nhân sự đúng quy định
ɪ ɜ Lưu trữ và bảo quản hồ sơ lao động, sổ bảo hiểm, hợp đồng lao
động, các hồ sơ thay đổi nhân sự Đúng quy trình, bảo mật 24 Trực tiếp thực hiện các công tác tính lương hàng tháng, lập
HĐLĐ, thay đổi nhân sự, bổ nhiệm Theo quy định của hệ thống. ɪ ɔ Thực hiện đầy đủ, chính xác các quyền lợi của người lao động
về chế độ chính sách Theo quy định của MB và Pháp luật
II Phát triển bản thân
16 Hoàn thành chương trình đào tạo theo chức danh
Nâng cao kiến thức nghiệp vụ và kỹ năng cũng như
truyền đạt được tư duy văn hóa cung cấp dịch vụ và
IH Nhiệm vụ và trách nhiệm khác
17 Thực hiện các công việc khác theo phân công của Cán bộ quản lý trực tiếp (Tham gia dự án, góp ý quy trình, tham gia hoạt động
đoàn thể, điều động hỗ trợ nhân sự) phù hợp với năng lực và phạm vi công việc.
Hỗ trợ nguồn lực hoàn thành nhiệm vụ chung của MB và thử thách tạo nguồn cán bộ.
18 Tuân thủ các quy định, quy trình, quy chế liên quan đến công việc thực hiện và tự chịu trách nhiệm về các sai sót, rủi ro gây ra do cá nhân thực hiện không đúng.
Trình độ học vấn Kinh nghiệm
1 Bằng cấp: Cao đẳng các ngành quản trị nhân sự, văn thư lưu trữ
Có kiến thức về nghiệp vụ văn thư - lưu trữ, quản lý
nhân sự, bảo hiểm.
2 Ngoại ngữ: Tiếng Anh: Bằng C hoặc chứng chỉ tương đương.
2
Khung năng lực
Năng lực cốt lõi Năng lực chuyên môn
1 Hợp tác 1 Tính tỉ mỉ/ chu đáo
2 Chăm sóc khách hàng 2 Giao tiếp
3 Sáng tạo 3
SV: Phạm Thu Hường - K16QTDNA GVHD: PGS.TSLê Văn Luyện Khóa luận tốt nghiệp - 39 - Học viện Ngân hàng
2014 2015 2016 2014 2015 2016
việc được trình bày cụ thể, rõ ràng ngắn gọn mà vẫn đầy đủ. Thông qua bảng mô tả công việc, các phòng ban, cán bộ trong chi nhánh có thể hiểu được những nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của mình trong công việc và trong các mối quan hệ khác. Đồng thời giúp cho hoạt động quản lý nguồn nhân lực dễ dàng, hiệu quả hơn, đưa ra được các quyết định nhân sự đúng đắn và công bằng.
Tuy nhiên, phân tích công việc chưa đề cập đến điều kiện làm việc, tiêu chuẩn thực hiện công việc cho từng phòng ban và từng vị trí công việc cụ thể nên thiếu các căn cứ cần thiết để nhân viên hiểu rõ ràng về công việc của mình, tránh những nhầm lẫn trong quá trình làm việc. Cần tiến hành bổ sung những phần còn thiếu sót để công
tác phân tích công việc đem lại hiệu quả cao hơn.
2.2.2. Kế hoạch hóa nguồn nhân lực
Định kỳ mỗi năm một lần, nhân viên hành chính tổ chức của Chi nhánh sẽ tiến hành đánh giá thực trạng về nguồn nhân lực hiện có của Chi nhánh, ước tính số lượng
nhân viên sẽ làm việc trong tương lai có tính đến sự thay đổi (thăng tiến, thuyên chuyển hay về nghỉ hưu...) và mục tiêu chính của Chi nhánh trong giai đoạn tiếp để làm cơ sở cho dự báo nhu cầu về nhân lực trong tương lai.
Trên cơ sở đánh giá nhu cầu về nhân lực của Chi nhánh, nhân viên hành chính tiến hành dự đoán cung nhân lực từ hai nguồn là cung nhân lực bên trong và cung nhân lực bên ngoài tổ chức. Với nguồn cung nội bộ, xác định có bao nhiêu người ở lại vị trí cũ, bao nhiêu người chuyển sang công việc khác và bao nhiêu người sẽ bỏ việc. Với nguồn cung ngoài, xem xét các yếu tố ảnh hưởng, phân tích quy mô và cơ cấu lực lượng lao động và chất lượng nguồn nhân lực để đánh giá được tình hình nguồn cung nhân lực trên thị trường lao động hiện có.
Sau khi dự đoán được cầu nhân lực và cung nhân lực cho giai đoạn kế hoạch của Chi nhánh, cán bộ hành chính đánh giá sự chênh lệch giữa cầu và cung nhân lực về số lượng và chất lượng để tiến hành cân đối cung và cầu với những trường hợp như cung lớn hơn cầu, cung nhỏ hơn cầu, cung bằng cầu để đưa ra biện pháp điều chỉnh
SV: Phạm Thu Hường - K16QTDNA GVHD: PGS.TSLê Văn Luyện
Tình hình kế hoạch hóa nhân lực của Chi nhánh những năm gần đây được thể hiện
trong bảng sau:
Bảng 2.5: Tình hình kế hoạch hóa nhân lực của MB Chi nhánh Định Công
Chuyên viên 13 14 18 12 13 16
Nhân viên 8 8 8 8 8 8
Chi nhánh Định Công cán bộ quản lý bao gồm Giám đốc, trưởng phòng trách khách hàng cá nhân, phó phòng khách hàng doanh nghiệp và trưởng phòng hỗ trợ. Nhân viên tại Chi nhánh gồm có nhân viên hành chính, giao dịch viên, kiểm soát viên,
kiểm ngân và trưởng quỹ. Nhân sự thuộc hai bộ phận này tương đối ổn định, hầu như
không thay đổi qua các năm. Có thể thấy, nhu cầu về nhân sự chủ yếu đến từ bộ phận
chuyên viên. Tùy vào chỉ tiêu và mục tiêu các giai đoạn của Chi nhánh mà cầu về chuyên viên là khác nhau. Chi nhánh những năm gần đây đang trong giai đoạn ổn định, tuy có sự thay đổi về nhân sự (thăng tiến, thuyên chuyển,...) nhưng số lượng nhân sự không có sự biến động quá lớn. Vì vậy mà việc xác định số lượng nhân sự
2.2.3. Tuyển dụng nguồn nhân lực
Ngân hàng Quân đội tuyển dụng tập trung triển khai trên toàn hệ thống tối đa 3 đợt mỗi năm gồm 2 đợt cho các chi nhánh và 1 đợt tuyển dụng cho hội sở. Ngoài ra, nếu trong đợt tuyển tập trung mà Chi nhánh chưa phân bổ đủ nhân sự hay có biến động về nhân sự (nghỉ việc) tại một vị trí lớn hơn 30% tổng số nhân sự của vị trí đó thì Chi nhánh được tiến hành tuyển dụng theo nguyên tắc Tổng Giám đốc phê duyệt. Nguồn tuyển dụng của Chi nhánh được tìm kiếm từ hai nguồn là nguồn bên ngoài
và nguồn bên trong.
Nguồn bên ngoài bao gồm các ứng viên chủ động nộp hồ sơ dự tuyển, ứng viên được giới thiệu qua công ty tư vấn và môi giới, ứng viên được giới thiệu thông qua cán bộ nhân viên trong Ngân hàng.
Nguồn bên trong là những cán bộ đang làm việc tại ngân hàng được khuyến khích
và tạo điều kiện tham gia với những điều kiện tối thiểu sau:
• Có thời gian làm việc liên tục tại MB ở vị trí hiện tại ít nhất 12 tháng, trừ một số trường hợp đặc biệt.
• Chưa bị áp dụng bất kỳ hình thức kỷ luật nào theo quy định. • Đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn trong Thông báo tuyển dụng.
• Khoảng cách giữa các lần thi tuyển nội bộ không dưới 06 tháng. Không quá 02 lần ứng tuyển nội bộ trong 02 năm.
• Kết quả đánh giá thực hiện công việc 4 kỳ đánh giá gần nhất không có kỳ nào đạt điểm trung bình và tối đa 2 kỳ xếp loại Khá trở xuống.
• Đơn vị quản lý hiện tại hoặc Khối Tổ chức nhân sự chủ động được nguồn nhân
Hình 2.4: Sơ đồ quy trình tuyển dụng MB Chi nhánh Định Công
Bước 1: Lập kế hoạch tuyển dụng
Căn cứ vào kế hoạch nhân sự được thông báo, Chi nhánh gửi phiếu đề xuất tuyển
dụng về cho khối Tổ chức nhân sự. Khối Tổ chức nhân sự xem xét, tổng hợp các đề xuất để lập kế hoạch tuyển dụng.
Bước 2: Phê duyệt kế hoạch tuyển dụng
Kế hoạch tuyển dụng chi tiết được bộ phận tuyển dụng của Khối Tổ chức nhân sự trình Tổng giám đốc xem xét và phê duyệt trước khi tổ chức thực hiện.
Bước 3: Tổ chức tuyển dụng
Sau khi được Tổng giám đốc phê duyệt, Khối tổ chức nhân sự chuẩn bị các công việc cần thiết để chính thức tiến hành tuyển dụng.
❖ Thông báo tuyển dụng
Căn cứ vào kế hoạch tuyển dụng, bộ phận tuyển dụng xem xét nguồn cung cấp